Elektronische Rechnungsstellung in Polen: B2B, B2G, KSeF
Die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Polen sind im Wandel befindlich. Während B2G-Transaktionen seit April 2019 elektronische Rechnungen erfordern, werden die B2B-Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung im Februar 2026 für Steuerzahler in Kraft treten, deren Vorjahresumsatz 200 Mio. PLN (ca. 46 Mio. EUR) übersteig, und im April 2026 für alle anderen Steuerpflichtigen.
Es ist wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, wenn Ihr Unternehmen kostspielige Strafen vermeiden will.
Lesen Sie weiter, um mehr über den aktuellen Status quo der elektronischen Rechnungsstellung in Polen zu erfahren – einschließlich der Einführung eines Systems zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) über die KSeF-Plattform –, sowie darüber, was Sie in Zukunft erwarten können.
Inhaltsübersicht
1. Auf einen Blick: Elektronische Rechnungsstellung in Polen
2. Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen
3. Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
4. So wählen Sie die richtige E-Rechnungssoftware in Polen aus
5. Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Polen
6. Zusätzliche Pflichten im Zusammenhang mit der Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften in Polen
7. Einrichten der elektronischen Rechnungsstellung in Polen mit Sovos
Elektronische B2B-Rechnungsstellung in Polen
CTC-Typ
Die elektronische Rechnungsfreigabe über KSeF oder PEF für B2G-Transaktionen, die mit öffentlichen Einrichtungen durchgeführt werden, wird im Februar 2026 für Steuerpflichtige wirksam, deren Vorjahresumsatz 200 Mio. PLN (ca. 46 Mio. EUR) übersteigt, und im April 2026 für alle anderen.
Netzwerk
Mögliche Ausstellung von elektronischen Rechnungen sowohl über PEF als auch über KSeF. Im Falle von B2G wird die elektronische Rechnung in PEF ausgestellt und automatisch an das KSeF übertragen, um eine KSeF-Nummer zu vergeben. Die PEF-Rechnung wird in der KSeF im entsprechenden Tab für PEF-Rechnungen sichtbar sein, und die Informationen über die zugewiesene KSeF-Nummer werden in der PEF verfügbar sein.
Format
PEF- oder KSeF-Format, das XML-Rechnungen gemäß der logischen Struktur FA_VAT unterstützt.
eSignatur-Anforderung
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eines der Mittel, mit denen sich Steuerpflichtige im KSeF authentifizieren müssen.
Die Integrität und Authentizität einer Rechnung werden durch die Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen über KSeF sichergestellt.
Archivierungsanforderung
10 Jahre.
Elektronische B2B-Rechnungsstellung in Polen
CTC-Typ
Die elektronische Rechnungsfreigabe über KSeF für Transaktionen, die von registrierten umsatzsteuerpflichtigen Steuerpflichtigen durchgeführt werden, tritt im Februar 2026 für Steuerpflichtige in Kraft, deren Umsatz 200 Mio. PLN (ca. 46 Mio. EUR) im Vorjahr und im April 2026 für alle anderen.
Netzwerk
Ein zentralisiertes Netzwerk, in dem der Austausch von elektronischen Rechnungen über die vom Finanzministerium bereitgestellte KSeF-Plattform erfolgt.
Format
XML gemäß der logischen Struktur FA_VAT.
eSignatur-Anforderung
Die qualifizierte elektronische Signatur ist eines der Mittel, die Steuerzahler zur Authentifizierung im KSeF verwenden müssen.
Die Integrität und Authentizität einer Rechnung werden durch die Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen über KSeF sichergestellt.
Archivierungsanforderung
10 Jahre.
Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen
Die Einhaltung der Steuervorschriften wird vom Finanzministerium, insbesondere der National Revenue Administration, überwacht und reguliert. Nach der Umsetzung der SAF-T-Änderungen in Polen in Form von JPKs revolutioniert das Finanzministerium derzeit das Rechnungsstellungssystem, indem es eine zentralisierte Plattform für die Übermittlung strukturierter elektronischer Rechnungen namens Krajowy System E-Faktur (KSeF) einführt.
Seit 2019 sind öffentliche Einrichtungen in Polen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die derzeit optionale Übermittlung von elektronischen Rechnungen für Lieferanten öffentlicher Einrichtungen wird für B2G- und B2B-Transaktionen verpflichtend sein, wenn das Mandat im Jahr 2026 eingeführt wird.
KSeF Polen: Nationales Elektronisches Rechnungssystem
Polen hat ein nationales elektronisches Rechnungssystem namens KSeF (Krajowy System e-Faktur) eingeführt, das eine zentrale Plattform für die Ausstellung und den Austausch elektronischer Rechnungen in einem strukturierten Format darstellt – derzeit in der logischen Struktur FA (2). Der Starttermin für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen über KSeF ist seit seiner ursprünglichen Ankündigung bereits dreimal verschoben worden. Ab Inkrafttreten werden Käufer und Lieferanten bei B2B- und B2G-Transaktionen verpflichtet sein, elektronische Rechnungen über die KSeF-Plattform auszustellen und zu empfangen.
Elektronische B2B-Rechnungsstellung in Polen
Die Ausstellung elektronischer Rechnungen über KSeF ist seit dem 1. Januar 2022 für Unternehmen freiwillig, was bedeutet, dass Lieferanten elektronische Rechnungen über KSeF ausstellen können. Jedoch können Käufer weiterhin beantragen, sie in einem anderen Format außerhalb von KSeF zu erhalten.
Dies wird sich ändern, wenn die elektronische Rechnungsstellung über KSeF im Jahr 2026 für die Mehrheit der Unternehmen in Polen verpflichtend wird – nämlich für registrierte Mehrwertsteuerpflichtige mit festen Niederlassungen im polnischen Hoheitsgebiet und in späteren Phasen für von der Mehrwertsteuer befreite Steuerpflichtige.
Elektronische B2B-Rechnungsstellung in Polen
Polens eigenes Portal PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) gibt es seit 2019. Sein Ziel ist es, die Übermittlung von elektronischen B2G-Rechnungen zu zentralisieren und zu erleichtern, sodass private Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können. Alle öffentlichen Einrichtungen in Polen sind seit dem 18. April 2019 verpflichtet, sich im PEF zu registrieren und strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen.
Wenn das Mandat in Kraft tritt, werden die Systeme PEF und KSeF zusammengeführt, was bedeutet, dass die elektronische Rechnungsstellung bei B2G-Transaktionen sowohl über PEF als auch über KSeF möglich sein wird. B2G-Rechnungen müssen außerdem eine eindeutige KSeF-ID erhalten.
So werden Steuerzahler beispielsweise in der Lage sein, in KSeF verfügbare Funktionen wie die semantische Validierung der elektronischen Rechnungen zu nutzen. Die Steuerbehörden werden auf solche Rechnungen zugreifen können, unabhängig davon, ob sie über PEF oder KSeF ausgestellt wurden. Daher wird es weiterhin möglich sein, B2G-Rechnungen über PEF und gemäß dem PEF-Standard für elektronische Rechnungen auszustellen.
Zeitplan: Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Polen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Polen erfolgt in mehreren Schritten. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Land:
- Oktober 2021: Die Testphase von KSeF beginnt
- Dezember 2021: Die Testphase des KSeF endet
- 1. Januar 2022: Die freiwillige Nutzung von KSeF beginnt
- 17. Juni 2022: Polen erhält eine Ausnahmegenehmigung zur Abweichung von der Mehrwertsteuerrichtlinie zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung über KSeF
- 1. Dezember 2022: Das Finanzministerium veröffentlichte einen Gesetzentwurf zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes bezüglich der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung
- 15. März 2023: Polen veröffentlicht den zweiten Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes, einschließlich der Änderungen des KSeF
- 16. Juni 2023: Das Gesetz zur Änderung des Mehrwertsteuergesetzes wird vom Finanzministerium veröffentlicht
- 1. Februar 2026: KSeF tritt für Steuerpflichtige in Kraft, deren Vorjahresumsatz 200 Mio. PLN (ca. 46 Mio. EUR) überstieg
- 1. April 2026: KSeF tritt für alle Steuerpflichtigen in Kraft
Nach der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung treten die Verwaltungssanktionen für Nichteinhaltung in Kraft, und es wird nicht mehr möglich sein, Rechnungen über Registrierkassen auszustellen.
In diesem Blog finden Sie eine ausführliche Zeitleiste zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen.
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Unternehmen sind zwar gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden, aber es gibt auch Vorteile, die Steuerzahler nutzen können, wenn sie elektronische Rechnungen mit der traditionellen Rechnungsstellung auf Papier vergleichen. Hierzu gehören:
- Kosteneinsparungen: Reduzierung des Papierverbrauchs, der Portokosten und der manuellen Arbeit
- Zeitersparnis: Elektronische Rechnungen verwenden standardisierte Formate und automatisierte Prozesse
- Bequemlichkeit: Elektronische Rechnungen erhöhen die Interoperabilität zwischen Unternehmen
- Erhöhte Sicherheit: Authentifizierung und Validierung gewährleisten die Echtheit von Transaktionen und der entsprechenden Rechnungen
Erfahren Sie mehr über die Lösung zur elektronischen Rechnungsstellung von Sovos.
So wählen Sie die richtige Software für die elektronische Rechnungsstellung in Polen aus
Es genügt nicht, eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung zu akzeptieren, ohne sie an die sich häufig ändernden lokalen Regeln und Standards anzupassen, sodass der neue Status quo unmittelbar nach seinem Inkrafttreten feststeht.
Auch wenn die Funktionalität wichtig ist, sollten Sie bei der Wahl Ihres idealen Anbieters von Software für die elektronische Rechnungsstellung auch an die Zukunft denken.
Internationale Unternehmen müssen in Sachen Compliance das große Ganze im Auge behalten und über lokale Vorgaben hinausblicken, um sicherzustellen, dass sie ihren Verpflichtungen überall dort nachkommen, wo sie geschäftlich tätig sind. Dies kann sehr ressourcenintensiv sein, insbesondere wenn man den Umfang der regulatorischen Änderungen in mehreren Gerichtsbarkeiten berücksichtigt.
Aus diesem Grund ist es wichtig, mit einem globalen Anbieter wie Sovos zusammenzuarbeiten.
Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Polen
Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung ist klar: Polen arbeitet auf eine umfassende Implementierung hin. Ein Mandat wird im Februar 2026 in Kraft treten und für viele Steuerzahler zur Pflicht werden. Allerdings darf die bevorstehende Einführung der Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter nicht vergessen werden, wenn es um die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Polen geht. Der Vorschlag, das Mehrsteuersystem in der EU zu digitalisieren, könnte weitere Änderungen für die Geschäftstätigkeit der ansässigen Steuerzahler im Land mit sich bringen.
Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung und der Steuern insgesamt mag in der gesamten Europäischen Union ungewiss sein, aber Sovos kann Ihrem Unternehmen die Einheitlichkeit und Sicherheit bieten, die Sie benötigen. Setzen Sie ein Lesezeichen auf diese Seite, um über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben, die sich auf Ihre Geschäftstätigkeit auswirken können.
Zusätzliche Pflichten im Zusammenhang mit der Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften in Polen
Es ist wichtig, den Überblick über die kommenden Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu behalten, aber es ist auch entscheidend, sich an andere Verpflichtungen zu erinnern, denen Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der polnischen Mehrwertsteuervorschriften ausgesetzt sein könnte.
Während sie sich an den Druck der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung anpassen, müssen die Steuerzahler die allgemeine Einhaltung der Umsatzsteuer und das aktuelle SAF-T-Mandat in Polen im Auge behalten.
Die Folgen der Nichteinhaltung können Unternehmen für immer verändern, aber Sovos ist hier, um Ihnen zu helfen, Ihre Verpflichtungen zu erfüllen.
E-Invoicing in Polen einrichten mit Sovos
Sovos ist stolz auf seine Software für kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC), die speziell für Kunden entwickelt wurde, die überall, wo sie geschäftlich tätig sind, den Überblick über ihre Steuerpflichten behalten müssen – selbst wenn sich die Vorschriften in Zukunft ändern.
In Polen ansässige Steuerzahler werden sich der sich wandelnden Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften bewusst sein, wobei B2B- und B2G-Transaktionen schließlich elektronische Rechnungen erfordern werden.
Da CTCs und die elektronische Rechnungsstellung weltweit an Bedeutung gewinnen, gibt es keinen besseren Zeitpunkt als die Gegenwart, um einen Compliance-Partner zu finden, der die geltenden Regeln versteht und bereits in die Zukunft blickt. Sovos ist der Anbieter, dem Sie vertrauen können.
Die Lösung für die Einhaltung von Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung von Sovos wurde von Brown-Forman eingesetzt, um die Compliance-Belastung der IT-Abteilung zu verringern. Brown-Forman konnte seine Ressourcen beruhigt auf die Kernfunktionen des Unternehmens umverteilen, da es wusste, dass Sovos dafür sorgte, dass die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllt wurden.
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FAQ
Ist die elektronische Rechnungsstellung in Polen verpflichtend?
In Polen ist die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen verpflichtend, wenn Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Einrichtungen geliefert werden, die verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies wird sich ändern, wenn die B2B-E-Rechnungsstellung über KSeF ab Februar 2026 verpflichtend wird.
Ist die elektronische Berichterstattung in Polen verpflichtend?
Steuerzahler werden verpflichtet sein, bestimmte Informationen elektronisch über KSeF zu melden, z. B. bei grenzüberschreitenden Transaktionen. In der Praxis laufen die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Berichterstattung gleich ab. Der endgültige Termin für die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Polen wird noch bekannt gegeben, nachdem das Finanzministerium die technische Prüfung des KSeF-Systems abgeschlossen hat.
Sovos bietet die erste globale Lösung für die Einhaltung von Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung, samt Funktionen für die elektronische Berichterstattung.
Ist die elektronische Archivierung in Polen verpflichtend?
Das polnische Umsatzsteuergesetz verlangt, dass Rechnungen in zwei Exemplaren ausgestellt werden müssen, wobei eines an den Kunden gesendet wird. Rechnungen dürfen nicht früher als 30 Tage vor dem Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen ausgestellt werden, jedoch auch nicht später als 15 Tage nach dem Monat, in dem sie geliefert wurden.
Umsatzsteuerrechnungen müssen zahlreiche Details enthalten, die von der Steuerbehörde gefordert werden, darunter:
- Ausstellungsdatum
- Eine eindeutige Identifikationsnummer
- Vollständiger Name und Adresse des Käufers und des Verkäufers
- Beschreibung der Art und Menge der gelieferten Waren oder der Art und des Umfangs der erbrachten Dienstleistungen
- Datum der Transaktion
- Umsatzsteuersatz und zu zahlender Betrag
Mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung sind zusätzliche Datenpunkte erforderlich, um das Rechnungsschema zu erfüllen.
Wird Polen die elektronische B2B-Rechnungsstellung zur Pflicht machen?
Der Versand und Empfang elektronischer Rechnungen für B2B- und B2G-Transaktionen über KSeF wird in Polen ab Februar 2026 für Steuerzahler verpflichtend, deren Vorjahresumsatz 200 Mio. PLN (ca. 46 Mio. EUR) übersteigt – und im April 2026 für alle Steuerpflichtigen.
Was ist das KSeF in Polen?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist das nationale elektronische Rechnungssystem Polens, das eine zentrale Plattform für die Ausstellung und den Austausch von elektronischen Rechnungen darstellt. E-Rechnungen müssen einem strukturierten Format folgen, derzeit der logischen Struktur FA (2).
Ist ein QR-Code für die elektronische Rechnungsstellung in Polen verpflichtend?
QR-Codes müssen auf der grafischen Darstellung der Rechnungen, die außerhalb von KSeF mit den Gegenparteien geteilt werden, auf Rechnungen, die im Offline-Modus ausgestellt werden, sowie auf RR- und Mehrwertsteuer- und Mehrwertsteuer-RR-, Kor-Rechnungen obligatorisch sein.
Wird die E-Rechnung SAF-T in Polen ersetzen?
Derzeit werden die elektronische Rechnungsstellung über KSeF und SAF-T in Polen parallel zueinander funktionieren.
