Wie man E-Transformationsprojekte verwaltet, wenn die Behörden Fristen setzen

Ekin Moral
März 24, 2021

Bei der Verwaltung jedes E-Transformationsprojekts wird der Termin nach sorgfältiger Planung festgelegt. Sie sollte sich am Projektumfang orientieren und die verfügbaren Ressourcen berücksichtigen.

Wenn das Projekt jedoch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen soll, bestimmt die Regierung die Frist für das Projekt und diese muss eingehalten werden. Viele Steuerzahler entscheiden sich für die Zusammenarbeit mit einem externen Integrator, um sicherzustellen, dass dies korrekt, konform und pünktlich geschieht.

Wie ein Integrator bei der Projektverwaltung helfen kann

Ein Integrator wird mit Ihren Steuerzahlern zusammenarbeiten, um den Prozess zu projektieren. Im Anschluss an diesen Prozess müssen die Anforderungen der Regierungsbehörden von einem speziellen Integrator so gestaltet werden, dass sie in den Geschäftsprozess der Behörde integriert werden. Die beteiligten Spezialintegratoren stellen sicher, dass der Prozess gemäß den Prioritäten der Parteien abläuft, und erstellen den gesamten Projektstrukturplan des Projekts.

Integratoren erstellen detaillierte Projektzeitpläne mit einem Prozess, der als Rückwärtsplanung bekannt ist. Die einzelnen Aufgabentermine werden bestimmt, indem vom Endtermin des Projekts rückwärts gearbeitet wird, um sicherzustellen, dass das Gesamtprojekt termingerecht abgeschlossen wird. Es ist von entscheidender Bedeutung, mit einem speziellen Integrator zusammenzuarbeiten, der sich mit dem Thema auskennt, über große Erfahrung verfügt, potenzielle Probleme und Fallstricke kennt und in der Lage ist, diese zu lösen. Er kann auch sicherstellen, dass während der gesamten Planung die besten Praktiken befolgt werden. Um das Risiko, den Termin zu verpassen, zu minimieren, erstellen spezielle Integratoren ein Planungsmodell. Dieses Modell sollte die entsprechenden Ressourcen, eine detaillierte Offene-Posten-Liste, klare Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe und den Prozess für jede Aufgabe enthalten. Sowohl der Integrator als auch der Steuerzahler sollten gemeinsam an dem Modell arbeiten, das im Detail geplant und befolgt werden sollte, um den Termin einzuhalten.

In dieser Phase kann es notwendig sein, eine Prioritätenliste zu erstellen und bestimmte Prozesse zu planen. Das Einbeziehen von Entscheidungsträgern ab diesem Stadium und deren Aktualisierung während des gesamten Projekts vermeidet unerwünschte Verzögerungen und sorgt für eine schnellere Genehmigung. Dies ist auch die Phase, um Puffer im Plan zu platzieren, um mögliche Risiken im Voraus zu eliminieren. Obwohl einige dieser Empfehlungen für alle Projekte notwendig sind, sind sie besonders wichtig für Projekte mit einem festen Übergangsdatum.

Empfehlungen zur Sicherstellung der termingerechten Fertigstellung von E-Transformationsprojekten:

  • Beginnen Sie das Projekt so früh wie möglich und versuchen Sie, es vor der Deadline abzuschließen, falls Verzögerungen auftreten
  • Erstellen eines detaillierten Projektplans und einer To-Do-Liste
  • Arbeiten Sie mit einem erfahrenen privaten Integrator zusammen und berücksichtigen Sie dessen Empfehlungen und Kommentare
  • Kommunizieren Sie während des gesamten Projekts mit den Beteiligten
  • Identifizieren Sie mögliche Risiken im Voraus und überwachen Sie sie durchgehend
  • Informieren Sie die Entscheidungsträger über das Projekt, damit diese schnell ihre Zustimmung geben
  • Implementierung einer umfassenden Testphase

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Author

Ekin Moral

Ekin graduated from Computer Engineering, having specialized in project management, and has worked as a senior project manager in the Sovos Professional Services team since 2018. Her responsibilities include conducting and controlling project management information, such as budget, time, scope, and resources. She also handles the integration of e-transformation products into customer SAP systems and processes.
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