Angesichts der Komplexität der internationalen Umsatzsteuer und der potenziellen Risiken, Fallstricke und damit verbundenen Kosten befinden sich die Finanzleiter in einer Zwickmühle. Im Gegensatz zu direkten Steuern, die in der Regel im Nachhinein ermittelt werden, wird die Mehrwertsteuer effektiv in Echtzeit berechnet. Sie ist mit verschiedenen Aspekten der Lieferkette verknüpft. Wenn die damit verbundene Transaktion falsche Mehrwertsteuerberechnungen oder fehlerhafte Codes aufweist, können diese Fehler zu unbeabsichtigten finanziellen Konsequenzen führen. Dazu gehören Geldstrafen, Verlust des Rechts auf Vorsteuerabzug usw.
Die meisten Finanzabteilungen haben zum ersten und einzigen Mal mit der Umsatzsteuer zu tun, wenn sie Verkaufs- oder Eingangsrechnungen bearbeiten. In Ermangelung einer Kundenbestellung gibt es oft wenig oder gar keine Einschätzung, welche Verkaufsrechnungen eingehen, bis sie angehoben werden müssen. Dies kann jedoch zu spät sein. Durch den Abschluss der Transaktion wird die Umsatzsteuerschuld kristallisiert und der Steuerzahler kann keine rückwirkenden Änderungen vornehmen.
Incoterms und Mehrwertsteuer
Eine Komponente der Mehrwertsteuerermittlung für Waren ist das Verständnis, ob sie über eine Grenze bewegt werden und wenn ja, wer für die Bewegung verantwortlich ist – Lieferant oder Kunde.
Im internationalen Handel werden die von der Internationalen Handelskammer herausgegebenen Incoterms verwendet, um zu bestimmen, welche Partei für welchen Aspekt der Bewegung verantwortlich ist.
Innerhalb der EU bestimmt der verwendete Incoterm nicht die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung einer Warenbewegung. Obwohl es helfen kann, die Absicht der Parteien zu verstehen. Die meisten Verträge über die Lieferung von Waren innerhalb der EU erwähnen dennoch Incoterms. In vielen Fällen wird in den Verträgen “Delivery Duty Paid” (DDP) angegeben, obwohl dies oft unangemessen ist. Wenn ein französisches Unternehmen Waren DDP an einen deutschen Kunden verkauft, dann impliziert der Incoterm, dass der französische Lieferant für alle auf die Lieferung anfallenden Steuern verantwortlich ist. Handelt es sich aber um eine B2B-Transaktion, die die Befreiungsbedingungen erfüllt, dann ist es der deutsche Kunde, der die Erwerbssteuer abführt.
Während Großbritannien Mitglied der EU war, waren die Incoterms für die Mehrwertsteuer nicht wirklich relevant. Es hatte auch wenig Einfluss auf die Möglichkeit, Waren innerhalb der EU zu bewegen. Es hatte auch wenig Einfluss auf die Notwendigkeit von EU-Mehrwertsteuerregistrierungen, da in vielen Fällen der Kunde für die Erwerbssteuer aufkommen würde.
Unbeabsichtigte Folgen
Aber jetzt, nach dem Brexit, können britische Unternehmen “DDP”-Verträge mit EU-Kunden haben, bei denen es potenziell unbeabsichtigte Konsequenzen gibt:
- Beim DDP muss der britische Verkäufer die Waren aus dem Vereinigten Königreich exportieren und dann in die EU importieren. Dabei fallen Einfuhrumsatzsteuer und möglicherweise Zoll an, die möglicherweise nicht im Budget vorgesehen sind.
- DDP erfordert auch, dass der britische Verkäufer die lokale Mehrwertsteuer abrechnet, es sei denn, es gilt die erweiterte Umkehrung der Steuerschuldnerschaft – und dafür kann eine lokale Mehrwertsteuerregistrierung erforderlich sein, was zu noch mehr Kosten und möglicherweise einer Verzögerung der Lieferung führt.
Incoterms neu verhandeln
Jetzt bleibt nur noch die Möglichkeit, die Incoterms neu zu verhandeln. Dies wird Zeit in Anspruch nehmen und funktioniert nur, wenn die Ware noch nicht geliefert wurde.
Wenn die Waren geliefert wurden, aber die erforderliche MwSt.-Registrierung nicht vorliegt, besteht die Möglichkeit von Strafen und Zinsen für verspätete Registrierung und verspätete Zahlung der MwSt.
Automatisierung kann hier helfen. Eine Steuer-Engine kann Bestellinformationen verarbeiten und den richtigen Steuercode ermitteln. Dies geschieht bei der Auftragserteilung und nicht bei der Erstellung der Rechnung.
Wenn dies zu einem unbeabsichtigten Ergebnis führt, kann es Zeit sein, die Incoterms neu zu verhandeln oder die entsprechende Umsatzsteuerregistrierung zu veranlassen.
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