Ein häufiges Ziel von Steuerprüfungen in Ländern mit Nachprüfung ist es, zu überprüfen, ob die in den Büchern eines Unternehmens aufgezeichneten Transaktionen echt sind. Das Ausmaß, in dem die Rechnung in diesem Zusammenhang als einzige oder primäre Informationsplattform betrachtet wird, variiert von Land zu Land. Generell gilt jedoch, dass ein gut geführter Rechnungsstellungsprozess und ein gut geführtes Archiv, einschließlich eines glaubwürdigen Nachweises der Integrität und Authentizität der Rechnungen während des Aufbewahrungszeitraums, ein entscheidender Faktor in einer Strategie sein kann, um den Prüfungsaufwand und die Compliance-Risiken auf ein Minimum zu reduzieren. Den Steuerbehörden die Möglichkeit zu geben, die Vertrauenswürdigkeit der aufbewahrten Rechnungen einfach zu überprüfen, kann daher eine Schlüsselstrategie für die Einführung einer risikoarmen elektronischen Rechnungsstellung in einer erweiterten Unternehmens- oder Dienstleistungsumgebung sein.
Historische Informationen sind vertrauenswürdig, wenn nachgewiesen werden kann, dass ihr Ursprung real ist (Authentizität) und dass sie nicht verändert wurden (Integrität). Diese Vertrauensattribute sind voneinander abhängig: Wenn die Integrität von Aufzeichnungen nicht festgestellt werden kann, sind sie logischerweise nicht authentisch; und wenn die Authentizität der Daten nicht festgestellt werden kann, ist ihre Integrität nicht von Interesse.
Für die meisten Unternehmen ist es keine besondere Herausforderung, die Richtigkeit einer Rechnung zu beweisen, die Tage, Wochen oder sogar Monate zurückliegt. Allerdings erodieren solche Indizienbeweise oft mit der Zeit; was im Handelskontext an einem Tag “offensichtlich” ist, wird im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld schnell vergessen.
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