Das spanische Finanzministerium hat einen Entschließungsentwurf veröffentlicht, der nach seiner Verabschiedung die Anforderungen an Software und Systeme zur Unterstützung der Rechnungsstellungsprozesse von Unternehmen und Freiberuflern festlegen wird. Dieses Gesetz wird erhebliche Auswirkungen auf die derzeitigen Prozesse der Rechnungsstellung haben. Es wird die Umsetzung neuer Anforderungen an den Rechnungsinhalt, einschließlich eines QR-Codes, und die Erstellung von Rechnungsdatensätzen bis Januar 2024 erfordern.
Die Verordnung zielt auch darauf ab, den spanischen Unternehmenssektor, insbesondere KMU, Kleinstunternehmen und Selbstständige, an die Anforderungen der Digitalisierung anzupassen. Zu diesem Zweck wird es als notwendig erachtet, die Computerprogramme zu standardisieren und zu modernisieren, die die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Verwaltung von Unternehmen und Unternehmern unterstützen.
Anwendungsbereich der Verordnung
Die Verordnung legt die Anforderungen fest, die jedes System erfüllen muss, um die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungsdatensätze ohne Interpolationen, Auslassungen oder Änderungen zu gewährleisten.
Die in der Verordnung festgelegten neuen Regeln gelten für:
Steuerpflichtige, die der Körperschaftssteuer (IS) unterliegen, mit Ausnahme von befreiten oder teilweise befreiten Einrichtungen.
Steuerpflichtige, die der Einkommensteuer für natürliche Personen (IRPF) unterliegen und Einkünfte aus wirtschaftlichen Tätigkeiten erzielen.
Steuerpflichtige, die der Einkommensteuer für Nichtansässige (IRNR) unterliegen und eine Betriebsstätte in Spanien haben.
Einrichtungen, die dem System der Einkommensverteilung unterliegen und wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben.
Unternehmen, die nicht unter die oben genannten Kategorien fallen, müssen die Vorschriften nicht einhalten, aber diejenigen, die dies tun, müssen sicherstellen, dass ihre Computersysteme ab dem 1. Januar 2024 an diese Verordnung angepasst werden.
Neue Anforderungen an den Rechnungsinhalt: ID- und QR-Codes
Rechnungen, die von Computersystemen oder elektronischen Systemen und Programmen erstellt werden, die die Abrechnungsprozesse von Unternehmen und Freiberuflern unterstützen, müssen einen alphanumerischen Identifikationscode und einen QR-Code enthalten, der gemäß den vom Finanzministerium festgelegten technischen und funktionalen Spezifikationen erstellt wird.
Anforderungen an das Abrechnungssystem
Die Computersysteme, die die Abrechnungsprozesse unterstützen, müssen in der Lage sein:
Erzeugen Sie für jede Warenlieferung oder Dienstleistungserbringung gleichzeitig oder unmittelbar vor der Rechnungsstellung einen Rechnungssatz.
Das Computersystem muss in der Lage sein, alle erzeugten Rechnungsdatensätze kontinuierlich, sicher, korrekt, vollständig, automatisch, fortlaufend, unverzüglich und zuverlässig an die staatliche Steuerverwaltungsbehörde (AEAT) zu übermitteln.
Das System muss mit einer Rückverfolgbarkeit ausgestattet sein, die die Reihenfolge der Datenerstellung überprüft. Es wird ein Ereignisprotokoll erstellt, in dem alle Vorgänge und Vorkommnisse während der Nutzung des Systems erfasst werden.
Die erstellten Datensätze dürfen weder durch den Nutzer noch durch interne oder externe Mittel verändert werden.
Die Systeme müssen den Rechnungsdatensätzen gemäß den Spezifikationen und der elektronischen Signatur einen Fingerabdruck oder "Hash" hinzufügen.
Um diese Ziele zu erreichen, müssen alle Computersysteme bescheinigen, dass sie die Verpflichtung zur Einhaltung aller in dieser Verordnung festgelegten Anforderungen durch eine "Verantwortungserklärung" gewährleisten. Das Finanzministerium wird den Mindestinhalt dieser Erklärung später in einem neuen Beschluss festlegen.
Inhalt des Rechnungsdatensatzes und dessen fakultative Übermittlung
Die Rechnungsaufzeichnungen müssen mehrere in der Verordnung festgelegte inhaltliche Anforderungen erfüllen.
Die Steuerpflichtigen, die zur Erfüllung ihrer Rechnungsstellungspflichten EDV-Systeme einsetzen, können freiwillig alle von den EDV-Systemen erzeugten Rechnungsaufzeichnungen automatisch auf elektronischem Wege an die AEAT übermitteln. Die Antwort der AEAT in Form einer förmlichen Annahmemeldung bedeutet automatisch, dass diese Aufzeichnungen in die Umsatz- und Einkommensbücher des Steuerpflichtigen aufgenommen wurden.
Prüfungen der Steuerverwaltung
Die AEAT kann persönlich an dem Ort erscheinen, an dem sich das Computersystem befindet oder genutzt wird, und vollständigen und sofortigen Zugang zu dem Datensatz verlangen, gegebenenfalls unter Angabe des Benutzernamens, des Passworts und sonstiger Sicherheitsschlüssel, die für den vollständigen Zugang erforderlich sind.
Die AEAT kann eine Kopie der Abrechnungsunterlagen verlangen, die die Unternehmen in elektronischer Form durch physische Unterstützung oder auf elektronischem Wege bereitstellen können.
Anwendung auf das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich
Die Verordnung enthält keine spezifischen Regeln für das Mandat für elektronische B2B-Rechnungen . Der Entwurf des Dekrets wird derzeit im Kongress diskutiert und wartet auf seine Verabschiedung. Sollte das Mandat jedoch genehmigt werden, müssen alle elektronischen B2B-Rechnungen, die im Rahmen dieses Dekretentwurfs ausgestellt werden, allen neuen Vorschriften dieser Verordnung entsprechen.
Nächste Schritte
Diese neue Verordnung scheint Spanien zwar nicht weiter auf dem Weg der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) zu führen, doch weist der Vorschlag deutliche Ähnlichkeiten mit den portugiesischen Rechnungsanforderungen auf.
Der Entwurf des Beschlusses, der diese Anforderungen festlegt, ist derzeit bis zum 11. März 2022 zur öffentlichen Konsultation freigegeben. Nach der Verabschiedung dieses Beschlusses wird das Finanzministerium die technischen und funktionellen Spezifikationen veröffentlichen, die erforderlich sind, um die neuen Anforderungen zu erfüllen, sowie die Struktur, den Inhalt, die Einzelheiten, das Format, das Design und die Merkmale der Informationen, die die Unternehmen in die Rechnungsunterlagen aufnehmen müssen.
Das Finanzministerium wird auch die Spezifikationen für die Signaturpolitik und die Anforderungen an den Fingerabdruck oder "Hash" veröffentlichen. Sobald diese Einzelheiten veröffentlicht sind, wird klarer sein, ob Spanien den portugiesischen Weg einschlägt oder einen eigenen Weg einschlägt.
Jetzt sind Sie dran
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Spanien verfügt über ein Berichtssystem in nahezu Echtzeit für inländische Transaktionen
Spanien SII
Spanien hat als eine der ersten Nationen der EU im Jahr 2017 die Methode der Continuous Transaction Controls (CTCs) eingeführt, mit einer verpflichtenden Rechnungsdatenberichterstattung in (nahezu) Echtzeit. Die spanische Steuerbehörde (AEAT) beabsichtigte mit dieser Anforderung die Rückerstattungen zu optimieren, Steuerzahlern präzise Daten für ihre Steuererklärungen zu liefern, Betriebsprüfungen effizienter zu gestalten und Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.
Innerhalb von vier Werktagen nach Ausstellungsdatum müssen steuerpflichtige Personen über die Plattform Suministro Inmediato de Información (SII) ihre Rechnungsdaten übermitteln.
Im Jahr 2020 kündigte die Steuerverwaltung eine neue Version von SII an. Eingeführt wird hiermit ein Hauptbuch, um Vorgänge im Zusammenhang mit dem Verkauf von Gütern als Warensendung zu erfassen. Dies gilt ab dem 1. Januar 2021.
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Faktencheck zur Vorschrift
Die Vorschrift in Spanien gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 6 Millionen Euro, für solche, die Teil einer umsatzsteuerlichen Organschaft sind und Unternehmen, die im Register für monatliche Umsatzsteuer-Erstattungen (REDEME) eingetragen sind.
An die Steuerbehörde müssen die folgenden Daten gesendet werden:
Registerbuch der ausgestellten Rechnungen
Registerbuch der erhaltenen Rechnungen
Registerbuch der Kapitalgüter
Registerbuch von bestimmten innergemeinschaftlichen Vorgängen
Die Übertragung der Daten muss über einen Webdienst erfolgen, der für einen Austausch von XML-Nachrichten geeignet ist.
Steuerzahler sind nicht mehr wie bisher dazu verpflichtet, die Formulare 347 (Informationen dritter Parteien), 340 (Transaktionen in Registerbüchern) und 390 (jährliche Zusammenfassung der Umsatzsteuer) einzureichen.
Im Jahr 2020 führte die spanische Steuerbehörde einen Service ein, der die periodische Umsatzsteuererklärung (Modelo 303) automatisch ausfüllt, basierend auf den Informationen, die von den Steuerzahlern im SII eingegeben wurden.
Einführungstermine der Vorschrift
2. Januar 2017: Die sofortige Auskunftserteilung von Informationen war für Steuerzahler in Spanien zunächst freiwillig.
1. Juli 2017: Die obligatorische Phase der sofortigen Auskunftserteilung für Steuerpflichtige im Geltungsbereich der Vorschrift.
1. Januar 2018: Die Frist für die Auskunftserteilung wurde von 8 auf 4 Tage gekürzt. Die Vorschrift wurde zudem auf andere spanische Gebiete (Baskenland und Kanarische Inseln) ausgeweitet.
1. Januar 2020: Einführung eines Hauptbuchs zur Erfassung aller Vorgänge im Zusammenhang mit dem Verkauf von Gütern als Warensendung.
Strafen
Werden meldepflichtige Informationen gar nicht oder nur ungenau übermittelt, können Bußen von bis zu 1 % des entgangenen Gesamtbetrags bis maximal 6.000 € die Folge sein.
Die verspätete Übermittlung der elektronischen Umsatzsteuer‑Bücher in Echtzeit können Geldbußen von 0,5 % des gemeldeten Gesamtbetrags zur Folge haben (Minimum 300 € und Maximum 6.000 € pro Quartal).
Fehler oder Versäumnisse in den Registerbüchern für innergemeinschaftliche Vorgänge und Kapitalgüter werden pauschal mit einer festgesetzten Geldstrafe von 150 € belangt.
Sovos unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften des SII in Spanien
Sovos ist die zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller vorgeschriebenen Compliance-Aufgaben zur Umsatzsteuer in Spanien und weltweit.
Die Plattform Suministro Inmediato de Información (SII) wird von Sovos unterstützt. Somit wird sichergestellt, dass unsere Kunden die von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) aufgesetzten rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen, einhalten.
Die Expertinnen und Experten von Sovos überwachen, interpretieren und kodifizieren diese Änderungen kontinuierlich in unserer Software und reduzieren so den Compliance-Aufwand für Ihre Steuer‑ und IT‑Teams.
Zu den behandelten Themen gehörten das Conscorcio-Meldesystem, Tipps für eine effektive und genaue Einhaltung der Vorschriften, die derzeit geltenden Sanktionsregelungen und die neuesten regulatorischen Updates.
Obwohl unser Expertenteam viele Fragen beantwortete, hatten sie nicht für alle Zeit. Hier ist eine hilfreiche Zusammenfassung.
Sind alle Krankenversicherungen in Spanien von der IPT befreit?
Wir verstehen, dass Kranken- und Krankheitsversicherungen in Spanien von der IPT befreit sind. Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass dies nicht für die Unfallversicherung gilt, die mit 8 % besteuert werden sollte. Artikel 5 des IPT-Gesetzes sieht die Befreiung vor.
Sie haben erwähnt, dass internationale Versicherungsrisiken zu den Ausnahmen gehören. Gilt das auch für die internationale Spediteurhaftpflichtversicherung? Und für die internationale Seefrachtversicherung?
Artikel 5 des IPT-Gesetzes sieht eine Befreiung vor für: “Versicherungsgeschäfte im Zusammenhang mit Schiffen oder Flugzeugen, die für den internationalen Transport bestimmt sind, ausgenommen solche, die der Schifffahrt oder der privaten Freizeitfliegerei dienen”. Zwei Gerichtsurteile (1073-00 (09/05/2000) und V1233-03 (13/06/2008)) liefern weitere Details zu dieser Ausnahme.
Gemäß Gesetz 22 des Gesetzes 37/1992 (Mehrwertsteuergesetz): “gilt als internationaler Transport derjenige, der innerhalb des Landes stattfindet und an einem Punkt endet, der sich in einem Hafen, Flughafen oder Grenzgebiet befindet, um sofort außerhalb des spanischen Festlandes und der Balearen versandt zu werden”. Wir gehen daher davon aus, dass Versicherungen, wie z. B. Speditionshaftung und Seefracht, die IPT-Befreiung in dem Maße erhalten, wie sie sich auf den internationalen Transport beziehen.
Ich erstelle den CCS monatlich manuell in Excel. Gibt es ein Microsoft-Tool, das den Abschlussbericht erstellen kann?
Uns sind keine Microsoft-Tools bekannt, die die CCS-Datei für das monatliche Reporting vorbereiten können. Diese Datei kann sehr komplex sein. Für unsere Kunden verwenden wir unsere proprietäre Software, um die entsprechende Datei aus einer Excel-Eingabemaske zu generieren.
Was ist CLEA?
CLEA ist der Zuschlag zur Finanzierung der Abwicklungstätigkeit von Versicherungsunternehmen. Sie wurde in das Modelo 50 CCS aufgenommen und ist für alle Versicherungsverträge fällig, die für Risiken in Spanien abgeschlossen werden, mit Ausnahme von Lebensversicherungen und Exportkreditversicherungen im Namen oder mit Unterstützung des Staates.
Die Art des Zuschlags, der zur Finanzierung der Liquidationstätigkeit der Versicherungsgesellschaften bestimmt ist, besteht aus 0,15 % der oben genannten Prämien.
Müssen Versicherer in allen Provinzen Spaniens registriert sein?
Wir gehen davon aus, dass sich alle Versicherer in den Provinzen registrieren sollten, in denen sie Risiken haben. Dies ist eine gesetzeskonforme Anforderung, da die Versicherer die Prämiensteuern je nach Standort des Risikos an die richtigen Steuerbehörden melden müssen.
Ich habe verstanden, dass Sie monatliche Policen bei Consorcio einreichen können, auch wenn die Postleitzahl falsch ist. Wie sollen wir in Zukunft vorgehen?
Die Postleitzahl ist neben der korrekten Adresse, an der das Risiko ansässig ist, sehr wichtig. Das spanische Gesetz besagt, dass Unternehmen die Prämiensteuer entsprechend dem Standort des Risikos angeben müssen. Manchmal geben ausländische Versicherer den Ort des in Spanien ansässigen Risikos anhand der Adresse des Versicherten an. Zum Beispiel sollte ein deutscher Versicherer, der eine Police ausstellt, die ein Haus in Spanien versichert, die Adresse und Postleitzahl des Hauses in Spanien angeben.
Wenn wir diese Daten für die monatliche Übermittlung nicht haben, müssen wir in Zukunft den Feuerwehrgebührenbericht deklarieren. Das CCS-System wird eine Meldung mit falscher Postleitzahl daraufhin ablehnen.
Sollte der federführende Versicherer bei der Meldung von Consorcio-Verbindlichkeiten eine Erklärung im Namen seiner Mitversicherer abgeben?
Die Versicherer können sich dafür entscheiden, nur ihren Anteil an der Mitversicherungsvereinbarung zu deklarieren, wenn dies die Vereinbarung zwischen den Versicherern ist, die an dem Vertrag beteiligt sind.
Wenn Consorcio einen ausstehenden Betrag von einem Mitversicherer nicht eintreiben kann, ist es jedoch wahrscheinlich, dass es den federführenden Versicherer für diesen Betrag haftbar machen wird. Alternativ kann der federführende Versicherer die Zuschläge im Namen aller nachfolgenden Versicherer zahlen. Es besteht also bis zu einem gewissen Grad ein Ermessensspielraum für die jeweiligen Versicherer.
Gibt es eine Liste oder Erklärung für jede Bewegung und jeden Meldungstyp, der an Consorcio zu melden ist?
Diese können wir unseren Kunden auf Wunsch zur Verfügung stellen.
Dieses Dokument zielt darauf ab, eine Grundlage für Anbieter von E-Invoicing-Diensten und ihre Kunden zu schaffen, um sich über die Zuweisung der Verantwortung für die Rechtskonformität der von den Diensten unterstützten Prozesse zu einigen. Diese Standarddefinitionen werden zu klareren Vereinbarungen beitragen, bewährte Verfahren fördern und die Professionalität in der E-Invoice-Branche sicherstellen.
In den meisten europäischen Ländern können E-Invoicing-Dienstleister verschiedene Optionen für VAT-Compliance-Prozesse anbieten; jedes solche Angebot ist eine individuelle Wettbewerbsentscheidung des Dienstleisters. Unabhängig davon, welcher VAT-Compliance-Prozess verwendet wird, ist es wichtig, klar zu definieren, welche Partei rechtlich für die unterstützten Prozesse verantwortlich ist. Die Standarddefinitionen der EESPA zielen darauf ab, eine Grundlage für eine Vereinbarung über die Zuweisung von Verantwortlichkeiten zu schaffen, in der die Aufgaben festgelegt werden, für die jede Partei verantwortlich sein wird.
Bei der Entwicklung des Standarddefinitionsdokuments konzentrierte sich die EESPA-Arbeitsgruppe "Public Policy and Compliance Working Group" (PPCWG) zunächst auf Schlüsseldefinitionen oder Konzepte, die für Compliance-bezogene Themen relevant sind, die typischerweise im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung auftreten.
Basierend auf diesen Definitionen bietet das Dokument eine vordefinierte "Verantwortungsmatrix", die für das Management der Verantwortung zwischen einem Dienstleister und seinem Kunden verwendet werden kann. Zu den vorgeschlagenen Komponenten, die zwischen Dienstleistern und ihren Kunden in einem konformen elektronischen Rechnungsstellungsprozess berücksichtigt werden sollten, gehören:
Anforderungen an den Rechnungsinhalt, einschließlich der Anforderung, das anwendbare Umsatzsteuerrecht einer Rechnung zu bestimmen
Prozess- und Formularanforderungen für Rechnungen, z. B. Benachrichtigung und Anforderungen für die vorherige Genehmigung
Vertragliche Anforderungen, z. B. Interchange Agreement oder E-Invoicing Käuferzustimmung
Anforderungen an die Echtzeit-Rechnungskommunikation mit der Steuerverwaltung, wie z. B. Freigabe der Rechnung und Echtzeit-Reporting
Audit- und periodische Berichtsanforderungen
Datenschutz-Compliance-Anforderungen, die darauf abzielen, die Einhaltung geltender Datenschutzgesetze, wie z. B. der GDPR, sicherzustellen
Die bereits erwähnte "Verantwortungsmatrix" bietet eine Benutzerführung, die es den Parteien ermöglicht, zu vereinbaren und zu dokumentieren, welche Partei die Verantwortung für die einzelnen Compliance-Komponenten trägt: Überwachung der relevanten Anforderungen, Implementierung und Aufrechterhaltung von Maßnahmen zur Sicherstellung der kontinuierlichen Compliance und Compliance Assurance zur Bestätigung der getroffenen Maßnahmen.
Die Verwendung dieser Standarddefinitionen und der "Verantwortungsmatrix" führt zu klareren Vereinbarungen und letztlich zu besseren Beziehungen zwischen Kunden und Dienstleistern. Das Dokument kann auch als Checkliste dienen, die Unternehmen für RFIs oder RFPs verwenden können, um Angebote von Dienstleistern zu vergleichen.
