Die elektronische Rechnungsstellung in Polen über KSeF hat einen langen Weg hinter sich. Da neue Erwartungen an B2B- und B2G-Transaktionen gestellt werden, ist es für die Steuerzahler von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, was auf sie zukommt – auch wenn das schwierig sein kann, wenn sich Regeln und Vorschriften häufig ändern.
Dieser Blog bietet eine umfassende Zeitleiste der Fortschritte Polens in Bezug auf sein E-Invoicing-Mandat und beschreibt die Anpassungen, die Ihr Unternehmen beachten sollte. Die Kosten der Nichteinhaltung gehen über Geldstrafen hinaus, daher ist Wissen von entscheidender Bedeutung.
Wenn Sie nach den aktuellen KSeF-Anforderungen suchen, besuchen Sie unsere Übersicht über die elektronische Rechnungsstellung in Polen. Wenn Sie sehen möchten, wie sich die Verordnung entwickelt hat und welche Änderungen bevorstehen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten, lesen Sie weiter.
Update 26. April 2024 von Marta Sowinska
Neue Termine für das E-Invoicing-Mandat bekannt gegeben
Das polnische Finanzministerium hat im Rahmen einer Pressekonferenz das neue offizielle Datum für die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung über KSeF bekannt gegeben. Der neue Zeitplan sieht wie folgt aus:
- 1. Februar 2026 – für Steuerpflichtige, deren Umsatz 200 Mio. PLN übersteigt (ca. 46 Mio. EUR) im Vorjahr
- 1. April 2026 – für alle übrigen Steuerpflichtigen
Das Finanzministerium betonte, dass ein früherer Umsetzungstermin für die verpflichtende KSeF aufgrund von Erkenntnissen aus einer externen technischen Prüfung nicht durchführbar sei. Folglich erfordert das KSeF-System einen umfassenden architektonischen Umbau.
Weitere Informationen zu den technischen Spezifikationen und notwendigen gesetzlichen Änderungen werden in den kommenden Monaten veröffentlicht.
Update 23. Januar 2024 von Marta Sowinska
Die elektronische Rechnungsstellung in Polen über KSeF hat einen langen Weg hinter sich. Da neue Erwartungen an B2B- und B2G-Transaktionen gestellt werden, ist es für die Steuerzahler von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, was auf sie zukommt – auch wenn das schwierig sein kann, wenn sich Regeln und Vorschriften häufig ändern.
Dieser Blog bietet eine umfassende Zeitleiste der Fortschritte Polens in Bezug auf sein E-Invoicing-Mandat und beschreibt die Anpassungen, die Ihr Unternehmen beachten sollte. Die Kosten der Nichteinhaltung gehen über Geldstrafen hinaus, daher ist Wissen von entscheidender Bedeutung.
Wenn Sie nach den aktuellen KSeF-Anforderungen suchen, besuchen Sie unsere Übersicht über die elektronische Rechnungsstellung in Polen. Wenn Sie sehen möchten, wie sich die Verordnung entwickelt hat und welche Änderungen bevorstehen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten, lesen Sie weiter.
Update 19. Januar 2024 von Marta Sowinska
Polen verschiebt Einführung des E-Invoicing-Mandats
Das polnische Finanzministerium hat heute die Verschiebung seines Mandats für die elektronische Rechnungsstellung bekannt gegeben. Die ursprünglich für Juli 2024 geplante Initiative wurde aufgrund schwerwiegender Fehler im KSeF-System auf unbestimmte Zeit verschoben.
Der Finanzminister betonte, dass der derzeitige technische Stand des KSeF-Systems erhebliche Herausforderungen mit sich bringe, die eine sichere Implementierung in Polen verhinderten. Es wurden kritische Fehler im Code festgestellt, die die Gesamtfunktionalität des Systems und die Leistung von KSeF beeinträchtigten, was das Ministerium zu entschlossenen Maßnahmen veranlasste.
Um diese Probleme anzugehen, wird das Finanzministerium eine externe Prüfung einleiten, um das Funktionieren des KSeF-Systems zu bewerten und die Bereitschaft zu seiner Umsetzung zu bewerten. Der endgültige Termin für die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung hängt von den Ergebnissen dieser Prüfungen ab. Darüber hinaus wird das Ministerium die Konsultationen mit den Unternehmen zum KSeF intensivieren.
Das Finanzministerium bekundete zwar seine volle Unterstützung für die Implementierung des KSeF-Systems, bekräftigte jedoch, dass seine Priorität darin bestehe, die ordnungsgemäße Funktionalität des Systems zu gewährleisten. Diese Verpflichtung ergibt sich aus der Notwendigkeit, den wirtschaftlichen Umsatz im Land zu sichern und Situationen zu vermeiden, in denen Steuerzahler aufgrund von KSeF-Fehlern möglicherweise keine elektronischen Rechnungen ausstellen können.
Update 5. Januar 2024 von Marta Sowinska
Die Verordnung zur Änderung des Umfangs der Daten, die in der JPK_VAT mit einer Erklärung (Umsatzsteuererklärung) in Polen enthalten sind, wurde am 4. Januar im Amtsblatt veröffentlicht.
Die endgültige Fassung der Verordnung vom 29. Dezember 2023 wurde im Vergleich zum ursprünglichen Entwurf weiter geändert, und ihre endgültige Fassung enthält keine zuvor erklärten Verpflichtungen zum:
- Aufnahme des Sondervermerks "AUS" in die Umsatzsteuererklärung für Rechnungen, die während eines Ausfalls des KSeF-Systems oder im Offline-Modus ausgestellt wurden, wenn die technische Schwierigkeit bei der Verbindung mit KSeF auf der Seite des Steuerpflichtigen lag.
- bei Rechnungen, die außerhalb des KSeF ausgestellt wurden, den Sondervermerk "BFK" in die Umsatzsteuererklärung aufzunehmen.
Es beinhaltet jedoch weiterhin die Verpflichtung, die eindeutige ID-Nummer (Nummer KSeF) in der Umsatzsteuererklärung anzugeben, falls die Nummer auf der Rechnung zugewiesen wurde, von:
- 1. Juli 2024 freiwillig in die Verkaufs- und Einkaufsaufzeichnungen eingetragen.
- 1. Januar 2025 in den Verkaufsunterlagen verpflichtend.
Die Verordnung soll ab dem 1. Juli 2024 in Kraft treten.
Aktualisierung: 19. Dezember 2023 von Marta Sowińska
KSeF Technische Spezifikationen veröffentlicht
Das Finanzministerium hat technische Spezifikationen für die KSeF-Schnittstelle in der Testumgebung veröffentlicht. Diese Dokumentation enthält Details zu QR-Codes und den zugehörigen Verifizierungslinks, sie verdeutlicht auch Informationen, die aus dem im November veröffentlichten Verordnungsentwurf über die Verwendung von KSeF abgeleitet wurden.
Die QR-Codes dienen als visuelle Darstellung der Verifizierungslinks und müssen der Norm ISO/IEC 18004:2015 entsprechen. Ihre Größe und präzise Platzierung auf den Ausdrucken sind flexibel und können auf spezifische Anforderungen zugeschnitten werden.
Aktualisierung: 28. November 2023 von Marta Sowińska
In Polen veröffentlichte Gesetzesentwürfe zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung
Das Finanzministerium hat am 26. November zwei lang erwartete Gesetzesentwürfe zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung über KSeF veröffentlicht.
- Der Verordnungsentwurf über den Einsatz von KSeF umfasst:
- Verifizierungscodes (z. QR-Codes): enthalten auf den Rechnungen, die an den Käufer außerhalb von KSeF gesendet werden, und für den Fall, dass das System oder der Steuerzahler keine Verbindung zu KSeF herstellen können (Offline-Modi)
- Offline-Modi: der Umfang der Daten, die den Zugriff auf Rechnungen in KSeF ermöglichen, die im Offline-Modus ausgestellt wurden
- Neue Autorisierungen und Authentifizierungsmethoden für die Anbindung an KSeF, auch für Umsatzsteuer-, RR- und Umsatzsteuer-, RR-, Kor-Rechnungen
- Änderung der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung in Bezug auf:
- Rechnungen, die von umsatzsteuerbefreiten Steuerpflichtigen ausgestellt werden, müssen die NIP-Nummern sowohl des Käufers als auch des Lieferanten enthalten, damit sie mit der Ausstellung von Rechnungen über KSeF ab dem 1. Januar 2025 übereinstimmen können
Die Entwürfe der Rechtsakte sollen am 1. Juli 2024 in Kraft treten, mit Ausnahme der Verpflichtung für umsatzsteuerbefreite Steuerpflichtige.
In den kommenden Tagen werden die Steuerbehörden die technischen Spezifikationen der Schnittstelle und eine Beschreibung der technischen Anforderungen für die Verifizierungscodes (d. h. QR-Codes).
Aktualisierung: 26. Oktober 2023 von Marta Sowińska
Sowohl der Verordnungsentwurf als auch die Schemaspezifikationen stehen zur Verfügung.
Aktualisierung: 7. August 2023 von Marta Sowińska
Polnischer Präsident unterzeichnet Novelle des Umsatzsteuergesetzes
Am 4. August 2023 unterzeichnete der polnische Präsident ein Gesetz zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes und einiger anderer Gesetze, mit dem die obligatorische elektronische Rechnungsstellung über KSeF eingeführt wird. Das bedeutet, dass das E-Invoicing-Mandat am 1. Juli 2024 in Kraft treten wird, ohne weitere Verschiebungen.
Die Presseinformation und die offizielle Bekanntmachung des Finanzministeriums stehen zur Einsicht zur Verfügung.
Nach der Verabschiedung des Gesetzes veröffentlichte das Finanzministerium einen Verordnungsentwurf zur Änderung der Verordnung über die Verwendung von KSeF vom 27. Dezember 2021.
Aktualisierung: 28. Juli 2023 von Marta Sowińska
Polens Entwurf eines Gesetzes zur elektronischen Rechnungsstellung soll vorangetrieben werden
Der Sejm hat gegen das Veto des Senats gestimmt, mit dem der Gesetzentwurf zur Einführung des nationalen E-Invoicing-Systems (KSeF) als verfassungswidrig abgelehnt wurde.
Nach der Verabschiedung durch den Sejm und gemäß dem Gesetzesentwurf wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung mit einigen Ausnahmen wie geplant am 1. Juli 2024 in Kraft treten.
In einem nächsten Schritt wird der Gesetzentwurf nach seiner Unterzeichnung durch den Präsidenten im Land verabschiedet und in Kraft gesetzt.
Die Ergebnisse der Abstimmung im Sejm finden Sie hier: Głosowanie nr 39 na 80. posiedzeniu Sejmu – Sejm Rzeczypospolitej Polskiej
Update: 6. Juli 2023 von Marta Sowińska
Finanzministerium veröffentlicht aktualisiertes Schema
Am 29. Juni 2023 veröffentlichte das Finanzministerium (MoF) das aktualisierte Schema FA(2) auf der ePUAP-Plattform im Central Repository of Electronic Document Templates (CRWDE) unter der Vorlagennummer (2023/06/29/12648).
Wichtige Informationen zu Zeitplänen:
- Juli 2023: Das MoF wird die Testumgebung für das Schema FA(2) bereitstellen.
- Juli bis August 2023: In der Testumgebung gelten beide Schemaversionen, d.h. sowohl das Schema FA(1) als auch das FA(2)
- 1. September 2023: Das MoF wird die Produktionsumgebung für das Schema FA(2) zur Verfügung stellen
Lesen Sie die offizielle Ankündigung für weitere Informationen.
Aktualisierung: 10. Mai 2023 von Marta Sowińska
Polen verabschiedet Entwurf eines Gesetzes zur elektronischen Rechnungsstellung
Am 9. Mai verabschiedete die polnische Regierung einen Gesetzesentwurf zur Einführung einer obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung über KSeF, die ab dem 1. Juli 2024 in Kraft treten wird. Nun muss der Gesetzentwurf vom Parlament gebilligt werden, und die nächste Sitzungsperiode ist für Ende Mai geplant.
Die Verabschiedung dieses Gesetzes ist ein wesentlicher Schritt, der zeigt, dass die Regierung die Digitalisierung des öffentlichen Sektors vorantreibt, indem sie die obligatorische elektronische Rechnungsstellung über KSeF einführt.
Weitere Informationen finden Sie in der offiziellen Ankündigung.
Update: 22. März 2023 von Marta Sowińska
Polen bestätigt Änderungen des Mandats für die elektronische Rechnungsstellung
Polen hat am 15. März 2023 den zweiten Gesetzentwurf zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes und einiger anderer Gesetze im Zentrum für staatliche Gesetzgebung veröffentlicht.
Die Änderungen bestätigen im Wesentlichen bereits angekündigte Änderungen, obwohl einige Ergänzungen erwähnenswert sind. Zu den wesentlichen Klarstellungen gehören:
1. Geltungsbereich des KSeF-Mandats
- Verschiebung des KSeF-Mandats vom 1. Januar 2024 auf den 1. Juli 2024, mit einigen Ausnahmen
- Mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige fallen ab dem 1. Januar 2025 in den Geltungsbereich
- Ab dem 1. Januar 2025 wird es nicht mehr möglich sein,Rechnungen mit Registrierkassen und vereinfachten Rechnungen in der bisherigen Form auszustellen
- Der obligatorische Anwendungsbereich des KSeF-Systems schließt Rechnungen für B2C-Transaktionen aus, und Rechnungen, die für OSS und IOSS ausgestellt und abgerechnet werden, werden nicht in das Mandat einbezogen.
- Ausländische Steuerpflichtige mit einer festen Niederlassung in Polen, die Tätigkeiten ausüben, die nach polnischem Mehrwertsteuerrecht in Rechnung gestellt werden müssen, sind verpflichtet, Rechnungen über KSeF auszustellen, soweit sich dieser ständige Geschäftssitz auf die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen bezieht, die in Rechnung gestellt werden
2. Vom KSeF ausgeschlossene Korrekturhinweise
Der Gesetzentwurf nimmt den Käufern die Möglichkeit, Korrekturvermerke abzugeben, vollständig ab. Käufer können keine Korrekturen an den Originalrechnungen durch oder außerhalb des KSeF vorschlagen, wie sie im vorherigen Gesetzentwurf vorgelegt wurden. Dementsprechend können Änderungen an der ausgestellten Rechnung nur durch Ausstellung einer Korrekturrechnung vorgenommen werden.
3. Rechnungsstellung außerhalb des KSeF bei Ausfall
In Übereinstimmung mit dem vorherigen Vorschlagsentwurf sieht der aktuelle Gesetzentwurf die Möglichkeit vor, E-Rechnungen im Offline-Modus – außerhalb von KSeF in einem strukturierten Format – auszustellen und am nächsten Werktag an KSeF zu liefern – im Falle eines Ausfalls auf der Seite des Steuerzahlers.
Das Finanzministerium wird die Öffentlichkeit über etwaige Wartungsarbeiten im KSeF oder über Systemausfälle informieren. In dieser Zeit können Steuerpflichtige Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen und diese den Käufern im vereinbarten Format zustellen.
Solche Rechnungen müssen dem strukturierten Format vorliegen, mit einem QR-Code versehen sein und nach Beendigung der Störung innerhalb von sieben Tagen an KSeF zugestellt werden. Das Ausstellungsdatum ist das Datum, das im Feld P_1 angegeben ist, während das Eingangsdatum des Käufers das Datum ist, an dem KSeF die eindeutige ID zugewiesen hat.
4. QR-Code
Die Regierung hat eine neue Anforderung für die Aufnahme eines QR-Codes in die Rechnungen eingeführt, die während eines Ausfalls des KSeF-Systems ausgestellt wurden. Wie bereits angekündigt, muss der QR-Code auch auf den Rechnungsvisualisierungen enthalten sein, die außerhalb von KSeF ausgestellt werden, z. B.an ausländische Käufer und auf den Umsatzsteuer-RR-Rechnungen und deren Korrekturen.
5. Gutschriftsverfahren im Rahmen des KSeF
Das Finanzministerium reagierte auf Rückmeldungen über das Fehlen eines Gutschriftsverfahrens für grenzüberschreitende Transaktionen. Daher wird in KSeF eine Authentifizierungsmethode in KSeF für ausländische Käufer aufgenommen, die es ausländischen Käufern ermöglicht, strukturierte Rechnungen im Namen der Lieferanten auszustellen.
6. Wechselkurs
Der Wechselkurs, der für die Umrechnung von Fremdwährungen in PLN verwendet wird, kann ab dem Tag vor dem im P_1 angegebenen Datum (Datum der Rechnungsausstellung) beibehalten werden.
Der Wechselkurs wird auf der Grundlage des Datums berechnet, an dem eine E-Rechnung ausgestellt wurde (angegeben im Feld P_1), vorausgesetzt, dass die E-Rechnung spätestens am Tag nach dem im Feld P_1 angegebenen Datum an KSeF gesendet wird.
7. Strafen
Die Sanktionen gelten ab dem 1. Januar 2025 (bisher 1. Juli 2024) bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags oder bis zu 18,7 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Gesamtbetrags. Es wird jedoch kein Mindeststrafbetrag erhoben – früher betrug er 1000 PLN – ca. 200 EUR.
Nächste Schritte für das polnische KSEF-E-Invoicing-Mandat
Der Gesetzentwurf wird voraussichtlich im 3. Quartal 2023 veröffentlicht, wobei die meisten Bestimmungen ab dem 1. Juli 2024 gelten.
Demnach ist auch die Veröffentlichung des zugehörigen finalen Schemas FA (2) und FA (RR) für Ende Juni oder Anfang Juli geplant, wie das Finanzministerium im Rahmen einer Konferenz am 16. Februar 2023 mitteilte. Daher warten wir immer noch auf den Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens, damit das E-Invoicing-Mandat in Kraft treten kann.
Sprechen Sie mit unserem Team, wenn Sie weitere Informationen zu den bevorstehenden Änderungen der elektronischen Rechnungsstellung in Polen benötigen.
Aktualisierung: 3. Februar 2023 von Marta Sowińska
Polen: Verschiebung des Mandats für die elektronische Rechnungsstellung auf den 1. Juli 2024
Laut einer offiziellen Mitteilung, die das Finanzministerium am 2. Februar 2023 veröffentlicht hat, ist das Go-Live-Datum des obligatorischen polnischen E-Invoicing-Systems nun der 1. Juli 2024 – mit einer Verspätung von sechs Monaten gegenüber dem vorherigen Datum.
Mehr als ein Jahr nach der Einführung der freiwilligen Phase und nach umfangreichen Tests des KSeF-Systems durch die Steuerzahler reagierte das Finanzministerium auf die Rückmeldungen im Rahmen der öffentlichen Konsultation, indem es das Mandat aufschob und bestimmte Anforderungen lockerte.
Die erwarteten Änderungen sind:
- Das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung wird vom 1. Januar 2024 auf den 1. Juli 2024 verschoben
- Umsatzsteuerbefreite Steuerpflichtige müssen ab dem 1. Januar 2025 die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen und Rechnungen über KSeF ausstellen
- Das KSeF-System schließt B2C-Transaktionen aus
- Rechnungen, die über Registrierkassen ausgestellt werden, und vereinfachte Rechnungen können in ihrer jetzigen Form bis zum 31. Dezember 2024 ausgestellt werden, d.h. solche Rechnungen fallen ab dem 1. Januar 2025 in den Geltungsbereich des KSeF
- Im Falle einer technischen Störung im Namen des Steuerpflichtigen kann er Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen und diese am nächsten Tag an das System übermitteln
- Die Strafen werden bis zum 1. Januar 2025 aufgeschoben und von Fall zu Fall gegen die Steuerpflichtigen verhängt
Die Steuerzahler sollten die Verschiebung des Mandats für die elektronische Rechnungsstellung nicht als Grund nehmen, den Umsetzungsprozess zu pausieren. Betrachten Sie die Verzögerung stattdessen als Anreiz, komplexe gesetzliche und technische Anforderungen vor dem Go-Live-Datum umzusetzen und ihre Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsprozesse unter Berücksichtigung eventuell auftretender Fehler anzupassen.
Suchen Sie nach weiteren Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen? Sprechen Sie mit unserem Expertenteam.
