Wie man sich auf eine Mehrwertsteuerprüfung vorbereitet

In unserem früheren Blog haben wir uns mit den Herausforderungen befasst, denen sich Unternehmen bei der kontinuierlichen Abgabe von Mehrwertsteuer- und anderen Erklärungen gegenübersehen. Der Zyklus der Einhaltung der Vorschriften endet jedoch nicht damit, dass die Steuerbehörden aus verschiedenen Gründen Prüfungen durchführen, um die Erklärungen zu validieren.

Warum führen die Steuerbehörden Prüfungen durch?

Als die MwSt-Erklärungen nur aus Zahlen bestanden, wurden Prüfungen durchgeführt, um mehr Informationen über die hinter diesen Zahlen stattfindenden Geschäftsaktivitäten zu erhalten. Mit der zunehmenden Menge an Transaktionsdaten, die den Steuerbehörden über SAF-T, lokale Listen und kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) zur Verfügung gestellt werden, ändert sich dies. Auch mit den zusätzlichen MwSt.-Informationen werden weiterhin Prüfungen durchgeführt, hauptsächlich um festzustellen, ob die MwSt.-Erklärungen die Tätigkeiten des Unternehmens korrekt wiedergeben.

Während die Häufigkeit der Prüfungen in den einzelnen Mitgliedstaaten sehr unterschiedlich ist, ist es in der gesamten EU üblich, dass eine Prüfung durchgeführt wird, wenn das Unternehmen eine Rückzahlung der Mehrwertsteuer beantragt. In einigen Ländern geschieht dies immer dann, wenn eine Rückzahlung beantragt wird, während andere Länder einen risikobasierteren Ansatz verfolgen und nur dann prüfen, wenn die Rückzahlung bei einem Unternehmen, das regelmäßig Rückzahlungen erhält, höher ausfällt als erwartet.

Bei Prüfungen kommt es auf Schnelligkeit an, da der Cashflow bis zur Rückzahlung beeinträchtigt wird. Dies muss für denjenigen, der die Prüfung leitet, im Vordergrund stehen, aber eine sorgfältige Prüfung der von der Steuerbehörde gestellten Fragen und der vom Unternehmen gegebenen Antworten ist nach wie vor von wesentlicher Bedeutung.

Vorbereitung auf eine Prüfung

Prüfungen können entweder persönlich oder auf dem Korrespondenzweg durchgeführt werden, wobei persönliche Prüfungen aufgrund von Covid-19 derzeit seltener sind. Die Prüfung erfolgt in der Regel auf dem Korrespondenzweg, wenn der Steuerpflichtige nicht in dem Land ansässig ist, in dem er registriert ist, was in einigen Ländern einen lokalen Berater erfordert.

Dies führt zu einer Schlüsselfrage: Soll die Prüfung intern durchgeführt werden oder soll externes Fachwissen hinzugezogen werden? Eine interne Prüfung spart zwar Kosten, aber es ist wichtig, die Folgen der Prüfung zu bedenken. Ein externer Berater könnte zu einem späteren Zeitpunkt hinzugezogen werden, aber er könnte durch die Antworten, die der Steuerbehörde zu Beginn der Prüfung gegeben werden, behindert werden. Die Inanspruchnahme von spezialisierten externen Beratern sollte gut überlegt werden, vor allem, wenn ein erheblicher Mehrwertsteuerbetrag anfällt oder komplexe Sachverhalte betroffen sind.

Vorrangiges Ziel einer jeden Prüfung ist es, sie so schnell wie möglich und ohne nachteilige Auswirkungen auf das Unternehmen erfolgreich abzuschließen. Auf diese Weise werden der Zeitaufwand für die Verwaltung, die Gebühren und die Gefahr von Strafen oder Zinsen minimiert.

Verwaltung des Auditprozesses

Viele Prüfungen beginnen damit, dass die Steuerbehörde einige spezifische Fragen stellt, die sich auf das Unternehmen im Allgemeinen oder auf bestimmte Transaktionen beziehen können. Die Fragen werden aus einem bestimmten Grund gestellt, so dass die Unternehmen überlegen müssen, warum sie gestellt werden, um zu bestimmen, wie sie antworten und das Risiko von Problemen später bei der Prüfung minimieren können.

Das Einhalten von Fristen ist wichtig, da es sich nachteilig auswirken kann, wenn dies nicht geschieht. Einige Steuerbehörden setzen sehr kurze Fristen fest, so dass eine schnelle Bearbeitung erforderlich ist. Es kann möglich sein, eine Verlängerung zu vereinbaren, aber das ist nicht immer der Fall. Um das gewünschte Ergebnis zu erzielen, ist es wichtig, klare und eindeutige Antworten zu geben und die entsprechenden Unterlagen vorzulegen.

Nach Abschluss der Prüfung müssen etwaige Abhilfemaßnahmen ergriffen werden. Im Idealfall muss nichts unternommen werden und das Unternehmen kann seine Tätigkeit erfolgreich fortsetzen. Wenn die Steuerbehörde einen ablehnenden Bescheid oder eine Zahlungsaufforderung ausgestellt hat, muss überlegt werden, ob gegen den Bescheid Einspruch eingelegt werden soll; auch hier müssen strenge Fristen eingehalten werden.

Auch ohne einen solchen Beschluss hat die Prüfung möglicherweise Bereiche aufgezeigt, in denen gearbeitet werden muss, um Probleme in Zukunft zu vermeiden. Es sollte ein Aktionsplan mit klaren Zuständigkeiten und Fristen erstellt werden.

Sobald alle Arbeiten erledigt sind, kann das Unternehmen zum normalen Compliance-Zyklus mit der Einreichung von Mehrwertsteuererklärungen und anderen Erklärungen zurückkehren. Eine ständige Herausforderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen erfolgreich mit Änderungen seiner MwSt.-Position umgeht, und darauf werden wir in unserem letzten Blog dieser Reihe eingehen.