Obligations de TVA en Pologne : Vue d’ensemble pour les entreprises

S’acquitter de ses obligations de TVA en Pologne peut être une tâche ardue pour ceux qui n’ont pas encore élaboré de stratégie robuste. Compte tenu des modifications fréquentes de la législation et de la mise en œuvre progressive de la facturation électronique en cours, le respect de vos obligations nécessite beaucoup de temps, d’argent et d’énergie.

Voici un aperçu de toutes les règles de conformité fiscale en vigueur en Pologne, couvrant les obligations et modalités relatives, entre autres, à la TVA, à la norme SAF-T (JPK) et à la facturation électronique via le KSeF. Ajoutez cette page à votre boîte à outils de conformité afin de pouvoir comprendre et respecter vos obligations, aujourd’hui et à l’avenir.

Table des matières

Obligations de TVA en Pologne

En Pologne, les contribuables doivent être conscients de plusieurs obligations fiscales. Elles comprennent :

Facturation électronique en Pologne

Electronic invoicing is a subject of its own when discussing Poland’s tax rules. E-invoicing is currently in development in the country; however, due to the recent postponement announced on 19 January 2024, mandatory e-invoicing via KSeF for B2B and B2G sectors will not start from 1 July 2024.

Subsequently, the voluntary phase that started on 1 January 2022 is still applicable. Certain benefits for issuing invoices via KSeF still apply in this phase so taxpayers are encouraged to begin integrations.
Find out more about Poland e-invoicing.

Pologne – SAF-T

Poland was one of the first European countries to streamline tax compliance and reporting for businesses by using the Standard Audit File for Tax (SAF-T) in place of traditional VAT returns. Known as Jednolity Plik Kontrolny (JPK), Poland made monthly SAF-T submissions compulsory for all taxpayers in 2018.
Read our dedicated Poland SAF-T overview.

Conditions d’immatriculation à la TVA en Pologne

If your business in Poland involves VAT-taxable activities, you must register for VAT purposes. VAT registrations must be submitted before the first sale of goods or services is made, providing a VAT exemption is not in place.

Taxpayers looking to register for VAT in Poland are required to submit a host of documents to the tax authority. The required documents and information include:
  • VAT-R application form
  • Certificate of Incorporation
  • Tax identification number from your established country
Registering for VAT in Poland typically carries a process time of up to 30 days from the submission date.
If you need help, please contact us.

Pologne : Redevance de médiation en assurances

Bien qu’il n’existe pas de régime de taxation sur les primes d’assurance (IPT, Insurance Premium Tax) en Pologne, certaines taxes parafiscales sont appliquées sur les primes d’assurance.

La redevance sur les sapeurs-pompiers (FBC, Fire Brigade Charge) est applicable dans des cas particuliers. Il existe également ce que l’on appelle la « redevance de médiation financière » (FOC, Financial Ombudsman Charge) qui doit être réglée en ligne et versée au Bureau du Médiateur des services financiers polonais chaque année. Cette redevance est applicable à toutes les compagnies d’assurance opérant sous le régime de la libre prestation de services (FOS, Freedom of Services) ou de la liberté d’établissement (FoE, Freedom of Establishment) en Pologne, ainsi qu’aux compagnies d’assurance nationales.

Auparavant, la redevance de médiation en assurances (IOC, Insurer Ombudsman Charge) s’appliquait aux 18 catégories de polices d’assurance non-vie et d’assurance-vie. Elle a été remplacée par la « redevance de médiation financière » (FOC, Financial Ombudsman Charge) en janvier 2023.

TVA à l’importation en Pologne

L’importation est un fait générateur de TVA en Pologne.

Il existe une option de comptabilité différée sur les importations. La Pologne a introduit l’option de report de TVA sur les importations le 1er juillet 2020, permettant aux entreprises de déclarer la taxe via la déclaration de TVA sans paiement immédiat. Ce mécanisme est avantageux pour la trésorerie des entreprises puisqu’elles n’ont pas à faire l’avance du montant de la TVA due lors des formalités de dédouanement.

Les assujettis peuvent opter pour le report, que les marchandises soient soumises ou pas aux simplifications du Code des douanes de l’Union européenne. Pour ce faire, ils doivent présenter un historique clair et récent de leur conformité à la TVA.

Les exigences de facturation en Pologne

Les factures de TVA polonaises doivent être émises au plus tard le 15e jour du mois suivant la fourniture de biens ou de services soumis à taxation, et au plus tôt 30 jours avant la fourniture de biens ou la prestation de service.

La facture électronique est considérée comme émise le jour de son envoi au KSeF, c’est-à-dire au moment où elle est enregistrée dans le système. Une facture structurée devient valide légalement au moment où un numéro KSeF (identifiant unique) comprenant sa date d’émission lui est attribué. La date d’émission est également indiquée sur le certificat de réception officiel (UPO).

Pour en savoir plus sur les exigences de facturation électronique en Pologne, lisez notre aperçu dédié à la facturation électronique en Pologne.

Immatriculation auprès de l’OSS en Pologne

Le guichet unique (« OSS ») est en vigueur en Pologne depuis le 1er juillet 2021, et vise à simplifier les obligations de TVA pour les entreprises qui pratiquent la vente à distance.

Son principal avantage est de permettre à un fournisseur de choisir de comptabiliser la TVA due dans le cadre de l’OSS, utilisable pour les livraisons intracommunautaires de biens et l’ensemble des prestations de services transfrontalières effectuées pour le compte des consommateurs finaux au sein l’UE.

En conséquence, l’entreprise est tenue de s’enregistrer à la TVA dans un seul État membre de l’UE et non auprès de chacun des États membres dans lesquels elle opère, à condition de ne pas dépasser le seuil paneuropéen de 10 000 EUR de ventes à distance intracommunautaires aux consommateurs.

L’OSS peut être utilisé par les entreprises établies sur le territoire et en dehors de l’UE. Si un fournisseur ou assimilé décide de s’enregistrer auprès de l’OSS, il doit déclarer et payer la TVA pour toutes les transactions (fournitures de biens et de services) qui relèvent de l’OSS.

Lorsque l’État membre d’identification est la Pologne, l’assujetti est habilité à déposer une notification auprès du deuxième bureau des Impôts de Varsovie (II Urzad Skarbowy Warszawa Srodmiescie) par voie électronique.

Les formulaires associés à la procédure de guichet unique de l’UE sont les suivants :

  • VIU-R : formulaire de notification
  • VIU-DO : formulaire de déclaration de TVA, à déposer chaque trimestre avant la fin du mois suivant le trimestre concerné

Les formulaires pour la procédure OSS hors UE sont les suivants :

  • VIN-R : formulaire de notification
  • VIN-DO : formulaire de déclaration pour les règlements de TVA, déposé pour chaque trimestre avant la fin du mois suivant le trimestre concerné.

Si vous avez besoin d’aide, veuillez nous contacter ou trouver plus d’informations dans notre guide dédié.

Immatriculation auprès de l’IOSS en Pologne

Le guichet unique à l’importation (« IOSS ») est en vigueur depuis le 1er juillet 2021 et s’applique aux ventes à distance B2C de biens provenant de l’extérieur de l’UE.

Selon la procédure standard, la TVA est due sur toutes les marchandises importées dans l’État membre de l’UE (le pays de destination).

L’objectif de l’IOSS est de faciliter la déclaration et le paiement de la TVA due sur la vente de biens de faible valeur en consignation d’une valeur inférieure à 150 EUR. Si l’IOSS est utilisé, les importations dans l’UE sont exonérées de TVA.

Lors de l’utilisation de l’IOSS en Pologne, un assujetti n’ayant pas de domiciliation sur le territoire de l’UE doit indiquer la Pologne comme État membre d’identification. L’assujetti en charge de la fourniture, ou son intermédiaire, est habilité à déposer une notification auprès du deuxième bureau des Impôts de Varsovie (II Urzad Skarbowy Warszawa Srodmiescie) par voie électronique.

Les formulaires pour la procédure IOSS sont les suivants :

  • VII-R : formulaire de notification du contribuable
  • VII-RP : formulaire de notification d’un intermédiaire
  • VII-DO : formulaire de déclaration de TVA, à déposer chaque mois avant la fin du mois suivant le mois concerné

Si vous avez besoin d’aide, veuillez nous contacter ou trouver plus d’informations dans notre présentation de l’IOSS.

Liste des ventes Intrastat et EC en Pologne

La déclaration Intrastat est obligatoire pour certaines entreprises qui effectuent des transactions transfrontalières au sein de l’Union européenne. Elle concerne la circulation des biens entre les États membres de l’UE.

Bien que les exigences soient similaires dans l’ensemble de la région, certains États membres appliquent les règles différemment et chacun a son propre seuil de déclaration Intrastat. Le seuil de déclaration pour la Pologne en 2024 est de 6,2 millions de PLN pour les introductions et de 2,8 millions de PLN pour les expéditions.

En savoir plus grâce à notre guide Intrastat.

FAQ sur la conformité à la TVA en Pologne

La procédure standard applicable aux déclarations de TVA en Pologne est la déclaration mensuelle. Les « petits » contribuables peuvent toutefois déposer leurs déclarations de TVA trimestriellement s’ils remplissent certaines conditions. Les déclarations de TVA peuvent être transmises sur le portail officiel ou à l’aide d’un logiciel approuvé.

Les déclarations de TVA doivent être déposées avant le 25 du mois suivant la période comptable. Cette date limite doit être impérativement respectée, car, en cas de retard, les contribuables encourent des pénalités financières et des intérêts légaux cumulés, et sont passibles de poursuites judiciaires.

Un fichier de contrôle uniforme (JPK_VAT) composé d’une section Enregistrement et d’une section Déclaration a été mis en place en octobre 2020. Les données des déclarations de TVA antérieures à cette mise en place y sont consignées.

Il existe une multitude de mentions obligatoires à faire figurer sur les factures, y compris (mais sans s’y limiter) :

  • Date d’émission
  • Numéro de TVA du client
  • Nom complet et adresse du fournisseur et du client
  • Description de la quantité et du type de biens fournis, ou du type et de l’étendue des services rendus
  • Date de transaction (ou de paiement)
  • Taux de TVA appliqué et montant de TVA à payer

Avec la mise en place de la facturation électronique obligatoire, des points de données supplémentaires sont nécessaires pour se conformer au schéma de facturation.

Prix unitaire des biens ou services

Le taux de TVA standard en Pologne est de 23 %. Des taux réduits de 8 et 5 % s’appliquent à certains biens et fournitures, et d’autres sont totalement exonérés de la TVA.

Le seuil d’immatriculation à la TVA pour les entreprises établies en Pologne est de 200 000 PLN.

Il n’existe pas de seuil d’immatriculation à la TVA pour les entreprises étrangères non établies en Pologne. Elles doivent s’immatriculer avant de réaliser leur première opération soumise à la TVA dans le pays.

La TVA s’applique en Pologne à la fourniture de biens et à la prestation de services à titre onéreux. La TVA redevable est le montant dû à l’administration fiscale après déduction du montant de la TVA collectée par le contribuable au moment où la taxe devient exigible.

La date limite de paiement de la TVA est la même que la date d’envoi de la partie SAF-T de la déclaration de TVA, soit le 25e jour du mois suivant la période d’imposition applicable. La TVA redevable doit être réglée par virement bancaire et en PLN (zloty polonais).

Les autorités fiscales polonaises exigent que les entreprises établies en dehors de l’UE et immatriculées à la TVA en Pologne désignent un représentant fiscal en Pologne. Le représentant fiscal peut être une personne physique ou une entreprise, telle que Sovos. Le représentant fiscal est solidairement responsable avec le contribuable des obligations fiscales dont il s’acquitte au nom et pour le compte dudit contribuable en Pologne.

Il convient de noter que, depuis le 23 février 2021, les contribuables établis en Norvège ou en Grande-Bretagne ne sont plus tenus de désigner un représentant fiscal lorsqu’ils opèrent en Pologne. Les entreprises établies en Norvège et en Grande-Bretagne peuvent s’immatriculer directement à la TVA en Pologne. En conséquence, le représentant légal de l’entreprise peut signer le formulaire d’immatriculation sans intervention de la société établie en Pologne ou d’une personne agissant en tant que représentant fiscal.

Une entreprise européenne n’est pas tenue de désigner un représentant fiscal pour s’immatriculer à la TVA en Pologne, mais elle peut choisir de le faire.

La TVA s’applique aux transactions suivantes en Pologne :

  • Fourniture de biens et prestation de services à titre onéreux en Pologne
  • Exportation de biens en dehors de l’UE
  • Importation de biens en provenance d’États non membres de l’Union européenne
  • Réception de services en autoliquidation par un contribuable en Pologne
  • Livraison intracommunautaire de marchandises
  • Acquisitions intracommunautaires de biens provenant d’un autre État membre de l’UE par un contribuable

Les activités suivantes ne relèvent pas du champ d’application de la TVA polonaise :

  • Transactions qui ne peuvent pas être soumises à des accords légaux (transactions illégales)

  • Ventes d’entreprises (transferts d’entreprises en activité ou d’une partie de celles-ci)

Le seuil d’immatriculation à la TVA pour les entreprises établies en Pologne est de 200 000 PLN (environ 46 000 euros).

La limite d’immatriculation à la TVA peut s’appliquer soit :

  • Rétrospectivement : la valeur des fournitures de biens ou de services a dépassé 200 000 PLN au cours de l’année fiscale précédente
  • Prospectivement : en début d’activité, la valeur estimée des fournitures de biens ou de services devrait dépasser 200 000 PLN

Les entreprises opérant en Pologne peuvent également opter pour la TVA, même si elles n’atteignent pas le seuil défini ou si leurs opérations ne comprennent que des activités exonérées de TVA.

Les entreprises non établies en Pologne (qui n’y possèdent pas d’établissement) doivent s’immatriculer à la TVA lorsqu’elles fournissent des biens ou des services imposables en Pologne. Elles sont exemptées d’immatriculation lorsqu’elles fournissent exclusivement les services suivants :

  • Services et biens pour lesquels l’acheteur polonais paie la taxe dans le cadre du mécanisme d’autoliquidation
  • Certains services soumis au taux zéro (p. ex., les services fournis dans les ports maritimes polonais, les services associés au transport international et les services de contrôle du trafic aérien destinés aux prestataires étrangers de transport aérien)

Comment Sovos peut vous aider à respecter les obligations de TVA en Pologne

Compte tenu de leur variété, le respect des obligations fiscales en Pologne peut être une tâche exigeante en ressources, en particulier si l’on considère la forte probabilité de modifications et de mises en œuvre futures. En choisissant Sovos, un fournisseur unique disposant d’une expertise fiscale mondiale et locale, vous avez l’assurance d’une conformité à toute épreuve.

Contactez notre équipe d’experts dès aujourd’hui et gagnez du temps pour mieux vous consacrer au développement de votre activité. La conformité est notre affaire.

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