Alles Wissenswerte zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien

Italien war das erste Land in der Region, das mit der Plattform „Sistema di Interscambio“ (SdI) ein Freigabemodell zur elektronischen Rechnungsstellung einführte. Das System zur kontinuierlichen Transaktionsüberwachung (CTC) wurde von der Regierung dabei kontinuierlich optimiert, um eine der größten Umsatzsteuerlücken Europas zu schließen.

Elektronische Rechnungen wurden im Jahr 2014 zunächst einmal im B2G-Bereich und ab 2019 dann auch im inländischen B2B- und B2C-Bereich eingeführt. Somit war Italien das erste EU-Land, indem die elektronische Rechnungsstellung mit Freigabeprozess obligatorisch wurde.

In diesem Überblick werden die folgenden Punkte behandelt:

  • Er erklärt die Funktionsweise und die Abläufe in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung in Italien.
  • Er sorgt für Klarheit in Bezug auf Konformität mit den Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung.
  • Er liefert Antworten auf Ihre Fragen rund um das Sistema di Interscambio.

Haben Sie noch Fragen? Setzen Sie sich noch heute mit dem E-Invoicing-Expertenteam von Sovos Italien in Verbindung und erfahren Sie, wie wir Ihnen bei Ihren globalen E-Invoicing-Verpflichtungen helfen können.

Inhaltsübersicht

  1. Faktencheck
  2. Geltungsbereich der elektronischen Rechnungsstellung in Italien
  3. Einführungstermine der Vorschrift
  4. Strafen
  5. Anmeldung zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien mit Sovos
  6. FAQ

Faktencheck zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien

  • Die Ausstellung von elektronischen Rechnungen setzt voraus, dass diese in einem strukturierten Format erstellt und dann über das Sistema die Interscambio übermittelt werden.
  • Für elektronische Rechnungen ist dabei das Format FatturaPA zu verwenden, bei dem es sich um ein von der Steuerbehörde vorgeschriebenes XML-Schema handelt.
  • Bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich können Unternehmen wählen, wie sie die Integrität und Authentizität der Rechnungen sicherstellen wollen. Auf dem Markt herrscht allerdings eine starke Tendenz zur Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen. Elektronische Rechnungen im B2G-Bereich müssen hingegen in jedem Fall elektronisch signiert werden.
  • In Bezug auf den Staatlichen Gesundheitsdienst (SSN) werden Bestellungen über die NSO-Plattform ausgelöst, wobei auf der elektronischen Rechnung entsprechend darauf verwiesen wird.
  • Hinsichtlich Archivierung gelten bei elektronischen Rechnungen folgende Verpflichtungen:
    • Für elektronische Rechnungen in einem Archiv muss ein Signier- und Zeitstempelverfahren angewendet werden.
    • Für das Archiv und den Archivierungsprozess ist eine dokumentierte Beschreibung zu führen (Manuale della Conservazione).
    • Es muss ein klarer Delegationsplan etabliert werden, der Verantwortlichkeiten rund um den Archivierungsprozess definiert.
  • Seit dem 1. Juli 2022 müssen alle grenzüberschreitenden Transaktionen im Format FatturaPA über das SdI gemeldet werden. Steuerzahler können Rechnungen im grenzüberschreitenden Handel aber weiterhin auf eine beliebige, mit ihrem Kunden vereinbarte Weise austauschen.

Geltungsbereich der elektronischen Rechnungsstellung in Italien

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich gilt in Italien in folgenden Fällen:

  • Bei inländischen Transaktionen im B2B-Bereich zwischen Steuerzahlern, die in Italien ansässig sind/eine Niederlassung haben
  • Für fast alle Steuerzahler, die in Italien ansässig sind/eine Niederlassung haben
  • Bereit seit 2022: für Steuerzahler, die das Pauschalsteuersystem (Regime forfettario) anwenden, und für Amateursportvereine und Einrichtungen im Non-Profit-Bereich mit Umsätzen von bis zu 65.000 €
  • Ab dem 1. Januar 2024: für Kleinstunternehmen mit Umsätzen oder Honoraren von bis zu 25.000 €

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich gilt in Italien in folgenden Fällen:

  • Für alle Steuerzahler, die Waren/Dienstleistungen an Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung liefern

Einführungstermine der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Italien

  • 6. Juni 2014: Beginn der schrittweisen Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich in Italien
  • 1. Juli 2018: Inkrafttreten der Abrechnungsvorschrift für Produzenten und Händler von Benzin und Diesel zur Nutzung in Autos und Straßenfahrzeugen
  • 1. September 2018: Ausdehnung der Vorschrift auf steuerfreie Verkäufe an Nicht-EU-Bürger, die als Endverbraucher auftreten
  • 1. Januar 2019: Inkrafttreten der Vorschrift für B2B- und B2C-Transaktionen in Italien, mit kleineren sektorspezifischen Ausnahmen
  • 1. Februar 2020: Inkrafttreten der Pflicht zur Abwicklung von Bestellungen zur Bereitstellung von Gütern für Einrichtungen des Staatlichen Gesundheitsdienstes über die NSO-Plattform und zur entsprechenden Referenzierung dieser Bestellungen auf der elektronischen Rechnung
  • 1. Januar 2021: Einführung von vorausgefüllten Umsatzsteuererklärungen und Durchsetzung des neuen FatturaPA-Schemas
  • Juni 2021: Inkraftsetzung der neuen Anforderungen für die Erstellung und Archivierung von elektronischen Dokumenten
  • Oktober 2021: Beginn einer freiwilligen Übergangsphase für die elektronische Rechnungsstellung im Handel zwischen Italien und San Marino
  • 1. Juli 2022:
    • Italienische Unternehmen müssen nun Informationen zu grenzüberschreitenden Transaktionen im FatturaPA-Format über das SdI melden. Esterometro wurde infolgedessen am 30. Juni 2022 abgeschafft.
    • Die elektronische Rechnungsstellung im FatturaPA-Format wird im Handel zwischen Italien und San Marino verpflichtend. Für italienische Steuerzahler erfolgt die Abwicklung dabei über das SdI, wohingegen die Abwicklung auf der Seite San Marinos über die HUB-SM-Plattform läuft.
    • Der Geltungsbereich der Vorschrift zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Italien wurde ausgeweitet. Ebenfalls davon betroffen sind nun:
      • Steuerzahler, die die Pauschalregelung anwenden (Regime forfettario)
      • Amateursportvereine und Einrichtungen im Non-Profit-Bereich mit einem Umsatz von bis zu 65.000 €
  • Ab Januar 2024: auch Kleinstunternehmen mit Umsätzen oder Honoraren von bis zu 25.000 €

Strafen: Folgen einer Nichteinhaltung

  • Ein Versäumnis, eine Rechnung auszustellen oder die Ausstellung einer Rechnung, die nicht im geforderten XML-Format vorliegt, führt zu einer Strafe, deren Höhe zwischen 90 % und 180 % des entsprechenden Umsatzsteuerbetrags beträgt.
  • Wird für einen Kunden eine Rechnung ausgestellt, bei der die Anforderungen der Vorschrift nicht erfüllt sind, führt dies zu einer Strafe in Höhe von 100 % des entsprechenden Umsatzsteuerbetrags.
  • Nach Ablauf einer Frist (die für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen abgelaufen ist) werden Rechnungen an Einrichtungen, die mit dem Staatlichen Gesundheitsdienst assoziiert sind, nicht mehr gezahlt, wenn nicht zuvor über die NSO-Plattform eine entsprechende Bestellung ausgelöst wurde und auf der elektronischen Rechnung auf diese Bestellung verwiesen wird.

Anmeldung zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien mit Sovos

Mit Sovos ist gewährleistet, dass Sie alle SdI-Anforderungen und umsatzsteuerlichen Regelungen in Italien erfüllen, unter anderem in Bezug auf die kontinuierliche Transaktionsüberwachung hinsichtlich elektronischer Rechnungsstellung, Berichterstattung und elektronischer Archivierung. Dazu müssen Sie nur mit uns arbeiten. Sie können auch unsere Lösung nutzen, die sich direkt an das SdI anbinden lässt.

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FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung in Italien

Ist die elektronische Rechnungsstellung in Italien obligatorisch?

Elektronische Rechnungen sind für die meisten Unternehmen im B2B-, B2C- und B2G-Bereich obligatorisch. Wenn Anbieter Leistungen ausführen, die als „Commercio al minute e attivitá assimilate“ eingestuft sind, sind diese von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen befreit, es sei denn, ihre Kunden verlangen eine solche elektronische Rechnung. Diese Anbieter sind jedoch verpflichtet, täglich einen Sammelbericht (It.: Scontrino Elettronico) in elektronischer Form zu übermitteln. Ebenfalls obligatorisch ist die Meldung grenzüberschreitender Transaktionen im Format FatturaPA über das SDI.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung in Italien?

Die Steuerbehörde verlangt, dass alle Rechnungen mit dem XML-Schema FatturaPA erstellt werden. Die Übermittlung der elektronischen Rechnungen erfolgt über das Sistema di Interscambio (SdI). Elektronische Rechnungen müssen von der Steuerbehörde freigegeben werden. Die italienische Steuerbehörde stellt dem Empfänger dann die rechtlich anerkannte, freigegebene elektronische Rechnung zu.

Wie kann eine sichere Verbindung mit dem SdI hergestellt werden, um Rechnungen auszustellen?

Das geht ganz leicht. Mit unserer Lösung können Sie eine sichere Verbindung mit dem SdI aufbauen – so entfällt für Sie die mühselige Aufgabe, verschiedene Systeme und Plattformen miteinander zu verknüpfen.

Was ist Conservazione Sostitutiva?

Die italienischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung enthalten eine Reihe zusätzlicher Anforderungen an die Archivierung, die so genannte Conservazione Sostitutiva. Diese Anforderungen gibt es in anderen Ländern nicht und sind nicht Teil des Standardumfangs von SAP Document Compliance.

Wie kann Konformität mit der Conservazione sostitutiva sichergestellt werden?

Der Begriff „Conservazione sostitutiva“ bezieht sich auf einen Prozess zur langfristigen Archivierung, der zur konformen Archivierung von elektronischen Rechnungen in Italien erforderlich ist. Elektronische Rechnungen müssen nach der Archivierung aufbewahrt werden, indem sie in einem so genannten „Paket“ zusammengefasst werden, das dann mit einer qualifizierten digitalen Signatur oder einem Siegel sowie einer Zeitangabe versehen wird.

Dieser Prozess muss spätestens drei Monate nach Ablauf der Frist für die Abgabe der jährlichen Steuererklärung am Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen sein. Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist ein integraler Bestandteil von Sovos eArchive bei Rechnungen, die gemäß der in Italien geltenden Gesetze gespeichert werden.

 

 

Wie kann Sovos helfen?

Benötigen Sie Hilfe in Bezug auf die Einhaltung der Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung über das SdI sowie hinsichtlich anderer Anforderungen rund um die Umsatzsteuer in Italien?

Unsere Expertinnen und Experten überwachen, interpretieren und kodifizieren diese Änderungen kontinuierlich in unserer Software und reduzieren so den Compliance-Aufwand für Ihre Steuer- und IT-Teams.

Finden Sie heraus, wie Sie mit der Lösung von Sovos sicherstellen können, dass alle Verpflichtungen in Bezug auf die kontinuierliche Transaktionsüberwachung (CTC) hinsichtlich elektronischer Rechnungsstellung, Berichtserstattung und konformer elektronischer Archivierung in Italien erfüllt werden.

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