ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG

Die kolumbianische Steuerbehörde DIAN hat Änderungen in ihrem Modell zur elektronischen Rechnungserstellung eingeführt.

Nach ersten Erfahrungen mit elektronischer Rechnungsstellung in Kolumbien hat die DIAN nun ein Clearance-Modell implementiert, das den Modellen in Brasilien, Mexiko und anderen lateinamerikanischen Ländern ähnelt.

Unternehmen, die zum jetzigen Zeitpunkt elektronisch Rechnungen mit SAP erstellen, müssen das neue Modell bis 2. November 2019 implementieren. Unternehmen, die zum ersten Mal eine elektronische Rechnungsstellung implementieren, müssen den Richtlinien der DIAN gemäß dem Bescheid „Resolución 000020“ folgen, der die Compliance für viele Unternehmen ab dem 1. August 2019 voraussetzt.

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Aktuelle Neuigkeiten​

Im Zuge der neuen Vorschrift wird ein Clearance-Modell zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt, das eine Vorüberprüfung in Echtzeit verlangt. In diesem Modell müssen Lieferanten jede Rechnung an die Steuerbehörde zur Überprüfung übermitteln, bevor sie Waren oder Dienstleistungen an Kunden versenden können.

Somit ist die Stellung von Eingangsrechnungen nun verpflichtend.

Ein neues XML-Schema erfordert mehr als 200 Überprüfungen, wobei neue Kataloge zur Standardisierung von Daten implementiert werden müssen, und sieben neue Bestätigungen.

Faktencheck zur Vorschrift

• Durch die Vorschrift wird die Umsatzsteuerhinterziehung um 50 Prozent reduziert, was 8 Milliarden Pesos (ca. 2,8 Milliarden US-Dollar) entspricht.
• Durch die Vorschrift wurden über 3 Millionen elektronischer Dokumente im Wert von mehr als 40 Milliarden Pesos (ca. 13 Milliarden US-Dollar) erstellt.

Einführungstermine der Vorschrift

Hinsichtlich der neuesten Vorschrift zu UBL 2.1 und der Vorab-Überprüfung seitens der kolumbianischen Bundessteuerbehörde DIAN gelten die folgenden Termine für die Implementierung der elektronischen Rechnungserstellung nach dem Clearance-Modell:

• Unternehmen, die keine elektronische Rechnungserstellung implementiert haben, müssen gemäß dem Bescheid Resolución 020 im Zeitraum zwischen 1. August 2019 und 1. August 2020 den Betrieb aufnehmen.
• Unternehmen, die die elektronische Rechnungserstellung nutzen, müssen bis 2. November 2019 den Betrieb aufnehmen.

Strafen

Unternehmen, die die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung nicht erfüllen, müssen mit Geldstrafen von bis zu 15.000 UVT rechnen. Dabei gelten die folgenden Beträge:

• 5 % des Rechnungsbetrages, für den die erforderlichen Angaben nicht gemacht wurden
• 4 % des Rechnungsbetrages, wenn die Angaben im falschen Format eingereicht wurden
• 3 % des Rechnungsbetrages, wenn die Einreichung zu spät erfolgte

Kostenloser Leitfaden

Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung und Berichterstellung in Kolumbien

Weitere Informationen über die Entwicklung und Anforderungen der Vorschrift finden Sie in unserem Leitfaden zur elektronischen Rechnungsstellung in Kolumbien, den Sie hier herunterladen können.

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So unterstützt Sovos Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Kolumbien

Die Compliance-Lösungen für E-Rechnungen von Sovos dienen als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller vorgeschriebenen Compliance-Aufgaben zur elektronischen Rechnungsstellung in Kolumbien und auf der ganzen Welt. Die Kombination abweichender lokaler Lösungen in Ländern weltweit ist sowohl kostspielig als auch risikobehaftet. Die SAP Framework-Lösung von Sovos wurde entwickelt, um spezifische Szenarien der elektronischen Rechnungserstellung in Kolumbien zu verwalten und Anforderungen in anderen Ländern weltweit abdecken zu können. Unternehmen können dadurch problemlos in SAP Rechnungen erstellen und sowohl AR- als auch AP-Compliance-Prozesse durchgehend direkt auf SAP überwachen.

Zertifizierter Technologieanbieter der DIAN

Sovos ist von der kolumbianischen Bundessteuerbehörde DIAN zertifiziert. In Kolumbien tätige Unternehmen müssen einen zertifizierten Technologieanbieter für die Abwicklung der elektronischen Rechnungserstellung verwenden.Zertifizierung anzeigen

Zertifiziert für Namensraum und SAP mit einem Pfad zu S/4HANA

Mit der in Sovos eingebetteten SAP-Lösung können AR- und AP-Benutzer tägliche Abläufe in den Optimierungsprozessen von SAP verwalten und dabei weiterhin SAP als zentrale Datenquelle nutzen.

Erfolgreiche Teilnehmer des Pilotprogramms in Kolumbien

Sovos hat die elektronische Rechnungserstellung nach kolumbianischem Recht erfolgreich in großen Multikonzernen implementiert. Zu den Kunden zählten unter anderem Coca Cola, Kellogg und S.C. Johnson.

Funktionsliste

SAP hat Anzeigen für eine einfache Konfiguration von Prozessen der elektronischen Rechnungsstellung lokalisiert

Sovos bietet Fachberatungen zu SAP weltweit, sodass sich SAP-Kunden die Suche und Bereitstellung von SAP-Experten sparen können.

Lokalisierte Compliance-Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung von Sovos für marktspezifische Anforderungen und Szenarien

Mit der eingebetteten SAP-Lösung können AR- und AP-Benutzer tägliche Abläufe in den Optimierungsprozessen von SAP verwalten und dabei weiterhin SAP als zentrale Datenquelle nutzen.Die Lösungen und Dienstleistungen von Sovos sind weltweit verfügbar – dank unserer firmeninternen Rechtsexperten für die Rechnungsstellung per Transaktion bei der Vorbereitung zu Clearance sowie bei Post-Audit. Wenn Steuerbehörden neue Vorschriften einführen oder bereits bestehende abändern, bleibt Sovos am Ball. Denn wir wollen, dass Sie Vorschriften weiterhin einhalten können, Sicherheit haben und Unterbrechungen in Ihren Unternehmensabläufen vermeiden können.

Funktionalität integriert in mehr als 60 führenden gloablen EDI- und P2P-Netzwerken – einschließlich SAP Ariba

Die Compliance von Sovos eInvoicing ist direkt auf die bekanntesten und komplexesten EDI- und P2P-Systeme ausgelegt. Dadurch ersparen Sie sich Ausgaben und Wartungsarbeiten für teure Integrationen.

Veränderungsmanagement zur Überwachung und Wartung des Systems zur elektronischen Rechnungserstellung

SAP-Kunden sparen nicht nur Geld, indem sie für die elektronische Rechnungsstellung auf die Erstellung interner SAP-Datenextraktionen und die Zuordnung von Logiken in SAP verzichten können, sie müssen auch nicht die hohen Kosten, die bei der Überwachung und Wartung dieser Systeme anfallen, übernehmen.

Reservierter, integrierter Namensraum in SAP

Die Compliance-Lösung zur elektronischen Rechnungserstellung von Sovos ist mit ihrem eigenen Namensraum direkt in SAP integriert und stellt die Tools bereit, die SAP-Kunden zur Verwaltung, Kontrolle und Überwachung von Compliance-Prozessen zur elektronischen Rechnungserstellung in Echtzeit brauchen.

Mehrsprachiger Support

Sovos bietet einen umfassenden Kunden-Support in den Sprachen der Länder, die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt haben – weltweit.

Kunden

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Kontakt

Das kolumbianische System der elektronischen Rechnungsstellung erreicht den Reifegrad. Seit seiner Einführung im Jahr 2018 hat Kolumbien das Mandat stetig konsolidiert und erweitert, um es stabiler, zuverlässiger und umfassender zu machen.

Mit dem Erlass des Beschlusses 000013/2021 hat die kolumbianische Steuerverwaltung (DIAN) das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung offiziell auch auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen ausgeweitet. Diese Erweiterung folgt dem Muster von Mexiko, Brasilien und anderen Ländern, die das Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung bereits auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen ausgeweitet haben.

Das Support Document for Electronic Payroll ist in Kolumbien als Documento Soporte de Nomina Electronica oder auch einfach als Nomina Electronica bekannt. Es handelt sich um ein neues digitales Dokument, das zur Unterstützung und Validierung der lohnbezogenen Kosten und Abzüge der Einkommenssteuer und der Mehrwertsteuergutschriften (falls zutreffend) dient, wenn Unternehmen Zahlungen leisten, die sich aus Arbeits-, Rechts- und anderen ähnlichen Arten von Beziehungen (Renten) ergeben.

Vereinfacht ausgedrückt, sollten Arbeitskostentransaktionen unter diesem neuen digitalen System gemeldet werden, damit sie gültig sind. Dies ist immer dann der Fall, wenn Arbeitgeber Zahlungen für Löhne, Gehälter, Erstattungen, Renten usw. vornehmen.

Wer muss das Mandat zur elektronischen Lohnabrechnung erfüllen?

Arbeitgeber, die Löhne im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses zahlen, bei dem die Zahlungen als Ausgaben für Einkommenssteuerzwecke oder als abzugsfähige Steuern für die Umsatzsteuer ausgewiesen werden, müssen diese Vorschriften einhalten. Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, die sich aus diesem gesetzlichen Rahmen ergeben. Zum Beispiel sind öffentliche Einrichtungen, gemeinnützige Organisationen oder Steuerzahler, die unter die vereinfachte Regelung fallen, derzeit nicht verpflichtet, die Vorschriften einzuhalten. Folglich müssen sie solche Zahlungen nicht für den Abzug der Einkommens- oder Umsatzsteuer verwenden.

Zeitplan für den Einsatz

Das DIAN hat einen Umsetzungszeitplan erstellt, der auf der Anzahl der Mitarbeiter des Steuerpflichtigen basiert. Es gibt vier Stufen oder Gruppen, für die die folgenden Fristen gelten:

Deadline für die Überweisung

Da die Nomina Electronica monatlich gemeldet werden muss, sollten die Zahlungen für jeden Monat folglich bis zum 10. des Folgemonats gemeldet werden. Die Anpassungsnotizen sollten innerhalb der gleichen Frist gemeldet werden, sobald sie vom Arbeitgeber vorgenommen wurden.

Berichtselemente des Mandats zur elektronischen Lohnabrechnung

Es gibt zwei grundlegende Arten von Berichten, die Teil dieses Mandats sind: das Support-Dokument der elektronischen Gehaltsabrechnung und – wenn nötig – die Anpassungsnotiz.

Support-Dokument der elektronischen Gehaltsabrechnung oder Nomina Electronica

Dieses elektronische Dokument enthält die Informationen, die die Zahlungen an die Arbeitnehmer als Löhne und andere Vergütungen, Abzüge und die Differenz zwischen ihnen, die vom Arbeitgeber vorgenommen wurden, wie in der Lohnabrechnung gemeldet, belegen. Der Arbeitgeber muss dann das Dokument unter Verwendung des XML-Formats, das in der technischen Dokumentation in der Vorschrift 000037/2021 festgelegt ist, erstellen und an das DIAN übermitteln.

Abgleichhinweise

In diesem Mandat gibt es keine Gutschriften, wie wir sie im elektronischen Rechnungssystem von Kolumbien kennen. Wenn ein Arbeitgeber jedoch Korrekturen am Support Document der elektronischen Gehaltsabrechnung vornehmen muss, die an das DIAN gemeldet wurden, kann er so genannte Anpassungsnotizen (oder Notas de Ajuste) ausstellen, in denen der Arbeitgeber jeden Wert korrigieren kann, der zuvor über die Nomina Electronica an das DIAN gemeldet wurde.

Inhalt und Aufbau der Berichte

Die Arbeitgeber müssen dem DIAN Berichte vorlegen, die für jeden Begünstigten, der Zahlungen von den Arbeitgebern erhält, individualisiert sind. Infolgedessen erfordert der Bericht die Bereitstellung von einigen obligatorischen Informationen für die DIAN zu validieren. Dazu gehört die ordnungsgemäße Identifizierung des Berichts selbst, des Meldenden, zusätzlich zu den Arbeitnehmern, Löhnen oder anderen Zahlungen Arbeitnehmer, Datum, Nummerierung, Software usw.

Ein weiteres obligatorisches Informationselement, das erwähnenswert ist, ist der CUNE oder Unique Code of Electronic Payroll Support Document. Dies ist ein eindeutiger Bezeichner für jedes Electronic Payroll Support Document. Er ermöglicht die genaue Identifizierung jedes Reports oder der danach ausgestellten Adjustment Notes. Es gibt jedoch einige zusätzliche optionale Informationen, die je nach den Bedürfnissen oder der Bequemlichkeit des Arbeitgebers, der den Bericht erstellt, angegeben werden können.

Aus technischer Sicht basieren weder das Support-Dokument der elektronischen Gehaltsabrechnung noch die Anpassungshinweise auf der in Kolumbien verwendeten UBL 2.1-Struktur für die elektronische Rechnung. Das liegt daran, dass der UBL-Standard keine Module für Lohnbuchhaltungstransaktionen oder Berichte enthält. Daher hat das DIAN seine Architektur auf einem anderen XML-Standard aufgebaut. Jeder Bericht erfordert eine digitale Signatur. Dafür kann der Steuerpflichtige das gleiche digitale Zertifikat verwenden, das auch für die Signatur von elektronischen Rechnungen verwendet wird.

Erzeugung, Übertragung und Validierung

Die aktuellen Vorschriften schreiben nicht vor, dass die Nomina Electronica oder die Anpassungshinweise mit einer bestimmten Softwarelösung oder von einem vom DIAN autorisierten Softwareanbieter erstellt werden müssen. Die Steuerzahler haben die Möglichkeit, den Bericht mit ihrer eigenen Lösung zu generieren. Das ist eine Marktlösung oder eine Lösung, die das DIAN für kleine Steuerzahler bereitstellen wird. Alle Berichte sollten jedoch strikt der technischen Dokumentation folgen, die vom DIAN im Rahmen des Beschlusses 000037/2021 herausgegeben wurde. Die Übermittlung dieser Dokumente erfolgt elektronisch, unter Verwendung der vom DIAN vorgegebenen Webservices.

Nach der Übermittlung validiert das DIAN dann das Dokument. Es meldet dann die entsprechende Antragsantwort an den Steuerpflichtigen zurück, die die Annahme und Validierung anzeigt. Erst dann sind die im Abrechnungsbeleg ausgewiesenen Beträge gültige Ausgaben für den Abzug.

Strafen und Sanktionen

Die Nichteinhaltung der elektronischen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kolumbien unterliegt denselben Bußgeldern und Strafen, die für die Nichteinhaltung des Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung festgelegt wurden, wie in Art. 652-1 des Steuergesetzes von Kolumbien (Estatuto Tributario). Die wichtigste Auswirkung der Nichteinhaltung ist jedoch, dass alle Zahlungen, die vom Arbeitgeber nicht gemeldet werden, nicht als Ausgaben für Einkommenssteuer- oder Mehrwertsteuerzwecke anerkannt werden, falls dies der Fall ist.