Kontinuierliche Transaktionskontrollen – Fokus auf die Reise, nicht auf das Ziel

Ein aktueller Megatrend in der Umsatzsteuer sind kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTCs), bei denen die Steuerverwaltungen zunehmend Daten zu Geschäftstransaktionen in Echtzeit abfragen und oft Daten vorautorisieren, bevor ein Unternehmen zum nächsten Schritt im Verkaufs- oder Einkaufsworkflow übergehen kann.

Wenn eine Steuerbehörde CTCs einführt, neigen Unternehmen dazu, dies als eine zusätzliche Reihe von Anforderungen zu betrachten, die von IT-Experten in ERP- oder Transaktionsautomatisierungssoftware implementiert werden müssen. Diese reflexartige Reaktion ist verständlich, da die Implementierungszeiträume in der Regel kurz und die möglichen Sanktionen bei Nichteinhaltung erheblich sind.

Aber Unternehmen täten besser daran, diese Änderungen als Teil einer fortlaufenden Reise anzugehen, um Ineffizienzen und andere Risiken zu vermeiden. Aus Sicht der Steuerbehörden sind CTCs keine eigenständige Übung, sondern Teil einer umfassenderen digitalen Transformationsstrategie, bei der alle Daten, auf die zu Prüfungszwecken legal zugegriffen werden kann, elektronisch an sie übermittelt werden.

Es dreht sich alles um die Daten

In der Digitalisierungsvision vieler Steuerbehörden wird jede Datenkategorie in "organischen" Abständen empfangen, die der natürlichen Kadenz der Datenverarbeitung durch die Unternehmen und dem Datenbedarf der Behörden folgen.

Steuerverwaltungen nutzen die Digitalisierung, um komfortabler, granularer und häufiger auf Daten zuzugreifen.

Ein Unternehmen, das dieses Kontinuum von der alten Welt des Berichtswesens und der Rechnungsprüfung zur neuen Welt des automatisierten Datenaustauschs nicht berücksichtigt, riskiert, sich zu sehr auf das "Wie" zu konzentrieren – die Orchestrierung von Nachrichten zu und von einer CTC-Plattform – anstatt das "Warum" im Auge zu behalten – die Transparenz der Geschäftsabläufe.

Daten, die schneller und in einem strukturierten, maschinell verwertbaren Format eingehen, sind für Steuerverwaltungen unendlich viel wertvoller, da sie die Möglichkeit haben, tiefergehende Analysen sowohl von unterschiedlichen Datenquellen der Steuerzahler als auch von Dritten durchzuführen.

Wenn Ihre Geschäftsdaten unvollständig oder fehlerhaft sind, setzen Sie sich wahrscheinlich vermehrten Betriebsprüfungen aus, da Ihre schlechten Daten vom Finanzamt genauer unter die Lupe genommen werden und transparenter sind.

Anders ausgedrückt: In einer digitalisierten Welt der Steuer wird Müll in Müll umgewandelt.

Wie Sie sich auf CTCS vorbereiten – Automatisierung ist der Schlüssel

Viele Unternehmen haben die Zauberformel zur Behebung dieser Datenprobleme bereits zur Hand. Beginnen Sie mit der Vorbereitung auf diese Welle der Mehrwertsteuer-Digitalisierung mit einem Projekt zur Analyse interner Datenprobleme und arbeiten Sie mit vorgelagerten internen und externen Stakeholdern – einschließlich Lieferanten – an deren Behebung.

Tools, die für die Einführung von automatisierten Kontrollen für die Prozesse der Umsatzsteueranmeldung entwickelt wurden, können helfen, einen besseren Einblick in die vorgelagerten Datenprobleme zu erhalten, die ausgebügelt werden müssen. Dieselben Tools können Ihnen auch bei der CTC-Reise helfen, indem sie Datenextraktions- und -integrationsmethoden, die für die Umsatzsteuerberichterstattung eingerichtet wurden, für die CTC-Übertragung wiederverwenden und so eine bessere Data Governance schaffen und eine Verbindung zwischen diesen beiden natürlich verbundenen Prozessen aufrechterhalten.

Viele schlechte Daten stammen aus verbleibenden papierbasierten Prozessen, wie z. B. Lieferantenrechnungen in Papier- oder PDF-Format oder Kundenbestellungen. Wenn Sie jetzt Maßnahmen ergreifen, um auf automatisierte Prozesse umzustellen, die auf strukturierten, vollständig maschinenlesbaren Alternativen basieren, wird das einen großen Unterschied machen.

Die Verbesserung der Rechnungsdaten ist nicht die einzige Herausforderung. Mit der unvermeidlichen Ausweitung der unter den CTC-Regeln einzureichenden Dokumententypen (von der Rechnung über Genehmigungsnachrichten auf der Käuferseite bis hin zu Transportdokumenten und Zahlungsstatusdaten) werden die Steuerverwaltungen immer mehr Ihrer Daten sowie die Daten von Handelspartnern und Dritten abgleichen – denken Sie an Finanzinstitute, Zollbehörden und andere verfügbare Datenpunkte.

Es ist unwahrscheinlich, dass die Steuerverwaltungen ihre Digitalisierungsbemühungen bei den indirekten Steuern einstellen werden. Mandate zur Einführung von The Standard Audit File for Tax (SAF-T ) und ähnliche E-Accounting-Anforderungen zeigen, wie schnell sich die Länder von der alten Welt der Steuer- und Vor-Ort-Prüfungen entfernen.

All diese Daten, aus mehreren Quellen mit starker Authentifizierung, werden ein immer detaillierteres und unbestreitbares Bild Ihrer Geschäftstätigkeit zeichnen. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Körperschaftssteuererklärungen von Steuerverwaltungen vorausgefüllt werden, die wenig bis keine legitimen Änderungen von Ihrer Seite erwarten.

Substanz geht vor Form" ist ein beliebter Aphorismus in der Welt der Steuern. Da immer mehr Geschäftsanwendungen und Datenströme für Steuerverwaltungen leicht zugänglich werden, müssen Sie damit beginnen, Datenqualität und -konsistenz als ersten Schritt zu berücksichtigen, um in der Welt des digitalisierten Steuervollzugs erfolgreich zu sein.

Streben Sie nach mehr, nicht weniger, Einblick in Ihr Unternehmen als das Finanzamt

Letztendlich wollen die Steuerverwaltungen Ihr Geschäft verstehen. Sie wollen nicht nur Daten, sie wollen aussagekräftige Informationen darüber, was Sie tun, warum Sie es tun, wie Sie handeln, mit wem und wann. Das ist auch genau das, was Ihre Eigentümer und Ihr Management wollen.

Die letztendlichen Ziele von Unternehmen und Steuerverwaltungen sind also die gleichen – nur dass Unternehmen oft die betriebliche Effizienz und finanzielle Ziele in den Vordergrund stellen, während Steuerverwaltungen sich darauf konzentrieren, die bestmöglichen, objektiven Informationen zu erhalten.

Die Einführung von CTCs durch die Steuerverwaltung kann ein Segen sein, und es gibt Vorteile, wenn Sie bessere Analysen in Ihrem Unternehmen einführen, um die Anforderungen der Steuerverwaltung zu erfüllen.

Der wahre Wert liegt in Echtzeit-Einblicken in Geschäftsabläufe und Finanzindikatoren wie Cash-Management oder Schwachstellen in der Lieferkette. Dieses Maß an sofortigem Einblick in Ihr eigenes Geschäft ermöglicht es Ihnen auch, immer einen Schritt voraus zu sein, so dass Sie die Kontrolle über das Bild haben, das Ihre Daten den Behörden liefern.

CTCs sind der natürliche nächste Schritt auf dem Weg zu einer schönen neuen Welt der Unternehmenstransparenz.