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Das Mandat zur elektronischen Gehaltsabrechnung in Kolumbien

Ramón Frias
Juni 1, 2021

Das kolumbianische System der elektronischen Rechnungsstellung erreicht den Reifegrad. Seit seiner Einführung im Jahr 2018 hat Kolumbien das Mandat stetig konsolidiert und erweitert, um es stabiler, zuverlässiger und umfassender zu machen.

Mit dem Erlass des Beschlusses 000013/2021 hat die kolumbianische Steuerverwaltung (DIAN) das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung offiziell auch auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen ausgeweitet. Diese Erweiterung folgt dem Muster von Mexiko, Brasilien und anderen Ländern, die das Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung bereits auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen ausgeweitet haben.

Das Support Document for Electronic Payroll ist in Kolumbien als Documento Soporte de Nomina Electronica oder auch einfach als Nomina Electronica bekannt. Es handelt sich um ein neues digitales Dokument, das zur Unterstützung und Validierung der lohnbezogenen Kosten und Abzüge der Einkommenssteuer und der Mehrwertsteuergutschriften (falls zutreffend) dient, wenn Unternehmen Zahlungen leisten, die sich aus Arbeits-, Rechts- und anderen ähnlichen Arten von Beziehungen (Renten) ergeben.

Vereinfacht ausgedrückt, sollten Arbeitskostentransaktionen unter diesem neuen digitalen System gemeldet werden, damit sie gültig sind. Dies ist immer dann der Fall, wenn Arbeitgeber Zahlungen für Löhne, Gehälter, Erstattungen, Renten usw. vornehmen.

Wer muss das Mandat zur elektronischen Lohnabrechnung erfüllen?

Arbeitgeber, die Löhne im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses zahlen, bei dem die Zahlungen als Ausgaben für Einkommenssteuerzwecke oder als abzugsfähige Steuern für die Umsatzsteuer ausgewiesen werden, müssen diese Vorschriften einhalten. Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, die sich aus diesem gesetzlichen Rahmen ergeben. Zum Beispiel sind öffentliche Einrichtungen, gemeinnützige Organisationen oder Steuerzahler, die unter die vereinfachte Regelung fallen, derzeit nicht verpflichtet, die Vorschriften einzuhalten. Folglich müssen sie solche Zahlungen nicht für den Abzug der Einkommens- oder Umsatzsteuer verwenden.

Zeitplan für den Einsatz

Das DIAN hat einen Umsetzungszeitplan erstellt, der auf der Anzahl der Mitarbeiter des Steuerpflichtigen basiert. Es gibt vier Stufen oder Gruppen, für die die folgenden Fristen gelten:

Gruppe Frist zum Starten der Erstellung und Übermittlung des Dokuments Anzahl der Mitarbeiter
Von Bis zu
1 1. September 2021 Mehr als 250 Mitarbeiter101
2 1. Oktober 2021 101 250
3 1. November 2021 11 100
4 1. Dezember 2021 1 10

Deadline für die Überweisung

Da die Nomina Electronica monatlich gemeldet werden muss, sollten die Zahlungen für jeden Monat folglich bis zum 10. des Folgemonats gemeldet werden. Die Anpassungsnotizen sollten innerhalb der gleichen Frist gemeldet werden, sobald sie vom Arbeitgeber vorgenommen wurden.

Berichtselemente des Mandats zur elektronischen Lohnabrechnung

Es gibt zwei grundlegende Arten von Berichten, die Teil dieses Mandats sind: das Support-Dokument der elektronischen Gehaltsabrechnung und – wenn nötig – die Anpassungsnotiz.

Support-Dokument der elektronischen Gehaltsabrechnung oder Nomina Electronica

Dieses elektronische Dokument enthält die Informationen, die die Zahlungen an die Arbeitnehmer als Löhne und andere Vergütungen, Abzüge und die Differenz zwischen ihnen, die vom Arbeitgeber vorgenommen wurden, wie in der Lohnabrechnung gemeldet, belegen. Der Arbeitgeber muss dann das Dokument unter Verwendung des XML-Formats, das in der technischen Dokumentation in der Vorschrift 000037/2021 festgelegt ist, erstellen und an das DIAN übermitteln.

Abgleichhinweise

In diesem Mandat gibt es keine Gutschriften, wie wir sie im elektronischen Rechnungssystem von Kolumbien kennen. Wenn ein Arbeitgeber jedoch Korrekturen am Support Document der elektronischen Gehaltsabrechnung vornehmen muss, die an das DIAN gemeldet wurden, kann er so genannte Anpassungsnotizen (oder Notas de Ajuste) ausstellen, in denen der Arbeitgeber jeden Wert korrigieren kann, der zuvor über die Nomina Electronica an das DIAN gemeldet wurde.

Inhalt und Aufbau der Berichte

Die Arbeitgeber müssen dem DIAN Berichte vorlegen, die für jeden Begünstigten, der Zahlungen von den Arbeitgebern erhält, individualisiert sind. Infolgedessen erfordert der Bericht die Bereitstellung von einigen obligatorischen Informationen für die DIAN zu validieren. Dazu gehört die ordnungsgemäße Identifizierung des Berichts selbst, des Meldenden, zusätzlich zu den Arbeitnehmern, Löhnen oder anderen Zahlungen Arbeitnehmer, Datum, Nummerierung, Software usw.

Ein weiteres obligatorisches Informationselement, das erwähnenswert ist, ist der CUNE oder Unique Code of Electronic Payroll Support Document. Dies ist ein eindeutiger Bezeichner für jedes Electronic Payroll Support Document. Er ermöglicht die genaue Identifizierung jedes Reports oder der danach ausgestellten Adjustment Notes. Es gibt jedoch einige zusätzliche optionale Informationen, die je nach den Bedürfnissen oder der Bequemlichkeit des Arbeitgebers, der den Bericht erstellt, angegeben werden können.

Aus technischer Sicht basieren weder das Support-Dokument der elektronischen Gehaltsabrechnung noch die Anpassungshinweise auf der in Kolumbien verwendeten UBL 2.1-Struktur für die elektronische Rechnung. Das liegt daran, dass der UBL-Standard keine Module für Lohnbuchhaltungstransaktionen oder Berichte enthält. Daher hat das DIAN seine Architektur auf einem anderen XML-Standard aufgebaut. Jeder Bericht erfordert eine digitale Signatur. Dafür kann der Steuerpflichtige das gleiche digitale Zertifikat verwenden, das auch für die Signatur von elektronischen Rechnungen verwendet wird.

Erzeugung, Übertragung und Validierung

Die aktuellen Vorschriften schreiben nicht vor, dass die Nomina Electronica oder die Anpassungshinweise mit einer bestimmten Softwarelösung oder von einem vom DIAN autorisierten Softwareanbieter erstellt werden müssen. Die Steuerzahler haben die Möglichkeit, den Bericht mit ihrer eigenen Lösung zu generieren. Das ist eine Marktlösung oder eine Lösung, die das DIAN für kleine Steuerzahler bereitstellen wird. Alle Berichte sollten jedoch strikt der technischen Dokumentation folgen, die vom DIAN im Rahmen des Beschlusses 000037/2021 herausgegeben wurde. Die Übermittlung dieser Dokumente erfolgt elektronisch, unter Verwendung der vom DIAN vorgegebenen Webservices.

Nach der Übermittlung validiert das DIAN dann das Dokument. Es meldet dann die entsprechende Antragsantwort an den Steuerpflichtigen zurück, die die Annahme und Validierung anzeigt. Erst dann sind die im Abrechnungsbeleg ausgewiesenen Beträge gültige Ausgaben für den Abzug.

Strafen und Sanktionen

Die Nichteinhaltung der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kolumbien unterliegt denselben Bußgeldern und Strafen, die für die Nichteinhaltung des Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung festgelegt wurden, wie in Art. 652-1 des Steuergesetzes von Kolumbien (Estatuto Tributario). Die wichtigste Auswirkung der Nichteinhaltung ist jedoch, dass alle Zahlungen, die vom Arbeitgeber nicht gemeldet werden, nicht als Ausgaben für Einkommenssteuer- oder Mehrwertsteuerzwecke anerkannt werden, falls dies der Fall ist.

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Author

Ramón Frias

Ramon is a Tax Counsel on the Regulatory Analysis team at Sovos. He is licensed to practice law in the Dominican Republic and is a member of the Dominican Bar Association. He has a Certificate Degree from Harvard University as well as a J.D. from the Universidad Autonoma de Santo Domingo. Ramon has written a number of essays about tax administration and has won the first prize in the international essays contest sponsored by the Inter American Center of Tax Administrations (CIAT). Prior to joining Sovos, Ramon worked for more than 10 years in the Department of Revenue of the Dominican Republic where he served as Deputy Director. He is proficient in French and Spanish.
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