Die portugiesische Regierung hat in den letzten Jahren an der Einführung einer obligatorischen elektronischen B2G-Rechnung (Business-to-Government) gearbeitet, neben anderen Verpflichtungen zur Digitalisierung der Umsatzsteuer-Compliance im Land.
Dies steht im Einklang mit den Bemühungen der Europäischen Union um eine Harmonisierung der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen. Um dieses Ziel zu erreichen, hat die EU die Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt, in der die Zuständigkeiten und Kriterien für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Vergabeverfahren festgelegt sind. Die EU verpflichtet die Mitgliedstaaten, die öffentliche Verwaltung zu verpflichten, Rechnungen auf elektronischem Wege zu erhalten.
Mehrere Mitgliedstaaten, wie z. B. Portugal, haben jedoch einen Schritt nach vorn gemacht, indem sie die Ausstellung elektronischer Rechnungen für Lieferanten der öffentlichen Verwaltung verbindlich vorgeschrieben haben. Das portugiesische Mandat, bekannt als "Elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung" (Fatura Eletrónica à Administração Pública – FEAP), wurde eingeführt, um die Rechnungsstellung zu rationalisieren und die Effizienz von Transaktionen zwischen Unternehmen und dem öffentlichen Sektor zu verbessern.
Was ist B2G E-Invoicing in Portugal?
In Portugal wurde mit dem Gesetzesdekret 111-B/2017 und nachfolgenden Änderungen der Beginn der Verpflichtung zur Ausstellung, zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen festgelegt. ESPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) ist die portugiesische Stelle, die für die Implementierung und Verwaltung der elektronischen B2G-Rechnungsstellung verantwortlich ist.
Diese Verpflichtung ist auch im Gesetzbuch über öffentliche Aufträge enthalten und verpflichtet die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung, alle Rechnungen an öffentliche Stellen in elektronischer Form auszustellen. Ausgeschlossen waren Aufträge, die für geheim erklärt wurden oder mit besonderen Sicherheitsmaßnahmen einhergingen, sowie Aufträge, die im Rahmen des vereinfachten Direktvergabeverfahrens geschlossen wurden (Aufträge unter 5.000 Euro).
Die Umsetzung dieser Regelung erfolgte schrittweise, beginnend mit dem obligatorischen Empfang elektronischer Rechnungen durch die öffentliche Verwaltung im April 2019. Im Januar 2021 folgte eine schrittweise Einführung der obligatorischen Ausstellung von elektronischen Rechnungen für Lieferanten der öffentlichen Verwaltung, beginnend mit großen Unternehmen. Der Umsetzungskalender wurde für kleine, mittlere und Kleinstunternehmen mehrfach verschoben. Derzeit sind nur große Unternehmen verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen.
Was ist eine B2G-E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist gemäß der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Die elektronische Rechnungsstellung erfordert die Erstellung von Daten in einem strukturierten Format und deren automatisierte Übertragung vom System des Verkäufers an das System des Käufers. Dadurch kann die Rechnung automatisch in das System der öffentlichen Einrichtung importiert werden.
Gemäß den portugiesischen Vorschriften ist das zu übernehmende Modell für die elektronische Rechnungsstellung das semantische Datenmodell, das für den portugiesischen Standard CIUS-PT vorgeschlagen wurde. Es besteht keine Verpflichtung, ein PDF-Dokument zu senden, das der elektronischen Rechnung beigefügt ist. Eine Rechnung im PDF-Format gilt nicht als elektronische Rechnung, da sie nicht den europäischen Standards entspricht.
Lieferanten müssen auch elektronische Rechnungen archivieren und sicherstellen, dass sie für den von der Steuerbehörde geforderten Zeitraum, der in der Regel 10 Jahre beträgt, zugänglich sind.
Was sind die Folgen der Nichteinhaltung?
Unter Berücksichtigung der generellen Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2G-Bereich lassen sich im Wesentlichen vier rechtliche Konsequenzen für die Nichteinhaltung dieser gesetzlichen Verpflichtung identifizieren:
- Gerichtliche Erfüllung der Verpflichtung: Eine Rechnung, die nicht den B2G-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung entspricht, verstößt gegen eine gesetzliche Verpflichtung, und der Aussteller kann verpflichtet werden, diese Verpflichtung auf gerichtlichem Wege zu erfüllen.
- Nichtzahlung der Rechnung: Der öffentliche Auftraggeber muss die Zahlung einer nicht konformen Rechnung verweigern, da dies einen Verstoß gegen die für die Zahlung öffentlicher Ausgaben geltenden Vorschriften darstellt.
- Unfähigkeit, die Zahlung zu verlangen: Der Lieferant kann vom Schuldner nicht die Erfüllung des Vertrags verlangen, da die geltende Rechtsform nicht eingehalten wurde.
- Nichterfüllung des Vertrags: Wenn der Vertrag auch die gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung und zum Empfang von elektronischen Rechnungen in CIUS-PT enthält, kann die Nichteinhaltung zu einer zusätzlichen Vertragsverletzung und zur Verhängung vertraglicher Sanktionen führen. Letztlich kann es auch zur Kündigung von Verträgen führen und die Teilnahme an zukünftigen öffentlichen Vergabeverfahren erschweren.
Wann müssen Unternehmen die elektronische B2G-Rechnungsstellung in Portugal einhalten?
Alle Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung sind derzeit verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten CIUS-PT-Format zu erhalten. Darüber hinaus müssen alle großen Unternehmen, die Zulieferer der öffentlichen Verwaltung sind, elektronische Rechnungen im gleichen Format ausstellen.
Die Verpflichtung für kleine, mittlere und Kleinstunternehmen wurde erneut im Jahr 2025 verschoben und soll nun am 1. Januar 2026 in Kraft treten.
Bis dahin können Kleinst-, Klein- und Mittelunternehmen bei Verträgen mit der öffentlichen Verwaltung andere Rechnungsstellungsmechanismen als die elektronische Rechnungsstellung im strukturierten CIUS-PT-Schema verwenden.
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