La próxima obligatoriedad, para las empresas en Colombia, de implementar el recibo (o boleta) electrónico, está forzando a las empresas a acelerar el paso para integrar este mandato a tiempo y sin afectar sus operaciones. Con esta medida, la DIAN busca seguir modernizando el sistema tributario del país y acelerar el onboarding digital de las compañías para tener un mayor control de las transacciones, reducir la evasión e incrementar la recaudación de impuestos; uno de los principales mecanismos para el crecimiento del país.
Para discutir sobre este tema, Sovos participó de un conversatorio organizado en conjunto con la Cámara de Comercio Colombo Americana, Amcham, donde sus expertos se refirieron al marco regulatorio imperante en el país y al impacto que este mandato tendrá en las empresas colombianas. En el encuentro se analizó además el caso de una importante empresa de comida rápida multinacional, que implementó exitosamente -con Sovos como partner tecnológico- la normativa en Chile, cumpliendo en tiempo y forma con los requisitos establecidos por el SII -la autoridad tributaria local- que exige el envío de documentos uno a uno, validados en el momento en que se genera cada venta.
Cerrando el círculo tributario
Desde el primer decreto establecido en 2015, que estableció un régimen obligatorio de facturación electrónica, la DIAN ha ido implementando distintos mandatos que van sumando nuevos contribuyentes y condiciones a esta modalidad, avanzando así en la eliminación de los procesos en papel. Adicionalmente, para estandarizar la operatoria, ha ido normando -o está en el proceso de normar- algunos de los documentos equivalentes a la factura electrónica, incluyendo los recibos emitidos por los puntos de venta, o POS, que deberán emitirse como documentos electrónicos. Con la incorporación de variados mandatos -factura, factura de exportación, notas de crédito y débito, nómina y recibo electrónico, entre otros- la DIAN quiere cerrar el círculo tributario, obteniendo información a través de distintos tipos de documentos.
Sumado a esto, iniciativas como los “Días sin IVA”, con los que se busca incentivar el comercio y aumentar las ventas para ayudar a la reactivación económica del país, enfrentan a las empresas a un sinnúmero de desafíos, partiendo por la necesidad de entender los cambios normativos para minimizar su impacto y preparar sus plataformas tecnológicas y sus procesos de negocios para cada probable escenario adecuadamente, garantizando de este modo su continuidad operacional.
La necesidad de mantener el negocio operativo en todo momento es particularmente relevante en el caso de las empresas del retail, que operan con modelos de e-commerce o con atención en cajas 24/7, donde la caída o retraso en los sistemas de atención se puede traducir en la fuga de los clientes y en la pérdida de reputación corporativa. Adicionalmente, el no cumplimiento de los requisitos impuestos por la autoridad tributaria puede ser motivo de multas e incluso, del cierre temporal de los negocios.
Para ayudar a las compañías a enfrentar las dinámicas y siempre cambiantes demandas derivadas de estas imposiciones, Sovos cuenta con tecnologías que aseguran el cumplimiento normativo y la continuidad operacional, además de profesionales con experiencia comprobada que entienden las distintas industrias y metodologías que facilitan las integraciones y los procesos de implementación. Adicionalmente cuenta con un equipo de análisis regulatorio y un software cloud de clase mundial con funcionalidades tributarias modernas y globales que se aplican a las necesidades de cada compañía. Y no solo ocupa una posición de liderazgo mundial en soluciones de facturación electrónica; también cuenta con un departamento de tecnología e innovación enfocado en el desarrollo de procesos digitales.
Para revisar el contenido de este conversatorio, donde se tratan en profundidad estos temas, puede acceder acá.
Cuando hablamos del efecto dominó, se nos viene a la mente la imagen de las fichas que caen unas sobre otras de manera rápida y casi sincronizada; una reacción en cadena que se replica de manera similar en lo que se refiere a los cambios normativos en la región.
En efecto, y como resultado del veloz avance de la transformación digital, que muchas veces desborda la capacidad de gobiernos y empresas por seguir su ritmo, las entidades tributarias están observando permanentemente las diversas iniciativas de los países vecinos, en especial en lo referente a los cambios tecnológicos. Los métodos de validación y la fiscalización de operaciones comerciales realizadas por las empresas caen en una verdadera reacción en cadena para adoptar mecanismos similares, adaptados siempre a su realidad local.
Uno de los ejes centrales de esta tendencia es la búsqueda de un cambio en las metodologías sobre los procesos de control, recaudación y auditoría de las transacciones que respaldan las operaciones con los consumidores. Para esto, las autoridades tributarias no solo han invertido en recursos que soporten estos nuevos procesos, sino que han consolidado, a través de los OSE, los PSE y los agentes de retención y percepción, mecanismos para que actúen como validadores, auditores y recaudadores en nombre de un tercero.
En este sentido, la digitalización de los procesos de fiscalización, control, recaudación y post auditoría permiten no solo resolver procesos de manera inmediata, controlar en línea las transacciones o habilitar la recaudación instantánea; también posiciona a las autoridades tributarias como referentes tecnológicos en la región.
A través de la digitalización, los distintos gobiernos de Latinoamérica han incrementado exponencialmente la recaudación, optimizado los tiempos de fiscalización y aumentado la eficiencia en el control del cumplimiento tributario.
Los próximos pasos están enfocándose en lograr que los distintos gobiernos puedan:
Fiscalizar en línea
Aumentar la recaudación
Eficientizar el cumplimiento tributario
Si evaluamos la inversión y el costo-beneficio de las empresas que deben responder ante estos cambios, encontramos grandes desafíos a enfrentar. Estos son mayores en aquellas empresas que operan en varios países de forma simultánea; principalmente, porque todos los cambios se están presentando al mismo tiempo, dando muy poco tiempo de reacción y generando incumplimiento en los plazos de obligatoriedad con el riesgo latente de enfrentar multas futuras.
A modo de ejemplo, la experiencia de Chile en lo que se refiere a la obligatoriedad de la boleta o recibo -documento tributario electrónico para consumidores finales que debe emitirse y validarse en el momento que se genera cada transacción- está impulsando el desarrollo, por parte de las autoridades tributarias de otros países, de sistemas y procesos equivalentes para dar cumplimiento a normativas similares que permitan la fiscalización en línea, en un efecto dominó que probablemente siga replicándose para otros tipos de normativas.
La homologación de buenas prácticas y la adaptación de mecanismos que prueben ser exitosos en una determinada nación, puede ser el camino más lógico para que la región enfrente con éxito los retos crecientes de una transformación digital que no se detiene.
Sumándose a la creciente tendencia de los gobiernos de la región, que están exigiendo a las empresas digitalizar todos sus procesos tributarios y de negocios, Ecuador está incorporando paulatinamente diversos mandatos orientados a incorporar a las compañías a la transformación digital.
En esa línea, Sovos organizó, en conjunto con la Cámara de Innovación y Tecnología Ecuatoriana (CITEC) -un gremio sin fines de lucro que representa al sector de software y tecnologías de la información en Ecuador- el workshop “¿Cómo se firma el futuro? Un viaje por la nube, la firma electrónica integrable y la era paperless”.
Orientado a profesionales del área de TI, en el encuentro se analizó el estatus legal y tecnológico de la firma electrónica integrable en el país y su uso en la optimización de procesos de software. Asimismo, se presentó el portafolio de soluciones y servicios de Sovos para resolver estas necesidades, especialmente tras la adquisición de Stupendo, líder en soluciones digitales.
En la oportunidad se revisó el marco general de la normativa de firma electrónica en el Ecuador, país en el que, si bien ha aumentado drásticamente el acceso a Internet, aún existe cierta desconfianza por parte de los usuarios a las transacciones electrónicas. Hoy, el 35.9% de las ventas se realizan online y el 29.5% de la compra se realiza a través de este de este tipo de medios electrónicos. La pandemia ciertamente impulsó la adopción acelerada de este tipo de mecanismos.
La base legal de la firma electrónica está inserta en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y la define como un conjunto de datos contenidos en un mensaje de datos que son adjuntados o asociados a una persona en específico para certificar que ha aceptado un negocio jurídico y una relación jurídica. Esta firma electrónica tiene la misma validez y efectos que una firma manuscrita; es decir, que tanto para procedimientos administrativos judiciales, actos comerciales contractuales y particularmente, respecto de contratos entre privados, es válida y utilizable.
Las firmas existentes en Ecuador son la firma electrónica simple -que consiste en un conjunto de datos asociados que permiten identificar a una persona que acepta un negocio jurídico- y la firma electrónica certificada, que además es emitida por un organismo de certificación calificado en el país.
Ambas firmas tienen una presunción de legalidad y son equivalentes a una firma manuscrita. Existe además la figura de la aceptación simple, que implica que a través de una aceptación, un clic por ejemplo, se acepta contratar determinados servicios.
Sovos presentó sus soluciones referentes a la firma, la verificación de identidad y el cumplimiento tributario de las operaciones de las compañías, donde una solución robusta puede lograr que todos los procesos físicos hoy se puedan hacer de manera digital.
A este respecto, Sovos cuenta con soluciones de firma en los principales países de la región, tecnologías que son el puntapié inicial para desarrollar todos los procesos de una empresa, y lograr que el onboarding digital se cumpla. Una solución destacada en Ecuador y Latinoamérica para agilizar procesos y apoyar a la transformación digital paperless es DEC -Documento Electrónico Certificado- un software SAAS orientado a cumplir todas las necesidades de gestión documental y firma electrónica.
DEC crea documentos digitales y genera un ID único e intransferible en la nube para firmar documentos -ya sean personas naturales, personas naturales con RUC, o jurídicas con RUC, e incluso, personas con firma acreditada. Para aquellas personas naturales sin firma, o personas jurídicas y naturales con RUC, DEC cuenta con un microservicio denominado Easy Sign, que permite crear una firma simple o firmar con aceptación simple rápidamente; además actúa como llavero de una firma acreditada.
Sovos está trabajando en paralelo para proporcionar a la brevedad procesos híbridos, que permitan, en un solo documento, usar firma combinada, es decir, crear un proceso con DEC para que algunas personas firmen con firma acreditada y otras con firma simple.
Finalmente se presentaron los distintos tipos de soluciones disponibles: DEC para desarrolladores -un conjunto de WebServices que se integran a desarrollos propios de las empresas a través de APIs-; *DEC personal, orientado a cualquier persona que necesite firmar un documento, y *DEC Enterprise, un gestor documental a nivel macro para nivel bancario, o de empresas con multi sucursales, una solución mucho más robusta.
Para revisar el contenido íntegro de este workshop y conocer más detalles, pinche acá.
*Ambas versiones estarán disponibles en el curso de 2022.
En Sovos nos preocupamos por las buenas prácticas para construir buen software. Con 56 equipos de desarrollo creemos que compartir, actualizar y mejorar el cómo desarrollamos es la clave. Para esto creamos Sovos DevOps Capability Model: el conjunto de buenas prácticas que van desde la planificación hasta la puesta en producción.
¿Qué vas a aprender en este webinar?
Vamos a compartir nuestro conjunto de prácticas para construir un software, sin importar qué tecnologías uses; desde la planificación, pasando por Code, Build, Test, cómo preparamos las Release Candidates y siguiendo por Deploy + Operations y Monitor.
En Sovos necesitábamos una forma de testear nuestra UI, y no solo eso, sino que queríamos tener la capacidad de hacerlo en conjunto con nuestro equipo de QAs y Software Engineers. Este webinar cuenta el proceso por el cual pasamos para implementar nuestro UI testing automatizado en distintos productos.
¿Qué vas a aprender en este webinar?
Vamos a mostrar qué es una tecnología de automation testing, cómo se usa, y cuál es la que elegimos para testear nuestros productos. Luego de ver qué es y cómo funciona Cypress, te explicaremos cuál es el proceso de adopcion y aprendizaje que este tipo de tecnologias tienen en los diferentes equipos de desarrollo.
Gestión de contratos digitales de Sovos, digitaliza la gestión documental de tu empresa
Conoce los beneficios que proporciona a tu empresa la solución de gestión de contratos digitales de Sovos. Crea, gestiona y firma digitalmente, desde cualquier lugar, contratos y otros documentos, obtén trazabilidad completa de cada archivo y asegura el cumplimiento de las normativas locales.
Descubre cómo las empresas solucionan la digitalización de los procesos de negocio
A medida que avanza la transformación digital en los negocios, surgen nuevos métodos de estafa y robo de información crítica que los usuarios confían a distintas entidades y que ponen a prueba a las compañías.
El cibercrimen está violando los sistemas de seguridad de entidades que guardan información de las personas para apropiarse de su identidad y cometer fraudes en su nombre.
En este escenario, proteger la información de las personas es, más que nunca, un imperativo, y hace necesario que las empresas destinen recursos para establecer procesos y tecnologías que aseguren la invulnerabilidad de estos datos.
Una de las herramientas disponibles para estos fines es la verificación de identidad, metodología que contempla distintos mecanismos para autenticar la identidad presencial o remota de una persona. Tecnologías como la biometría -dactilar o facial- y la firma como muestra viva son muy eficientes para cumplir con este cometido, siempre y cuando se utilicen equipos de tecnología avanzada para la toma de muestras.
Los huelleros, por ejemplo, deben ser capaces de discriminar si lo que están leyendo es una muestra viva, y no la impresión de una huella. Para esto, existen dispositivos que identifican factores como la temperatura o humedad de la piel de una persona. Algo similar ocurre con la tecnología de biometría facial, para medir los patrones matemáticos de cada rostro. Los equipos que realizan esta función deben ser tecnológicamente avanzados.
Dentro de las buenas prácticas que contempla un proceso de onboarding digital exitoso se incluye, además del uso de dispositivos con alta tecnología, la aplicación de más de un método de verificación de identidad de manera simultánea, los que deben ser confrontados con bases de datos de los usuarios enrolados para entregar una respuesta con un alto porcentaje de certeza, protegiendo a la compañía que utiliza este método de fraudes por suplantación de identidad.
Para esto es relevante que las bases de datos utilizadas hayan sido seteadas por organismos válidos, como los registros de identificación gubernamentales, entidades bancarias y de seguros.
Adicionalmente, existen otros mecanismos de verificación de identidad que, dependiendo del país, pueden ser utilizados como métodos válidos para autenticar a una persona con un alto grado de certeza, como la validación match-on-card de los documentos de identidad, las cuentas de correo electrónico o bancarias y códigos enviados a los teléfonos celulares.
Tan importante como lo anterior es la selección de una solución de verificación de identidad que garantice una alta confiabilidad, y es ahí donde Sovos proporciona una plataforma que ofrece distintos servicios orientados a la autenticación de identidad, física o remota, que permiten identificar a las personas y tomar las evidencias correspondientes para una posterior firma de documentos, utilizando siempre más de un método de validación de identidad.
La seguridad como responsabilidad fundamental
Sovos cree firmemente en la aplicación de los más altos estándares de seguridad de la información a nivel mundial para proteger los datos de sus clientes, y esto no solo lo aplica en las soluciones que desarrolla; también cuenta con un programa de seguridad global certificado bajo ISO/IEC 27001 que cuenta con el respaldo de un equipo global de expertos en seguridad altamente calificados.
Este programa permite que todos los controles que tiene Sovos en cuanto a respuesta ante incidentes, manejo de riesgos, vulnerabilidades, acceso y continuidad operacional, se cumplan.
La adhesión a estándares de la industria como NIST y OWASP, el cumplimiento de normas de privacidad de datos basadas en GDPR con adaptación a la normativa de cada país, el uso de tecnologías de cifrado avanzadas que garantizan la seguridad de los datos, entre otros factores, se traducen en procesos maduros que están bajo las mejores prácticas de la industria, y demuestran la importancia que asigna la compañía a la seguridad desde todos los ángulos, tanto internamente, como en las soluciones que ofrece a sus clientes.
La transformación digital en las empresas se expande y cobra fuerza en América Latina. Lo que comenzó con los mandatos de las administraciones tributarias de los distintos países, en un intento de tener un mayor control -básicamente para evitar la evasión de impuestos y aumentar la recaudación- fue el inicio de una tendencia que hoy está impactando no solo al área fiscal, sino a cada proceso de una compañía. De igual manera, la exigencia de sumarse a este onboarding digital está llegando a las empresas más pequeñas, que durante un tiempo estuvieron liberadas de la obligación de digitalizarse.
El desafío no es menor. Históricamente, las compañías han operado de manera manual, presencial, y confiando en el almacenamiento y los procesos en papel. Sin embargo, y con un impulso adicional a causa de la pandemia, la forma de hacer negocios está cambiando, y la necesidad de satisfacer las demandas de los gobiernos y de las distintas entidades que tienen que ver con el cumplimiento en cualquiera de sus aristas aumenta día a día.
La digitalización de los procesos requiere no solo de un cambio cultural que involucre a toda la organización, modificando la forma de operación en todos los niveles; también juega un rol fundamental contar con las herramientas tecnológicas que permitan dar ese salto sin afectar la forma en que cada compañía conduce su negocio.
La innovación, por otra parte, recae en empresas capaces de desarrollar soluciones tecnológicas, especializadas, pero capaces de adaptarse y transformarse en el vehículo que permite a cada compañía insertarse en esos procesos digitales de manera segura, gradual y con ello, cumplir con las crecientes demandas fiscales, legales e internas.
La transformación digital, como concepto, es impulsada por la innovación. El avance de las tecnologías es lo que ha ido permitiendo que hoy veamos al papel desaparecer y podamos prescindir con mayor frecuencia de trámites físicos; agilizar y hacer más eficientes los procesos, ahorrar recursos y dar más seguridad a las organizaciones, resguardando su información.
Por esta razón, al momento de evaluar un proveedor tecnológico para enfrentar eficientemente los desafíos que impone la transformación digital, es recomendable revisar la importancia que le atribuye a la mejora continua y a su capacidad de adaptación al cambio como parte del proceso de creación de sus soluciones.
En Sovos, la innovación es uno de los ejes centrales. Sus equipos de desarrollo en varios continentes, que han sumado su experiencia y expertise local a las soluciones enfocadas a las compañías Enterprise, otorgan a las empresas de la región -sin importar su industria o tamaño– soluciones que resuelven todos sus requerimientos para gestionar sus procesos digitales, ya sea en el ámbito tributario, o bien, de negocios, y que además están diseñadas para adaptarse a las normativas y requerimientos de cada país.
Para esto, las distintas áreas de Sovos ponen especial atención en entender cómo operan y qué demandan distintas industrias, para ofrecer alternativas que faciliten efectivamente el onboarding digital a distintas compañías en sus procesos específicos y ayudándoles a lograr sus objetivos.
Procesos complicados y poco seguros en la gestión de contratos y otros documentos digitales amenazan la continuidad y fluidez de tu negocio. La solución de gestión de contratos digitales de Sovos está diseñada para automatizar, estandarizar y hacer más eficiente el flujo completo de los procesos involucrados en la generación de contratos, acuerdos y otros documentos digitales.
Control en línea y una mejor experiencia para el consumidor
A través de este sistema, la DIAN apunta a eficientizar los procesos de verificación y validación de comprobantes, incrementar la recaudación de impuestos y formalizar los procesos de negocios. Sovos ofrece experiencia y una solución probada.
La facturación electrónica en América Latina ha ido cobrando cada vez más protagonismo, y Colombia no se queda atrás. Impulsada por la DIAN para modernizar el sistema tributario del país, aumentar el control sobre las transacciones comerciales de las empresas y reducir la evasión, este modelo inició en el país en 2015, a partir de un primer decreto que estableció un régimen obligatorio de facturación electrónica.
En el tiempo, la administración tributaria ha emanado otros mandatos para ir agregando nuevos contribuyentes y condiciones a esta modalidad, avanzando así en la eliminación de los procesos en papel.
Adicionalmente, la DIAN ha ido normando algunos de los documentos equivalentes a la factura electrónica. Particular relevancia para la industria del retail tienen los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS), que dieron inicio en la década de 1970 a través de los códigos de barra, las interfases gráficas en los 80 y luego se incorporaron a la transformación online -con el inicio de las transacciones en línea- a partir de 1990.
EL POS es una tecnología sumamente dinámica, que se adapta a los requerimientos del mercado, y a través de la cual la DIAN apunta a eficientizar los procesos de verificación y validación de comprobantes, incrementar la recaudación de impuestos y formalizar los procesos de negocios. Este comprobante electrónico B2C resguarda las operaciones de las entidades del retail y al mismo tiempo mejora la experiencia del consumidor, que está optando, cada vez más, por realizar compras en línea o de manera móvil, y requiere contar con un recibo electrónico que respalde sus transacciones.
Los desafíos y el partner tecnológico adecuado
La implementación de este sistema, que dentro de pocos meses pasará a ser obligatorio para la industria del retail, es un gran desafío para las compañías colombianas, que deben seleccionar un proveedor tecnológico que pueda proporcionar soluciones que soporten grandes volúmenes de documentos, aseguren la continuidad operacional y la seguridad de la información y cumplan con las normativas vigentes.
Esto es particularmente relevante para compañías que deben desplegar miles de puntos de ventas y que generan decenas de miles de documentos al día, pues si no cuentan con la infraestructura, seguridad y experiencia necesarias y falla el facturador, corren el riesgo de perder cientos y hasta miles de ventas.
La elección del proveedor adecuado es crítica para implementar este sistema en tiempo y forma. Este debe ser capaz de proporcionar soluciones que cuenten con monitoreo de conexión con la entidad tributaria y procesos alternativos frente a contingencias que puedan interrumpir las validaciones de transacciones, y que respondan eficazmente ante eventos especiales, como los recientes “Días sin IVA” implementados por la DIAN.
Las empresas del retail deben abordar este requerimiento con el suficiente tiempo como para realizar las pruebas necesarias para certificar que el sistema funcione adecuadamente. “Hay varios factores a considerar durante la implementación; entre ellos, verificar que el ancho de banda es suficiente como para soportar la operación en todas las tiendas a lo largo del país y corroborar que los POS envíen la información correctamente, entre otros”.
Una implementación exitosa del sistema POS proporciona varios beneficios a las compañías; no solo permite mantener una coherencia entre la información del ERP y la presentada a la entidad fiscal, lo que asegura que los informes de impuestos que se entregan a la administración tributaria estén correctos; además facilita el ordenar las cuadraturas gracias al recibo electrónico.
En este sentido, Sovos cuenta con la experiencia y madurez suficiente como para garantizar una implementación exitosa, tras haber pasado por este proceso exitosamente en Chile, uno de los países más adelantados en el uso de la facturación electrónica, y que hizo obligatorio el uso de recibos electrónicos a principios de 2021.
En su posición de HR Director para Latinoamérica, Hannah Denford es responsable de planificar, desarrollar y liderar las políticas y actividades de Recursos Humanos en la región, velando por la implementación de la estrategia de talento de la organización y por el desarrollo de una cultura organizacional que permita a los empleados desempeñarse de acuerdo con los objetivos estratégicos establecidos, además de conducir iniciativas orientadas a optimizar la ejecución de tareas vinculadas a la gestión del equipo, incluyendo capacitaciones, contrataciones, beneficios y otras.
Oriunda de Sheffield, Inglaterra, Hannah estudió Idiomas -francés y alemán- pero su carrera ha estado vinculada al área de HR desde su inicio. Se desempeñó en distintos roles relacionados con este ámbito en Londres, hasta mudarse a Chile en 2013, donde ejerció como líder regional de Recursos Humanos en una empresa de logística previamente a su incorporación a Sovos. Su objetivo en la compañía es impulsar, junto a su equipo, el desarrollo personal y laboral de los trabajadores para que alcancen su máximo potencial.
Como director ejecutivo de Sovos, Rodrigo Razón dirige la organización de desarrollo de productos con el objetivo de llevar la oferta de soluciones centradas en el cliente al siguiente nivel. Adicionalmente, es responsable de la integración de los productos de las compañías adquiridas, teniendo como meta brindar una experiencia unificada a los clientes.
Ingeniero en Electrónica de la Universidad Jesuita de Guadalajara (ITESO), Rodrigo cuenta con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de productos de software. En su trayectoria laboral destacan los 7 años que ejerció como CIO en empresas de seguros como Liberty Mutual de Chile y Chubb Latinoamérica, ejecutando la operación de tecnología, estrategia de digitalización y fusión de compañías, y los 5 años que se desempeñó como CTO, desarrollando productos de software para la banca.
Rodrigo cree firmemente en el valor de proveer soluciones que mejoren la vida de las personas, así como en la colaboración y trabajo en equipo para alcanzar el éxito.
Vive en Chile con su esposa y dos hijos, y disfruta de las actividades al aire libre, probar nuevas recetas de cocina étnica y el vino.
El nuevo valor busca impulsar una mirada más compasiva hacia el otro, lo que redunda en un mayor grado de satisfacción en las personas y en un mejor servicio hacia los clientes.
Desde sus orígenes, Sovos ha puesto un foco importante en adicionar, a los estándares de excelencia que busca aplicar a sus soluciones y servicios, ciertos valores que considera fundamentales para crear un ambiente de trabajo más humano y centrado en las personas.
De esta manera, estableció los valores fundamentales de Profesionalismo, Colaboración, Responsabilidad, Proactividad y Adaptabilidad, que imprimen un sello distintivo en la organización y en sus trabajadores, que asumen el compromiso de realizar sus tareas diarias integrando estos estándares.
Recientemente, el liderazgo de Sovos decidió agregar un nuevo valor a su decálogo: Be Inclusive (Sé Inclusivo), que busca impulsar y profundizar una mirada más compasiva hacia el otro, lo que redunda en un mayor grado de satisfacción en las personas y por ende, en un mejor servicio hacia los clientes.
Que esta sea la primera actualización de los valores fundamentales originales de Sovos desde su creación, evidencia la importancia de la diversidad, la equidad y la inclusión para la misión y el propósito de la compañía.
Una de las primeras iniciativas fue definir la declaración de visión de la compañía sobre DEI: “En Sovos estamos profundamente comprometidos con crear y mantener un ambiente de trabajo donde nuestros colaboradores se sientan seguros siendo ellos mismos”.
Para representar y reflejar las experiencias, perspectivas y puntos de vista únicos de sus trabajadores, clientes y comunidades, Sovos promueve políticas y prácticas equitativas que permitan un desarrollo pleno de las capacidades individuales, impulsar la innovación de productos y fomentar un lugar de trabajo que permita avanzar en su misión de resolver los impuestos definitivamente y por el bien común (Solve Tax for GoodⓇ).
Adicionalmente, se creó a nivel corporativo la nueva vicepresidencia de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI), responsable de liderar las iniciativas que permitan construir una cultura laboral inclusiva, donde todos sean vistos y valorados, y donde cada miembro del equipo pueda trabajar en un ambiente seguro, en el que puedan, efectivamente, mostrarse tal cual son.
Sovos realizó recientemente la adquisición más grande fuera de los Estados Unidos al integrar a Acepta, una de las empresas más reconocidas en el desarrollo de soluciones de documentos tributarios electrónicos, biometría, firma digital de documentos y certificados digitales en la región.
Esta integración, inserta en la estrategia de Sovos de adquirir empresas locales, e incorporar su conocimiento y fortalezas para ir mejorando continuamente su oferta en cada país, ensambla los portafolios y los equipos expertos de ambas compañías dando origen a una oferta de valor mucho más profunda que integra la experiencia global de Sovos -respaldada por más de 20 mil clientes, incluyendo a la mitad de las empresas del ranking Fortune 500, que operan en más de 70 países- y el conocimiento regional de Acepta, ampliando el alcance de Sovos como un partner estratégico de excelencia para impulsar los negocios de compañías de las más diversas industrias.
Esto nos permitirá proporcionar a todos nuestros clientes en la región -incluyendo a las medianas y pequeñas empresas- no solo las capacidades de cumplimiento tributario, la seguridad y los beneficios del ecosistema que disfrutan los clientes empresariales multinacionales de Sovos, sino también extender nuestra oferta adaptada al mercado local gracias a una amplia gama de soluciones de documentos electrónicos que permiten gestionar, validar e integrar todos los procesos digitales de las compañías, incorporando también el flujo de trabajo de gestión con funciones de firma electrónica, cumpliendo siempre con las normativas locales.
La integración de Acepta en Sovos reúne lo mejor de dos mundos, no solo en términos de tecnología y conocimiento; también amalgama los atributos que cada una se ha ganado a lo largo de los años -la audacia, humanidad, actitud positiva y orientada al servicio de Sovos, y la innovación y cercanía con el cliente que caracterizan a Acepta- para dar origen a un nuevo estándar que aspira a cumplir con un renovado nivel de excelencia y dedicación los requerimientos de aquellas empresas que han depositado su confianza en Sovos.
Este enfoque se extiende más allá de las fronteras corporativas gracias a la incorporación de Autoriza; la plataforma pyme impulsada por Acepta con foco en los servicios de facturación electrónica para pequeñas empresas. Hoy, Sovos Autoriza es el punto de inicio de una nueva arista en la estrategia regional de Sovos, que amplía su promesa de resolver los impuestos de manera definitiva y por el bien común (Solve Tax for GoodⓇ) ya no solo a las empresas, sino también a las personas.
Nos entusiasma proporcionar al mercado, gracias a la unión de las capacidades de Sovos y Acepta, uno de los mix de soluciones más completos para enfrentar la transformación digital y un equipo de profesionales que entienden de cambios normativos y desafíos tecnológicos. En Sovos, todo lo que hacemos apunta a ayudar a nuestros clientes a enfrentar con éxito los desafíos que les imponen cada día los gobiernos y la industria, permitiéndoles crecer y prosperar.
Álvaro González
Director ejecutivo
Sovos Latinoamérica
La plataforma permite enviar y firmar documentos de manera digital, validando la identidad de los firmantes. Además incluye un repositorio en línea para almacenar los documentos, eliminando el papel y reduciendo costos.
Una de las tareas que más consume tiempo y recursos en las empresas es la gestión y firma de documentos. Trámites que necesitan rápida resolución se retrasan a la espera de una firma; la impresión y acumulación de papel ocupa espacio valioso y eleva sus costos.
Lograr una mayor eficiencia en la gestión de documentos es imprescindible para la correcta operación de su empresa.
Sovos cuenta con una solución reconocida por la industria que resuelve la gestión completa de firma de documentos de manera digital, haciendo más eficientes y seguros los procesos dentro de la organización.
El gestor de contratos digitales permite cargar desde el propio sistema de los clientes, o crear, a partir de planillas preestablecidas a las que solo deben ingresar los datos variables, los documentos que se necesitan para los acuerdos comerciales, financieros y laborales; gestionarlos y firmarlos digitalmente desde cualquier lugar.
A través de diversos mecanismos de autenticación -incluyendo tecnologías como la biometría, oAuth, match on card y otros- se corrobora que el firmante es quien dice ser, con un alto grado de certeza. Sovos está calificado como prestador de servicios de certificación de firma electrónica en Perú y en Chile. En este último caso, es uno de los dos proveedores certificados de firma electrónica avanzada móvil en el país.
Los usuarios pueden realizar sus procesos de firma a través del portal de Sovos o integrando vía API el gestor de firmas digitales a sus sistemas, obteniendo así transparencia total de sus flujos de trabajo.
La funcionalidad de estampado de tiempo certifica los actos de firma y les otorga validez legal con la misma consistencia de una firma presencial en papel, permitiéndoles ser utilizados como respaldo ante una prueba.
Desde el registro de funcionarios, la administración de documentos laborales, contratos, acuerdos, liquidaciones de sueldo, finiquitos, asistencia y otros; y la firma de contratos con clientes y proveedores, hasta procesos de validación y aprobaciones internas mediante la asignación de roles y funciones a los usuarios correspondientes, el gestor de contratos digitales de Sovos permite contar con la tranquilidad de que los documentos estén siempre disponibles cuando se necesiten, proporciona completa trazabilidad de cada documento y asegura el cumplimiento de las normativas locales.
La solución, a la que se puede acceder de manera rápida y sencilla por web, mobile o Api, permite crear, modificar o eliminar roles, perfiles y funciones para cada usuario, elevando los niveles de seguridad, así como obtener reportes de gestión para la generación de estadísticas, además de configurar notificaciones y alertas para sus usuarios.
Adicionalmente, el gestor de contratos digitales centraliza una única versión de un documento en un repositorio de almacenaje, eliminando el papel, reduciendo costos y elevando los niveles de eficiencia.
Más información sobre el gestor de contratos digitales de Sovos en aquí.
Los cambios normativos que afectan a la facturación electrónica en Latinoamérica se suceden con rapidez, impactando a las compañías y enfrentándolas a nuevos desafíos para cumplir con los requerimientos de las autoridades tributarias. Solo en 2021 se han llevado a cabo más de 150 cambios normativos importantes en los distintos países de habla hispana de la región. Se espera que esta cifra siga creciendo, pues prácticamente todos los gobiernos están enfocados en la digitalización de los documentos tributarios y en la obligatoriedad, para sus contribuyentes, de sumarse a esta modalidad.
Las entidades tributarias están focalizándose en hacer estos procesos digitales debido a la evolución de los controles transaccionales continuos (CTCs); es decir, están poniendo foco en lograr mayor recaudación; en tener el control de esas transacciones en el momento en que se efectúan, y en contar con el apoyo de los grandes contribuyentes, los proveedores de facturación electrónica y las OSE, en el caso de Perú, para que actúen como agentes de control de las autoridades tributarias, ya sea en la fiscalización o en la recaudación misma de los impuestos en su nombre.
Por esto, las autoridades también están poniendo foco en las transacciones realizadas de manera digital a través del e-commerce, los servicios de envíos, las empresas multinacionales que operan de manera digital, los negocios entre compañías, los proveedores de servicios digitales, e incluso, los negocios B2C.
Algunos cambios normativos de 2021
Los principales cambios en materia de facturación electrónica en el primer trimestre del año tuvieron lugar en Panamá, Chile, Perú y México. En este último país se han ido especializando los documentos tributarios para determinados sectores, creando “complementos especiales”, que se deben adherir como adendas a la factura principal para enviar a la administración tributaria información exclusiva del sector, del contribuyente o de la transacción que se está llevando a cabo.
En Perú, los nuevos documentos tributarios electrónicos (DTE), comenzaron a ser obligatorios para los fondos de pensiones y otras entidades financieras supervisadas por el estado. Igualmente surgieron nuevos requerimientos para facilitar las operaciones de factoraje, y aumentaron los contribuyentes que deben facturar electrónicamente y validar esa información a través de la SUNAT o de los proveedores de servicios de validación (OSE).
En Panamá se emitieron disposiciones con respecto a los requisitos técnicos y normativos que tienen que cumplir los proveedores de servicios de certificación para validar información de facturación electrónica a nombre de la administración tributaria. Además se inició el mandato de facturar electrónicamente o de utilizar impresoras fiscales.
Chile implementó el mandato relativo a los libros de remuneraciones remitidos al SII y a la Dirección General del Trabajo, que deben ser validados y enviados a la administración siguiendo una normativa técnica específica para este tipo de documentos. Además se estableció el mandato de segregar el IVA de las boletas electrónicas y se comenzó a regular las obligaciones de los procesadores de pago electrónico. Asimismo, se comenzó a acotar el uso del Webservice para boletas de honorarios electrónicas.
Argentina implementó el nuevo libro de sueldos digital, lo que refleja una tendencia creciente hacia el control de las actividades del pago de nóminas y otras relacionadas, y se instruyó el despliegue de los códigos QR para las facturas electrónicas.
Colombia comenzó con los primeros sistemas de prueba de la implementación del Radian, que fomenta el uso de las operaciones de factoraje que involucran facturas electrónicas, permitiendo que se conviertan en títulos ejecutorios para que pequeños o medianos negocios tengan un mejor flujo de caja. Aún no entra totalmente en funcionamiento.
República Dominicana ya estableció la plataforma para dar inicio, aún sin fecha conocida, al mandato de facturación electrónica.
Para el último trimestre del año se espera que en Argentina comience a regir el mandato de Carta Porte para el control de tránsito de algunas mercancías, mientras que en México comenzará a regir para todos los bienes a partir del 1 de enero de 2022.
En Bolivia se dará comienzo formalmente, una vez más, al mandato de facturación electrónica, que estuvo detenido por algunos años, y ya estableció fecha de inicio para los grandes contribuyentes (GRACOS) y los contribuyentes principales, o PRICOS.
Cambios relevantes para 2022
Dentro de los cambios que ya tienen fecha de entrada en vigencia en el 2022, Paraguay comienza, el 1 de enero, con el mandato formal de factura electrónica para ciertos contribuyentes.
En Perú se inicia la reducción a 2 días de los plazos de validación para la facturación electrónica; se expandirá el mandato de facturación electrónica para los micro, pequeños y medianos contribuyentes y se implementarán nuevos requerimientos con respecto a las facturas que incluyan documentos de percepción.
Colombia expande el mandato hacia los documentos soporte de compras, que obliga a los contribuyentes que compran bienes y servicios de proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente, a emitir una factura especial.
En el segundo trimestre del 2022, Paraguay extenderá el mandato de facturación electrónica a medianos contribuyentes.
Los nuevos desafíos de la región en facturación electrónica
Las autoridades tributarias expandirán las nuevas operaciones que estarán sujetas a los CTCs, ya sea a través de nuevas obligaciones a los proveedores foráneos de servicios de facturación, a los administradores de plataformas digitales o a los procesadores de pago. Además, nuevos procesos como los pagos de nómina, o de operaciones de factoraje, crecerán.
El segundo gran desafío tiene que ver con el flujo de mercancías y nuevos documentos fiscales electrónicos. Los remitos, Carta Porte y guías de despacho seguirán incrementándose en toda la región, y aún en países que los tienen, seguirán especializándose.
Igualmente habrá nuevos documentos fiscales especializados, como los que se requerirán para algunos tipos de bienes, como es el caso de los complementos de productos de petróleo en México. Los documentos de facturación electrónica tendrán algunos suplementos que serán específicos para determinados tipos de transacciones.
Finalmente, se integrarán los mandatos de CTCs con reportes y declaraciones periódicas. Las administraciones tributarias están utilizando la información de facturación electrónica para preparar y verificar el cumplimiento tributario de los contribuyentes a través de los diferentes impuestos. En determinados periodos, los contribuyentes deben presentar una declaración de IVA; con esa información de facturación, las autoridades estarán preparando y completando las declaraciones juradas que se presentan a final de mes de forma automática.
Esas son las 3 tendencias para las que hay que prepararse para el 2022. No solamente se necesita facturar electrónicamente; se necesita también tener una integración con los sistemas que se utilizan para cumplir con esas obligaciones tributarias de impuestos indirectos, ya sea IVA, impuestos selectivos al consumo, o transacciones cuyos impuestos son documentados a través de los documentos tributarios electrónicos.
¿Cómo cumplir con estas normativas?
Para cumplir con las obligaciones tributarias de la región se necesita tener una continua actualización técnico-normativa. Por lo menos cada tres días algo cambia en materia de facturación electrónica, por lo que ya no es viable para una multinacional tener un departamento que se encargue de verificar los cambios normativos, pues estos son continuos y muchas veces, extremadamente complicados.
Lo segundo para cumplir apropiadamente con la normativa tributaria de facturación electrónica, es tener una solución dinámica y actualizada que permita integrar, en tiempo real, y dentro del periodo establecido, esos cambios normativos que deben estar constantemente actualizados.
Y, finalmente, tener varias soluciones que permitan cumplir de manera sincronizada con las obligaciones de carácter fiscal.
Hitos en el área de productos y un número récord de adquisiciones estratégicas durante el año fiscal 2021, añaden impulso hacia el año fiscal 2022.
BOSTON – noviembre, 2021 – Sovos, proveedor global de software tributario, anunció que ha expandido su base de clientes en un 164% a través de adquisiciones y crecimiento orgánico desde el comienzo de su año fiscal en julio. Si bien la digitalización de los impuestos y los controles transaccionales continuos (CTC) -como la facturación electrónica- han afectado a las grandes empresas por años, la carga de cumplimiento que representan se hace sentir cada vez más en las pequeñas y medianas empresas (pymes), así como en las filiales locales de las empresas globales. Como resultado, los nuevos clientes de Sovos incluyen multinacionales, marcas de tamaño medio y un segmento de pymes en rápido crecimiento.
La evolución del cumplimiento fiscal global
Los gobiernos de todo el mundo están impulsando la transformación digital en busca de visibilidad en tiempo real, o casi real, de las transacciones comerciales de las compañías, para aumentar las fuentes de ingresos y cerrar las brechas fiscales. Ya sea en las Américas, en Europa o en otras regiones, la transformación electrónica convergente de gobiernos y empresas hace casi imposible, para las empresas de cualquier tamaño, mantenerse al día con los constantes cambios en los mandatos sin contar con soluciones y servicios habilitados por la tecnología.
Para cumplir con su misión de resolver los impuestos definitivamente y por el bien común (Solve Tax for Good®), Sovos ha creado la suite más completa de soluciones y servicios para los impuestos modernos a través de innovación orgánica y adquisiciones estratégicas, con ofertas basadas en la nube para la determinación de impuestos, el cumplimiento de los CTC, la declaración de impuestos y más. En el año fiscal 21, la empresa completó siete adquisiciones en seis países, un aumento del 250% en la actividad de fusiones y adquisiciones en comparación con los 12 meses anteriores. Este impulso fue seguido rápidamente por tres nuevas adquisiciones en el primer trimestre del año fiscal 22, y un acuerdo firmado para una cuarta.
“Los gobiernos están impulsando la transformación digital de los impuestos y las empresas no tienen más opción que mantenerse actualizadas. Este es un desafío que podría afectar todo, desde las operaciones diarias hasta las iniciativas estratégicas de TI. Sovos apoya a las empresas con una estrategia global y experiencia local para satisfacer las demandas de esta transformación, y ese enfoque se ve en todo lo que hacemos”, afirmó Andy Hovancik, CEO de Sovos.
Inversión en tecnología en la nube segura, confiable, escalable y flexible
En la segunda mitad del año calendario 2021, Sovos continuó invirtiendo en sus productos y soluciones para atender a su base de clientes en expansión. Por ejemplo:
Sovos lanzó su nueva Plataforma Avanzada de Reportes Periódicos que automatiza, centraliza y agiliza los procesos de cumplimiento de los impuestos indirectos para las empresas que operan en Europa, Oriente Medio, África, América Latina y Asia.
La Integración Avanzada de Sovos para SuiteCommerce alcanzó el estado de “Creado para NetSuite”. La nueva SuiteApp, construida utilizando la plataforma Oracle NetSuite SuiteCloud, ayuda a las organizaciones a cumplir fácilmente con las jurisdicciones locales, ahorrar tiempo en la declaración de impuestos y, al mismo tiempo, mantener una conexión fiscal transparente entre las soluciones de comercio electrónico y el ERP de NetSuite.
Con la adquisición de 1099 Pro, Sovos extendió su oferta de software para pymes, dado que el panorama de la presentación de reportes fiscales sufre rápidos cambios regulatorios que están afectando a todas las empresas que operan en los Estados Unidos.
Sovos ShipCompliant realizó más de 60 lanzamientos de productos y aseguró el cumplimiento de más de 21 millones de envíos de alcohol directo al consumidor a través de la verificación de cumplimiento en tiempo real en el punto de venta.
Sovos se creó para resolver las complejidades de la transformación digital de los impuestos, con ofertas completas y conectadas para la determinación de impuestos, los controles transaccionales continuos, la declaración de impuestos y más. Los clientes de Sovos incluyen la mitad de las empresas del ranking Fortune 500, así como empresas de todos los tamaños que operan en más de 70 países. Sus productos SaaS y la plataforma patentada Sovos S1 se integran con una amplia variedad de aplicaciones comerciales y procesos de cumplimiento gubernamental. Sovos tiene empleados en las Américas y Europa, y es propiedad de Hg and TA Associates. Para obtener más información, visite www.sovos.com/es y síganos en LinkedIn y Twitter.
Como director general para la región de las Américas, Álvaro lidera múltiples iniciativas de Sovos, incluyendo la integración de compañías y tecnologías adquiridas en nuestras soluciones estratégicas y ofertas de productos. Álvaro cree que adoptar un enfoque centrado en el cliente ayuda a comprender mejor las necesidades de los clientes y a centrarse en la resolución de problemas específicos en todas las regiones.
Álvaro se incorporó a Sovos tras la adquisición de Acepta, donde ocupó el cargo de director general. Durante su mandato, llevó a la empresa a una posición de liderazgo en la emisión de facturas electrónicas, documentos electrónicos e identidad digital en Chile. Ahora, con Sovos, establece la estrategia para llevar estos servicios a toda la región SSA.
La creación de una cultura centrada exclusivamente en la resolución de los problemas de los clientes es algo que apasiona a Álvaro. Considera que su función es reunir a un grupo de personas con talento, aprovechar todo su potencial y proporcionarles las herramientas necesarias para tener éxito. La oportunidad de construir un nuevo equipo dentro de Sovos le ha inspirado para comenzar un nuevo viaje de resolución de problemas.
Cuando no está en la oficina, encontrará a Álvaro jugando al golf, al tenis o corriendo. También se mantiene ocupado enseñando tenis a sus tres hijos.
