Toute personne ayant prédit que le système de facturation électronique de type Clearance adopté par l’Italie, nommé FatturaPA, ferait l’objet d’une nouvelle réforme a vu juste. L’Agenzia delle Entrate (AdE), l’administration fiscale italienne, a en effet publié de nouvelles spécifications techniques et de nouveaux schémas pour les factures électroniques B2B et B2G. Quelles sont les répercussions de ces changements ? Et quel impact ont-ils sur les processus des entreprises ?

Mises à jour techniques et de contenu

Au cours des dernières semaines, trois mises à jour ont été introduites :

1. une nouvelle version 1.6 du format XML B2B du système FatturaPA ;
2. une nouvelle version 1.3 du format XML B2G du système FatturaPA ; et
3. une nouvelle version 1.8 des spécifications techniques de la plateforme SDI.

L’inclusion des retenues à la source (et en particulier des cotisations sociales) est l’une des nouvelles exigences liées au contenu des formats XML B2B et B2G. En outre, 12 nouveaux types de documents (notamment des factures émises par le client et des documents d’intégration) et 17 nouvelles options de transaction (telles que la justification des exonérations et de l’autoliquidation) ont également été ajoutés.

Suite à ces mises à jour de contenu, les entreprises italiennes devront revoir, et perfectionner, leur compréhension du système fiscal du pays. Les changements mis en œuvre modifient notamment le moment où les contribuables classent leurs biens ou leurs services. Dans le cadre du modèle actuel, les entreprises italiennes ne doivent se charger de cette tâche qu’à l’envoi de leur déclaration de TVA, tandis qu’avec le nouveau schéma, cette classification sera effectuée en temps réel. Ces mises à jour sont donc susceptibles d’avoir un impact sur les processus des entreprises.  Elles constituent cependant une étape nécessaire pour ouvrir la voie à l’introduction de déclarations de TVA préremplies, une initiative envisagée pour alléger la charge administrative et faciliter la vie de la plupart des entreprises italiennes.

Parallèlement, d’autres modifications suscitées par les nouvelles versions des formats FatturaPA ont un impact cette fois technique sur les entreprises, car elles exigent une certaine préparation informatique. Parmi ces mises à jour techniques, citons l’ajout de champs supplémentaires, la longueur du contenu, les caractères autorisés, des champs facultatifs devenus obligatoires (et vice versa), ou encore la fréquence à laquelle un champ peut être répété.

Les nouvelles spécifications techniques ont également donné lieu à de nouvelles validations qui seront effectuées par le Sistema di Interscambio (SDI), la plateforme gouvernementale italienne chargée de l’approbation des factures électroniques. La majorité de ces nouveaux contrôles passent par une comparaison du contenu des factures électroniques aux types de documents ainsi qu’à la nature des transactions spécifiée. Les contribuables doivent ensuite être en mesure de comprendre et traiter les nouvelles erreurs afin de pouvoir réagir en conséquence.

Délais de mise en œuvre

La plateforme SDI commencera à traiter les factures B2B dans leur nouveau format FatturaPA à partir du 4 mai 2020. Cependant, l’AdE n’imposera ce nouveau schéma que le 1er octobre 2020. Les nouvelles validations et erreurs n’entreront donc en vigueur qu’après cette date, conformément au Provvedimento du 28 février 2020.  Le calendrier devrait différer pour les factures B2G, à moins bien sûr que l’AdE ne publie de nouvelles règles de transition pour ces factures avant la date fixée à ce jour. Actuellement, il est prévu que le nouveau schéma pour les factures B2G entre en vigueur dès le 1er mai 2020.

Par conséquent, si les schémas applicables aux factures B2B et B2G sont bien les mêmes d’un point de vue technique, les contribuables devront tenir compte de ces deux dates dans le cadre de leur préparation et travailler avec deux schémas de factures distincts du 1er au 4 mai.

Mise à jour importante

L’Administration fiscale de Turquie (TRA) vient de publier son tant attendu manuel d’application des bons de livraison électroniques. Ce guide précise les modalités du processus de livraison électronique et répond aux questions fréquemment posées. Il traite de l’application elle-même, mais aussi de sa portée et sa structure, et met en avant les scénarios les plus probables tout en offrant une certaine clarté aux entreprises encore balbutiantes dans le domaine des bons de livraison électroniques.

Qu’est-ce qu’un bon de livraison électronique ?

Il s’agit d’une version numérique du « bon de livraison », encore actuellement imprimé sur papier.  Son adoption permet à la TRA de contrôler régulièrement les flux de marchandises livrées dans l’écosystème numérique.

La livraison électronique possède la même valeur juridique que son équivalent physique, mais elle est émise, transmise, conservée et envoyée sous un format numérique.

Qui sont les contribuables concernés par les bons de livraison électroniques ?

Selon la circulaire publiée par la TRA fin février, les contribuables concernés par ce nouveau mandat sont les suivants :

• Les contribuables émettant des factures électroniques, et dont le chiffre d’affaires brut dépasse 25 millions de TL
• Les entreprises dotées d’une licence délivrée par l’Autorité de Réglementation du Marché de l’Énergie (ARME), y compris les fournisseurs (PCT I)
• Les fabricants, importateurs et concessionnaires de véhicules automobiles (PCT III)
• Les détenteurs d’un permis d’exploitation minière et les fabricants de produits miniers ayant des contrats avec ces personnes
• Les fabricants de sucre
• Les fabricants du secteur métallurgique (Codes HS 72 et 73)
• Les utilisateurs inscrits au Système de suivi des engrais écologiques (GTS)
• Les intermédiaires ou commerçants du secteur des fruits et légumes
• Les contribuables dont la conformité fiscale est considérée comme faible ou à risque à la suite d’une analyse de la TRA

Si les intermédiaires et commerçants du secteur des fruits et légumes doivent avoir terminé leur transition depuis le 1^er janvier 2020, les autres contribuables visés par le mandat ont jusqu’au 1^er juillet 2020 pour s’y préparer.

Les entreprises dont la conformité fiscale est considérée comme faible ou à risque par la TRA devront appliquer ce nouveau mandat dans les 3 mois suivant la première notification.

Autres sujets couverts par le nouveau manuel d’application des bons de livraison électroniques

En plus de détailler les principes de base du processus, le manuel développe les scénarios mentionnés plus haut pour fournir aux contribuables des réponses aux aspects du système qui peuvent porter à confusion.

Les scénarios principaux sont les suivants :

• Les bons de livraison destinés aux acheteurs non inscrits dans l’application
• Les scénarios concernant l’export et la logistique
• Les livraisons fractionnées
• L’émission d’un bon de livraison papier
• Les différents profils de clients

Le manuel couvre également d’autres sujets, tels que :

• Le système de registre du commerce
• Le secteur des carburants
• Le transport par pipelines
• Les processus de sous-traitance et de fabrication d’échantillons

Retrouvez tous les détails de ce mandat en turc sur le site Web de la TRA.

Deux mois après avoir mis un terme à la consultation publique relative au projet myDATA, les autorités fiscales grecques (IAPR) n’ont toujours pas publié leurs réponses aux commentaires émis par les acteurs du secteur et n’ont fait aucune annonce officielle à ce sujet. Cependant, les discussions locales semblent indiquer que l’IAPR serait en passe de réintroduire le programme initialement proposé en août 2018 qui rendrait obligatoire la facturation électronique de type Clearance.

Suite aux commentaires émis par les différentes parties prenantes, l’IAPR aurait pris conscience de la nécessité d’imposer un modèle de facturation électronique de type Clearance pour parvenir à réduire les contraintes administratives imposées aux entreprises et lutter contre la fraude fiscale. Une dérogation à la directive TVA de l’UE sera toujours nécessaire, et l’IAPR devra suivre la logistique et les formalités de la procédure de dérogation en justifiant notamment sa demande de mise en œuvre de mesures spécifiques qui portent atteinte à la liberté de choix prévue par la directive en ce qui concerne la méthode de facturation.

Premiers pas

Formaliser le rôle des fournisseurs de services de facturation électronique serait une première étape logique vers l’introduction de la facturation électronique de type Clearance. Le rôle actuel des fournisseurs de services est d’aider les contribuables à préparer, consolider et transmettre leurs données au portail gouvernemental. Ce rôle pourrait rester le même, auquel cas aucune supervision de la part du gouvernement ne serait nécessaire, mais ils pourraient également acquérir de nouvelles fonctions et se retrouver en charge d’approuver les factures émises de plusieurs façons différentes.

Dans le premier cas, leurs fonctions s’apparenteraient à celles des fournisseurs de services d’application (ASP, fonction non réglementée) en Inde qui sont notamment autorisés à vérifier le numéro de référence des factures. Appliqué au système grec, les fournisseurs de services locaux pourraient donc être amenés à vérifier les numéros de référence des factures émises dans le cadre du programme myDATA, également connu sous le nom de MARK. Dans le second cas, les fournisseurs de services assureraient des fonctions réglementées soumises au contrôle du gouvernement et à des critères d’éligibilité qui ont tendance à être restrictifs. Les fournisseurs de services agiront ainsi en qualité d’agence gouvernementale, à l’image des Prestataires Autorisés de Certification (PAC) au Mexique, qui s’occupent d’approuver les factures pour le compte du gouvernement. Reste à savoir quelle voie le gouvernement grec choisira d’emprunter.

En ce qui concerne le calendrier de mise en œuvre, le projet myDATA devrait être reporté de trois mois, ce qui permettrait aux autorités de bénéficier de quelques semaines supplémentaires pour achever le programme d’accréditation des fournisseurs de services de facturation électronique. Le projet myDATA devrait entrer en vigueur le 1er avril 2020.

Le 7 juillet dernier, la Grèce votait pour élire un nouveau gouvernement. Au pouvoir depuis 2015, le parti de gauche sortant essuyait alors une lourde défaite. Il lui était reproché par une grande partie de la population non seulement de n’avoir pas su faire preuve d’une politique plus douce comme espéré, mais surtout d’avoir fait exactement l’inverse. Comme certains s’y attendaient, le parti d’opposition de centre-droite remportait le scrutin en obtenant la majorité absolue. Avec ce résultat, la Grèce votait une fois de plus pour le changement, dans l’objectif de redynamiser la croissance économique.

Impact sur la proposition de réforme de la facturation électronique

Le résultat des récentes élections pourrait avoir un impact sur le programme de l’Autorité indépendante des revenus publics (IPRA) concernant la manière dont la Grèce mettra en œuvre son projet de réforme de la facturation électronique.

L’IPRA, qui a autorité sur toutes les questions fiscales du pays, est également à l’origine d’une récente proposition pour la création d’un système national de facturation et de déclaration électroniques. En tant qu’autorité indépendante et échappant à toute forme de surveillance ou de contrôle gouvernemental, l’IPRA ne devrait pas être affectée par le résultat des élections législatives. Toutefois, elle pourrait modifier sa politique en fonction du degré de rigueur du nouveau gouvernement en matière de contrôles fiscaux et de répression dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA et de la résorption du déficit du pays dans ce domaine.

Scénarios possibles

Avant de s’adonner au jeu des prédictions, il convient de noter que l’IPRA a d’abord envisagé un mandat de facturation électronique similaire à celui qui a été déployé en Italie au cours de la période 2018-2019. Cependant, tout comme l’Italie, la Grèce devrait dans cette situation demander et obtenir l’approbation de l’UE avant de procéder à une telle réforme. Une dérogation de l’UE semblable à celle de l’Italie prendrait non seulement du temps, mais pourrait également être plus difficile à obtenir pour la Grèce, qui ne dispose pas de l’infrastructure informatique appropriée comme l’Italie. Par conséquent, elle a opté pour un autre modèle, qui repose sur la déclaration et la comptabilité électroniques au sein de la plateforme en ligne de l’administration fiscale. Fondamentalement, ce modèle se compose de deux éléments : la déclaration des données de facturation de base côté fournisseurs, et les exigences concernant la validation de ces données à l’aide de diverses informations comptables côté acheteurs. Le processus permettra également de mettre à jour les registres comptables en ligne tenus par l’IPRA. Bien qu’il ne s’agisse pas tout à fait d’un modèle de facturation électronique en temps réel de type Clearance, l’IPRA a fait savoir que cette approche inspirée de l’Amérique latine était son objectif final pour le pays.

L’IPRA a annoncé que ce modèle de déclaration et de comptabilité serait mis en œuvre en janvier 2020, mais le pays étant confronté à un changement politique dans les mois à venir, une telle échéance semble peu réaliste.

Bien qu’il soit difficile de prédire si la Grèce adoptera ou non ce système, il est beaucoup moins probable que les pouvoirs publics modifient le champ d’application ou les modalités concernant les données de facturation à envoyer à l’administration fiscale dans le cadre du futur système de déclaration. Alors que les directives de mise en œuvre peuvent changer, le passage d’un système traditionnel de conformité et d’audit à un contrôle des transactions plus régulier et en temps réel ou quasi réel est significatif. Cette tendance politique, qui prend de l’ampleur dans toute l’Europe, s’avère inéluctable, de plus en plus de gouvernements prenant des mesures pour lutter contre la fraude et optimiser l’efficacité des contrôles fiscaux.

Au-delà des implications pour la facturation que nous avons décrites dans notre blog précédent, le décret-loi 28/2019 (que nous appellerons le Décret-loi) affecte d’autres domaines, notamment les procédures d’archivage et de déclaration des données fiscales.

Archivage électronique obligatoire

La nouveauté du Décret-loi réside dans l’introduction explicite d’une obligation d’archiver les factures électroniques sur un support informatisé, contribuant ainsi à l’adoption des formats électroniques. Le Portugal a opté pour un système fermé dans lequel, selon la loi, les factures doivent être archivées au même format que celui dans lequel elles ont été émises. Ainsi, même les entreprises qui n’émettent pas de factures électroniques mais en reçoivent de la part de leurs fournisseurs devront investir dans l’achat et la maintenance d’un système d’archivage électronique, afin de se conformer à la loi. Il existe toujours l’option de refuser la facture électronique et demander au fournisseur d’émettre une copie papier. En ce qui concerne l’archivage, la loi interdit toute modification quant au format de facturation.

Elle établit, d’autre part, des exigences en matière d’archivage :

• L’archivage de factures électroniques pour permettre l’exécution de contrôles garantissant la fiabilité des données ;
• L’exécution de contrôles afin d’empêcher la création, la modification ou la suppression illégales de données ;
• La récupération des données en cas d’incident ;
• La possibilité d’extraire et convertir les données en textes lisibles.

Il est obligatoire pour les contribuables de signaler aux autorités fiscales l’emplacement de leurs archives électroniques. Ils doivent également tous se conformer aux règles de transition du Décret-loi dans les 30 jours suivant son entrée en vigueur, c’est-à-dire avant le 17 mars 2019.

Modifications apportées aux déclarations SAF-T (PT)

À l’instar du règlement sur l’archivage électronique, le processus de déclaration des données de facturation par fichier SAF-T (PT) a également subi des modifications : la date limite de soumission du fichier SAF-T (PT) aux autorités fiscales selon Décret-loi portugais 198/2012 a ainsi été avancée. Jusqu’à présent, pour s’acquitter de leurs obligations fiscales, les contribuables avaient jusqu’au 25 du mois suivant l’émission de la facture pour soumettre le fichier FEC.

Ce délai est dorénavant réduit et entre en vigueur selon le calendrier suivant :

• Pour 2019, le décret fixe la date butoir au 15^e jour du mois suivant l’émission de la facture ;
• À partir de 2020, ce délai est encore réduit pour être fixé au 10 du mois suivant l’émission de la facture.

L’option pour les contribuables de soumettre leurs déclarations fiscales en temps réel via l’intégration d’un service Web, plutôt que de télécharger le fichier SAF-T (PT), restera disponible.  Le Décret-loi fournit d’ailleurs plus de précision quant aux conditions de cette option. Il n’est plus nécessaire pour les contribuables qui la choisissent d’imprimer les factures B2C, à moins que l’acheteur n’en fasse la demande explicite, que le code de facturation unique soit inclus à la facture, et que le processus se fasse par l’intermédiaire d’un logiciel de facturation agréé.

Sun Chemical est parvenu à consolider ses obligations fiscales grâce à Sovos

Étude de cas

Sun Chemical

Sovos a simplifié les processus de déclaration multinationale de Sun Chemical afin de lui permettre de poursuivre ses efforts de mise en conformité.

Synthèse

Défis métier

• Sun Chemical cherchait une solution qui lui permettrait de minimiser l’impact des changements des mandats sur les opérations de l’entreprise.

• La société devait résoudre le problème de la barrière linguistique au sein des équipes techniques et locales.

Solution

• Sun Chemical avait besoin d’une plateforme capable de consolider ses efforts de mise en conformité sur tous les marchés d’Amérique latine.

Avantages

• La solution régionale Sovos Business to Government Reporting réduit les retards et les perturbations au sein des opérations qui ont lieu 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

• Elle offre une assistance locale en espagnol, anglais et portugais, éliminant ainsi le problème de la barrière de la langue.

• Comme l’équipe de Sun Chemical ne doit plus surveiller la législation, elle peut désormais se concentrer sur l’innovation.

L'entreprise

Sun Chemical est le premier producteur mondial d’encres d’imprimerie et de pigments. Enregistrant des ventes annuelles de plus de 3,5 milliards de dollars, la société est un fournisseur de premier plan de matériaux pour les emballages, la publication, les revêtements, les plastiques, les cosmétiques et d’autres secteurs industriels dans 56 pays. Sun Chemical exerce ses activités 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et travaille avec des centaines de fournisseurs et partenaires multinationaux dans le monde entier.

Le défi

Sun Chemical ne peut pas se permettre d’interrompre ses activités ou d’avoir du retard dans ses expéditions en raison de son calendrier d’exploitation. Son processus de facturation électronique doit être fluide de A à Z, que ce soit lors de la configuration de SAP, de l’intervention des middlewares, des connexions au serveur de l’autorité locale ou de l’impression.

En raison des différents mandats de facturation électronique mis en place en Amérique latine, Sun Chemical devait vérifier constamment la législation afin d’identifier les nouvelles exigences à convertir dans le système, sans oublier qu’il fallait également résoudre le problème posé par la barrière de la langue. Les exigences techniques étant communiquées dans les langues locales, il était nécessaire de comprendre les mandats avant de convertir les modifications dans le système. Pour les collaborateurs qui ne maîtrisaient pas la langue locale, cela pouvait entraîner une perte d’efficacité en raison des retards et de la confusion.

La solution

Pour répondre aux besoins de mise en conformité au cas par cas, Sun Chemical a initialement choisi d’adopter différentes solutions dans chaque pays. En Argentine par exemple, la société a opté pour la solution régionale de déclaration B2G de Sovos afin de renforcer sa plateforme de mise en conformité. Au Chili et au Mexique, elle a en revanche préféré faire appel à deux fournisseurs locaux avec deux modèles différents et a même mis en œuvre une solution interne au Mexique. Contactez nos experts pour votre démarche de conformité.

« La législation change souvent, mais nous pourrons appliquer les modifications automatiquement avec la solution [Sovos]. Il est très difficile de convertir une obligation légale rédigée dans une langue locale en un plan de configuration. Le service de mise à jour automatique vis-à-vis de la nouvelle législation était donc un élément primordial pour nous. »

Aldo Magenes

Analyste SAP, Sun Chemical

Les avantages

Des analyses ont révélé que la plateforme régionale de déclaration B2G Sovos Business to Government Reporting a permis d’améliorer la production en Argentine. La société a même choisi d’élargir son partenariat avec Sovos au Chili, au Mexique et au Brésil.

Les résultats

En fournissant une assistance locale en anglais, portugais et espagnol, la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos a pu aider Sun Chemical à isoler ses problèmes de conformité afin qu’elle puisse se concentrer sur l’amélioration de ses résultats. Grâce à la solution de Sovos, il n’était plus nécessaire de surveiller chaque modification et de convertir chacune d’entre elles en plans de configuration dans le système. Les équipes ont pu ainsi gagner un temps précieux et réduire les risques de sanctions.

Pourquoi Sovos ?

Sun Chemical a évalué chacune de ses quatre solutions de conformité de la facturation électronique en Amérique latine à l’aide d’une série d’analyses afin d’en estimer les coûts et les avantages. Les dirigeants de l’entreprise savaient qu’il serait plus utile de se consacrer à l’innovation et à l’amélioration des relations professionnelles et avec les clients. Ils recherchaient donc la solution qui minimiserait les retards ainsi que les perturbations et permettrait aux employés de rester concentrés sur ce qui importait le plus.

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Brown-Forman n’a plus aucun mal à respecter les nouvelles réglementations en matière de facturation électronique grâce à Sovos

Étude de cas

Brown Forman

La solution de conformité de la facturation électronique de Sovos a permis à Brown-Forman d’alléger la charge de travail de son équipe informatique.

Synthèse

Défis métier

• Une stratégie de croissance entravée par des réglementations complexes

• Les réponses et processus en temps réel requis par les mandats ont une incidence sur les opérations de l’entreprise

• Des ressources informatiques limitées pour suivre et appliquer la réglementation

Solution

Brown-Forman a choisi la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos afin de s’aligner sur :

• La Nota Fiscal au Brésil
• Le CFDI au Mexique
• La eContabilidad au Mexique

Avantages

• Une intégration fluide avec SAP

• Une surveillance et une assistance constantes ont permis d’éliminer les interruptions

• Possibilité de redéployer les ressources vers les fonctions principales de l’entreprise

• Élimination des mises à jour continues de SAP et réduction de la charge de travail du service informatique

L'entreprise

Brown-Forman est l’un des 10 plus grands producteurs d’alcool au monde et distribue ses produits dans plus de 160 pays. Établie à Louisville, dans le Kentucky, la société Brown-Forman possède également des bureaux dans le monde entier et produit des marques emblématiques telles que Jack Daniels, Southern Comfort et Woodford Reserve.

Le défi

L’expansion internationale explique en grande partie la réussite de Brown-Forman, mais cette stratégie de croissance a posé quelques difficultés à son équipe informatique. Les systèmes SAP de la société devaient être conformes aux différentes législations financières du monde entier et les mandats de facturation électronique menaçaient de dépasser la bande passante de l’équipe informatique de Brown-Forman. Ces problèmes étaient particulièrement préoccupants au Brésil et au Mexique, des pays dans lesquels la société exploite neuf installations et où la réglementation change fréquemment.

Au vu des exigences liées aux processus et aux réponses en temps réel, toute erreur de facturation électronique dans ces pays aurait une incidence sur les tâches financières et logistiques, et pourrait même avoir un impact significatif sur toutes les opérations de l’entreprise. 

La solution

Étant donné que Brown-Forman ne possède que des ressources informatiques internes limitées pour suivre et appliquer la législation fiscale de chaque pays, la société avait besoin d’une solution lui permettant de s’adapter à la réglementation variable de l’Amérique latine et de l’intégrer à son ERP SAP mondial.

Compte tenu de l’étendue de ses activités en Amérique latine, Brown-Forman s’est rendu compte qu’il lui fallait un expert en la matière. En outre, l’entreprise avait besoin d’une structure tarifaire prévisible pour continuer son expansion.

Les avantages

Sovos fournit à Brown-Forman une surveillance et une assistance constantes, ce qui permet à l’entreprise d’éviter toute perturbation due à des problèmes de conformité. De plus, la solution de Sovos a pu être intégrée de manière fluide aux systèmes utilisés par Brown-Forman afin que la société puisse gérer les règles de conformité de plusieurs pays directement dans son propre système SAP.

Les résultats

Après avoir adopté la solution de conformité de la facturation électronique de Sovos, Brown-Forman a pu redéployer des ressources vers les fonctions principales de l’entreprise, comme les comptes client et les comptes fournisseur, et se concentrer sur les améliorations à apporter à la chaîne d’approvisionnement et à la logistique. Ce partenariat a également éliminé la nécessité de mettre constamment à jour SAP et réduit la charge de travail du service informatique due à l’évolution constante de la réglementation relative à la facturation électronique.

Pourquoi Sovos ?

Brown-Forman a choisi d’utiliser eInvoice et eAccounting de Sovos pour simplifier les tâches relatives à la mise en conformité au Brésil et au Mexique. La société recherchait une solution qui pourrait l’aider à réduire ses investissements en matière de ressources humaines et de technologie, et la plateforme SaaS de Sovos lui a permis d’atteindre cet objectif.

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W.R. Grace se libère des contraintes liées à la maintenance de son ERP grâce à Sovos

Étude de cas

W.R. Grace & Co.

Sovos a libéré W.R. Grace & Co. de la gestion interne des modifications et de la maintenance de SAP, lui permettant ainsi de se concentrer sur ses projets de développement mondial.

Synthèse

Défis métier

• La multiplicité des solutions sur site

• La gestion rendue difficile par un manque d’expertise dans le domaine

• Des mises à jour du système SAP non budgétisées en raison de l’évolution des besoins des différents pays

Solution

W.R. Grace a choisi la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos afin de s’aligner sur :

• La Nota Fiscal au Brésil
• La eContabilidad au Mexique

Avantages

• La plateforme régionale est parfaitement compatible avec SAP

• Les changements réglementaires peuvent être mis en œuvre sans interrompre les activités

• Le recours à un système d’enregistrement unique permet d’éliminer les incohérences dans les déclarations auprès des gouvernements

L'entreprise

W.R. Grace & Co, l’un des leaders mondiaux en produits chimiques et matériaux, propose des technologies et services innovants qui améliorent les produits et processus de ses clients partenaires dans plus de 150 pays à travers le monde. La société compte environ 6 500 employés dans plus de 40 pays.

Le défi

La société W.R. Grace a dû sérieusement revoir sa gestion de la conformité en Amérique latine, dont la mise en œuvre s’avérait complexe et exigeante. Chaque pays du continent au sein duquel Grace opérait avait mis en place par le passé un mandat de facturation électronique sur site différent. Ces diverses exigences ajoutées aux changements fréquents en matière de conformité ont engendré tout un éventail de problèmes métier au sein de l’entreprise, notamment :

• La nécessité d’adapter chaque solution à l’évolution constante de la réglementation entre entreprises et gouvernements
• Le manque de connaissance des processus locaux et des solutions individuelles de facturation électronique
• Les opérations non planifiées et non budgétisées pour mettre à jour la solution SAP en fonction des particularités de chaque pays

La solution

Au final, la complexité de cette infrastructure technologique entraînait des coûts de maintenance importants et un risque d’interruption des activités accru si l’une des solutions de facturation électronique venait à tomber en panne. C’est pourquoi la société a décidé d’adopter une solution unique pour l’Amérique latine. La société souhaitait avant tout que cette plateforme régionale soit compatible avec l’ERP SAP.

« Nous avons choisi [la société Sovos] car elle nous fournit une plateforme unique pour satisfaire nos besoins à l’échelle régionale, y compris la Nota Fiscal au Brésil et le CFDI au Mexique. Ses solutions sont spécifiquement adaptées aux multinationales opérant dans un environnement ERP SAP mondial. »

Srini Vanga

Directeur des applications d’entreprise, W.R. Grace & Co

Les résultats

L’intégration de puissantes fonctionnalités cloud au système de l’entreprise a permis d’éliminer les contraintes liées à la gestion interne des modifications et de la maintenance SAP. De plus, la mise en place de SAP comme système d’enregistrement pour les déclarations adressées aux autorités gouvernementales a considérablement réduit les risques et les coûts liés au respect des réglementations locales dans toute l’Amérique latine.

Maintenant que ses contraintes règlementaires quotidiennes sont prises en charge à l’échelle du continent, la société W.R. Grace & Co. peut concentrer ses ressources internes sur l’innovation mondiale plutôt que sur les changements régionaux constants liés à SAP.

Pourquoi Sovos ?

Après avoir évalué ses options, W.R. Grace a finalement choisi la plateforme régionale de déclaration B2G de Sovos pour l’aider à faire face aux réglementations en matière de facturation électronique, à commencer par le Mexique et le Brésil.

La plateforme cloud Sovos offre à Grace un environnement règlementaire simplifié, lui permettant de se conformer plus rapidement aux changements de réglementation tout en minimisant les interruptions d’activité. La prise en charge des processus quotidiens et l’intégration des services gouvernementaux au sein de SAP éliminent le besoin d’allouer des ressources pour surveiller l’évolution de la règlementation dans chaque pays et y répondre.

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Royal Philips passe au SaaS grâce à Sovos

Étude de cas

Royal Philips

Royal Philips s’est affranchi de la maintenance manuelle inutile de son infrastructure et a amélioré son processus de déclaration en adoptant la solution Sovos Business to Government Reporting.

Synthèse

Défis métier

• Philips comptait plus de 140 systèmes, dont la gestion extrêmement lourde mobilisait d’importantes ressources internes.

• La plateforme sur site de l’entreprise devait faire l’objet d’une refonte importante pour passer à la facturation électronique (NF-e).

Solution

• La solution de déclaration B2G de Sovos a remplacé la solution obsolète sur site de la société, éliminant ainsi la gestion manuelle de l’infrastructure.

Avantages

• Philips a réduit ses coûts de maintenance de 80 % et augmenté la productivité de ses employés de 25 %.

• La société a pu en outre automatiser ses processus de déclaration, minimisant ainsi les ressources internes qui y étaient consacrées.

L'entreprise

Royal Philips, Pays-Bas, vise à améliorer la vie des gens grâce à des innovations significatives dans les domaines de la santé, des produits grand public et de l’éclairage. Basée à Amsterdam, elle est l’un des leaders sur les marchés des soins du cœur, des soins de courte durée et des soins à domicile, des systèmes d’éclairage économes en énergie et des nouvelles applications en éclairage, ainsi que des produits de rasage et des tondeuses pour hommes, et de l’hygiène bucco-dentaire.

Le défi

L’architecture mondiale et le département informatique de Philips ont pour mission de fournir des services de développement et d’assistance à diverses divisions au Brésil. Seulement, la technologie de Philips montrait déjà des signes d’obsolescence et de lourdeur, ses quelque 140 systèmes existants réclamant une main d’œuvre considérable pour en effectuer la maintenance annuelle. La situation a encore empiré lorsqu’il lui a fallu revoir son système sur site alors en service.

La solution

Philips avait deux choix : moderniser profondément son système existant pour émettre des factures électroniques (NF-e) et conserver son infrastructure en l’état, ou trouver une solution SaaS capable de mener à bien ces processus plus efficacement. Après un tour d’horizon du marché, la société a compris qu’il lui fallait rompre avec ses pratiques dépassées.

« Notre principale difficulté résidait dans le fait que notre architecture et notre stratégie informatiques mondiales étaient basées sur notre propre plateforme ERP… Non seulement l’équipe internationale a approuvé l’adoption du système [Sovos], mais la solution a également été intégrée à la stratégie d’architecture globale. »

Alexander Quinze

DSI et responsable de l’excellence opérationnelle chez Royal Philips

Les avantages

Suite à la mise en œuvre de la solution Sovos Business to Government Reporting, Philips a vu ses coûts de maintenance diminuer de 80 %, en raison de l’externalisation de la gestion de son infrastructure. La société a également pu affranchir des ressources internes du pénible travail de déclaration.

Les résultats

Grâce à la disponibilité et à la fiabilité élevées de la plateforme Sovos, la multinationale Philips est parvenue à augmenter la productivité de ses employés de 25 % dans l’ensemble de ses divisions au Brésil. La migration s’est déroulée sans heurts et n’a eu aucun impact sur les activités quotidiennes des utilisateurs. Les opérations sont aujourd’hui soutenues par une équipe d’assistance professionnelle et un accord de niveau de service de 99,9 %.

En raison du caractère inédit de la solution Sovos, l’équipe informatique de Philips a procédé à un audit approfondi du produit. Suite à l’évaluation, seule une petite modification a été apportée à l’architecture finale en raison d’une exigence de sécurité propre à l’entreprise. La mise en œuvre réussie au Brésil a permis à la société Philips de déployer la solution dans d’autres pays d’Amérique latine où elle est implantée.

Pourquoi Sovos ?

Après un appel d’offres auquel ont participé quatre fournisseurs, Philips a choisi la plateforme régionale Sovos Business to Government Reporting. La capacité de Sovos à automatiser ses processus de déclaration et à éliminer la maintenance manuelle de son système complexe a énormément soulagé l’entreprise.

Le projet a été divisé en deux phases : l’émission de factures électroniques (NF-e) était la principale priorité, tandis que la mise en œuvre au sein de la société s’est échelonnée sur une période de trois mois.

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