Die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich schnell zu einem Standardgeschäftsprozess. Regierungen drängen auf die Einführung der B2G-Rechnung, um den öffentlichen Beschaffungsprozess zu optimieren und die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen voranzutreiben.
Abgesehen von Ländern, die allgemeine Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt haben, um die Steuerkontrollen zu verbessern – die meisten davon befinden sich bislang in Lateinamerika –, setzen auch Länder in Europa und einige in Asien auf das PEPPOL-Framework, um durch Standardisierung sowohl Geschäftsprozess- als auch Steuervorteile zu erzielen.
PEPPOL wurde ursprünglich zur Vereinfachung der Interoperabilität für öffentliche Beschaffungstransaktionen entwickelt, wird aber inzwischen auch auf die Konzepte der Finanzberichterstattung und Rechnungsstellung ausgeweitet.
B2G-E-Rechnung in Europa mit PEPPOL
Im Rahmen der Harmonisierung und Digitalisierung öffentlicher Beschaffungsprozesse innerhalb der EU sind Regierungen und andere öffentliche Stellen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN-16931 versenden und empfangen zu können.
Die öffentlichen Verwaltungen aller EU-Mitgliedstaaten mussten in der Lage sein, elektronische Rechnungen zumindest für öffentliche Beschaffungsvorgänge entweder bis November 2018 oder bis April 2019 zu empfangen, wobei die Mitgliedstaaten die Möglichkeit haben, die Frist für subzentrale Behörden um ein weiteres Jahr zu verlängern.
Mehrere Länder haben die Gelegenheit genutzt, bei der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich generell vorzuschreiben, sodass sowohl der öffentliche Sektor als auch die privaten Anbieter verpflichtet sind, Rechnungen im B2G-Bereich elektronisch zu versenden.
Beispiele für Länder, die die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich verpflichtend eingeführt haben, sind Schweden, Kroatien, Estland, Litauen und Slowenien. In Portugal steht eine entsprechende Vorschrift an, die ab Januar 2022 für alle Unternehmen in Kraft treten wird. In Finnland wird derselbe Effekt angestrebt, indem der Käufer den Lieferanten auf seine Initiative hin zum Versand elektronischer Rechnungen verpflichtet.
Was ist PEPPOL?
Das PEPPOL-Projekt wurde 2008 initiiert. Eines seiner Hauptziele war die Standardisierung des öffentlichen Beschaffungsprozesses in europäischen Regierungen. PEPPOL ist eine Reihe von Artefakten und Spezifikationen, die zur Ermöglichung der grenzübergreifenden elektronischen Beschaffung erstellt wurden. Unterstützt wird es durch eine multilaterale Vereinbarungsstruktur, die Eigentum des OpenPEPPOL-Verbands ist und von diesem verwaltet wird.
PEPPOL zielt darauf ab, die Komplexität rund um die Interoperabilität zu beseitigen, da alle Parteien, die PEPPOL verwenden, beim Austausch elektronischer Dokumente dieselben Vorschriften und technischen Standards einhalten. Über das PEPPOL-Netzwerk können Unternehmen elektronische Beschaffungsdokumente wie etwa E-Bestellungen, E-Vorauslieferscheine, E-Rechnungen und E-Kataloge über Zugangspunkte austauschen. Grundlage dafür ist das sogenannte Vier-Ecken-Modell. Das bedeutet, dass Lieferanten und Käufer durch Dienstleister vertreten werden, die die Daten in ihrem Namen verarbeiten.
Während der Schwerpunkt von PEPPOL zunächst auf Europa liegt, weitet sich die Strategie über die EU hinaus nach Asien aus und hat in jüngster Zeit auch auf dem amerikanischen Kontinent größere Aufmerksamkeit erhalten. Singapur war das erste Land in Asien und das erste außerhalb Europas, das eine PEPPOL-Behörde einrichtete und so den Rahmen auf nationaler Ebene schuf. Andere Länder folgten diesem Beispiel jedoch schon bald.
Derzeit gibt es OpenPeppol-Mitglieder in 31 Ländern. Neben Ländern in Europa sind dies Australien, Kanada, China, Japan, Mexiko, Neuseeland, Singapur und die USA, wobei Japan der neuste Zugang ist.
Aktuelle Entwicklungen im Bereich B2G-E-Invoicing
Wie oben erläutert, haben mehrere EU-Mitgliedstaaten bei der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU die Gelegenheit genutzt, die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich verpflichtend vorzuschreiben.
Mittlerweile folgen weitere Länder diesem Weg:
- Zypern hat vor Kurzem eine öffentliche Konsultation zu dem Gesetzentwurf gestartet, der die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Beschaffungsvorgänge ab dem 1. Januar 2022 verpflichtend machen wird.
- Lettland plant, die elektronische Rechnungsstellung gemäß dem PEPPOL-Rahmenwerk ab 2025 für B2G-Transaktionen verpflichtend einzuführen.
- In Australien sind alle Behörden des Commonwealth verpflichtet, im Rahmen des PEPPOL-Rahmenwerks bis zum 1. Juli 2022 die elektronische Rechnungsstellung einzuführen. Die Regierungsbehörden von New South Wales sind verpflichtet, die elektronische Rechnungsstellung für Waren und Dienstleistungen im Wert von bis zu 1 Million AUD bereits ab dem 1. Januar 2022 einzuführen. Sie sind Vorreiter bei den Bemühungen, die elektronische Rechnungsstellung in ganz Australien einzuführen, indem sie diese Änderung sechs Monate vor dem Inkrafttreten der Verordnung durchführen. Es ist keine Anforderung vorgesehen, Unternehmen zu verpflichten, elektronische Rechnungen an staatliche Stellen zu senden.
Was kommt als nächstes?
Die Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich können nicht länger getrennt von der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich betrachtet werden. Schließlich beliefern viele Unternehmen die öffentliche Hand mit Waren oder bieten Dienstleistungen an. Investitionen in die Einhaltung staatlicher Kundenanforderungen im Rahmen von Programmen wie PEPPOL werden die Anwendung eben dieser Standards und Regeln auch im Business-to-Business-Sektor vorantreiben.
Dies bedeutet auch, dass Initiativen zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen, die den Steuerbehörden die Möglichkeit bieten, mehrwertsteuerrelevante Daten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zu erhalten, zunehmend von Konzepten aus dem Bereich der öffentlichen Beschaffung beeinflusst werden.
Dieser Spillover geht weit über konzeptionelle Inspiration hinaus. In Italien beispielsweise basierte die Unterstützung für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zu Zwecken der Mehrwertsteuerkontrolle im Jahr 2019 auf einer Massendatenverarbeitungsplattform, die ursprünglich zur Erleichterung der öffentlichen Auftragsvergabe konzipiert war. Frankreich und Polen sind bei der Entwicklung ähnlicher Architekturen für ihre Pläne zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle schon weit fortgeschritten.
Da PEPPOL als Standard immer beliebter wird, um länderspezifische Methoden der öffentlichen Beschaffung für Lieferanten im Ausland leichter zugänglich zu machen, werden seine Konzepte zunehmend in die weitere Welt der elektronischen Rechnungsstellung, des elektronischen Handels und der Steuerkonformität vordringen.
Jetzt sind Sie dran
Müssen Sie die Einhaltung der neuesten Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung sicherstellen? Nehmen Sie Kontakt mit unseren Steuerexperten auf.
