Eine Prüfung durch die Steuerbehörde kann in verschiedenen Formen erfolgen, sei es direkt beim Versicherer selbst oder indirekt über einen Versicherungsnehmer oder Makler.
Sie kann gezielt erfolgen, beispielsweise wenn ein Versicherer aufgrund von Unstimmigkeiten in einer Steuererklärung ermittelt wurde, oder sie kann wahllos als Teil einer umfassenderen Maßnahme einer Behörde durchgeführt werden.
Wie auch immer die Prüfung aussehen mag, der Schlüssel zur Reaktion liegt in der Vorbereitung.
Welche Informationen sollten für eine Prüfung durch die Steuerbehörde aufbewahrt werden?
In erster Linie sollten die Versicherer sicherstellen, dass sie Kopien von Belegen aufbewahren, die als Nachweis für die erklärten und abgerechneten Steuerbeträge dienen können. Dazu können die Versicherungsverträge selbst, die den Versicherungsnehmern ausgestellten Rechnungen und eine Aufzeichnung der Daten gehören, die die abgegebenen Erklärungen umfassen.
Es ist erwähnenswert, dass es in Italien eine formale Anforderung gibt, IPT-Bücher zu führen, in denen jede der in jedem Jahreszeitraum erhaltenen Prämien detailliert aufgeführt ist. Auch wenn dies in anderen Ländern nicht unbedingt eine spezifische Anforderung ist, wird die Anwendung dieses Ansatzes auf alle erhaltenen Prämien einen Versicherer in eine starke Position bringen, wenn eine Prüfung durchgeführt wird.
Weitere Unterlagen, die die Einhaltung der Vorschriften belegen, sind ebenfalls nützlich. Wurde eine externe Beratung in Anspruch genommen, z. B. zur Bestimmung der geeigneten Unternehmensklasse für eine Police und der sich daraus ergebenden steuerlichen Anwendung, dann ist es ratsam, diese Beratung zu dokumentieren, falls sie später benötigt wird.
Es kann Fälle geben, in denen ausdrücklich der Rat einer Steuerbehörde eingeholt wurde, und diese Korrespondenz wird unweigerlich von erheblichem Gewicht sein, wenn die steuerliche Behandlung bei einer späteren Prüfung in Frage gestellt wird. Auch die Dokumentation aller Verfahren, die die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten sollen, ist von Bedeutung.
Da die Verjährungsfristen von Land zu Land unterschiedlich sind, sollten die Belege so lange wie möglich aufbewahrt werden (gegebenenfalls unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzgesetze), damit sie im Falle einer Prüfung vorgelegt werden können.
Die Folgen der Nichteinhaltung der Vorschriften
Im digitalen Zeitalter sollte diese Praxis hoffentlich nicht übermäßig beschwerlich erscheinen. Es lohnt sich, einen Blick auf die in einigen Ländern geltenden Sanktionsregelungen zu werfen, um die potenziellen Folgen einer nicht zufriedenstellenden Prüfung zu verdeutlichen.
Das Vereinigte Königreich ist ein Beispiel dafür, dass bei der Festlegung von Sanktionen ein verhaltensorientierter Ansatz verfolgt wird, wobei das höchste Strafmaß für Fälle vorsätzlicher und verdeckter Steuerhinterziehung vorgesehen ist, bei denen die Behörde selbst die Erklärung veranlasst hat.
Bei angemessener Sorgfalt werden geringere (oder gar keine) Sanktionen verhängt, und die Wahrscheinlichkeit, dass eine angemessene Sorgfalt an den Tag gelegt wird, ist weitaus größer, wenn die Aufzeichnungen auf die beschriebene Weise geführt werden.
Prüfungen können jederzeit stattfinden. Daher ist es wichtig, dass die Versicherer die notwendigen Schritte unternommen haben, um sicherzustellen, dass die Informationen und Daten zum Nachweis der Einhaltung der Vorschriften den Steuerbehörden auf Anfrage zur Verfügung stehen.
Die genaue und rechtzeitige Einreichung von Steuererklärungen kann die Wahrscheinlichkeit einer gezielten Prüfung verringern. Das IPT-Managed-Services-Team von Sovos verfügt über umfangreiche Erfahrungen mit Steuererklärungen im Vereinigten Königreich und in ganz Europa und hat viele Versicherer bei unerwarteten Prüfungen unterstützt.
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