A Ashland maximiza a eficiência de VAT reporting com a Sovos

estudo de caso

Ashland

Com a adoção do Sovos VAT Reporting, a Ashland obteve padronização, eficiência, precisão e serviços personalizados em 40 estruturas de IVA e dois centros de serviços compartilhados.

Resumo

Desafios do Negócio

  • Ao processar 40 declarações de IVA na região EMEA, além de relatórios, todos os meses, a abordagem de conformidade da Ashland era centralizada, mas não padronizada, tornando a conformidade demorada e propensa a erros.
  • A empresa recorreu a dois centros de serviços compartilhados e precisava de uma solução de IVA para padronizar a conformidade e melhorar a eficiência.

Solução

  • A Ashland implementou a solução Sovos VAT Reporting para enfrentar tais desafios e fornecer suporte personalizado.
  • Desde então, também implementou as soluções Sovos SAF-T e Spain SII para manter um processo de conformidade fiscal eficiente e centralizado.

Resultados

  • Com a Sovos, a Ashland alcançou padronização, eficiência e precisão, permitindo que sua equipe se concentrasse nas análises e nas melhorias do processo.
  • O tempo necessário para preparar uma declaração de IVA diminuiu, em média, de 30% a 50%.
  • A Ashland mantém conformidade constante nos países em que atua.

A Empresa

A Ashland Global Holdings Inc. (NYSE: ASH) é uma importante empresa global de especialidades químicas que atende clientes em uma ampla gama de mercados industriais e de consumo, incluindo adesivos, revestimentos arquitetônicos, automotivo, construção, energia, alimentos e bebidas, cuidados pessoais e farmacêuticos. A Ashland emprega aproximadamente 6.500 solucionadores apaixonados e obstinados – de renomados cientistas e pesquisadores químicos a engenheiros e talentosos operadores de fábricas – que se destacam no desenvolvimento de soluções práticas, inovadoras e elegantes para problemas complexos, atendendo clientes em mais de 100 países.

O Desafio

Com 40 registros de IVA em toda a região EMEA e dois centros de serviços compartilhados em locais diferentes, a abordagem da Ashland às declarações e declarações de IVA não era padronizada. Cada contador tinha uma abordagem individualizada para reconciliações e preparação de relatórios, dificultando a revisão e validação de retornos de maneira eficiente. Sem um processo padronizado, a conformidade com o IVA era um projeto demorado.

A Solução

Processando 40 declarações de IVA por mês na EMEA, além de outros relatórios de IVA, a Ashland decidiu mudar seus processos de conformidade do IVA para dois centros de serviços compartilhados – um na Polônia e o outro na Índia. Com esta centralização, a empresa precisava de uma única ferramenta, que não só
gerasse retornos em cada país, mas também permitisse padronização e precisão.

“Sem um bom software, seria impossível se ajustar às mudanças rápidas que estão ocorrendo nas obrigações de VAT reporting. Sem a Sovos, nós não teríamos condições de cumprir essas novas regulamentações no prazo”.

Anna Buchnowska

Gerente de IVA na região EMEA, Ashland

Os benefícios

A Ashland cita várias vantagens da padronização resultante da implementação da solução Sovos VAT Reporting, especialmente em termos de eficiência e precisão. Os processos de IVA, incluindo preparação, reconciliação e geração de relatórios, agora são mais eficientes. Isso deixa mais tempo para a equipe fiscal se concentrar na análise real, em vez de responder aos auditores e gerenciar os aspectos técnicos da conformidade (por exemplo, coleta de dados, tabelas do Excel etc.). Isso também facilita os relatórios para o gerente de IVA revisar e controlar.

Os relatórios de IVA são automatizados, melhorando a precisão, reduzindo erros humanos, permitindo a revisão de várias transações ao mesmo tempo e a auto-auditoria antes de os relatórios serem enviados. A Sovos também permite que a Ashland se ajuste rapidamente às novas e crescentes obrigações de declaração de IVA, como o SAF-T.

No âmbito corporativo, a Ashland alcançou eficiência e corte de custos, permitindo que a empresa mantenha e melhore continuamente seu nível de conformidade.

Os Resultados

Apesar das crescentes complexidades no cenário de conformidade com a EMEA e um número cada vez maior de requisitos de relatórios, a Ashland consegue gerenciar o VAT reporting com o mesmo número de funcionários que tinha antes da implementação do Sovos, e com mais eficiência. O tempo necessário para preparar uma declaração de IVA diminuiu, em média, de 30% a 50% com a implementação do Sovos, permitindo que a equipe de IVA se concentre mais na melhoria de verificações, processos de controle e análises de conduta. Desde a implementação da Sovos, a Ashland consegue identificar quaisquer problemas antes de relatar e gerenciar auditorias muito rapidamente, diminuindo o risco de multas com dados claros, acessíveis e verificados.

Por que a Sovos?

Quando a Ashland considerava opções para conformidade de IVA, ela analisou empresas de consultoria, além de fornecedores de tecnologia. Com a Sovos, a Ashland obteve a padronização e a precisão desejadas. Porém, como estava escolhendo seu parceiro de soluções de IVA, a decisão não foi simplesmente movida pela tecnologia. A empresa também enfatizou o serviço. A Ashland finalmente escolheu a Sovos porque os gerentes fiscais estavam convencidos de que obteriam serviços consistentes e personalizados, muito mais do que nos modelos tradicionais de consultoria.

Desde a seleção inicial da Sovos para sua solução de VAT reporting, a Ashland ampliou seu relacionamento para incluir também a conformidade com os requisitos de SII da Espanha. Uma escolha natural para os requisitos emergentes de conformidade em todo o mundo, a Ashland se beneficia do uso da Sovos para manter uma solução de conformidade.