Facturation électronique en Pologne
Les exigences de facturation électronique en Pologne évoluent. Alors que les transactions B2G nécessitent des factures électroniques depuis avril 2019, les règles de facturation électronique B2B du pays devraient entrer en vigueur en février 2026 pour les contribuables dont le chiffre d’affaires dépasse 200 millions de PLN (soit environ 46 millions d’euros) l’année précédente, et en avril 2026 pour tous les autres contribuables.
Il est vital de rester informé si votre entreprise veut éviter de coûteuses amendes.
Continuez à lire pour découvrir le statu quo actuel de la facturation électronique en Pologne, y compris l’introduction d’un système de contrôle continu des transactions (CTC) via la plateforme KSeF, ainsi que ce à quoi vous pouvez vous attendre à l’avenir.
Table des matières
1. Aperçu rapide : la facturation électronique en Pologne
2. Réglementations sur la facturation électronique en Pologne
3. Avantages de la facturation électronique
4. Comment choisir le bon logiciel de facturation électronique en Pologne
5. L’avenir de la facturation électronique en Pologne
6. Obligations supplémentaires en matière de conformité à la TVA en Pologne
7. Mettre en place la facturation électronique en Pologne avec Sovos
Type de CTC
Le dédouanement des factures électroniques via KSeF ou PEF pour les transactions B2G effectuées avec des institutions publiques entrera en vigueur en février 2026 pour les contribuables dont le chiffre d’affaires dépasse 200 millions de PLN (environ 46 millions d’euros) l’année précédente et en avril 2026 pour tous les autres.
Réseau
Possibilité d’émettre des factures électroniques à la fois via PEF et KSeF. Si B2G, la facture électronique sera émise dans PEF et automatiquement transférée au KSeF afin d’attribuer un numéro KSeF. La facture PEF sera visible dans le KSeF sous l’onglet approprié pour les factures PEF, et les informations concernant le numéro KSeF attribué seront disponibles dans PEF.
Format
Le format PEF ou le format KSeF prend en charge les factures XML suivant la structure logique FA_VAT.
Exigence de signature électronique
Une signature électronique qualifiée est l’un des moyens que les contribuables doivent utiliser pour s’authentifier dans KSeF.
L’intégrité et l’authenticité d’une facture sont assurées par l’émission de factures électroniques structurées via KSeF.
Exigence en matière d’archivage
10 ans.
Type de CTC
Le dédouanement des factures électroniques via KSeF pour les transactions effectuées par des contribuables enregistrés assujettis à la TVA prendra effet en février 2026 pour les contribuables dont le chiffre d’affaires dépasse 200 millions de PLN (environ) 46 millions d’euros) l’année précédente et en avril 2026 pour tous les autres.
Réseau
Réseau centralisé où l’échange de factures électroniques est traité via la plateforme KSeF fournie par le Ministère des Finances.
Format
XML suivant la structure logique FA_VAT.
Exigence de signature électronique
Une signature électronique qualifiée est l’un des moyens que les contribuables doivent utiliser pour s’authentifier dans KSeF.
L’intégrité et l’authenticité d’une facture sont assurées par l’émission de factures électroniques structurées via KSeF.
Exigence en matière d’archivage
10 ans.
Réglementations sur la facturation électronique en Pologne
La conformité fiscale est surveillée et régulée par le ministère des Finances, notamment par l’Administration fiscale nationale. Après avoir mis en œuvre les changements SAF-T en Pologne sous la forme de JPKs, le Ministère des Finances révolutionne actuellement le système de facturation en introduisant la plateforme centralisée Krajowy System E-Faktur (KSeF) pour la transmission de factures électroniques structurées.
Depuis 2019, les entités publiques en Pologne sont obligées de recevoir et de traiter les factures électroniques. Bien qu’actuellement facultative pour les fournisseurs des entités publiques, la transmission des factures électroniques deviendra obligatoire pour les transactions B2G et B2B lorsque la réforme sera mis en œuvre en 2026.
KSeF Pologne : Système national de facturation électronique
La Pologne a introduit un système national de facturation électronique appelé KSeF (Krajowy System e-Faktur), qui est une plateforme centralisée pour l’émission et l’échange de factures électroniques dans un format structuré, actuellement la structure logique FA (2). La date de mise en service pour l’émission et la réception des factures via KSeF a été reportée trois fois depuis son annonce initiale. Une fois en action, les acheteurs et les fournisseurs des transactions B2B et B2G seront tenus d’émettre et de recevoir des factures électroniques via la plateforme KSeF.
Facturation électronique B2B en Pologne
L’émission de factures électroniques via KSeF est volontaire pour les entreprises depuis le 1er janvier 2022, ce qui signifie que les fournisseurs peuvent émettre des factures électroniques via KSeF. Cependant, les acheteurs peuvent toujours demander à les recevoir dans un format différent, hors KSeF.
Cela changera lorsque la facturation électronique via KSeF deviendra obligatoire en 2026 pour la majorité des entreprises en Pologne, à savoir les assujettis à la TVA immatriculés qui ont des établissements fixes sur le territoire polonais, et plus tard, pour les assujettis exonérés de TVA.
Facturation électronique B2G en Pologne
Le portail polonais PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) est en place depuis 2019. Il a pour objectif de centraliser et de faciliter la transmission des factures électroniques B2G, permettant ainsi aux entreprises privées et aux organismes publics d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Toutes les entités publiques en Pologne ont été obligées de s’enregistrer sur PEF et de recevoir des factures électroniques structurées depuis le 18 avril 2019.
Lorsque la réforme entrera en vigueur, les systèmes PEF et KSeF fusionneront, ce qui signifie que la facturation électronique dans les transactions B2G sera possible à la fois via PEF et KSeF. Les factures B2G devront également recevoir un identifiant unique KSeF.
Par exemple, les contribuables pourront utiliser les fonctionnalités disponibles dans KSeF, telles que la validation sémantique de la facture électronique. Les autorités fiscales pourront accéder à ces factures, qu’elles aient été émises par le biais de PEF ou KSeF. Il sera donc possible de continuer à émettre des factures B2G via PEF et selon la norme de facturation électronique PEF.
Chronologie : adoption de la facturation électronique en Pologne
La mise en œuvre de la facturation électronique en Pologne s’est faite par étapes. Voici une brève chronologie de l’adoption de la facturation électronique dans le pays :
- Octobre 2021 : la période de test de KSeF commence
- Décembre 2021 : la période de test de KSeF se termine
- 1er janvier 2022 : début de l’utilisation volontaire de KSeF
- 17 juin 2022 : la Pologne a reçu la décision dérogatoire de la directive TVA pour introduire la facturation électronique obligatoire via KSeF
- 1er décembre 2022 : le ministère des Finances a publié un projet de loi modifiant la loi sur la TVA concernant la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire
- 15 mars 2023 : La Pologne publie un deuxième projet de loi modifiant la loi sur la TVA, y compris les modifications du KSeF
- 16 juin 2023 : la loi modifiant la loi sur la TVA est publiée par le ministère des Finances
- 1er février 2026 : KSeF entre en vigueur pour les contribuables dont le chiffre d’affaires dépasse 200 millions de PLN (environ 46 millions d’euros) l’année précédente
- 1er avril 2026 : le KSeF entre en vigueur pour tous les contribuables
Une fois que la facturation électronique obligatoire sera en vigueur, les amendes administratives pour non-conformité s’appliqueront et il ne sera plus possible d’émettre des factures à l’aide de caisses enregistreuses.
Consultez ce blog pour une chronologie détaillée sur la facturation électronique en Pologne.
Avantages de la facturation électronique
Bien que les entreprises soient légalement tenues d’utiliser des factures électroniques, les contribuables peuvent profiter d’avantages lorsqu’ils comparent les factures électroniques à la facturation papier classique. En voici l’essentiel :
- Réduction des coûts : diminution de la consommation de papier, des frais d’affranchissement et du travail manuel
- Gain de temps : les factures électroniques utilisent des formats standardisés et des processus automatisés
- Praticité : la facturation électronique augmente l’interopérabilité entre les entreprises
- Sécurité accrue : l’authentification et la validation garantissent l’authenticité des transactions et des factures correspondantes
En savoir plus sur la solution de facturation électronique de Sovos.
Comment choisir le bon logiciel de facturation électronique en Pologne
Il ne suffit pas d’accepter un logiciel qui permet la facturation électronique sans l’adapter aux règles et normes locales en constante évolution, ce qui entraîne un nouveau statu quo dès son entrée en vigueur.
Bien que la fonctionnalité soit importante, pensez également à l’avenir lorsque vous choisissez votre fournisseur idéal de logiciel de facturation électronique.
Les entreprises internationales doivent garder à l’esprit la conformité dans son ensemble, en allant au-delà des obligations locales pour s’assurer qu’elles respectent leurs obligations partout où elles exercent leurs activités. Cela peut être exigeant en termes de ressources, surtout lorsqu’on considère l’ampleur des mises à jour réglementaires dans plusieurs juridictions.
C’est pourquoi il est essentiel de travailler avec un fournisseur mondial tel que Sovos.
L'avenir de la facturation électronique en Pologne
L’avenir de la facturation électronique est clair : la Pologne s’efforce d’une mise en œuvre à grande échelle. Une réforme entrera en vigueur en février 2026 et deviendra une exigence pour de nombreux contribuables. Cependant, la mise en œuvre imminente de la TVA à l’ère du numérique ne doit pas être oubliée lorsqu’on envisage l’avenir de la facturation électronique en Pologne. Conçue pour numériser le système de TVA dans l’UE, la proposition pourrait apporter d’autres modifications à la façon dont les contribuables établis dans le pays exercent leurs activités.
L’avenir de la facturation électronique et de la fiscalité dans son ensemble peut être incertain dans l’Union européenne, mais Sovos peut offrir à votre organisation la cohérence et la tranquillité d’esprit dont vous avez besoin. Ajoutez cette page à vos favoris pour rester au courant des derniers développements qui pourraient avoir une incidence sur votre manière d’exercer votre activité.
Obligations supplémentaires en matière de conformité à la TVA en Pologne
Il est important de rester informé des exigences à venir en matière de facturation électronique, mais il est également crucial de se souvenir des autres obligations auxquelles votre entreprise peut être confrontée lors de la conformité à la réglementation polonaise en matière de TVA.
Tout en s’adaptant à la pression de la mise en œuvre de la facturation électronique, les contribuables doivent rester attentifs à la conformité globale en matière de TVA et à la réforme actuelle SAF-T en Pologne.
Les conséquences de la non-conformité peuvent transformer les entreprises à jamais, mais Sovos est là pour vous aider à respecter vos obligations.
Mettre en place la facturation électronique en Pologne avec Sovos
Sovos est fier de son logiciel de contrôle continu des transactions (CTC), conçu spécialement pour les clients qui doivent rester au fait de leurs obligations fiscales, où qu’ils exercent leurs activités, même si les réglementations évoluent à l’avenir.
Les contribuables établis en Pologne seront pleinement conscients des exigences croissantes en matière de conformité, les transactions B2B et B2G nécessitant à terme des factures électroniques.
Alors que les CTC et la facturation électronique gagnent en importance à l’échelle mondiale, il n’y a jamais eu de meilleur moment que maintenant pour trouver un partenaire de conformité qui comprenne les règles en vigueur et qui anticipe déjà l’avenir. Sovos est le fournisseur en qui vous pouvez avoir confiance.
La solution de conformité de la facturation électronique de Sovos a été mise en œuvre par Brown-Forman, qui cherchait à alléger la charge de conformité de son service informatique. Brown-Forman a pu réaffecter ses ressources aux fonctions essentielles de son activité en toute sérénité, sachant que Sovos était là pour s’assurer que ses exigences en matière de facturation électronique étaient respectées.
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