Die Reform zur obligatorischen Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung in Indien kommt doch (noch) nicht: Nur zwei Wochen vor dem geplanten Beginn der ersten Phase hat das GST Council vorerst die Bremse gezogen. Die Umsetzung wurde zunächst um sechs Monate verschoben und soll nun am 1. Oktober 2020 in Kraft treten.

Aufgrund zahlreicher Beschwerden – sowohl seitens des privaten Sektors gegen das GST Council als auch seitens des GST Council gegen den Betreiber des GST-Netzwerks, Infosys – beschloss das Council in einer Versammlung am 14. März einen Aufschub des Reformbeginns.

In der Versammlung wurden mehrere wichtige Entscheidungen getroffen, insbesondere:

• Aufschub der ersten Phase der Reform zur obligatorischen Verwendung elektronischer Rechnungsstellung vom 1. April 2020 auf 1. Oktober 2020
• Aufschub der Verpflichtung zur Ausstellung von B2C-Rechnungen (für Unternehmen in der höchsten Steuerklasse, ab einem Wert von 500 Rupien) mit QR-Code vom 1. April 2020 auf 1. Oktober 2020
• Befreiung bestimmter Steuerzahler von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und Generierung von QR-Codes (dies betrifft u. a. Versicherungsunternehmen, Banken und andere Finanzinstitute sowie Unternehmen im öffentlichen Personenverkehr)
• Aufschub der Verpflichtung zur Verwendung der neuen GST-Steuererklärung auf den 1. Oktober 2020
• Aufforderung an den Infosys-Chef zur Teilnahme an den drei folgenden Versammlungen des GST Council zur Berichterstattung über den aktuellen Stand der technischen und infrastrukturellen Verbesserungen an den der GST-Reform zugrunde liegenden IT-Plattformen

Die bei der 39. Versammlung des GST Council getroffenen Entscheidungen haben zur Folge, dass das Anfang Dezember veröffentlichte gesetzliche Rahmenwerk entweder revidiert oder durch neue Vorschriften ersetzt werden muss. Angesichts der wirtschaftlichen Volatilität infolge der COVID-19-Pandemie ist jedoch nicht auszuschließen, dass sich die Einführung der Reform weiter verzögern wird. Voraussetzung für die Einhaltung des neuen Zeitplans ist eine Stabilisierung sowohl der globalen Märkte als auch der technischen Plattform, die der GST-Reform zugrunde liegen soll.

Kommentatoren, die weitere Reformen am italienischen System zur elektronischen Rechnungsabwicklung, Fattura PA, erwarteten, sollten Recht behalten. Die italienische Steuerbehörde Agenzia delle Entrate (AdE) veröffentlichte nun neue technische Vorgaben und vorgeschriebene Formate für elektronische Rechnungen bei B2B- und B2G-Transaktionen. Was bedeuten diese Änderungen konkret, und wie wirken sie sich auf Geschäftsabläufe aus?

Technische und inhaltliche Revisionen

Folgende drei Änderungen wurden im Laufe der vergangenen Wochen eingeführt:

1. eine neue Version 1.6 des XML-Formats FatturaPA B2B
2. eine neue Version 1.3 des XML-Formats FatturaPA B2G; und
3. eine neue Version 1.8 der technischen Vorgaben für die SDI-Plattform.

Zu den inhaltlichen Revisionen zählt, dass in den XML-Formaten B2B und B2G künftig Quellensteuern (insbesondere Sozialversicherungsbeiträge) ausgewiesen werden müssen. Zudem wurden 12 neue Dokumentarten (darunter Gutschriften und Integrationsdokumente) sowie 17 zusätzliche Optionen zur Angabe der Transaktionsart eingeführt (u. a. Begründungen für Steuerbefreiungen und Übergang der Steuerschuld).

Die Einhaltung dieser aktualisierten Vorschriften erfordert eine fundierte Kenntnis des italienischen Steuerwesens. Die Änderungen greifen bereits bei der Klassifizierung von Lieferungen. Gegenwärtig brauchen sich italienische Unternehmen erst bei der Abgabe der Umsatzsteuererklärung mit diesem Thema zu befassen; nach den neuen Vorschriften muss die Klassifizierung in Echtzeit erfolgen. Es ist davon auszugehen, dass sich diese Änderungen auf Geschäftsabläufe auswirken.  Sie sollen den Weg für die bevorstehende Einführung vorausgefüllter Umsatzsteuererklärungen ebnen. Für die Mehrzahl der italienischen Unternehmen dürfte die damit einhergehende Reduzierung des Verwaltungsaufwands eine erhebliche Entlastung darstellen.

Weitere Änderungen, die sich aus den neuen Versionen der FatturaPA-Formate ergeben, haben zudem insofern technische Folgen für die betroffenen Unternehmen, als sie die Fähigkeit zur Implementierung der entsprechenden IT-Lösungen voraussetzen. Zu den technischen Aktualisierungen zählen insbesondere zusätzliche Felder, Änderungen an der Länge bzw. zulässigen Zeichenzahl inhaltlicher Angaben, Umwidmung von Pflichtfeldern zu optionalen Angaben und umgekehrt, sowie Änderungen an der maximal zulässigen Anzahl von Wiederholungen einzelner Felder.

Zudem werden mit den neuen technischen Vorgaben neue Validierungsverfahren eingeführt. Diese werden durch das Sistema di Interscambio (SDI) ausgeführt, die Plattform zur Freigabe elektronischer Rechnungen. Bei der Mehrzahl der neuen Validierungsverfahren handelt es sich um inhaltliche Überprüfungen anhand von Dokumenttypen und Angaben zur Art der Transaktionen. Letztlich sollen die steuerpflichtigen Unternehmer dadurch in die Lage versetzt werden, neue Fehlermeldungen zu verstehen, zu verarbeiten und entsprechend zu reagieren.

Umsetzungsfristen

B2B-Rechnungen können ab dem 4. Mai 2020 von der SDI-Plattform verarbeitet werden. Gemäß dem Provvedimentovom 28. Februar 2020 wird die Nutzung des neuen Formats jedoch erst ab 1. Oktober 2020 verpflichtend. Entsprechend kommen die neuen Validierungsverfahren und Fehlermeldungen erst ab diesem Datum zur Anwendung.  Sofern die AdE im Vorfeld des Inkrafttretens der neuen Regelungen keine anderweitigen Bescheide veröffentlicht, gelten für B2G-Rechnungen andere Fristen. Das neue Format für B2G-Rechnungen tritt am 1. Mai 2020 verpflichtend in Kraft.

In der Praxis haben diese unterschiedlichen Fristen zur Folge, dass die Formate für B2B- und B2G-Rechnungen zwar aus technischer Perspektive identisch sind, steuerpflichtige Unternehmer sich jedoch darauf einstellen müssen, im Zeitraum vom 1. bis 4. Mai mit zwei verschiedenen Rechnungsformaten zu arbeiten.

Wichtige Aktualisierung

Das seit längerem angekündigte Benutzerhandbuch der türkischen Finanzbehörde (GİB) zur Anwendung für elektronische Lieferscheine liegt nun vor. Darin werden die Vorgänge zur Arbeit mit elektronischen Lieferscheine erklärt; außerdem werden häufig gestellte Fragen beantwortet. Behandelt wird sowohl die Anwendung selbst als auch ihr Aufbau und Funktionsumfang. Darüber hinaus enthält das Handbuch gängige Anwendungsszenarien sowie Informationen für Unternehmen, die mit den neuen Regelungen zur Einführung von elektronischen Lieferscheinen noch nicht ausreichend vertraut sind.

Was ist die Anwendung für elektronische Lieferscheine?

Der elektronische Lieferschein ist die elektronische Version des Lieferscheins, der aktuell in Papierform ausgedruckt und verwendet wird.  Damit kann die GİB Warenlieferungen künftig elektronisch nachverfolgen.

Elektronische Lieferscheine unterliegen den gleichen Bestimmungen wie herkömmliche Lieferscheine aus Papier, werden jedoch auf digitalem Weg ausgestellt, weitergeleitet, aufbewahrt und eingereicht.

Wer ist von der Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Lieferscheine betroffen?

Gemäß dem Ende Februar von der GİB veröffentlichten Rundschreiben ist die Anwendung für folgende wirtschaftliche Akteure verpflichtend:

• Steuerpflichtige mit elektronischer Rechnungsstellung und einem Bruttoumsatz ab 25 Mio. TRY
• Unternehmen mit einer Lizenz der Behörde zur Regulierung des Energiemarktes (EPDK) (einschließlich Händler) – PCT I
• Unternehmen, die Kraftfahrzeuge herstellen, importieren oder verkaufen – PCT III
• Inhaber von Bergbaulizenzen und Betreiber von Bergwerken/Minen auf der Grundlage ihrer Verträge mit diesen Personen
• Zuckerhersteller
• Eisen- und Stahlhersteller / HS Code72 / HS Code73
• Registrierte Anwender des türkischen Systems zur Düngemittelverkehrskontrolle
• Steuerpflichtige, die im Obst- und Gemüsehandel als Makler oder Händler tätig sind
• Steuerpflichtige, die von den zuständigen Stellen als Risikogruppe mit unzureichender Steuerkonformität eingestuft werden

Steuerpflichtige, die im Obst- und Gemüsehandel als Makler oder Händler tätig sind, haben die Umstellung auf elektronische Lieferscheine mit Wirkung ab 1. Januar 2020 vollzogen. Andere von der Verpflichtung betroffene Steuerpflichtige müssen sie ab 1. Juli 2020 erfüllen.

Steuerpflichtige, die von der GİB als Risikogruppe mit unzureichender Steuerkonformität eingestuft werden, müssen die Umstellung auf die Anwendung für elektronische Lieferscheine innerhalb von drei Monaten nach der behördlichen Benachrichtigung abschließen.

Weitere Themenschwerpunkte des Benutzerhandbuchs

Neben Erläuterungen der Grundbegriffe enthält das Handbuch auch Informationen zu den im Vorfeld bekannt gegebenen Szenarien sowie zu zahlreichen Bereichen, in denen bislang noch Unklarheiten bestanden.

Insbesondere werden folgende Szenarien behandelt:

• Ausstellung von Lieferscheinen an Käufer, die nicht bei der Anwendung für elektronische Lieferscheine registriert sind
• Export- und Logistikszenarien
• Reihenlieferungen
• Ausstellung von gedruckten Lieferscheinen
• Diverse Kunden

Weitere Themen:

• Registrierungssystem für Marktteilnehmer
• Heizölsektor
• Beförderung durch Pipelines
• Muster- und Auftragsfertigung

Ausführliche Informationen zu elektronischen Dokumenten stehen auf der Website der türkischen Finanzbehörde bereit (in türkischer Sprache).

Whitepaper

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Zwei Monate nach Abschluss der öffentlichen Konsultation zum myDATA-Programm hat die griechische Steuerbehörde IAPR noch immer nicht das Feedback der Industrie zu dem vorgeschlagenen Programm weitergegeben oder eine offizielle Ankündigung in dieser Hinsicht gemacht. Lokale Diskussionen deuten jedoch darauf hin, dass die IAPR ihre ursprüngliche, bereits im August 2018 vorgeschlagene Agenda wieder einführen könnte, die eine elektronische Rechnungsstellung auf der Grundlage eines Freigabemodells vorschreiben würde.

Es wird vermutet, dass die IAPR nach den Beiträgen verschiedener Interessengruppen erkannt hat, dass die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in einem Freigabemodell erforderlich ist, um die angestrebten Ziele der Verringerung des Verwaltungsaufwands für Unternehmen und der Bekämpfung von Steuerbetrug zu erreichen. Es wird weiterhin eine Ausnahmeregelung der EU von der Mehrwertsteuerrichtlinie erforderlich sein. Außerdem muss die IAPR die Logistik und die Formalitäten des Ausnahmeregelungsverfahrens einhalten, einschließlich der Begründung ihres Antrags auf Durchführung von Sondermaßnahmen, die von der Wahlfreiheit der Richtlinie hinsichtlich der Rechnungsstellungsmethode abweichen.

Erste Schritte

Ein erster natürlicher Schritt in Richtung eines Freigabeverfahrens für die elektronische Rechnungsstellung wäre die Formalisierung der Definition von Dienstleistern für die elektronische Rechnungsstellung. Die derzeitige Rolle der Dienstleister im myDATA-System besteht darin, den Steuerzahlern bei der Datenaufbereitung, Konsolidierung und Übermittlung an das Regierungsportal zu helfen. Der Umfang der Rolle der Dienstleister könnte entweder gleich bleiben, in welchem Fall nur eine geringe oder gar keine staatliche Aufsicht erforderlich wäre. Er könnte aber auch erweitert werden und Funktionen umfassen, die normalerweise im Mittelpunkt der staatlichen Steuerkontrollen stehen, wie z. B. die Freigabe einer Rechnung auf verschiedene Weise.

Die erstgenannte Funktion würde einem Freigabemodell ähnlich wie in Indien ähneln, wo ein Application Service Provider, auch ASP genannt (nicht regulierte Funktion), verschiedene Funktionen ausführen kann, wie z. B. die Überprüfung der Rechnungsreferenznummer auf der Rechnung, was nach dem griechischen Modell der Überprüfung der entsprechenden Referenznummer nach dem myDATA-Schema, genannt MARK, entsprechen könnte. Die erweiterte Rolle wäre eine regulierte Funktion, die den normalerweise restriktiven staatlichen Kontroll- und Zulassungskriterien unterliegt. Der Dienstleister würde dann in seiner Eigenschaft als Regierungsbehörde handeln, ähnlich wie ein PAC in Mexiko, der die von der Regierung ausgelagerte Funktion des Rechnungsausgleichs ausübt. Es bleibt abzuwarten, welchen Weg Griechenland einschlagen wird.

Hinsichtlich des Zeitplans für die Implementierung wird erwartet, dass das myDATA-Projekt um drei Monate verschoben wird. Dies würde den Behörden mehr Zeit für die Fertigstellung des Akkreditierungssystems für Dienstleister im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung Anfang 2020 geben. Das neue voraussichtliche Startdatum für das myDATA-System ist der 1. April 2020.

Nach Indiens jüngsten öffentlichen Anhörungen zur vorgeschlagenen Einführung eines elektronischen Rechnungsstellungssystems hat der GST-Rat (Goods and Services Tax Council, zuständiger Rat für Angelegenheiten bei der Besteuerung von Waren und Dienstleistungen) nun ein Whitepaper zum Aufbau dieses neuen Systems veröffentlicht sowie einige noch ausstehende Fragen beantwortet.

Ab 1. Januar 2020 können Steuerzahler in Indien die neue elektronische Rechnungsstellung nutzen. Durch eine Vernetzung mit dem GST-System sollen damit alle B2B-Rechnungsdaten bei der Berichterstattung erfasst werden.  Während der ersten Umsetzungsphase, die an diesem Datum beginnt, können Unternehmen das neue System noch auf freiwilliger Basis nutzen.  Verpflichtend wird die Anwendung erst zu einem späteren Zeitpunkt. Dieser muss noch von den entsprechenden Behörden bekannt gegeben werden.

Das neue elektronische Rechnungsstellungssystem wird nicht nur als Steuerreform, sondern auch als Wirtschaftsreform angesehen. Es verfolgt zwei wesentliche Ziele:

• Die Vereinfachung des Prozesses sowie des Formats der standardisierten Berichterstattung zwischen Steuerzahlern und den Behörden
• Die Verhinderung von Steuerhinterziehung, indem alle B2B-Rechnungen und die bei den entsprechenden Transaktionen anfallenden Steuern überwacht werden

Im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung sind Steuerzahler dazu verpflichtet, ihre elektronischen Rechnungen im strukturierten JSON-Format zu erstellen und sie an das Invoice Registration Portal (IRP), dem Portal zur Registrierung von Rechnungen, weiterzuleiten. Im IRP wird dann sichergestellt, dass die elektronische Rechnung den Anforderungen des Schemas entspricht, und ermittelt, ob ein bereits identischer Datensatz im GST-System registriert ist.

Nach dieser Überprüfung versieht das IRP die elektronische Rechnung mit einer digitalen Signatur und weist ihr eine einmalige Nummer zur Registrierung der Rechnung zu – die Invoice Registration Number (IRN). Dann wird ein QR-Code erstellt, bevor die Rechnung im GST-System hochgeladen wird. Mithilfe des QR-Codes können Verkäufer und Käufer die elektronische Rechnung authentifizieren und bestätigen, dass die Rechnung erfolgreich im GST-System registriert wurde. Die Verbindung mit dem Portal ist erforderlich, um alle Daten elektronischer Rechnungen einzusehen und alle Details auch online aufzurufen. Eine digitale Signatur des Steuerzahlers ist zwar nicht obligatorisch, sie ist jedoch beim Einreichen im IRP zulässig.

Vom Verkäufer kann darüber hinaus mit den erforderlichen Parametern eine IRN generiert werden. Die Nummer wird dann vom IRP validiert und – wenn sie den vorgegebenen Kriterien gerecht wird – an das GST-System weitergeleitet.

Sobald die elektronische Rechnung vom IRP freigegeben wurde, wird sie per E-Mail sowohl an den Verkäufer als auch an den Käufer gesendet.

Steuerzahler können verschiedene Methoden nutzen, um sich mit dem IRP in Verbindung zu setzen – darunter über das Web, API, SMS, die mobile App, das Offline-Tool oder GSP-basiert.

Das IRP behält die elektronische Rechnung nur für 24 Stunden, da seine Hauptaufgabe die Validierung und Zuweisung der IRN ist. Rechnungen, die im GST-System hochgeladen wurden, werden für das gesamte Geschäftsjahr vom GST-System archiviert. Steuerzahler müssen die IRN für jede Rechnung aufbewahren, um die Compliance-Richtlinien einzuhalten.

Durch das neue System wird die Erstellung von Steuererklärungen für Umsätze aus Waren und Dienstleistungen vereinfacht, indem die Daten der elektronischen Rechnungen automatisch in die Erklärung eingepflegt werden. Durch das GST-System werden die ANX-1-Anlage des Verkäufers (Verkaufsregister) und die ANX-2-Anlage des Käufers (Einkaufsregister) aktualisiert.

Daten von elektronischen Rechnungen werden außerdem verwendet, um laufende elektronische Frachtbriefe auszufüllen (dabei wird Teil A des Frachtbriefs automatisch erstellt). Daraufhin muss in Teil B nur das Fahrzeugkennzeichen hinzugefügt werden.

Zwar hat das Whitepaper Unternehmen im Voraus einige Anhaltspunkte für die Einführung des neuen elektronischen Rechnungsstellungssystems gegeben, es bestehen jedoch immer noch einige Grauzonen, mit denen man sich in den nächsten Monaten auseinandersetzen muss – darunter das Zeitfenster, in dem die elektronischen Rechnungen einzureichen sind.

Griechenland hat einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung seines Steuersystems getan und wird eine neue Plattform einführen, damit Steuerzahler ihren Steuerverpflichtungen nachkommen. Die neue Plattform bietet Unternehmen eine kollaborative Umgebung, in der die Daten, die Unternehmen der griechischen Unabhängigen Behörde für Öffentliche Einnahmen (AADE) zur Verfügung stellen, nicht nur ihre eigenen Bücher beeinflussen, sondern automatisch auch zur Darstellung der Steuersituation ihrer Käufer verwendet werden.

Durch diese innovative Lösung werden Steuerzahler von einigen ihrer Antragspflichten befreit, welche durch diese Eingabe automatisch erfüllt werden.

Steuerzahler übermitteln die erforderlichen Transaktionsdaten über eine automatisierte Lösung an die Plattform oder über das Webportal der AADE.

Die neue Plattform, die den Namen myDATA trägt, eine Abkürzung für My Digital Accounting and Tax Application, umfasst zwei Bücher: Das Protokollbuch und das Übersichtsbuch.

Das Protokollbuch erfasst die eingereichten Transaktionen auf der myDATA-Plattform. Diese Transaktionen werden nach ihrer Art (z. B. Verkauf von Waren, Erbringung von Dienstleistungen usw.) als Einnahmen/Ausgaben klassifiziert. Die klassifizierten Daten werden dann innerhalb des Übersichtsbuchs zusammengefasst und bilden das Buchhaltungs- und Steuerergebnis der jeweiligen Periode ab.

Lieferanten sind verpflichtet, eine Zusammenfassung all ihrer inländischen und grenzüberschreitenden Verkaufstransaktionen (Groß- und Einzelhandel) einzureichen. Die gemeldeten Verkaufsdaten aktualisieren die Ertragsbücher der Lieferanten und die inländischen Transaktionsdaten die Ausgabenbücher der Käufer.

Käufer sind verpflichtet, eine Übersicht über ihre inländischen und grenzüberschreitenden Eingangsrechnungen für B2C-Transaktionen in Griechenland und im Ausland vorzulegen. Andererseits müssen sie Übernahmen aus dem Ausland melden, und sie haben auch eine gemeinsame Verantwortung mit ihren Lieferanten für die Meldung von B2B-Transaktionen in Griechenland. Wenn die Lieferanten die damit verbundenen Transaktionen nicht auf der myDATA-Plattform einreichen, sollten ihre Käufer diese Transaktionsdaten übermitteln, um die E-Book-Anforderung zu erfüllen.

Die Steuerpflichtigen werden ihre Steuererklärungen weiterhin auf der Grundlage ihrer Rechnungsbücher abgeben, aber nach Vorlage ihrer Steuererklärungen werden die darin angegebenen Daten mit dem Ergebnis der in den E-Books für den entsprechenden Zeitraum erfassten Daten abgeglichen. Weichen die Zahlen in den E-Books und der Umsatzsteuererklärung voneinander ab, muss der Steuerzahler innerhalb von zwei Monaten eine Korrektur vornehmen. Nach dieser Frist (anfängliche Unstimmigkeit) hat der Steuerzahler zwei Möglichkeiten: Er kann 1) die Diskrepanz korrigieren und Übereinstimmung zwischen den MwSt.-Erklärungen und den E-Books erzielen, oder 2) die Unstimmigkeit erklären und eine vertretbare Einheitlichkeit erzielen. Dies wird als Einigung gewertet und es werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen.

Eine Steuerprüfung oder -strafe kann fällig werden, wenn der Steuerpflichtige innerhalb der Zweimonatsfrist keine Maßnahmen zur Behebung oder Verteidigung der Abweichung ergreift.

Zu Testzwecken steht den Steuerzahlern ein Online-Portal der AADE zur Verfügung, auf dem sie die Integration ihrer Buchhaltungssoftware mit myDATA-APIs und ihren Lösungen testen können.

Der Vorschlag für das myDATA-System konnte bis zum 6. September 2019 von der Öffentlichkeit eingesehen werden; die AADE hat sich bisher noch nicht zum Feedback der Branche und anderer Interessengruppen zu dem System geäußert. myDATA wird voraussichtlich im vierten Quartal 2019 als Pilotprojekt eingeführt und bis Anfang 2020 voll im Einsatz sein.

Im Juni diesen Jahres sorgte der französische Haushaltsminister Gérald Darmanin für Aufsehen, als er offiziell den Plan der französischen Regierung bekannt gab, dass die elektronische Rechnungsstellung auch für B2B-Transaktionen obligatorisch werden sollte. Nun scheint es so, als lasse die Regierung – angeführt von Minister Darmanin und Finanzminister Bruno Le Maire – ihren Worten Taten folgen. Das französische Finanzgesetz für 2020 wurde nach dem Treffen des Ministerrats am 27. September formell vorgelegt. In ihm ist festgeschrieben, dass die bereits heute gültigen Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung bei B2G-Rechnungen auf B2B-Rechnungen ausgeweitet werden sollen.  

Was ist neu?

In nur drei kurzen Absätzen werden im Gesetzentwurf die zentralen Grundsätze der kommenden Reform dargelegt. Obwohl noch einiges durch künftige Verordnungen klargestellt werden muss, erläutert Artikel 56 des Finanzgesetzes doch bereits die wichtigste Regel – es ist verpflichtend, Rechnungen in elektronischer Form auszustellen, was folglich dazu führt, dass Papierrechnungen nicht mehr zulässig sind. Außerdem wurde ausformuliert, dass elektronische Rechnungen am wahrscheinlichsten auch von der Steuerbehörde freigegeben werden oder dass die Daten an die Steuerbehörde weitergeleitet werden, damit die Mehrwertsteuer auf den Rechnungen kontrolliert werden kann. Es ist keine Überraschung, dass es Frankreich anderen Ländern wie Mexiko, der Türkei, Italien und Brasilien gleichtut. Sie alle haben Maßnahmen ergriffen, um gegen ihre MwSt.-Lücke durch Echtzeit-Kontrollmechanismen vorzugehen. 

Die Einführung der Vorschrift erfolgt stufenweise – wie das auch zuvor bei der Einführungsphase der B2G-Vorschrift der Fall war, die momentan in Kraft ist. Nach und nach müssen sich Unternehmen in Abhängigkeit von ihrer Größe dann an die Vorschrift halten. Die erste Stufe beginnt am 1. Januar 2023 und laut Gesetz soll das neue elektronische Rechnungsstellungssystem spätestens zum 1. Januar 2025 in allen Wirtschaftszweigen implementiert worden sein.  

Die Regierung gibt außerdem an, dass sie im Laufe des nächsten Jahres der Assemblée Nationale, also dem französischen Parlament, einen Bericht vorlegen wird. In ihm wird die Vorgehensweise bei der Umsetzung der Reform dargelegt. Darüber hinaus enthält er eine grundlegende Analyse davon, welche Methoden und welche Verordnungen die technisch, rechtlich und operativ am besten geeigneten Lösungen darstellen – insbesondere im Hinblick auf die Freigabe und Übertragung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörde.

Was geschieht als Nächstes?

Neben der von der Regierung angekündigten Analyse und Ausarbeitung der Gesetze und Berichte existiert noch ein weiterer entscheidender Faktor, den es zu berücksichtigen gilt, bevor die Reform verwirklicht werden kann – Brüssel.  

Seitdem Italien zum ersten EU-Land geworden ist, das ein Freigabemodell zur elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Rechnungen eingeführt hatte – wie auch Frankreich gerade –, konnten zwischen den beiden Ländern viele Parallelen gezogen werden. Die Situation bezüglich ihrer Mehrwertsteuerlücke und IT-Infrastruktur ist ähnlich. Aus diesem Grund haben viele Experten (zu Recht) angenommen, dass Frankreich hierbei dem Beispiel Italiens folgen würde. Um die Reform jedoch rechtmäßig durchführen zu können, musste Italien den EU-Rat um Erlaubnis bitten, damit es von den Bestimmungen der EU-MwSt.-Richtlinie (2006/112/EC) abweichen darf. Die französische Regierung hat anerkannt, dass sie ebenso vorgehen muss.  

Am 7. Juli begann Griechenland mit der Wahl einer neuen Regierung.  Die abgesetzte linke Regierungspartei, die seit 2015 an der Macht war, erlitt hierbei einen schweren Schlag.  Ursprünglich hoffte man, dass sie eine weniger strenge Politik einführen würde. Aus Sicht vieler Bürger hatte sie das jedoch nicht nur versäumt, sondern in Wirklichkeit sogar strengere Maßnahmen eingeführt. Wie von einigen Beobachtern erwartet, gewann die oppositionelle Mitte-Rechts-Partei mit einer klaren Mehrheit. Mit diesem Ergebnis hat Griechenland mit einem Manifest zur Ankurbelung des Wirtschaftswachstums erneut für Veränderungen gestimmt.

Auswirkungen auf die vorgeschlagene Reform der elektronischen Rechnungsstellung

Wir gehen davon aus, dass das Ergebnis der jüngsten Wahlen Auswirkungen auf die Agenda der Unabhängigen Behörde für öffentliche Einnahmen (IPRA) haben könnte und damit wie Griechenland die geplante Reform der elektronischen Rechnungsstellung umsetzen wird.

Die IPRA, die für alle Steuerangelegenheiten im Land zuständig ist, ist auch Architektin eines kürzlich vorgelegten Vorschlags für ein landesweites Rahmenwerk für die elektronische Rechnungsstellung und Berichterstattung. Als unabhängige Behörde, die keiner staatlichen Aufsicht oder Kontrolle unterliegt, sollte die IPRA vom Ergebnis der Parlamentswahlen nicht betroffen sein. Ihre Politik könnte sich jedoch ändern, je nachdem, wie streng die neue Regierung in puncto Steuerkontrollen und deren Durchsetzung bei ihren Bemühungen um die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs und der Schließung der Mehrwertsteuerlücke vorgehen wird.

Mögliche Szenarien

Bevor Vorhersagen getroffen werden, sei darauf hingewiesen, dass die IPRA zunächst ein Mandat für die elektronische Rechnungsstellung ins Auge gefasst hat, ähnlich dem, das in Italien im Zeitraum 2018–2019 eingeführt wurde. Allerdings müsste Griechenland in dieser Situation, genau wie Italien, vor einer solchen Reform die Zustimmung der EU einholen. Eine Ausnahmeregelung wie in Italien würde nicht nur Zeit brauchen, sondern könnte auch für Griechenland schwieriger zu erhalten sein, da es an der technischen Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich mangelt, die in Italien bereits vorhanden ist.  Stattdessen hat sie ein anderes Modell auf der Grundlage der elektronischen Berichterstattung und Buchhaltung innerhalb der Online-Plattform der Steuerverwaltung vorangetrieben. Im Wesentlichen ist dieses Modell eine Kombination aus einer anbietergesteuerten Meldung von grundlegenden Rechnungsdaten in Verbindung mit Anforderungen an die Käuferseite zur Validierung der Daten mit verschiedenen buchhalterischen Informationen.  Der Prozess wird auch die von der IPRA geführten Online-Bücher aktualisieren. Dieses Modell ist nicht in der Lage, elektronische Rechnungen in Echtzeit abzurechnen. Die IPRA hat jedoch erklärt, dass dieser Ansatz im lateinamerikanischen Stil letztendlich ihr Ziel für das Land sei.

Die IPRA hat angekündigt, dass das Berichts- und Buchhaltungsmodell im Januar 2020 umgesetzt wird. Da das Land jedoch in den kommenden Monaten vor politischen Veränderungen steht, erscheint diese Frist unrealistisch.

Obwohl es schwierig ist, vorherzusagen, ob Griechenland den vorgeschlagenen Rahmen für die elektronische Berichterstattung und Buchhaltung durchsetzen wird, ist es viel unwahrscheinlicher, dass die Behörden den Umfang oder die Besonderheiten der Rechnungsdaten, die im künftigen Berichtssystem an die Steuerverwaltung gesendet werden, ändern werden. Während sich die generelle Ausrichtung der Umsetzung ändern kann, ist die Verlagerung des Schwerpunkts von der traditionellen Compliance und Prüfung auf kontinuierlichere Transaktionskontrollen in Echtzeit oder nahezu Echtzeit von erheblicher Bedeutung. Dieser Trend gewinnt in ganz Europa an Dynamik und ist politisch nicht mehr aufzuhalten, da immer mehr Regierungen Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung und zur Verbesserung ihrer Steuerkontrollen ergreifen.

Mehr und mehr Staaten weltweit sind von Mehrwert-, Verbrauchs- und sonstigen indirekten Steuern als größte staatliche Einnahmequelle abhängig und die Regierungen fragen sich natürlich, mit welchen technischen Mitteln sie die maximale Menge an fälligen Steuern nach den neuen Steuerbestimmungen erheben können. Indien ist dabei das neueste Beispiel.

Die GST (Verbrauchssteuer) wurde im Juli 2017 in Indien eingeführt, nachdem viele Jahre der Gespräche und Verhandlungen zwischen verschiedenen Interessengruppen im Land erfolgt waren. Die Reform führte zu wesentlichen Vereinfachungen und Optimierungen des Steuerwesens in Indien. Obwohl der Weg bei der Einführung der Steuer sehr holprig war, ging im internationalen Vergleich alles sehr schnell. Nach fast zwei Jahren wird die Einführung weithin als Erfolg betrachtet und die Regierung ist scheinbar bereit, die GST-Erfolgsgeschichte weiterzuschreiben und Echtzeit-Steuerkontrollen für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einzuführen.

Indien ist auf dem Weg zur Echtzeit-Steuererhebung

Dieses Frühjahr kündigte das GST Council die Gründung eines Sonderkomitees mit der Aufgabe an, eine potenzielle indische Umsetzung eines Pflichtsystems zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B zu untersuchen: das „Committee of Officers on generation of electronic invoice through GST Portal“ (CoO).

Das CoO wurde insbesondere damit beauftragt, das südkoreanische Clearance-System mit ähnlichen Systemen in Lateinamerika zu vergleichen, um die global bewährten Methoden zu erfahren und zu bewerten, in welchem Umfang die staatlich kontrollierte Plattform in Indien – das GST Network – als Zentralstelle für ein elektronisches Rechnungsstellungsverfahren nach Clearance-Methode geeignet ist.

Ende Mai bildete das CoO zwei Unterkomitees, die parallel arbeiten sollten: eines an rechtlichen und politischen Fragen und das andere an der Ausarbeitung der technischen Anforderungen. In den letzten Wochen sind die Arbeiten in diesen Gruppen sowie in Gesprächen zwischen Behörden und Unternehmen vorangekommen.

Das Komitee steht vor dem Abschluss der Erstberatungen, die Abschlussempfehlungen wurden jedoch noch nicht in einem Bericht veröffentlicht. Daher sind noch keine Gesetzesentwürfe, Rechnungsschemata oder Prozessrahmenentwürfe an die Öffentlichkeit gelangt; mit Ergebnissen wird jedoch diesen Sommer gerechnet.

Wie würde das System aussehen?

Es ist zwar noch zu früh, das indische elektronische Rechnungsstellungssystem wirklich mit Gewissheit beschreiben zu können, doch Spekulationen sind natürlich bereits im Umlauf. Das CoO wurde insbesondere beauftragt, zu untersuchen, wie das aktuelle eWaybill-System als verpflichtendes System zur elektronischen Rechnungsstellung recycelt werden könnte. Es ist daher sehr wahrscheinlich, dass der neue Rahmen dem eWaybill-Prozess ähneln wird.

Zu diesen Ähnlichkeiten zählen das Prinzip der Erzeugung von Rechnungsnummerbereichen in (nahezu) Echtzeit durch eine zentrale Plattform, die dann im Rechnungsdokument enthalten sein muss, um eine steuerlich gültige Rechnung darzustellen. Mit anderen Worten: Dieser Systemtyp hätte keine Ausstellung der Rechnung in einem Freigabeportal wie in Italien zur Folge, sondern würde eine etwas „softere“ Version eines elektronischen Rechnungsstellungssystems auf Freigabebasis darstellen.

Was geschieht als Nächstes?

Elektronische Rechnungsstellung ist schon seit einigen Jahren gesetzlich möglich und praktisch Realität, demzufolge nutzen bereits viele Unternehmen im Land PDF-basierte elektronische Rechnungsstellung. Angesichts der Größe der indischen Volkswirtschaft und ihrer Rolle in globalen Fertigungsprozessen wird jede große Reform der elektronischen Rechnungsstellung starke Auswirkungen haben – nicht nur auf örtliche Unternehmen, sondern auch auf den internationalen Handel als solches.

Am 21. Juni soll das GST Council allgemein das Thema Steuerkontrollen und die Steigerung der erhobenen Steuern durch moderne Compliance-Anforderungen besprechen. Es bleibt fraglich, ob das GST Council bereit für eine formelle Entscheidung zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im Land oder bereit zur Veröffentlichung eines übergeordneten Rahmens für die grundlegenden Überlegungen wie Umfang, Datum des Inkrafttretens und generelle technische Prinzipien ist.

Falls nicht, ist das immer noch kein Grund zur Sorge über eine verzögerte Entscheidung. Falls überhaupt, sollte man eher mit dem Gegenteil rechnen: Die Regierung unter Präsident Modi hat mehrfach bewiesen, wie schnell sie Dinge erledigen kann. Nach den kürzlichen Wahlen vor nicht einmal einem Monat ist es durchaus möglich, dass der gestärkte Präsident dieses Projekt beschleunigen wird.

Seit der Einführung der zentralen elektronischen Rechnungsstellungsplatfform SDI (Sistema di Interscambio) und Verpflichtung aller Zulieferer im öffentlichen Sektor zu deren Nutzung im Jahr 2014 ist Italien bei der elektronischen B2G-Rechnungsstellung ganz vorn mit dabei.

Während einige europäische Nachbarn langsam aufschließen, verbessert Italien weiterhin die Integration neuer Technologien in staatliche Verwaltungsprozesse. Die neueste Maßnahme: Elektronische Aufträge im staatlichen Beschaffungswesen sind nun verpflichtend. Aufbauend auf den erfolgreichen Einsatz der Auftrags-Routingknoten-Plattform der Verwaltung (Nodo di Smistamento degli Ordini oder NSO) in der Region Emilia-Romagna erweitert Italien die Funktion nun auf das ganze Land.

Elektronische Aufträge für Produkte auch über das Gesundheitswesen hinaus

Ab dem 1. Oktober 2019 müssen alle Bestellungen vom landesweiten italienischen Gesundheitssystem (Servizio Sanitario Nazionale oder SSN) von den Zulieferern über die NSO-Plattform geliefert oder empfangen werden. Die von der Verordnung betroffenen Zulieferer müssen elektronische Aufträge von staatlichen Stellen entgegennehmen; die öffentliche Verwaltung übernimmt keine Liquidation und Zahlung von Rechnungen, die von nonkonformen Unternehmen ausgestellt wurden. Es ist zu beachten, dass die Verordnung alle Bestellungen von juristischen Personen abdeckt, die mit dem SSN verbunden sind, darunter Bürobedarf und Elektronik – nicht nur Gesundheitsprodukte.   

Zusätzlich zur verpflichtenden Annahme elektronischer Aufträge können Zulieferer auch Nachrichten an die öffentliche Verwaltung schicken. Wenn Zulieferer und die öffentliche Verwaltung sich vorher darüber geeinigt haben, kann der Lieferant vorausgefüllte elektronische Aufträge an den staatlichen Käufer senden, der die empfohlenen Mengen dann bestätigen oder ablehnen kann.

Zulieferer aus dem Ausland und die neue Verordnung für elektronische Aufträge

Zudem müssen auch Zulieferer aus dem Ausland diese Verordnung erfüllen. Die NSO-Verordnung wirkt sich auch auf die elektronische Rechnungsstellung für die Verwaltungsbehörden Italiens aus, da bestimmte elektronische Auftragsdaten in die elektronischen Rechnungen eingepflegt werden müssen, die über das SDI übertragen werden.

Das NSO-System basiert auf der vorhandenen SDI-Infrastruktur und demzufolge erfordert die Kommunikation mit dem NSO eine ähnliche Kanalakkreditierung wie das SDI. Zulieferer und Vermittler, die bereits Nachrichten über die SDI-Plattform übertragen, müssen die ergänzenden Akkreditierungsanforderungen erfüllen, die noch veröffentlicht werden. Zudem zeigen die technischen Spezifikationen, dass PEPPOL-Vermittler über einen beim NSO akkreditierten Access-Point-Service mit der NSO-Plattform interagieren können.

Der französische Minister für öffentliche Finanzen und Maßnahmen, der für alle Steuerangelegenheiten zuständig ist, hat den für die Umsetzung der EU-Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr erforderlichen Prozess genutzt, um eine Reihe von Initiativen zur Eindämmung des Mehrwertsteuerbetrugs einzuleiten. Dies umfasst auch einen erneuten Versuch, ein System der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung zu etablieren.

Von B2G zum B2B

Ein Programm zur schrittweisen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentliches Beschaffungswesen (Business-to-Government, B2G) geht derzeit in die Endphase, wobei selbst kleine Unternehmen bald verpflichtet sein werden, ihre Rechnungen über die so genannte „Chorus“-Plattform an öffentliche Einrichtungen zu senden.

Der derzeitige Präsident Macron hatte bereits zuvor als Finanzminister unter seinem Vorgänger François Hollande vorgeschlagen, eine ähnliche Verpflichtung für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einzuführen. Dieser Vorschlag wurde jedoch aufgrund von Unvereinbarkeiten mit der Mehrwertsteuerrichtlinie und einer vermeintlichen Zunahme des Verwaltungsaufwands für Unternehmen abgelehnt.

Die Zeiten haben sich jedoch geändert, und Frankreich sieht, wie andere EU-Mitgliedstaaten auch, neue Möglichkeiten, den Weg der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich zu beschreiten, seit Italien am 1. Januar 2019 die Führung übernommen hat. Die italienische Regierung erhielt eine EU-Ausnahme von bestimmten Bestimmungen der Mehrwertsteuerrichtlinie, die es dem Land erlaubte, mit einem landesweiten Mandat für die elektronische Rechnungsstellung zu starten, das auf vorherigen Echtzeit-Kontrollen durch die Steuerverwaltung basiert. Solche Systeme der elektronischen Rechnungsstellung, die sich im Allgemeinen an der Vorgehensweise der lateinamerikanischen Länder in den letzten 5–10 Jahren orientieren, haben sich als sehr wirksame Instrumente im Kampf gegen den Mehrwertsteuerbetrugs erwiesen.

Ein erster Schritt zur landesweiten elektronischen Rechnungsstellung?

Es ist zwar noch zu früh, um über einen konkreten (oder theoretischen) französischen Vorschlag für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zu sprechen, aber es ist klar, dass die Regierung es ernst meint. Minister Gérald Darmanin hat erklärt, dass die Regierung einen Konsultationsprozess einleiten wird, der den privaten Sektor einbezieht, um zu erörtern, wie kleine und mittlere Unternehmen das neue System so reibungslos wie möglich implementieren können.

Um Zahlungsverzögerungen bei Rechnungen zu vermeiden, haben die französischen Behörden in der Verordnung Nr. 2019-359 vom 24. April 2019 die geltenden Rechnungsstellungsvorschriften klarer gestaltet und zwei neue verpflichtende Inhaltsanforderungen eingeführt.  Diese gelten zusätzlich zu den bereits bestehenden.

Die zwei neuen französischen Rechnungsstellungsvorschriften besagen Folgendes:

1) Angabe der Rechnungsanschrift des Käufers und Verkäufers, falls sich diese von deren Büro- bzw. Privatadresse unterscheidet, und

2) Angabe der Bestellnummer, falls diese bereits vom Kunden erstellt wurde.

Durch diese zusätzlichen Angaben auf der Rechnung soll Unternehmen geholfen werden, deren Hauptsitz sich an einem anderen Ort als die Abteilung für die Rechnungsstellung befindet.  Somit soll sichergestellt werden, dass Rechnungen direkt an die Rechnungsanschrift gesendet werden. Zudem soll der Zahlungsprozess durch die Angabe einer bereits bestehenden Bestellnummer beschleunigt werden.

Zudem wird in der Verordnung die Angabe eines einzigen Ausstellungsdatums für die Rechnung zur Pflicht gemacht, um Rechtssicherheit für beide Vertragspartner herzustellen. Das Handels- und Steuerrecht wurde entsprechend angepasst. Der Verordnung zufolge muss das Ausstellungsdatum der Rechnung dem Tag entsprechen, an dem die Produkte zugestellt oder die Dienstleistungen erbracht werden.

Die Kosten der Nichteinhaltung

Wenn diese Pflichtangaben auf einer Rechnung fehlen, können Verwaltungsstrafen von bis zu 75.000 € für Privatpersonen und bis zu 375.000 € für Unternehmen erhoben werden.

Neben den in unserem letzten Blog dargelegten Auswirkungen hat das Gesetzesdekret 28/2019 (das Gesetzesdekret) Auswirkungen auf Bereiche, die über die Rechnungsstellung hinausgehen, und führt Änderungen sowohl bei der Archivierung als auch bei der Meldung von Steuerdaten ein.

Obligatorische elektronische Archivierung

Eine Neuheit des Gesetzesdekrets ist die ausdrückliche Einführung einer Verpflichtung zur Archivierung elektronischer Rechnungen in elektronischem Format, was wiederum die Annahme elektronischer Formate weiter fördert. Portugal hat sich für ein geschlossenes System entschieden, bei dem die Rechnung laut Gesetz im gleichen Format bleiben muss, in dem sie ausgestellt wurde. Das bedeutet, dass auch Unternehmen, die selbst nicht die elektronische Rechnungsstellung anwenden, aber eine elektronische Rechnung von einem Lieferanten erhalten, ein elektronisches Archiv aufbauen und pflegen müssen. Die Alternative wäre, die Rechnung abzulehnen und eine gedruckte Version anzufordern. Für die Archivierung lässt das Gesetz keine Änderung des Rechnungsformats zu. 

Das Gesetz legt auch Archivierungsanforderungen fest:

• Die Archivierung elektronischer Rechnungen muss die Durchführung von Kontrollen ermöglichen, welche die Zuverlässigkeit der Daten gewährleisten;
• Durchführung von Kontrollen, um die unrechtmäßige Erstellung, Änderung oder Entfernung von Daten zu verhindern;
• Datenwiederherstellung im Falle von Zwischenfällen;
• Die Fähigkeit, lesbare Kopien der Daten zu reproduzieren.

Die Steuerzahler sind verpflichtet, der Steuerbehörde den Standort des elektronischen Archivs zu melden. Alle Steuerzahler müssen die Übergangsbestimmungen des Gesetzesdekrets innerhalb von 30 Tagen nach seinem Inkrafttreten – d.–h. bis zum 17. März 2019 – erfüllen.

Änderungen bei der SAF-T (PT) -Meldung

Neben den Regeln für die elektronische Archivierung wurden auch Änderungen an der Meldung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörde über SAF-T (PT)-Dateien vorgenommen, indem die Bestimmungen des „Decreto -Lei n.º 198/2012“ bezüglich des Zeitpunkts der Einreichung der SAFT-T (PT)-Datei geändert wurden. Bisher konnten die Steuerzahler die SAF-T-Datei zur Erfüllung der Meldepflichten bis zum 25. des Folgemonats der Rechnungsstellung einreichen.

Eine verkürzte Berichtszeit tritt nach folgendem Zeitplan in Kraft:

• Für 2019 ändert das Dekret die Frist auf den 15. Tag des Folgemonats der Rechnungsstellung;
• Ab 2020 wird sie weiter auf den 10. Tag des Folgemonats der Rechnungsstellung reduziert.

Die Steuerzahler können sich weiterhin dafür entscheiden, in Echtzeit über die Webservice-Integration zu melden, anstatt die SAF-T (PT)-Datei hochzuladen. Das Gesetzesdekret hat diese Möglichkeit erweitert, da Steuerzahler, die sich für diese Art der Berichterstattung entscheiden, nicht verpflichtet sind, im B2C-Bereich ausgestellte Rechnungen auszudrucken. Es sei denn, der Käufer wünscht dies ausdrücklich und sofern der Steuerzahler gemäß den entsprechenden Anforderungen den eindeutigen Rechnungscode in die Rechnung einfügt und eine zertifizierte Rechnungssoftware verwendet.

Am 15. Februar 2019 veröffentlichte Portugal das Gesetzesdekret 28/2019 über die Verarbeitung, Archivierung und Entmaterialisierung von Rechnungen und anderen steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Darin geht es u. a. um Folgendes:

• Verpflichtender Einsatz zertifizierter Rechnungsstellungssoftware
• Allgemeine Anforderungen für Papier- und elektronische Rechnungen
• Entmaterialisierung von Steuerunterlagen
• Archivierung von Steuerunterlagen (u. a. Hauptbücher usw.)
• Verwandte steuerrechtliche Vorschriften und Pflichten

Das Dekret zielt auf die Vorschriftskonsolidierung sowie die Förderung der Einführung elektronischer Methoden für den Umgang mit Steuerunterlagen und deren Archivierung ab. Zudem wird durch die Einführung strengerer Kontrollen im Zusammenhang mit der Identifizierung von Rechnungsstellungssoftware versucht, Steuerhinterziehung zu vermeiden. Hierzu gehören die Identifizierung davon, wo sich Rechnungsstellungsterminals befinden, die verpflichtende Angabe eines eindeutigen Dokumentencodes (UUID) in dem steuerrechtlichen Dokument sowie die Identifizierung des Transaktionsorts.

Dem Gesetzesdekret zufolge müssen Papier- sowie elektronische Rechnungen anhand zertifizierter Rechnungsstellungssoftware verarbeitet werden. Letztere muss u. a. die Rechnungsinhalte entsprechend dem Umsatzsteuerrecht ausfüllen. Vereinfachte Rechnungen (mit einem Wert unter 100 €) können allerdings über „sonstige elektronische Rechnungsstellungsmittel“ wie Bankautomaten verarbeitet werden. In dem Gesetzesdekret sind auch Krisensituationen geregelt, in denen die Rechnung auf vorgedruckten Dokumenten basieren muss.

Was ist neu?

Ausweitung des Geltungsbereichs für den verpflichtenden Einsatz zertifizierter Rechnungsstellungssoftware

Die Verpflichtung zum Einsatz von durch die Steuerbehörde zertifizierter Rechnungsstellungssoftware ist in Portugal nichts Neues. Infolge der Änderungen in dem neuen Gesetzesdekret gilt diese Verpflichtung jetzt aufgrund eines niedrigeren Schwellenwerts der Vorschrift allerdings für mehr Steuerzahler.  Bislang waren nur Unternehmen (mit dauerhafter Ansässigkeit in Portugal) mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 100.000 € betroffen.  Nun gilt die Vorschrift ab 2019 für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 75.000 € und ab 2020 mit einem Umsatz ab 50.000 €.

Eindeutiger Rechnungscode

Das Dekret besagt auch, dass Rechnungen ab dem 1. Januar 2020 einen den staatlichen Anforderungen entsprechenden eindeutigen Rechnungscode (UUID) aufweisen müssen. Der Code muss auf gedruckten Rechnungen auch als QR-Code zu sehen sein. Beide Anforderungen sind neu und Softwareanbieter müssen ihre Lösungen künftig an diese neuen rechtlichen Vorgaben anpassen.

Vorherige Genehmigung von Rechnungsserien

Das Gesetzesdekret verpflichtet Steuerzahler zudem dazu, der Steuerbehörde vor dem Ausstellen von Rechnungen die von dem jeweiligen Unternehmen verwendete Rechnungsserie mitzuteilen. Die Steuerbehörde weist dann jeder Serie einen Code zu, der verpflichtend in die neue UUID aufgenommen werden muss. In vielen anderen Ländern – insbesondere, wo ein Abrechnungsmodell eingeführt wurde – gelten ähnliche Anforderungen. In lateinamerikanischen Ländern mit einem Abrechnungssystem müssen Steuerzahler häufig entweder vorherige Rechnungsspannen bei der Steuerbehörde anfragen, eine Rechnungsserie von der Steuerbehörde genehmigen lassen oder die Nummerierung direkt von der Steuerbehörde im Zusammenhang mit dem Abrechnungsprozess durchführen lassen. Ein gutes Beispiel für den ersten Fall sind Chile und Kolumbien. Dort müssen Steuerzahler die vorherige Genehmigung einer Rechnungsspanne seitens der chilenischen Steuerbehörde einholen. Ein Beispiel für den zweiten Fall ist Mexiko. Dort werden die Rechnungen von dem Staatsbeauftragten nummeriert, der in den Abrechnungsprozess eingreift. Im EU-Kontext ist eine solche Anforderung jedoch ein Novum und belegt einmal mehr, dass sich Europa im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht von entsprechenden Erfolgen in Lateinamerika inspirieren lässt.

Gewährleistung der Integrität und Authentizität von Papier- und elektronischen Rechnungen

Im Hinblick auf die Gewährleistung der Integrität und Authentizität von Papier- und elektronischen Rechnungen ist zu beachten, dass das Dekret von der Richtlinie 2010/45/EU abweicht: Die Möglichkeit des Einsatzes von Unternehmenskontrollen für ein zuverlässiges Prüfprotokoll (im Folgenden, „BCAT“) zur Gewährleistung der Integrität und Authentizität von Papier- und elektronischen Rechnungen ist ausdrücklich auf papierbasierte Rechnungen beschränkt. Zudem müssen diese Kontrollen ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Bei elektronischen Rechnungen (d. h. auf elektronischem Wege ausgestellte und empfangene Rechnungen) sind Integrität und Authentizität gewährleistet, wenn eine der folgenden Methoden verwendet wird: qualifizierte elektronische Signatur, qualifiziertes, den e-IDAS-Vorschriften entsprechendes elektronisches Siegel oder elektronischer Datenaustausch (EDI) mit sicheren und dokumentierten Prozessen zur Gewährleistung von Integrität und Authentizität. Steuerzahler haben für den Wechsel zu den neuen Methoden zur Gewährleistung von Integrität und Authentizität für elektronische Rechnungen bis zum 31. Dezember 2020 Zeit.

Portugal setzt seine eigenen Vorstellungen im Hinblick auf die Gewährleistung von Integrität und Authentizität um. Es nähert sich dabei lateinamerikanischen Ländern mit einem Abrechnungssystem an, in denen solche Gewährleistungen ausschließlich durch digitale Signaturen elektronischer Rechnungen erzielt werden. Hinsichtlich der Unterschiede zwischen den einzelnen Methoden (BCAT für Papierrechnungen und elektronische Signaturen sowie EDI für elektronische Rechnungen) liegt eine ausdrückliche Präferenz für elektronische Signaturen und EDI gegenüber BCAT-Methoden im Hinblick auf die Gewährleistung von Integrität und Authentizität vor.

Neue Pflichten

Neben den neuen Rechnungsstellungsanforderungen verpflichtet das Gesetzesdekret Steuerzahler auch zur Übermittlung weiterer Informationen an die Steuerbehörde. Hierzu gehört Folgendes:

• Identifizierung und Lokalisierung der Firma, von der die Rechnungen ausgestellt werden
• Identifizierung von Gerätschaften, die zur Rechnungsverarbeitung verwendet werden
• Für die einzelnen Geräte verwendete Rechnungsstellungssoftwarenummer
• Identifizierung der für die Bereitstellung der Rechnungsstellungslösungen zuständigen Händler oder Unternehmen

Steuerzahler, die bereits umsatzsteuerpflichtige Aktivitäten durchgeführt haben, müssen die oben genannten Informationen bis zum 30. Juni 2019 angeben.

Sun Chemical konsolidiert seine globalen Steueraufgaben mit Sovos

Fallstudie

Sun Chemical

Sovos hat Sun Chemical die multinationale Berichterstattung leichtgemacht, sodass das Unternehmen seine Compliance-Maßnahmen konsolidieren konnte.

Zusammenfassung

Unternehmerische Herausforderungen

• Sun Chemical suchte nach einer Lösung, mit der geänderte Mandate einen rund um die Uhr laufenden Geschäftsbetrieb möglichst wenig beeinträchtigen.

• Das Unternehmen musste sich mit der Sprachbarriere zwischen lokalen und technischen Teams auseinandersetzen.

Lösung

• Sun Chemical brauchte eine einheitliche Plattform für die Compliance-Maßnahmen auf allen lateinamerikanischen Märkten.

Vorteile

• Die Sovos-Regionallösung Business to Government reduziert Verzögerungen und Unterbrechungen im 24-Stunden-Betrieb auf ein Minimum.

• Sie bietet lokalen Support in den Sprachen Spanisch, Englisch und Portugiesisch und überwindet so die Sprachbarrieren.

• Das Team von Sun Chemical muss nun nicht mehr ständig auf Gesetzesänderungen achten und kann sich Innovationen widmen.

Das Unternehmen

Sun Chemical ist der weltgrößte Hersteller von Druckfarben und Pigmenten. Das Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 3,5 Milliarden US-Dollar ist führender Anbieter von Verpackungsmaterialien, Druckerzeugnissen, Beschichtungen, Kunststoffen, Kosmetika und auf anderen industriellen Märkten in 56 Ländern. Sun Chemical ist rund um die Uhr tätig und hat Hunderte multinationaler Lieferanten und Partner aus der ganzen Welt.

Die Herausforderung

Sun Chemical kann sich bei seinem engen Betriebsplan keine Störungen oder Auslieferungsprobleme leisten. Das elektronische Abrechnungsverfahren muss über den gesamten Prozess hinweg reibungslos funktionieren, einschließlich SAP-Konfiguration, Middleware-Performance, Anschluss an den Compliance-Server der örtlichen Behörden und Druckvorgänge.

Die elektronischen Abrechnungsmandate in Lateinamerika zwangen Sun Chemical dazu, ständig die Gesetzgebung im Auge zu behalten, um keine neuen Anforderungen zu versäumen, die in das System übernommen werden mussten. Auch die Sprachbarriere stellte eine Herausforderung dar. Technische Anforderungen werden in den Landessprachen mitgeteilt, die man beherrschen muss, um die Mandate zu verstehen und Änderungen im System zu implementieren. Wenn eine Gruppe keine ausreichenden technischen Kenntnisse in der Landessprache hatte, kam es zu Verzögerungen und Missverständnissen, und die Effizienz musste zwangsläufig darunter leiden.

Die Lösung

Aufgrund der unterschiedlichen Compliance-Erfordernisse beschloss Sun Chemical anfänglich, in jedem Land eine andere Lösung zu implementieren. In Argentinien entschied man sich für die Regionallösung Sovos Business to Government Reporting als Complianceplattform. In Chile und Mexiko wurden zwei verschiedene örtliche Anbieter mit unterschiedlichen Modellen beauftragt, und in Mexiko wurde außerdem eine interne Lösung eingeführt. Sprechen Sie mit unseren Experten für eine individuelle Lösung.

„Ständig ändert sich etwas, aber mit der [Sovos]-Lösung bekommen wir das automatisch in den Griff. Aus einer Gesetzesvorschrift in einer Landessprache einen Konfigurationsplan zu machen, ist eine sehr komplexe Aufgabe. Der Service mit den automatischen Updates bei Gesetzesänderungen war uns eine deutliche Hilfe.“

Aldo Magenes

SAPAnalyst, Sun Chemical

Die Vorteile

Die Kennzahlen zeigten deutliche Vorteile bei der Produktionsunterstützung in Argentinien, wo Sun Chemical die Regionalplattform Sovos Business to Government Reporting implementiert hatte. Das Unternehmen entschloss sich, die Partnerschaft mit Sovos auch auf die Aktivitäten in Chile, Mexiko und Brasilien auszudehnen.

Die Resultate

Durch den lokalen Support in englischer, portugiesischer und spanischer Sprache hat die Regionalplattform Sovos Business to Government Reporting dazu beigetragen, Complianceprobleme bei Sun Chemical zu isolieren, sodass man sich dort wieder den eigentlichen Geschäftsergebnissen zuwenden konnte. Durch die Sovos-Lösung ist es nicht mehr erforderlich, jede einzelne Änderung zu überwachen und in Systemkonfigurationspläne einzuarbeiten. Das Team spart so wertvolle Zeit und das Risiko von Strafen ist geringer.

Warum Sovos?

Sun Chemical hat jede der vier Compliancelösungen für die elektronische Rechnungsstellung in Lateinamerika einer Reihe von Kosten-Nutzen-Analysen unterzogen. Die Unternehmensleitung wollte die Zeit der internen Mitarbeiter lieber in Innovationen und bessere Geschäfts- und Kundenbeziehungen investieren. Deshalb suchte man nach einer Lösung, die Verzögerungen und Unterbrechungen auf ein Minimum reduzieren und dem Team Zeit für das Wesentliche verschaffen würde.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen e-Invoicing Anforderungen gerecht wird

Sovos bietet die globale Expertise, die Sie benötigen, um regulatorische Anforderungen über alle Grenzen hinweg zu verwalten.

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