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Spanien: Neue Anforderungen an die Rechnungsstellung – Verordnungsentwurf

Victor Duarte
Februar 24, 2022

Das spanische Finanzministerium hat einen Entschließungsentwurf veröffentlicht, der nach seiner Verabschiedung die Anforderungen an Software und Systeme zur Unterstützung der Rechnungsstellungsprozesse von Unternehmen und Freiberuflern festlegen wird. Dieses Gesetz wird erhebliche Auswirkungen auf die derzeitigen Prozesse der Rechnungsstellung haben. Es wird die Umsetzung neuer Anforderungen an den Rechnungsinhalt, einschließlich eines QR-Codes, und die Erstellung von Rechnungsdatensätzen bis Januar 2024 erfordern.

Die Verordnung zielt auch darauf ab, den spanischen Unternehmenssektor, insbesondere KMU, Kleinstunternehmen und Selbstständige, an die Anforderungen der Digitalisierung anzupassen. Zu diesem Zweck wird es als notwendig erachtet, die Computerprogramme zu standardisieren und zu modernisieren, die die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Verwaltung von Unternehmen und Unternehmern unterstützen.

Anwendungsbereich der Verordnung

Die Verordnung legt die Anforderungen fest, die jedes System erfüllen muss, um die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungsdatensätze ohne Interpolationen, Auslassungen oder Änderungen zu gewährleisten.

Die in der Verordnung festgelegten neuen Regeln gelten für:

  • Steuerpflichtige, die der Körperschaftssteuer (IS) unterliegen, mit Ausnahme von befreiten oder teilweise befreiten Einrichtungen.
  • Steuerpflichtige, die der Einkommensteuer für natürliche Personen (IRPF) unterliegen und Einkünfte aus wirtschaftlichen Tätigkeiten erzielen.
  • Steuerpflichtige, die der Einkommensteuer für Nichtansässige (IRNR) unterliegen und eine Betriebsstätte in Spanien haben.
  • Einrichtungen, die dem System der Einkommensverteilung unterliegen und wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben.

Unternehmen, die nicht unter die oben genannten Kategorien fallen, müssen die Vorschriften nicht einhalten, aber diejenigen, die dies tun, müssen sicherstellen, dass ihre Computersysteme ab dem 1. Januar 2024 an diese Verordnung angepasst werden.

Neue Anforderungen an den Rechnungsinhalt: ID- und QR-Codes

Rechnungen, die von Computersystemen oder elektronischen Systemen und Programmen erstellt werden, die die Abrechnungsprozesse von Unternehmen und Freiberuflern unterstützen, müssen einen alphanumerischen Identifikationscode und einen QR-Code enthalten, der gemäß den vom Finanzministerium festgelegten technischen und funktionalen Spezifikationen erstellt wird.

Anforderungen an das Abrechnungssystem

Die Computersysteme, die die Abrechnungsprozesse unterstützen, müssen in der Lage sein:

  • Erzeugen Sie für jede Warenlieferung oder Dienstleistungserbringung gleichzeitig oder unmittelbar vor der Rechnungsstellung einen Rechnungssatz.
  • Das Computersystem muss in der Lage sein, alle erzeugten Rechnungsdatensätze kontinuierlich, sicher, korrekt, vollständig, automatisch, fortlaufend, unverzüglich und zuverlässig an die staatliche Steuerverwaltungsbehörde (AEAT) zu übermitteln.
  • Das System muss mit einer Rückverfolgbarkeit ausgestattet sein, die die Reihenfolge der Datenerstellung überprüft. Es wird ein Ereignisprotokoll erstellt, in dem alle Vorgänge und Vorkommnisse während der Nutzung des Systems erfasst werden.
  • Die erstellten Datensätze dürfen weder durch den Nutzer noch durch interne oder externe Mittel verändert werden.
  • Die Systeme müssen den Rechnungsdatensätzen gemäß den Spezifikationen und der elektronischen Signatur einen Fingerabdruck oder "Hash" hinzufügen.

Um diese Ziele zu erreichen, müssen alle Computersysteme bescheinigen, dass sie die Verpflichtung zur Einhaltung aller in dieser Verordnung festgelegten Anforderungen durch eine "Verantwortungserklärung" gewährleisten. Das Finanzministerium wird den Mindestinhalt dieser Erklärung später in einem neuen Beschluss festlegen.

Inhalt des Rechnungsdatensatzes und dessen fakultative Übermittlung

Die Rechnungsaufzeichnungen müssen mehrere in der Verordnung festgelegte inhaltliche Anforderungen erfüllen.

Die Steuerpflichtigen, die zur Erfüllung ihrer Rechnungsstellungspflichten EDV-Systeme einsetzen, können freiwillig alle von den EDV-Systemen erzeugten Rechnungsaufzeichnungen automatisch auf elektronischem Wege an die AEAT übermitteln. Die Antwort der AEAT in Form einer förmlichen Annahmemeldung bedeutet automatisch, dass diese Aufzeichnungen in die Umsatz- und Einkommensbücher des Steuerpflichtigen aufgenommen wurden.

Prüfungen der Steuerverwaltung

Die AEAT kann persönlich an dem Ort erscheinen, an dem sich das Computersystem befindet oder genutzt wird, und vollständigen und sofortigen Zugang zu dem Datensatz verlangen, gegebenenfalls unter Angabe des Benutzernamens, des Passworts und sonstiger Sicherheitsschlüssel, die für den vollständigen Zugang erforderlich sind.

Die AEAT kann eine Kopie der Abrechnungsunterlagen verlangen, die die Unternehmen in elektronischer Form durch physische Unterstützung oder auf elektronischem Wege bereitstellen können.

Anwendung auf das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich

Die Verordnung enthält keine spezifischen Regeln für das Mandat für elektronische B2B-Rechnungen . Der Entwurf des Dekrets wird derzeit im Kongress diskutiert und wartet auf seine Verabschiedung. Sollte das Mandat jedoch genehmigt werden, müssen alle elektronischen B2B-Rechnungen, die im Rahmen dieses Dekretentwurfs ausgestellt werden, allen neuen Vorschriften dieser Verordnung entsprechen.

Nächste Schritte

Diese neue Verordnung scheint Spanien zwar nicht weiter auf dem Weg der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) zu führen, doch weist der Vorschlag deutliche Ähnlichkeiten mit den portugiesischen Rechnungsanforderungen auf.

Der Entwurf des Beschlusses, der diese Anforderungen festlegt, ist derzeit bis zum 11. März 2022 zur öffentlichen Konsultation freigegeben. Nach der Verabschiedung dieses Beschlusses wird das Finanzministerium die technischen und funktionellen Spezifikationen veröffentlichen, die erforderlich sind, um die neuen Anforderungen zu erfüllen, sowie die Struktur, den Inhalt, die Einzelheiten, das Format, das Design und die Merkmale der Informationen, die die Unternehmen in die Rechnungsunterlagen aufnehmen müssen.

Das Finanzministerium wird auch die Spezifikationen für die Signaturpolitik und die Anforderungen an den Fingerabdruck oder "Hash" veröffentlichen. Sobald diese Einzelheiten veröffentlicht sind, wird klarer sein, ob Spanien den portugiesischen Weg einschlägt oder einen eigenen Weg einschlägt.

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Author

Victor Duarte

Victor is a Regulatory Counsel at Sovos TrustWeaver. Based in Stockholm and originally from Venezuela, he obtained a Law degree and a specialisation degree in Tax Law in his home country. Victor also earned a Master´s degree in European and Internal Tax Law from Lund University in Sweden.
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