A fatura eletrónica, ou e-invoicing, é a troca digital de dados de transações num formato estruturado que permite o processamento automatizado.
A faturação eletrónica substitui os métodos tradicionais de faturação em papel, permitindo às organizações simplificar os fluxos de trabalho financeiros e garantir a conformidade com as normas regulamentares em evolução.
Isso ajudar a:
Tome decisões informadas para o seu negócio
Corte as palavras da moda e o jargão
Continue a fazer crescer a sua empresa com clareza e confiança
Cada país tem a sua própria abordagem à faturação eletrónica, o que torna as regras atuais e a situação difícil de seguir. Acrescente os requisitos de software necessários para cumprir cada mandato e as coisas podem tornar-se rapidamente complicadas.
Este guia de faturação eletrónica é uma parte vital do seu kit de ferramentas de conformidade fiscal.
Não tem tempo para ler? Considere falar com os nossos especialistas, nenhuma pergunta é demasiado difícil quando se trata de conformidade com a fatura eletrónica.
Dos fundamentos da faturação eletrónica à compreensão dos últimos desenvolvimentos com a proposta do IVA da UE na Era Digital, este guia recolha e explica informações essenciais sobre a faturação eletrónica.
Existem muitos recursos por aí, mas este é o seu balcão único essencial para todas as suas perguntas sobre faturação eletrónica.
Uma fatura eletrónica (e-fatura) é um documento eletrónico estruturado que detalha uma transação comercial num formato legível por máquina. Ao contrário das faturas tradicionais em papel ou de formatos digitais não estruturados, as faturas eletrónicas utilizam formatos comuns como XML, Universal Business Language (UBL) ou Electronic Data Interchange (EDI) para permitir o processamento automático por sistemas financeiros.
Uma fatura eletrónica difere de outros tipos de documentos eletrónicos, tais como recibos eletrónicos ou documentos de folha de pagamento eletrónica, que servem aos seus próprios fins e estão frequentemente sujeitos a regulamentos de conformidade distintos. A principal distinção é que uma fatura eletrónica é especificamente concebida para transações comerciais e deve cumprir a regulamentação local ou internacional para ser considerada válida nos sistemas financeiros e de declaração de impostos.
A faturação eletrónica não se trata apenas de eliminar o papel – trata-se de automatizar todo o ciclo de vida das faturas para criar transações financeiras mais rápidas, eficientes e conformes. Desde o momento em que uma fatura é gerada até ao pagamento final, os sistemas eletrónicos modernos automatizam cada passo, reduzindo erros, eliminando processos manuais e garantindo que as empresas cumpram as regulamentações fiscais globais, incluindo estruturas como Controlos Contínuos de Transações (CTCs).
Vamos explorar os passos detalhados que levam a faturação eletrónica da criação à reconciliação, reformulando a forma como as empresas gerem as suas operações financeiras.
O apuramento de faturação eletrónica é um sistema em que uma autoridade fiscal deve aprovar uma fatura eletrónica antes de poder ser enviada ao destinatário. Assim que a fatura estiver liquidada, passa a ser o único documento válido para a transação. Este processo garante a conformidade com os regulamentos fiscais e permite o acompanhamento em tempo real das transações pelo governo.
Em seguida, o sistemavalida a fatura em relação a documentos comprovativos, tais como ordensde compra ou recibos de entrega, para garantir a exatidão. Este processo de validação automatizado verifica a existência de discrepâncias nos preços, quantidades ou termos. Nas regiões que seguem CTCs, as autoridades fiscais também podem validar a fatura durante esta etapa. Isso é conhecido como libertação de faturação eletrónica, que adiciona uma camadaadicional de conformidade antes que a fatura seja aprovada para pagamento.
O arquivamento eletrónico se refere ao armazenamento digital seguro e de longo prazo de faturas eletrónicas e documentos associados. O arquivamento eletrónico garante que os registos financeiros sejam preservados de uma maneira que esteja em conformidade com os regulamentos das autoridades fiscais locais, permitindo uma fácil recuperação para fins de auditoria, legais ou de conformidade.
A faturação eletrónica B2G envolve a apresentação eletrónica de faturas por empresas a agências governamentais. Isto faz parte de um esforço maior para digitalizar a contratação pública e melhorar a transparência nas transações financeiras com entidades governamentais.
A faturação eletrónica B2B refere-se à troca eletrónica de faturas entre duas empresas. Este processo simplifica significativamente o fluxo de trabalho de faturação, automatizando tarefas como criação, transmissão e aprovação de faturas.
A faturação eletrónica B2C centra-se na geração de faturas eletrónicas ou faturas para consumidores individuais. Esta forma de faturação é frequentemente integrada com sistemas de pagamento digitais, permitindo que os consumidores recebam, analisem e paguem faturas online.
A faturação eletrónica está a tornar-se rapidamente uma norma global para garantir a exatidão dos dados transacionais, impulsionada pelo desejo de transparência dos governos. Alimentado por uma falta de confiança nos dados que as empresas utilizam para conformidade e tomada de decisões, elimina a subjetividade dos dados financeiros – oferecendo às empresas uma visão mais clara das suas operações e ajudando os governos a poupar milhares de milhões.
Saiba mais sobre a forma como a faturação eletrónica se está a tornar rapidamente um fator-chave na transformação digital dos sectores governamental e empresarial.
Na União Europeia, a faturação eletrónica é obrigatória para as transações B2G ao abrigo da Norma Europeia de Faturação Eletrónica (EN16931). Estes requisitos começaram a expandir-se gradualmente para incluir transações B2B, especialmente na sequência da iniciativa IVA na Era Digital (VIDA). A VIDA é uma proposta da Comissão Europeia que visa modernizar e digitalizar o sistema do imposto sobre o valor acrescentado (IVA).
Faturação eletrónica B2G obrigatória para fornecedores na UE
Croácia (HR)
Dinamarca (DK)
Estónia (EE)
Finlândia (FI)
França (FR)
Itália (IT)
Lituânia (LT)
Países Baixos (NL)
Espanha (ES)
Suécia (SE)
Luxemburgo (LU) Roménia (RO)
Eslovénia (SI)
Áustria (AT)
Bélgica (BE)
Alemanha (DE)
Portugal (PT)
Bulgária (BG)
República de Chipre (CY)
Irlanda (IE)
Grécia (EL)
Letónia (LV)
Malta (MT)
Polónia (PL)
Eslováquia (SK) República
Checa (CZ) Hungria (HU)
Faturação eletrónica B2B obrigatória na UE
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) é uma rede de entrega eletrónica que funciona com um conjunto de especificações técnicas denominadas PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications). A Open PEPPOL é uma associação que assumiu total responsabilidade pelo desenvolvimento e manutenção da rede e especificações PEPPOL.
O principal objetivo do PEPPOL é facilitar o intercâmbio de documentos comerciais, permitindo que as empresas comuniquem eletronicamente com qualquer instituição governamental europeia envolvida no processo de contratação. O PEPPOL tem vários domínios que abrangem as comunicações pré-contratação e os processos pós-contratação, como a faturação.
Inicialmente concebida para os contratos públicos na UE, a rede aberta e interoperável da PEPPOL ganhou popularidade no sector privado. Gradualmente, muitos governos alargaram também a utilização desta rede de contratação pública eletrónica, tornando o PEPPOL obrigatório para a transmissão de faturas eletrónicas B2B. Consequentemente, a sua utilização está a aumentar num número crescente de países, tanto dentro como fora da UE.
A Argentina foi um dos primeiros países a adotar o sistema de faturação eletrónica, tendo-o implementado inicialmente em 2002 e tornado obrigatório para todos os contribuintes registados no IVA até 2015. As empresas são obrigadas a emitir faturas eletrónicas, validadas com um Código de Autorização Eletrónico (CAE) da autoridade fiscal, AFIP. A faturação eletrónica na Argentina é obrigatória tanto para transações B2B como B2G, bem como para pequenas empresas e freelancers. O sistema inclui vários tipos de faturas, como as de tipo A, B, C e E, abrangendo transações nacionais e de exportação.
A Bélgica implementará a faturação eletrónica B2B obrigatória a partir de 1 de janeiro de 2026. As orientações emitidas pelo Federal Public Service Finance belga descrevem os requisitos para faturas estruturadas, especificações técnicas e o âmbito das transações afetadas. As orientações especificam igualmente a faturação transfronteiriça através da rede PEPPOL e a coexistência de faturas eletrónicas e em papel. As empresas são incentivadas a começar a preparar-se para a transição, a fim de garantir a conformidade.
Atualmente, o Canadá permite, mas não obriga, a faturação eletrónica B2B. Em 2018, os fornecedores federais foram obrigados a utilizar faturas eletrónicas para contratos públicos através da rede PEPPOL. A Agência de Receitas do Canadá (CRA) lançou uma força-tarefa em 2021 para explorar a viabilidade de um mandato de faturação eletrónica B2B, com o objetivo de melhorar a eficiência, a conformidade com o imposto sobre vendas e combater a economia subterrânea. O estudo em curso está a avaliar normas e modelos internacionais para uma potencial implementação futura.
A faturação eletrónica na República Dominicana é obrigatória a partir de janeiro de 2024, sendo os grandes contribuintes os primeiros a cumprir. O sistema de faturação eletrónica utiliza os recibos fiscais eletrónicos (e-CF), exigindo que os contribuintes apresentem faturas em formato XML através dos serviços Web da administração fiscal. A conformidade é imposta com certificados digitais e as faturas devem ser arquivadas durante 10 anos. A implementação será alargada às empresas mais pequenas até 2026, como parte do esforço do país para simplificar a declaração de impostos.
A Itália foi o primeiro país da UE a tornar obrigatória a faturação eletrónica B2B através de um processo de aprovação com a sua plataforma Sistema di Interscambio (SdI). Em 2019, o requisito expandiu-se para incluir transações domésticas B2B e B2C, tornando a Itália o primeiro país da UE a implementar a faturação eletrónica B2B obrigatória através de um sistema de compensação.
O mandato francês do CTC está previsto para entrar em vigor em setembro de 2026. Nesse ponto, todas as empresas serão obrigadas a receber faturas eletrónicas, enquanto empresas de grande e médio porte também têm de emitir faturas eletrónicas e relatar os seus dados de transação e pagamento. Essa mudança visa aumentar a transparência e agilizar os processos de conformidade tributária entre empresas na França.
A Alemanha está a avançar para a faturação eletrónica obrigatória, com a fatura eletrónica B2G já exigida tanto a nível federal como estadual. A partir de janeiro de 2025, todos os contribuintes devem poder receber faturas eletrónicas e, até janeiro de 2027, as grandes empresas com um volume de negócios superior a 800 000 euros serão obrigadas a emitir faturas eletrónicas. Até janeiro de 2028, o mandato aplicar-se-á a todas as empresas. O sistema foi concebido para melhorar o cumprimento das obrigações fiscais e a transparência.
A Grécia exige a faturação eletrónica B2G, com os fornecedores obrigados a emitir faturas eletronicamente a entidades do setor público através de prestadores de serviços acreditados que utilizam a rede PEPPOL. Embora a faturação eletrónica para as transações B2B e B2C seja atualmente facultativa, poderá tornar-se obrigatória no futuro, no âmbito de reformas fiscais mais amplas. O governo também implementou o sistema myDATA para a comunicação em tempo real de dados contabilísticos, integrando ainda mais a conformidade digital nas empresas.
A Malásia introduziu a faturação eletrónica obrigatória em agosto de 2024 para as empresas com um volume de negócios anual superior a 100 milhões de RM. O sistema de faturação eletrónica na Malásia segue um modelo CTC, onde as faturas devem ser validadas pela autoridade fiscal através da plataforma MyInvois. Até 2025, a exigência será estendida a todos os contribuintes. Esta iniciativa visa melhorar a conformidade fiscal e agilizar os relatórios para setores específicos, com planos para abranger gradualmente mais negócios.
A Nova Zelândia está a discutir ativamente a faturação eletrónica obrigatória no seu Grupo de Líderes de Adoção de Faturação Eletrónica, que inclui representantes do governo e das empresas. Embora a faturação eletrónica não seja ainda obrigatória, o país assinou um Memorando de Acordo com Singapura para promover a adoção da faturação eletrónica. Estes desenvolvimentos sugerem que a Nova Zelândia poderá vir a introduzir a faturação eletrónica obrigatória, embora não tenha sido confirmado qualquer calendário específico.
O Sultanato de Omã adiou o lançamento do seu sistema obrigatório de faturação eletrónica B2B, inicialmente previsto para implementação voluntária em abril de 2024 e obrigatório para as grandes entidades em outubro de 2024. O novo calendário foi adiado para 2025, devido à falta de pormenores na conceção e nas caraterísticas do sistema. O Omã deverá adotar um modelo de faturação eletrónica CTC para melhorar a conformidade fiscal.
O Peru implementou a faturação eletrónica obrigatória para todos os contribuintes como parte do seu Sistema de Emissão Eletrónica (SEE), regulamentado pela Superintendência Nacional da Administração Aduaneira e Fiscal (SUNAT). Desde 2014, as empresas são obrigadas a emitir e receber faturas eletrónicas para transações B2B e B2G. O sistema inclui vários documentos eletrónicos, tais como notas de crédito e recibos de venda, e oferece vários sistemas de emissão. O não cumprimento dos regulamentos de faturação eletrónica pode resultar em sanções, incluindo multas e encerramento de estabelecimentos.
O sistema de faturação eletrónica da Polónia passará a ser obrigatório para as grandes empresas até fevereiro de 2026 e para todos os outros contribuintes até abril de 2026, utilizando a plataforma Krajowy System e-Faktur (KSeF). Inicialmente, a faturação eletrónica é voluntária desde janeiro de 2022, sendo que as transações B2G já exigem faturas eletrónicas. O sistema suporta relatórios em tempo real e validação de faturas, com o objetivo de simplificar o cumprimento das obrigações fiscais e reduzir a fraude. Sanções por incumprimento aplicar-se-ão após o início da adoção obrigatória.
O sistema de faturação eletrónica B2G de Portugal obrigue os fornecedores a emitir faturas eletrónicas para contratos do sector público. Introduzida pelo Decreto-Lei 111-B/2017, a obrigatoriedade teve início em 2019 e aplicou-se inicialmente às grandes empresas, tendo os prazos para as empresas de menor dimensão sido adiados para 2025. As faturas devem seguir o formato CIUS-PT e o seu incumprimento pode resultar em falta de pagamento, ações judiciais ou quebras de contrato. O sistema visa simplificar as transações, melhorar a conformidade e alinhar-se com as normas da UE.
A Roménia introduziu a faturação eletrónica obrigatória por fases, começando pelas transações B2G e B2B de alto risco. A partir de julho de 2024, todas as empresas registadas no IVA devem apresentar faturas eletrónicas para todas as transações através da plataforma RO e-Fatura. O sistema visa simplificar o cumprimento das obrigações fiscais e melhorar a transparência, com sanções em caso de incumprimento.
A Autoridade Zakat, Fiscal e Aduaneira (ZATCA) da Arábia Saudita anunciou a 15ª vaga da Fase 2 para o seu mandato de faturação eletrónica. Esta onda visa os contribuintes com receitas anuais de pelo menos 4 milhões de SAR (cerca de 1,06 milhões de USD) que estavam sujeitos a IVA em 2022 ou 2023. Estes contribuintes devem integrar as suas soluções de faturação eletrónica com a plataforma FATOORA da ZATCA até 1 de março de 2025. A fase 2 introduz requisitos de integração adicionais para simplificar a conformidade e a elaboração de relatórios.
O sistema de faturação eletrónica de Singapura, baseado na rede PEPPOL, deverá tornar-se obrigatório para as transações B2B a partir de novembro de 2025 para as novas empresas registadas no GST. O quadro InvoiceNow, lançado em 2018, permite às empresas trocar faturas eletrónicas de forma mais eficiente. Enquanto a faturação eletrónica B2B será exigida em breve, espera-se que a faturação eletrónica B2G se torne obrigatória no futuro. A iniciativa visa racionalizar os processos de faturação e melhorar a conformidade no panorama empresarial de Singapura.
A Eslovénia propôs relatórios eletrónicos CTC obrigatórios, com início previsto para junho de 2026. O plano exige que as empresas emitam e troquem faturas eletrónicas, ao mesmo tempo que comunicam à autoridade fiscal dados relativos a transações B2B e B2C quase em tempo real. Este sistema alinha a Eslovénia com as tendências mundiais em matéria de cumprimento das obrigações fiscais e de informação digital, com o objetivo de aumentar a transparência e a eficiência da administração fiscal.
Os mandatos de faturação eletrónica em Espanha estão em vigor para transações B2G desde 2015, exigindo que os fornecedores utilizem o formato FacturaE. A partir de 2025, o país introduzirá a obrigatoriedade da faturação eletrónica B2B numa abordagem faseada, começando pelos grandes contribuintes. O sistema espanhol opera num modelo de pós-auditoria com reporte de dados quase em tempo real, tornando essencial que as empresas cumpram as novas normas e prazos.
Taiwan atualizou os seus regulamentos de faturação eletrónica, exigindo que os contribuintes apresentem Faturas Uniformes Governamentais eletrónicas (e-GUIS) e informações relacionadas à plataforma do Ministério das Finanças no prazo de 7 dias para transações B2B e 2 dias para B2C. Foram introduzidas novas sanções em caso de incumprimento, com coimas que variam entre 1 500 e 15 000 TWD. O país também lançou a versão atualizada do Guia de Implementação de Mensagens (MIG v. 4.0), sendo a versão anterior válida até dezembro de 2025, permitindo um período de transição.
A Turquia introduziu a fatura eletrónica obrigatória em 2014 como parte da sua iniciativa de e-Transformação. Empresas com faturação anual superior a TRY 3 milhões, bem como setores específicos como energia e comércio online, têm de cumprir. As faturas eletrónicas na Turquia utilizam o formato UBL-TR 1.2 e exigem um carimbo fiscal ou uma subscrição eletrónica qualificada. O sistema reduz custos, aumenta a segurança e melhora a conformidade com as regulamentações do IVA. As faturas eletrónicas têm de ser arquivadas por 10 anos.
Atualmente, não existem regulamentos uniformes de faturação eletrónica aplicados nos Estados Unidos. resultando em práticas variadas e numa adoção lenta nos vários Estados. De acordo com a DBNalliance, a falta de um sistema federal de IVA ou GST nos EUA criou mais de 10.000 jurisdições tributárias, complicando a adoção da fatura eletrónica.
A Autoridade de Receitas da Zâmbia (ZRA) concedeu um período de carência de três meses para que os contribuintes cumpram a fatura eletrónica obrigatória através do Sistema de Faturas Inteligentes (SIS), estendendo o prazo até 30 de setembro de 2024. O SIS foi concebido para reduzir a fraude ao IVA através do acompanhamento das transações em tempo real. As penalidades por incumprimento serão aplicadas a partir de 1 de outubro de 2024, permitindo aos contribuintes tempo adicional para se registarem e integrarem o sistema.
A exigência de faturação eletrónica depende do país e do quadro regulamentar em vigor. Ao longo da última década, muitos governos em todo o mundo introduziram mandatos de faturação eletrónica como base para estruturas mais amplas de Controlo Contínuo de Transações (CTC).
Embora haja uma variedade de opções disponíveis atualmente, a melhor plataforma de faturação é aquela que satisfaz as necessidades específicas da sua empresa, garantindo simultaneamente a conformidade com os regulamentos globais e locais. Os sistemas de faturação eletrónica devem ser escaláveis, fiáveis e capazes de crescer com a sua empresa para responder às complexidades da conformidade da faturação em todo o mundo. Com a confiança de empresas multinacionais e PME, a Sovos oferece uma solução de faturação de ponta a ponta para conformidade em mais de 60 países.
Descubra por que a Sovos foi nomeada Líder no IDC MarketScape 2024 para faturação eletrónica em conformidade com a Europa.
O SAP suporta faturação eletrónica, mas é importante notar que ele deve ser configurado de acordo com os regulamentos específicos de cada país e os requisitos de fatura. Os clientes SAP são basicamente confrontados com duas opções: construir suas próprias ferramentas na arquitetura SAP ou selecionar um provedor de ponta a ponta. Estas são duas abordagens distintas com caminhos muito diferentes para o seu objetivo final.
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Muito poucos países têm restrições ou limitações que tornam a adoção da faturação eletrónica um desafio. Por exemplo, em Marrocos, não se recomenda a emissão de faturas eletrónicas sem consulta prévia à autoridade fiscal. Na Venezuela, a faturação eletrónica só épermitida para sectores específicos e requer a aprovação da autoridade fiscal antes de as faturas poderem ser emitidas.