Planung für kontinuierliche Transaktionskontrollen in Frankreich ab 2023

Ab 2023 werden die französischen Mehrwertsteuervorschriften von Unternehmen verlangen, Rechnungen für inländische Transaktionen mit Steuerpflichtigen elektronisch auszustellen und für die meisten Rechnungen vor der Ausstellung eine "Freigabe" einzuholen. Andere Transaktionen, wie z. B. grenzüberschreitende und B2C-Transaktionen, werden auf "normale" Weise an die Steuerbehörde gemeldet.

Dies wird ein großes Unterfangen für die betroffenen Unternehmen sein und obwohl die Änderungen noch mehr als ein Jahr entfernt sind, sollte die Planung jetzt beginnen. Aber was bedeutet Planung im Zusammenhang mit der Einführung einer kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC)? Was haben Unternehmen, die an der Schwelle zu einer solchen Umstellung stehen, gelernt, als sie in Ländern wie Italien, Indien, Mexiko und Spanien mit der gleichen Herausforderung konfrontiert wurden? Und wie können Unternehmen diese Best Practices für zukünftige CTC-Rollouts nutzen?

Wir teilen die Punkte, die Unternehmen bei der Planung einer CTC-Einführung berücksichtigen sollten und die als Checkliste für das Mandat Frankreich 2023 verwendet werden können, um Sie bei der Vorbereitung zu unterstützen.

Verstehen Sie die neuen Änderungen, und seien Sie sich bewusst, was auf Sie zukommt

• Ist Ihre Organisation über die von der Regierung vorgeschlagenen wesentlichen Änderungen informiert, und verstehen die relevanten Funktionsteams diese?
• Verstehen Ihre Teams, was sich konkret ändert und haben sie eine zuverlässige Informationsquelle, an der sie sich orientieren können?
• Haben Ihre Teams in einer so dynamischen Situation wie einem CTC-Rollout die Möglichkeit, neue Entwicklungen zu überwachen und zukünftige Änderungen zu analysieren?
• Gibt es in Ihrer Organisation einen Prozess für die Umsetzung neuer Änderungen, sobald diese gesetzlich eingeführt wurden?

Verstehen Sie, wie Ihr Geschäft und Ihr Betrieb betroffen sind

• Welche Ihrer Geschäftsvorfälle fallen in den Geltungsbereich? Wann müssen sie compliant sein?
• Wie werden Ihre konzerninternen Rechnungen heute verarbeitet? Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen die Compliance-Anforderungen für ihre Intercompany-Rechnungsströme übersehen, aber in einem Clearance-System sind diese Rechnungen fast immer im Geltungsbereich.
• Wie werden die Rechnungen unter dem neuen System an die französische Steuerbehörde gesendet? Können Sie dies intern verwalten oder ist eine dritte Partei beteiligt?
• Welche Informationen müssen zusätzlich zu den Rechnungsinformationen gesendet werden?
• Wenn heute keine Rechnung erforderlich ist, z. B. bei B2C-Verkäufen, welche Informationen müssen gesendet werden?
• Wie sollen diese Rechnungen archiviert werden? Gibt es besondere rechtliche oder technische Anforderungen für eine solche Aufbewahrung?

Entwerfen oder bewerten Sie mögliche Lösungen

• Ist die CTC-Reform am besten durch eine intern entwickelte Lösung zu lösen?
  • Wenn ja, sprechen Sie so bald wie möglich mit der IT-Abteilung, damit diese mit der Planung beginnen und sowohl die notwendige Zeit als auch das Budget für das Projekt bereitstellen kann.
  • Wenn nein, wer sind die Dienstleister, die helfen könnten?
• Wenn externe Anbieter genutzt werden, wie gehen die Daten von Ihren Quellsystemen zu diesen und schließlich zur Steuerbehörde?
• Welches Ihrer Quellsysteme enthält die benötigten Daten? Ist es eines oder mehrere?
• Verfügt der externe Anbieter über einen "ready to go"-Extraktor für Ihr ERP-System/Quellsystem? Oder, wenn Ihr Unternehmen auf eine "API first"-Strategie setzt, welche Quellsysteme werden Sie verwenden, um die Daten an Ihren Anbieter oder die Steuerbehörde weiterzuleiten?

Ausführen der Lösung

• Wie viel Vorlauf benötigt Ihre IT-Abteilung für ein solches Projekt? Es werden Ressourcen aus der IT benötigt, unabhängig davon, ob es sich um ein externes oder internes Projekt handelt.
• Wie viel wird die Entwicklung und Implementierung kosten? Unabhängig davon, wie Sie die Lösung Ihrer Wahl implementieren wollen, ob intern oder extern, muss das Budget gesichert werden.
• Wann müssen die Kosten zur Budgetgenehmigung eingereicht werden?
• Wann müssen Sie mit dem Projekt beginnen? Sobald die Planung abgeschlossen und der Zeitbedarf bekannt ist (einschließlich Tests und Schulungen), können Sie rückwärts arbeiten, um einen Starttermin zu erreichen. Dieser Termin sollte so bald wie möglich mit der IT-Abteilung bestätigt werden.

Wenn Sie die obigen Fragen beantwortet haben, sind Sie in einer guten Position, um sowohl die Roadmap zu planen, um rechtzeitig vor dem Inkrafttreten konforme Prozesse zu gewährleisten, als auch die Kosten abzuschätzen und die erforderliche Finanzierung für das Projekt zu sichern.