Tal y como se anticipó , las autoridades fiscales portuguesas han publicado más información sobre la regulación de las facturas. Las noticias de las últimas semanas sobre el aplazamiento de los requisitos establecidos durante la minireforma de la factura electrónica del país, y la retirada de de la obligación de una empresa de comunicar un conjunto de información a la autoridad fiscal, culminaron con la tan esperada regulación sobre el número único de identificación y los códigos QR.
Ya en 2019, el Decreto-Ley 28/2019 introdujo el número de identificación único y el código QR como contenido obligatorio de las facturas. Previsto para entrar en vigor el 1 de enero de 2020, faltaban los detalles sobre lo que constituye dicho número único de identificación y el contenido de los códigos QR. Sin embargo, el gobierno portugués ha publicado ahora una Ordenanza que regula con más detalle ambos requisitos.
Un nuevo código de validación
De acuerdo con la Ordenanza 195/2020, a partir del 1 de enero de 2021, las empresas que emitan facturas con arreglo a la legislación portuguesa deberán comunicar a la administración tributaria portuguesa la serie utilizada en las facturas, antes de su aplicación. Una vez comunicada la serie, la autoridad fiscal emite un código de validación para cada serie numérica comunicada.
Este código de validación se utiliza posteriormente como parte del número de identificación único que se ha denominado ATCUD. El ATCUD comprende el código de validación de la serie y un número secuencial dentro de la serie con el formato “ATCUD:Código de validación-Número secuencial”. El ATCUD debe figurar en todas las facturas inmediatamente antes del código QR y ser legible en todas las páginas de la factura.
Para obtener un código de validación, los contribuyentes deben comunicar los siguientes datos a la autoridad fiscal portuguesa:
La identificación de la serie de documentos;
El tipo de documento, siguiendo los tipos de documento establecidos en la estructura de datos SAF-T (PT);
El número inicial del número secuencial utilizado dentro de la serie;
La fecha en la que se espera que el contribuyente comience a utilizar la serie para la que se requiere un código de validación;
Una vez aprobado, la autoridad fiscal crea un código de validación con un tamaño mínimo de ocho caracteres.
Según la Ordenanza, el número secuencial que también forma parte del ATCUD es una referencia obtenida de un campo específico de la versión portuguesa del fichero SAF-T.
Aunque la Ordenanza pretendía introducir los detalles del código QR, afirma que las especificaciones técnicas se publicarán en el sitio web de la autoridad fiscal. No obstante, la Ordenanza dice que debe incluirse un código QR en todas las facturas y documentos emitidos por programas informáticos certificados. También establece que el código QR debe incluirse en el cuerpo de la factura (en la primera o última página) y ser legible. Las especificaciones técnicas del código QR están disponibles en el sitio web de la autoridad fiscal .
La Ordenanza de la semana pasada no cambia el alcance de las empresas que deben utilizar software certificado para emitir facturas, ni tampoco los requisitos de certificación. Sin embargo, los contribuyentes portugueses deben, una vez más, adaptar sus actuales procesos empresariales y de cumplimiento y se ven presionados a cambiar sus sistemas antes de la fecha límite del 1 de enero de 2021.
Tome medidas
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Para las empresas con actividad en Turquía, 2019 fue un año ajetreado en lo que se refiere a cambios de normativa fiscal y, en concreto, a la reforma de la facturación electrónica. Desde su primera introducción en 2012, el mandato de facturación electrónica se ha ampliado, y las empresas se han tenido que adaptar para cumplir los requisitos de 2020 en adelante.
Según el Comunicado general sobre la Ley de Procedimiento Fiscal (Comunicado general), ha aumentado el número de contribuyentes que deben cumplir con el marco obligatorio de facturación electrónica. El Comunicado general, publicado el 19 de octubre de 2019, cubre otros documentos electrónicos como e-arşiv, notas de envío, recibos de trabajo autónomo, recibos de productores, comprobantes, notas de gastos, documentos de gastos por comisiones de seguros, pólizas de seguros, documentos de cambio de divisas y recibos bancarios.
El alcance de la facturación electrónica
Desde el 1 de julio de 2020, los contribuyentes con ingresos brutos por ventas de 5 millones de libras turcas o más en 2018 o 2019 deben cambiarse al sistema de facturación electrónica. Los contribuyentes que cumplan con estos requisitos en 2020 o después deberán cambiarse al sistema de facturación electrónica al principio del séptimo mes del siguiente año contable.
La facturación obligatoria no se basa solamente en el umbral
Las autoridades fiscales han establecido unos parámetros según sector para empresas con actividad en Turquía. Entre los contribuyentes que tendrán que cambiarse a la facturación electrónica, sin importar sus beneficios, están las empresas licenciadas por las autoridades reguladoras del mercado energético turcas, los intermediarios o comerciantes de fruta y verdura, los proveedores de servicios online que facilitan la venta por internet, los importadores y distribuidores.
El alcance de la factura e-arşiv
E-arşiv fatura se utiliza para documentar transacciones B2C, pero también en los casos en los que la otra parte de la transacción no está registrada con la TRA para la facturación electrónica. De forma similar a la factura electrónica, la factura e-arşiv ya es obligatoria para proveedores de servicios intermediarios, anunciantes online e intermediarios de publicidad online que se hayan cambiado al sistema desde el 1 de enero de 2020.
De ahora en adelante, los contribuyentes que no estén incluidos en el ámbito la facturación electrónica y e-arşiv seguirán estando obligados a emitir facturas e-arşiv mediante el portal de la Administración Tributaria de Turquía si el importe total de una factura emitida a la misma persona o institución el mismo día, incluyendo impuestos, supera las 5000 libras turcas para transacciones B2B y 30 000 libras turcas para transacciones B2C.
Turquía sigue haciendo frente a su brecha de recaudación del IVA con un mayor control de las declaraciones y exigiendo información fiscal más detallada. Por este motivo, las empresas con actividad en Turquía necesitan estrategias de facturación electrónica potentes para cumplir con las crecientes exigencias de la transformación digital de los impuestos.
A unas dos semanas para la puesta en marcha de la primera fase obligatoria de la reforma de la facturación electrónica en India, el Consejo del GST ha decidido pisar el freno y detener el proceso. O al menos pararlo temporalmente durante un significativo periodo de 6 meses, hasta octubre de 2020.
Tras una larga lista de quejas (tanto del sector privado hacia el Consejo del GST como de este hacia el proveedor responsable de la infraestructura de TI de su red, Infosys), el Consejo ha decidido replantearse la fecha de puesta en marcha del 1 de abril en una reciente reunión celebrada el sábado 14 de marzo.
Aplazar seis meses la puesta en marcha obligatoria de la facturación electrónica, del 1 de abril al 1 de octubre de 2020.
Retrasar la obligación de que las facturas B2C (emitidas por los mayores contribuyentes de India, con un umbral superior a 5 000 millones de rupias) incluyan un código QR, del 1 de abril al 1 de octubre de 2020.
Excluir ciertos tipos de sujetos pasivos del ámbito de la reforma de la facturación electrónica y de la obligación de generar códigos QR (entre ellos, las compañías de seguros, los bancos y otras instituciones financieras, las instituciones financieras que no son bancos y los servicios de transporte de pasajeros).
Posponer la entrada en vigor de las nuevas devoluciones del GST hasta el 1 de octubre de 2020.
Ponerse en contacto con el director de Infosys para que asista a las tres reuniones siguientes del Consejo del GST, a fin de informar de las actualizaciones de estado de las mejoras técnicas y de infraestructura en las plataformas de TI subyacentes que constituyen los cimientos de las reformas de control del GST en marcha.
Las decisiones que se tomen en la 39ª reunión del Consejo del GST exigirán que se modifique la estructura legislativa (Notificaciones) publicada a principios de diciembre o que se sustituya completamente por otra para reflejar la nueva realidad. No obstante, dada la reciente volatilidad económica provocada por la pandemia actual, no sería descabellado esperar demoras aún mayores en la implementación de esta reforma. El plazo de implementación después de octubre solo será seguro cuando los mercados globales y las plataformas técnicas subyacentes de la reforma del control del GST parezcan estabilizarse.
Aquellos que predecían que el modelo de autorización de facturas electrónicas de Italia, FatturaPA, sería sometido a una nueva reforma, estaban en lo cierto. Agenzia delle Entrate (AdE), la autoridad fiscal italiana, ha emitido nuevas especificaciones técnicas y esquemas para las facturas B2B y B2G italianas. Pero ¿qué significan realmente estos cambios? ¿Y qué impacto tienen en los procesos empresariales?
Actualizaciones técnicas y de contenidos
En las últimas semanas se han introducido tres actualizaciones:
Una nueva versión (1.6) del formato XML de FatturaPA para B2B
Una nueva versión (1.3) del formato XML de FatturaPA para B2G
Una nueva versión (1.8) de las especificaciones técnicas de la plataforma del SDI
La inclusión de las retenciones de impuestos (especialmente las contribuciones sociales) es uno de los nuevos requisitos de contenido para los formatos XML B2B y B2G. También hay 12 tipos de documentos nuevos (incluyendo autofacturas y documentos de integración) y 17 opciones más de tipos de transacciones (como razones para las exenciones e inversiones impositivas).
Estas actualizaciones de contenidos requieren que las empresas italianas tengan una comprensión más profunda del sistema fiscal de su país. Los cambios afectan al momento en que los contribuyentes clasifican sus suministros. En el modelo actual, las empresas italianas no tienen que preocuparse de este tema hasta que envían las declaraciones del IVA, pero con el nuevo sistema esta clasificación se llevará a cabo en tiempo real. Es probable que estas actualizaciones afecten a los procesos de negocio. Son un siguiente paso necesario para abrir camino a la próxima introducción de las declaraciones de IVA prerellenadas, una iniciativa que muchos creen que eliminará la carga administrativa y hará la vida más fácil a la mayoría de las empresas italianas.
Al mismo tiempo, los cambios adicionales derivados de las nuevas versiones de los formatos de FatturaPA tendrán un impacto técnico sobre las empresas y exigirán que estén preparadas para la implementación de tecnologías de la información. Las actualizaciones técnicas incluyen la adición de más campos, la longitud del contenido, los caracteres permitidos, los cambios de campos opcionales a obligatorios y viceversa y la frecuencia de repetición de campos.
Las nuevas especificaciones técnicas también introducen nuevas validaciones que serán realizadas por el Sistema di Interscambio (SDI), la plataforma del gobierno italiano responsable de la autorización de facturas electrónicas. La mayoría de las nuevas validaciones revisan el contenido de la factura electrónica frente al tipo de documento y de transacción indicados y requieren que los contribuyentes sean capaces de entender, procesar y reaccionar de manera adecuada a los nuevos errores.
Fechas límite de implementación
La plataforma del SDI empezará a procesar facturas B2B en el nuevo formato de FatturaPA a partir del 4 de mayo de 2020, pero la AdE obligará a usar el nuevo esquema desde el 1 de octubre de 2020 y aplicará las nuevas validaciones y errores solo después de esta fecha, según el Provvedimento del 28 de febrero de 2020. A las facturas B2G se les aplicarán distintas fechas límite, a menos que la AdE publique nuevas reglas de transición para ellas antes de esa fecha, por supuesto. Está previsto que la aplicación del nuevo esquema de facturas B2G se ponga en marcha el 1 de mayo de 2020.
En la práctica, estas fechas límite implican que, aunque los esquemas para las facturas B2B y B2G son iguales desde un punto de vista técnico, los contribuyentes deberán estar preparados para tener plazos diferentes y trabajar con dos esquemas de facturación distintos entre el 1 y el 4 de mayo.
Actualización importante
El 12 de marzo (después de la publicación de este artículo), la AdE ha vuelto a publicar la versión 1.3 de las especificaciones técnicas de FatturaPA para B2G. Aunque el número de versión sigue siendo el mismo, la versión que ha vuelto a publicar incluye una nueva fecha de entrada en vigor del nuevo esquema para B2G: el 4 de mayo. Con la aplicación del esquema para B2G el 4 de mayo, la plataforma del SDI podrá procesar los esquemas para B2G y B2B de manera simultánea y no en fechas diferentes, como se había informado previamente.
La administración tributaria turca (TRA) ha publicado el muy esperado manual de aplicación del albarán electrónico. El manual aclara cómo funcionará el proceso del albarán electrónico y da respuesta a las preguntas más frecuentes. En él se aborda también la aplicación, su ámbito y su estructura, se esbozan importantes escenarios y se ofrece información a las empresas que tienen dudas sobre la adopción del albarán electrónico.
¿Cuál es la aplicación del albarán electrónico?
El albarán electrónico es la versión electrónica del “albarán” que actualmente se imprime en papel. Permite a la TRA supervisar regularmente los movimientos de la mercancía entregada en el entorno electrónico.
El albarán electrónico tiene las mismas calificaciones legales que el albarán habitual, pero se emite, remite, conserva y envía electrónicamente.
¿A quién afecta el mandato del albarán electrónico?
Según la circular publicada por la TRA a finales de febrero, los contribuyentes que entran en el ámbito de aplicación del albarán electrónico son:
Contribuyentes de facturas electrónicas con una facturación de ventas bruta de 25 millones de libras turcas o más.
Empresas con licencia de la Autoridad regulatoria del mercado energético (EPDK), incluidos los distribuidores – PCT I.
Vehículos a motor (producción, importación, concesionarios) – PCT III.
Propietarios de licencias de minería.
Fabricantes de azúcar.
Fabricantes de hierro y acero / HS Código 72 / HS Código 73.
Usuarios registrados en el sistema de seguimiento de fertilizantes.
Contribuyentes implicados en el comercio de frutas y verduras como mayoristas o comerciantes.
Contribuyentes calificados como de riesgo o con niveles bajos de cumplimiento fiscal como consecuencia del Análisis administrativo.
Los contribuyentes implicados en el comercio de frutas y verduras como mayoristas o comerciantes han finalizado su transición el 1 de enero de 2020. Otros contribuyentes afectados por el mandato deben estar preparados el 1 de julio de 2020.
Los contribuyentes calificados como de riesgo o con niveles bajos de cumplimiento fiscal deben finalizar su transición a la aplicación del albarán electrónico en los tres meses siguientes al momento de ser notificados.
Otros temas incluidos en el manual de aplicación del albarán electrónico
Aparte de explicar los conceptos básicos, el manual detalla los escenarios avanzados anteriormente, dando respuesta a aspectos que resultaban confusos para los contribuyentes.
Los principales escenarios son:
Albaranes que se deben emitir a compradores no registrados en la aplicación de albaranes electrónicos.
Escenarios de exportación y logística.
Entrega sucesiva.
Emisión de un albarán impreso.
Clientes diversos.
Otros temas que se tratan son:
Sistema de registro de mercado.
Sector de combustibles.
Transporte mediante oleoductos.
Fabricantes de muestras o fabricantes subcontratados.
Más allá de las implicaciones descritas en nuestra última entrada de blog, el decreto ley 28/2019 no solo afecta a la facturación, también presenta modificaciones tanto a la hora de archivar como de declarar los datos fiscales.
Archivo electrónico obligatorio
Una novedad del decreto ley es la introducción explícita de la obligación de archivar las facturas electrónicas en formato electrónico, lo cual promueve aún más la adopción de formatos electrónicos. Portugal ha elegido un sistema cerrado en el que, por ley, la factura debe permanecer en el mismo formato en el que se emitió. Esto significa que incluso las empresas que no realizan facturas electrónicas, pero que sí las reciben de sus proveedores, deberán adquirir y mantener un archivo electrónico. La solución alternativa sería rechazar la factura y solicitar una versión impresa. Para el archivo, la ley no permite modificaciones en el formato de la factura.
La ley también fija los siguientes requisitos de archivo:
Debe permitir la ejecución de controles que garanticen la fiabilidad de los datos.
Debe permitir la ejecución de controles para evitar la creación ilegal, la alteración o la eliminación de datos.
Debe permitir la recuperación de datos en caso de que se produzcan incidentes.
Debe tener la capacidad de crear copias legibles de los datos.
Es obligatorio que los contribuyentes informen a la administración tributaria de la ubicación del archivo electrónico. Todos los contribuyentes deben cumplir con las normas de transición del decreto ley en un plazo máximo de 30 días a partir de su entrada en vigor, es decir, antes del 17 de marzo de 2019.
Cambios en la presentación del SAF-T (PT)
Además de las normas de archivo electrónico, se han introducido cambios en la forma de presentar los datos de facturación a la autoridad fiscal a través de archivos SAF-T (PT), modificando las disposiciones establecidas en el decreto ley n.º 198/2012 con respecto al período de presentación del archivo SAF-T (PT). Hasta este momento, los contribuyentes podían presentar el archivo SAF-T para cumplir con las obligaciones de declaración de impuestos hasta el día 25 del mes siguiente al mes de emisión de la factura.
Ahora, entra en vigor un período de presentación de declaraciones más reducido de acuerdo con el siguiente cronograma:
Para 2019, el decreto cambia la fecha límite de presentación al día 15 del mes siguiente al que se emite la factura.
A partir de 2020, se reduce aún más la fecha límite y pasa a ser el día 10 del mes siguiente al de emisión de la factura.
Los contribuyentes aún pueden optar por declarar sus impuestos en tiempo real a través de la integración de servicios web en lugar de cargar el archivo SAF-T (PT). El decreto ley destaca esta opción de declaración, ya que los contribuyentes que la eligen no están obligados a imprimir las facturas emitidas en operaciones B2C a menos que el comprador lo solicite explícitamente, y siempre en caso de que cumplan los requisitos de insertar el código de factura único y usar software de facturación certificado.
Tome medidas
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Sun Chemical unifica sus obligaciones tributarias a nivel mundial con Sovos
Caso de estudio
Sun Chemical
Sovos logró simplificar las declaraciones multinacionales de Sun Chemical, permitiendo a la empresa consolidar sus actividades de cumplimiento.
Resumen
Desafíos empresariales
Sun Chemical buscaba la solución apropiada para minimizar el impacto de los cambios de mandatos en operaciones comerciales las 24 horas del día, 7 días a la semana.
La empresa necesitaba eliminar la barrera lingüística entre los equipos locales y técnicos.
Solución
Sun Chemical necesitaba una plataforma que unificara sus actividades de cumplimiento en todos sus mercados latinoamericanos.
Beneficios
La solución regional Business to Government de Sovos minimiza los retrasos e interrupciones del negocio en operaciones las 24 horas del día, 7 días a la semana.
Ofrece asistencia local en español, inglés y portugués, por lo que elimina la barrera lingüística.
Al no necesitar un control legislativo constante, Sun Chemical puede dedicarse a innovar.
La empresa
Sun Chemical es el productor de tintas y pigmentos más grande del mundo. Con más de 3500 millones en ventas al año, la empresa es la principal proveedora de materiales de embalaje, publicación, revestimientos, plásticos, cosmética y otros mercados industriales en 56 países. Sun Chemical funciona 24 horas al día, siete días a la semana, y cuenta con cientos de proveedores multinacionales y socios de todo el mundo.
El desafío
Sun Chemical no puede permitirse interrupciones comerciales o problemas de envío debido a sus programas operativos. Su proceso de facturación electrónica debe ser ser fluido de principio a fin, desde la configuración de SAP, pasando por el software intermedio y las conexiones con los servidores de cumplimiento de la autoridad local, hasta la impresión.
Debido a los mandatos de la facturación electrónica en Latinoamérica, Sun Chemical se enfrentaba al problema de tener que revisar la legislación constantemente para determinar los nuevos requisitos que había que introducir en el sistema. La barrera lingüística también era un obstáculo. Se necesitaba un conocimiento del idioma suficiente para comprender los mandatos y para introducir los cambios en el sistema debido a los requisitos técnicos que se comunicaban en los idiomas locales. Cuando no existía un nivel alto del idioma local con conocimientos técnicos, esto ocasionaba retrasos y confusión, lo cual reducía la eficiencia.
La solución
Basándose en sus necesidades de cumplimiento individuales, Sun Chemical optó al principio por implementar soluciones diferentes para cada país. En Argentina, eligieron la solución regional Business to Government Reporting de Sovos para mantener su plataforma de cumplimiento. En Chile y México, eligió dos proveedores locales distintos con dos modelos diferentes, y en México implementó una solución interna.
«Están produciéndose cambios, pero los resolveremos automáticamente con la solución [de Sovos]. Convertir un requisito legal que está en el idioma local en un plan de configuración es muy complejo, por lo que el servicio de actualizaciones automáticas de la legislación vigente fue una ayuda fundamental para nosotros».
Aldo Magenes
Analista SAP, Sun Chemical
Los beneficios
Las métricas mostraron una gran ventaja en soporte de producción en Argentina, donde Sun Chemical había implementado la plataforma regional Sovos Business to Government Reporting. La empresa decidió aumentar su colaboración con Sovos para cubrir sus operaciones en Chile, México y Brasil.
Los resultados
Gracias a la asistencia local en inglés, portugués y español, la plataforma regional Sovos Business to Government Reporting ayudó a Sun Chemical a delimitar sus problemas de cumplimiento y a centrarse en lograr resultados comerciales. La solución de Sovos disminuyó la necesidad de controlar cada cambio y de convertir cada uno de esos cambios en planes de configuración del sistema, lo cual ahorró gran cantidad de tiempo al equipo y redujo el riesgo de penalizaciones.
¿Por qué Sovos?
Sun Chemical evaluó sus cuatro soluciones de cumplimiento de facturación electrónica en mercados latinoamericanos con varios análisis que tenían en cuenta coste y beneficio. La dirección de la empresa era consciente de que el tiempo del equipo interno debía emplearse en innovar y en mejorar el negocio y la relación con los clientes, por lo que buscaban una solución que minimizase los retrasos e interrupciones y dejara que el equipo se centrase en lo más importante.
Brown Forman da la bienvenida a las cambiantes regulaciones de la facturación electrónica con Sovos
Caso de estudio
Brown Forman
La solución de cumplimiento en facturación electrónica de Sovos permitió a Brown-Forman reducir las tareas de cumplimiento de su equipo informático.
Resumen
Desafíos empresariales
Estrategias de crecimiento obstaculizadas por regulaciones complejas
Procesos en tiempo real y respuestas solicitadas por mandato que afectan a las operaciones comerciales
Recursos informáticos limitados para monitorizar e implementar requisitos
Solución
Brown Forman eligió la plataforma regional de declaraciones Business to Government para:
Nota Fiscal de Brasil
CFDI de México
eContabilidad de México
Beneficios
Integración fluida con SA
Gracias a la monitorización y la asistencia constantes no se producen interrupciones en el negocio
Posibilidad de redestinar recursos a funciones esenciales del negocio
Eliminación de actualizaciones continuas de SAP y de obstáculos informáticos
La empresa
Brown-Forman es una de las 10 empresas de licores más grandes del mundo y distribuye sus productos en más de 160 países. Con sede en Louisville (Kentucky) y oficinas en todo el mundo, Brown-Forman fabrica marcas icónicas como Jack Daniels, Southern Comfort y Woodford Reserve.
El desafío
La expansión internacional ha sido una parte esencial del éxito de Brown-Forman, pero esta estrategia de crecimiento exigía mucho a su equipo informático. Los sistemas SAP de la empresa tenían que cumplir con una legislación financiera que cambiaba constantemente por todo el mundo, y los mandatos de facturación electrónica amenazaban con superar la capacidad del equipo informático de Brown-Forman. Esto resultaba especialmente preocupante en Brasil y México, donde la empresa cuenta con nueve instalaciones y las regulaciones cambian a menudo.
La facturación electrónica en estos países exigía procesos y respuestas en tiempo real, y cualquier descuido afectaría tanto a las finanzas como a los equipos de cadena de suministro y podría tener un impacto significativo en las operaciones del negocio.
La solución
Debido a sus limitados recursos informáticos propios para controlar e implementar los requisitos fiscales de cada país, Brown-Forman necesitaba una solución que ayudara a la empresa a adaptarse al cambiante entorno latinoamericano y que se integrara con su instancia única internacional de ERP SAP.
Dado el amplio alcance de sus operaciones en Latinoamérica, Brown-Forman se percató de que necesitaba personal experto en este tema. Además, la empresa necesitaba una estructura de costes predecible durante su gran expansión.
«Sovos nos proporciona las actualizaciones de red y las configuraciones de ERP de SAP, por lo que hemos podido contar con un solo proveedor en varios países y gestionar con toda confianza los cambios en Nota Fiscal de Brasil y en la legislación del CFDI de México».
Randy Isdahl
Director de Arquitectura de procesos SAP de Brown-Forman
Los beneficios
Sovos proporciona a Brown-Forman una monitorización y asistencia constantes para garantizar que no haya interrupciones en el negocio relacionadas con el cumplimiento. Además, la solución de Sovos se integraba sin dificultades con los sistemas existentes de Brown-Forman y permitía a la empresa gestionar el cumplimiento entre varios países directamente desde su sistema SAP interno.
Los resultados
Una vez adoptada la solución de cumplimiento para facturación electrónica de Sovos, Brown-Forman pudo redestinar recursos a funciones esenciales de la empresa, como las cuentas por cobrar y por pagar, y centrarse en mejoras de la cadena de suministro y la logística. Además, la colaboración ha eliminado las actualizaciones de SAP continuas y las dificultades informáticas derivadas de unas regulaciones de facturación electrónica que cambian constantemente.
¿Por qué Sovos?
Brown-Forman eligió las soluciones regionales eInvoice y eAccounting de Sovos para simplificar sus tareas de cumplimiento en Brasil y México. La empresa buscaba una solución que pudiera ayudar a reducir el uso de recursos humanos y las inversiones en tecnología, y la plataforma SaaS de Sovos hizo posible este objetivo.
Con Sovos, W.R. Grace elimina la carga del mantenimiento del ERP
Caso de estudio
W.R. Grace & Co.
Sovos alivió internamente la carga de la gestión de modificaciones y mantenimiento de SAP para W.R. Grace & Co., lo que permitió a la empresa concentrarse en sus iniciativas de expansión global.
Resumen
Desafíos empresariales
Múltiples soluciones locales
Difíciles de mantener debido a la falta de experiencia en la cuestión
Actualizaciones no presupuestadas de SAP como resultado del cambio de los requisitos en el país
Solución
W.R. Grace seleccionó la plataforma regional Declaración B2G de Sovos para gestionar el cumplimiento de:
Nota Fiscal de Brasil
eContabilidad de México
Beneficios
Plataforma regional que se integra perfectamente con SAP.
Los cambios en las regulaciones se pueden implementar sin interrumpir los procesos empresariales.
Un único sistema de registro, lo que se traduce en ausencia de incoherencias en las declaraciones a la administración.
La empresa
W.R. Grace & Co es un líder mundial en el sector químico y de materiales, que ofrece innovadores productos, tecnologías y servicios que mejoran los productos de los socios de su cliente en más de 150 países de todo el mundo. Grace da empleo a unas 6 500 personas en más de 40 países.
El desafío
W.R. Grace tenía que examinar con atención la gestión del complejo y exigente panorama de cumplimiento en América Latina. Cada uno de los países latinoamericanos en los que Grace tenía negocios había implementado anteriormente un mandato de facturación electrónica in situ distinto. Estos requisitos diversos y los frecuentes cambios en el panorama del cumplimiento tributario estaban causando problemas a muchas empresas de la organización, entre ellos:
La necesidad de parchear cada solución debido a los constantes cambios en las regulaciones B2G.
La falta de conocimiento del proceso local y de la solución de facturación electrónica individual.
Esfuerzos no presupuestados ni planificados para actualizar SAP con cada cambio en cada país.
La solución
En última instancia, el impacto de esta compleja infraestructura tecnológica tenía como resultado un aumento de los costes de mantenimiento y un mayor riesgo de bloqueo de las empresas en caso de caída de alguna de sus soluciones de facturación electrónica, lo que provocó que la empresa buscase una solución regional en América Latina. Uno de los principales requisitos de Grace era una plataforma regional que funcionase sin problemas con el ERP de SAP.
“Elegimos [Sovos] porque ofrece una plataforma única para gestionar nuestros requisitos regionales, incluidos la Nota Fiscal de Brasil y el CFDI de México. Sus soluciones están específicamente adaptadas para empresas multinacionales que gestionan un panorama de ERP de SAP global”.
Srini Vanga
Director de aplicaciones de empresa, W.R. Grace & Co.
Los resultados
El poder de la integración local con la nube elimina la molestia de gestionar internamente las modificaciones y el mantenimiento de SAP. La ventaja adicional de SAP es ahora el sistema de registro para declarar a la administración, que reduce de forma espectacular los riesgos y los costes del cumplimiento de las regulaciones locales en toda América Latina.
Una vez resuelta la carga cotidiana del cumplimiento en toda América Latina, Grace puede ahora concentrarse en la innovación global en lugar de en los constantes cambios regionales en SAP.
¿Por qué Sovos?
W.R. Grace evaluó sus opciones y finalmente eligió la plataforma regional Declaración B2G de Sovos para ayudarle con las regulaciones de la facturación electrónica, empezando por México y Brasil.
La plataforma en la nube de Sovos le ofrece a Grace un panorama de cumplimiento simplificado, que permite implementar los cambios en las regulaciones de forma más rápida, con una interrupción mínima de los procesos de empresa. El soporte en los procesos cotidianos y la integración con la administración dentro de SAP elimina la necesidad de asignar recursos para supervisar y responder de forma proactiva a los cambios en las regulaciones de cada país.
Royal Philips eliminó el mantenimiento de infraestructura manual innecesaria y mejoró su proceso de declaración tributaria implementando la declaración B2G de Sovos.
Resumen
Retos empresariales
Philips tenía más de 140 sistemas heredados que creaban una carga masiva para su mantenimiento y precisaban una cantidad considerable de sus recursos internos.
La plataforma existente a nivel local necesitaba una mejora significativa para procesar las imperiosas facturas electrónicas para las transacciones de productos, o NF-e.
Solución
La declaración B2G de Sovos sustituyó el sistema obsoleto que tenían a nivel local, eliminando la necesidad de mantener los requisitos de infraestructura de forma manual.
Beneficios
Philips experimentó una reducción del 80 % en los costes de mantenimiento y un aumento del 25 % en la productividad de sus empleados.
La empresa también disfrutó de la automatización en sus procesos de declaración fiscal, reduciendo la cantidad de recursos internos necesarios dedicados a la declaración.
La empresa
Royal Philips, de los Países Bajos, se centra en mejorar las vidas de la gente a través de una innovación significativa en los sectores de la atención sanitaria, de la iluminación y de los productos de consumo. Con sede en Ámsterdam, la empresa es líder en atención cardiaca, en cuidados intensivos y en atención médica domiciliaria; en soluciones de iluminación eficientes a nivel energético y nuevas aplicaciones de iluminación; en el afeitado, en el cuidado personal masculino y en el cuidado de la salud bucodental.
El desafío
La arquitectura global de Philips y su departamento informático está dedicada a ofrecer innovación y servicios de mantenimiento a varias unidades de negocio en todo Brasil. Sin embargo, su tecnología ya mostraba signos de obsolescencia y estaba creando una gran carga de mantenimiento, puesto que los más de 140 sistemas heredados de Philips requerían una gran cantidad de trabajo para completar el mantenimiento rutinario y anual. El problema se agravó aun más cuando el sistema que tenían implementado entonces a nivel local necesitó una renovación.
La solución
Philips necesitaba renovar a fondo su sistema existente para emitir facturas electrónicas (NF-e) y mantener su infraestructura intacta, o encontrar una solución SaaS que pudiera efectuar los procesos necesarios de manera más eficaz. La empresa analizó el mercado y se dio cuenta de que necesitaba liberarse de sus prácticas obsoletas.
"Nuestro mayor desafío era que Philips tenía una arquitectura informática global y una estrategia basada en nuestra plataforma ERP… El equipo internacional no solo aprobó la adopción del sistema [de Sovos]: la solución se convirtió en parte de la estrategia arquitectónica general".
Alexander Quinze
Responsable principal de información y jefe de excelencia operacional en Royal Philips
Los beneficios
Al implementar la declaración B2G de Sovos, Philips experimentó una reducción del 80 % en los costes de mantenimiento, puesto que ya no era responsable del manejo de la infraestructura. La empresa también pudo liberar recursos internos del tedioso proceso de declaración.
Los resultados
Philips ha conseguido un aumento del 25 % en la productividad entre sus empleados de todas las unidades de negocio de esta multinacional brasileña gracias a la disponibilidad y a la fiabilidad de la plataforma de Sovos. El proceso de migración se llevó a cabo sin ningún problema y no tuvo ningún impacto sobre la rutina diaria de sus usuarios. Las operaciones en curso están respaldadas por un equipo de soporte empresarial con un Acuerdo de nivel de servicio (ANS) del 99,9 %.
Dada la naturaleza sin precedentes del producto, el equipo informático corporativo de Philips auditó exhaustivamente la solución de Sovos. Tras la evaluación, los equipos solo requirieron un pequeño cambio en la arquitectura final debido a un requisito de seguridad específico de la empresa. La correcta implementación en Brasil ha creado nuevas oportunidades para que Philips pueda hacer uso de la solución en otros países de Latinoamérica en los que opera.
¿Por qué Sovos?
Después de un competitivo proceso de selección que incluyó a cuatro proveedores diferentes, Philips eligió la plataforma regional de declaración B2G de Sovos. La empresa valoró de forma positiva la habilidad de Sovos para automatizar sus procesos de declaración y para eliminar su necesidad de efectuar un mantenimiento manual en un sistema complejo.
El proyecto estaba dividido en dos fases: la emisión de NF-e era la máxima prioridad, mientras que la implementación en toda la empresa tuvo lugar de forma gradual en el transcurso de tres meses.
