Portugal: Neue Vorschriften für einheitliche ID-Nummern und QR-Codes bringen Herausforderungen mit sich

Wie erwartet, wurden von den portugiesischen Steuerbehörden weitere Informationen über die Regulierung von Rechnungen veröffentlicht. Die Nachrichten der letzten Wochen über die Verschiebung von Anforderungen, die während der Mini-Reform der elektronischen Rechnungen des Landes festgelegt wurden, und die Aufhebung der Verpflichtung eines Unternehmens, eine Reihe von Informationen an die Steuerbehörde zu übermitteln, gipfelten in der lang erwarteten Verordnung über die eindeutige Identifikationsnummer und QR-Codes.

Im Jahr 2019 wurden mit dem Gesetzesdekret 28/2019 die eindeutige Identifikationsnummer und der QR-Code als obligatorische Rechnungsinhalte eingeführt. Zuvor war erwartet worden, dass sie am 1. Januar 2020 in Kraft treten würden, aber es fehlten die Details darüber, was eine solche eindeutige Identifikationsnummer und der Inhalt des QR-Codes sind. Die portugiesische Regierung hat nun jedoch eine Verordnung veröffentlicht, die beide Anforderungen weiter regelt.

Ein neuer Validierungscode

Gemäß der Verordnung 195/2020 müssen Unternehmen, die nach portugiesischem Recht Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2021 den portugiesischen Steuerbehörden die in den Rechnungen verwendeten Serien mitteilen, bevor sie angewendet werden. Nach der Übermittlung der Serie vergibt die Steuerbehörde für jede gemeldete Nummernserie einen Validierungscode.

Dieser Validierungscode wird später als Teil der eindeutigen Identifikationsnummer verwendet, die als ATCUD bezeichnet wird. Der ATCUD besteht aus dem Validierungscode der Serie und einer fortlaufenden Nummer innerhalb der Serie im Format “ATCUD:Validierungscode-Folgenummer”. Der ATCUD muss auf allen Rechnungen unmittelbar vor dem QR-Code angegeben werden und auf jeder Seite der Rechnung lesbar sein.

Um einen Validierungscode zu erhalten, müssen die Steuerzahler der portugiesischen Steuerbehörde die folgenden Daten mitteilen:

1. Die Kennung der Dokumentenserie;
2. Die Art des Dokuments, entsprechend den in der Datenstruktur SAF-T (PT) festgelegten Dokumenttypen;
3. Die Anfangsnummer der fortlaufenden Nummer, die innerhalb der Serie verwendet wird;
4. Das Datum, an dem der Steuerpflichtige voraussichtlich mit der Verwendung der Reihe beginnen wird, für die ein Validierungscode erforderlich ist;

Nach der Genehmigung erstellt die Steuerbehörde einen Validierungscode mit einer Mindestlänge von acht Zeichen.

Gemäß der Verordnung ist die laufende Nummer, die auch Teil des ATCUD ist, eine Referenz, die aus einem bestimmten Feld der portugiesischen Version der SAF-T-Datei stammt.

Obwohl die Verordnung die Einführung von QR-Codes vorsieht, heißt es darin, dass die technischen Spezifikationen auf der Website der Steuerbehörde veröffentlicht werden sollen. Die Verordnung besagt jedoch, dass alle Rechnungen und Dokumente, die von zertifizierter Software ausgestellt werden, einen QR-Code enthalten sollten. Außerdem soll der QR-Code im Hauptteil der Rechnung (auf der ersten oder letzten Seite) enthalten und lesbar sein. Die technischen Spezifikationen für den QR-Code sind auf der Website der Steuerbehörde zu finden.

Die Verordnung von letzter Woche ändert weder den Kreis der Unternehmen, die zertifizierte Software zur Ausstellung von Rechnungen verwenden müssen, noch die Zertifizierungsanforderungen. Die portugiesischen Steuerzahler müssen jedoch erneut ihre aktuellen Geschäfts- und Compliance-Prozesse anpassen und stehen unter Druck, ihre Systeme vor dem Stichtag 1. Januar 2021 zu ändern.