6 häufig gestellte Fragen:
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich ViDA wahrscheinlich auf Ihr Unternehmen auswirken wird, finden Sie nachstehend eine Zusammenfassung der Fragen, die ich am häufigsten erhalte.
F: Wann werden Unternehmen voraussichtlich die ersten Auswirkungen von ViDA verzeichnen?
A: Der von der Europäischen Kommission veröffentlichte Legislativvorschlag „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ umfasst mehrere Bereiche des Umsatzsteuerrechts. Genau genommen werden die konkreten Auswirkungen von ViDA verschiedene Unternehmen zu unterschiedlichen Zeitpunkten zwischen 2024 und 2028 treffen. Letzteres Datum gilt für die ViDA-Vorschläge zur verbindlichen elektronischen Rechnungsstellung und digitalen Berichterstattung für sogenannte innergemeinschaftliche Transaktionen, die weniger als 20 % aller EU-Transaktionen darstellen. Viel wichtiger ist jedoch, dass ViDA den Vorschlag beinhaltet, die derzeitigen Beschränkungen für EU-Länder zur Einführung nationaler CTC-Systeme bereits am 31. Dezember 2023 aufzuheben. Dies bedeutet, dass EU-Länder, die noch keine derartigen Regelungen haben, höchstwahrscheinlich die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung und der Berichterstattung in Echtzeit bereits in den nächsten Jahren beschleunigen werden. Viele EU-Länder haben dahingehend bereits Initiativen Richtung angekündigt oder sogar mit deren Einführung begonnen. Diese Entwicklungen machen deutlich, dass der Nettoeffekt dieser Bestimmung eine Verschärfung der aktuellen Welle neuer CTC-Mandate darstellen wird, auf die man sich sehr kurzfristig vorbereiten muss.
F: Wird es hinsichtlich Umstellung und Compliance voraussichtlich eine Nachfrist für Unternehmen geben?
A: Ja, die EU wird sicherlich einen vernünftigen Ansatz wählen, um Unternehmen die Möglichkeit zu geben, ihre Systeme und Prozesse auf die Auswirkungen von ViDA vorzubereiten. Unternehmen wie Sovos, die mittlerweile seit fast zwei Jahrzehnten in vielen Ländern der Welt mit CTC-Mandaten zu tun haben, wissen jedoch, dass keine Nachfrist lang genug ist, um einem Unternehmen eine entspannte Herangehensweise zu ermöglichen. Viele Unternehmen unterschätzen bei Weitem den Arbeitsaufwand, der für die Gewährleistung der Datenqualität anfällt. Auch die langen Anpassungszyklen für ihre verschiedenen Unternehmensanwendungen, um die für Echtzeit-Berichte und eine elektronische Rechnungsstellung erforderlichen Daten und Prozessänderungen zu integrieren, machen Probleme. Und die Einführung von Änderungen dieser Größenordnung in Unternehmens- und Verwaltungsabläufen geht stets mit Herausforderungen auf beiden Seiten einher – Unternehmen werden Fehler machen, deren Behebung einige Zeit in Anspruch nehmen kann, und der Prozess gestaltet sich noch schwieriger, wenn Regierungen ihrerseits unter dem Druck politischer Fristen dieselben Umstellungen vornehmen.
F: Welche neuen technologischen Anforderungen kommen voraussichtlich auf Unternehmen zu?
A: Die Gespräche drehen sich oft um Berichterstattungsprozesse, die eingerichtet werden müssen, um bestimmten Übertragungsprotokolle, der Authentifizierung und der Orchestrierung des Dokumentenaustauschs gerecht zu werden. Unternehmen sollten jedoch auch die Auswirkungen von CTC-Mandaten, die von ViDA generiert oder geändert werden, auf ihre vorgelagerten Prozesse und Daten im Auge behalten. Viele Unternehmen haben mehrere ERP-Systeme, mehrere Abrechnungssysteme, Kreditorensysteme usw. für verschiedene Sparten bzw. Geschäfts- oder Handelspartnerkategorien. Bei den meisten dieser Systeme werden Rechnungsdaten nach geltendem Recht auf umständliche manuelle oder halbautomatische Weise in Papierform oder als PDF-Dateien verarbeitet. Diese Verfahren lassen sich nicht einfach „aufrüsten“, um Datenvollständigkeits- und Qualitätsanforderungen eines strengen Systems für die elektronische Rechnungsstellung und elektronische Berichterstattung zu erfüllen. Abgesehen von den Schlagzeilen über die obligatorische elektronische Rechnungsstellung und Echtzeit-Berichterstattung wird das Kleingedruckte des ViDA-Vorschlags zu einer Reihe von potenziell schwierigen Änderungen der Unternehmensprozesse führen. Diese reichen von der Abschaffung der Möglichkeit für Steuerzahler, zusammenfassende Rechnungen zu verwenden, über die Einführung mehrerer neuer Pflichtfelder auf einer Rechnung bis hin zur Definition dessen, was eine Rechnung ist. Die Folge: Milliarden von PDF-Rechnungen in der Europäischen Union müssen in maschinenlesbare Formate umgewandelt werden. Erschwerend kommt hinzu, dass die CTC-Initiativen und ViDA nur einen Teil der Thematik abdecken: Die Unternehmen in der EU müssen auch eine wachsende Zahl von Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden erfüllen. Viele Regierungen planen, die Anforderungen an die Rechnungsstellung für Kunden des öffentlichen Sektors auf den Business-to-Business-Bereich auszuweiten. Das bedeutet, dass Unternehmen zunehmend Software und Dienstleister einsetzen müssen, die die Einhaltung von Rahmenbedingungen und Gesetzen garantieren können. In den meisten Unternehmen müssen die Rechnungsstellungsprozesse und Systeme aufgrund dieser regulatorischen Änderungen von Grund auf überdacht werden.
F: Auf welche Geschäftsprozesse wirken sich die neuen Vorschriften voraussichtlich aus?
A: Alle Rechnungsstellungs- und damit verbundenen Prozesse werden betroffen sein. Dazu gehören alle Abläufe der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und die zugehörigen Informationssysteme, die sie unterstützen – all diese Aspekte müssen vor diesem Hintergrund überprüft werden. Im Allgemeinen wird mit ViDA eine Paradigmenwechsel in Richtung der Digitalisierung einhergehen, der eine umfassende Vorbereitung erfordert.
F: Können Unternehmen erwarten, dass ihre aktuellen Technologiepartnerschaften auch im Hinblick auf die neuen Standards tragfähig sind?
A: Unternehmen, die derzeit EDI-Systeme, Procure-to-Pay- oder Kreditorenautomatisierungssoftware von SaaS-Diensten, Kundenkommunikationsmanagement, Order-to-Cash, elektronische Rechnungsstellung und Zahlungslösungen usw. nutzen, müssen sich fragen, wie diese Plattformen mit den neuen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung und elektronische Berichterstattung im Rahmen von ViDA und den damit verbundenen regulatorischen Initiativen umgehen werden. Diese Anbieter, die sich auf die Optimierung von Unternehmensprozessen spezialisiert haben, verfügen in der Regel über wenig Erfahrung mit diesem speziellen Compliance-Bereich. Die meisten von ihnen sind nicht in der Lage, die Dutzenden oder Hunderten von Änderungen, die in der Regel auf die erstmalige Einführung eines CTC-Systems in einem Land folgen, zu antizipieren und rechtzeitig zu berücksichtigen. Wir raten Unternehmen, sich bereits jetzt mit ihren Unternehmenssoftwareanbietern und Dienstleistern in Verbindung zu setzen. Es ist wichtig zu hinterfragen, ob sie sich dieser Änderungen bewusst sind und wie ihre Pläne zur Einhaltung der Vorschriften aussehen.
F: Inwiefern werden grenzüberschreitende Transaktionen betroffen sein?
A: Grenzüberschreitende Transaktionen zwischen EU-Ländern werden einer neuen Regelung für die Berichterstattung in Echtzeit unterliegen, die die derzeitige Anforderung einer zusammenfassenden Meldung ersetzt. Die eigentliche Berichterstattung erfolgt auf Transaktionsbasis an jeden Mitgliedstaat und die Mitgliedstaaten werden diese Informationen an eine zentrale Datenbank der Europäischen Kommission melden. Neben diesen Abschnitten für die digitale Berichterstattung von ViDA sind grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU auch auf andere Weise von Teilaspekten des Vorschlags betroffen. So sind beispielsweise durchaus weitreichende Änderungen vorgesehen, um den Verwaltungsaufwand für Unternehmen zu beseitigen, die ihre eigenen Bestände zwischen EU-Ländern verlagern. Darüber hinaus wird der sogenannte Import One Stop Shop (I-OSS) für den grenzüberschreitenden Fernverkauf von Waren mit geringem Wert an EU-Verbraucher obligatorisch, was sich auf E-Commerce-Verkäufer und -Plattformen z. B. in den USA und China auswirken wird.
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