Die MwSt.-Anforderungen in Polen

Polens CTC- und SAF-T-Regelung

Im Bestreben, die Steuersysteme zu modernisieren und die Mehrwertsteuerlücke zu schließen, treibt die polnische Steuerbehörde (Krajowa Administracja Skarbowa (KAS)) die Umsetzung der Mehrwertsteuerreform mit Änderungen an SAF-T und der Einführung kontinuierlicher Transaktionsüberwachung (CTC) weiter voran.

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Historische Entwicklung von SAF-T

2016 wurde in Polen das SAF-T-System (Standard Audit File for Tax , polnisch: Jednolity Plik Kontrolny (JPK)) eingeführt. Das polnische System umfasst insgesamt sieben regulierte JPK-Strukturen, von denen zwei (JPK_VAT und JPK_FA) für die Berechnung der Mehrwertsteuer relevant sind. Die monatliche Meldepflicht für JPK_VAT wurde am 1. Januar 2018 auf alle Steuerzahler ausgeweitet. JPK_VAT wurde im Jahr 2020 mit der Mehrwertsteuererklärung kombiniert und die konsolidierte JPK_V7M/K wird entsprechend der Häufigkeit der Mehrwertsteuererklärung entweder monatlich oder vierteljährlich eingereicht. Die übrigen sechs JPK-Strukturen sind der Steuerbehörde im Fall einer Betriebsprüfung auf Anfrage vorzulegen.

Faktencheck zu SAF-T

In Polen gibt es sieben JPK-Strukturen, auf die Steuerzahler vorbereitet sein sollten. Die meisten davon müssen nur auf Anfrage vorgelegt werden, allerdings besteht bei der JPK_V7M/K die Pflicht zur regelmäßigen Einreichung (monatlich oder vierteljährlich).

  • JPK_V7M/K: Aufzeichnungen über Käufe und Verkäufe, die Gegenstand der Umsatzsteuer sind, in Verbindung mit der Erklärung

  • JPK_FA für Umsatzsteuer und Umsatzsteuerrechnungen

  • JPK_WB für Kontoauszüge

  • JPK_PKPIR für Einnahmen- und Ausgabenrechnung

  • JPK_EWP für das Ertragskonto

  • JPK_KR für Rechnungsbücher

  • JPK_MAG für Lager

CTC-Reformen

Mit dem Ziel, Betrug zu bekämpfen und die Möglichkeiten zur Steuererhebung zu verbessern, wurde Anfang 2021 in Polen erstmals ein Gesetzesvorschlag zur kontinuierlichen Transaktionsüberwachung (CTC) eingebracht. Nach Rücksprache mit Branchenvertretern wurde die vorgeschlagene CTC-Reform (Krajowy System e-Faktur (KSeF)) am 18. November 2021 angenommen. Seit Januar 2022 läuft nun die freiwillige Phase des Umsetzungsprozesses.

Faktencheck zu CTC

Teilnehmer, die dem Mandat zuvorkommen möchten, können schon jetzt die polnische elektronische Rechnung im strukturierten XML-Format FA-VAT nutzen, um Lieferantenrechnungen elektronisch über das nationale elektronische Invoicing-System KSeF (Krajowy System e-Faktur) zu übermitteln.

Aus Unternehmenssicht sind außerdem folgende Punkte zu berücksichtigen:

  • Während der freiwilligen Phase ist die Zustimmung des Käufers zu E-Rechnungen erforderlich (andernfalls muss der Lieferant weiterhin Rechnungen in der/dem vereinbarten Form/Format wie PDF, Papier oder per EDI ausstellen).

  • Die Rückerstattungsfrist verkürzt sich von 60 auf 40 Tage.

  • Für Unternehmen wurden Anreize geschaffen, Rechnungen bereits während der freiwilligen Phase über das KSeF-Portal auszustellen.

  • Outsourcing ist zulässig, unterliegt jedoch zusätzlichen Regeln (z. B. Buchhalter, die im Auftrag von Klienten auf das Portal zugreifen).

  • Alle Rechnungen werden archiviert und zehn Jahre lang elektronisch gespeichert.

  • Zur Authentifizierung des Zugriffs auf das Portal ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein qualifiziertes elektronisches Siegel (QES) erforderlich.

Einführungstermine für SAF-T und CTC

SAF-T in Polen

  • 1. Juli 2016: SAF-T wird in Polen eingeführt.
  • 1. Januar 2018: Polen verpflichtet alle Steuerpflichtigen zur Übermittlung der JPK_VAT-Datei.
  • 1. Oktober 2020: JPK_V7M/K ersetzt JPK_VAT und Mehrwertsteuererklärung
  • 1. Juli 2021: Annahme von Änderungen an der obligatorischen Erklärung JPK_V7M/K
  • 1. Januar 2022: Änderungen an der JPK_V7M/K-Struktur einschließlich Änderungen zwecks besserer Anpassung an das EU-Mehrwertsteuerpaket für den elektronischen Handel

CTC in Polen

  • 29. Oktober 2021: Verabschiedung von Rechtsvorschriften für ein System zur kontinuierlichen Transaktionsüberwachung (CTC) für die elektronische Rechnungsstellung; Entwürfe von Vorgaben wurden veröffentlicht und ein Testsystem zur Verfügung gestellt
  • 1. Januar 2022: Die freiwillige Phase für das CTC-System läuft an. Noch besteht keine Verpflichtung zur Anwendung des elektronischen Rechnungsstellungssystems bei B2B-Transaktionen. Unternehmen, die sich dafür entscheiden, profitieren jedoch von verschiedenen Vorteilen. Insbesondere erhalten sie schnellere Steuerrückerstattungen und sind von der Pflicht zur Einreichung des Rechnungsberichts (JPK-FA) befreit.
  • 30. März 2022: Polen erhält eine Ausnahmegenehmigung von der Europäischen Kommission zur Abweichung von Artikel 218 und Artikel 232 der EU-Richtlinie 2006/112/EG. Diese Ausnahmegenehmigung gilt vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2026, nachdem der EU-Rat die letzte Genehmigung erteilt hat.
  • 7. April 2022: Testversion der KSeF-Anwendung für Steuerzahler ist verfügbar

  • 17. Mai 2022: Produktionsversion der KSeF-Anwendung für Steuerzahler ist verfügbar

  • 10. Juni 2022: Der Rat der Europäischen Union veröffentlicht den Durchführungsbeschluss des Rates zur Ermächtigung der Republik Polen, eine von den Artikeln 218 und 232 der Richtlinie 2006/112/EG abweichende Sondermaßnahme anzuwenden. Der Beschluss gilt vom 1. Januar 2024 bis zum 31. Dezember 2026, nachdem er im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde.

  • 1. Januar 2024: Das CTC-System wird voraussichtlich obligatorisch

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