Estudos de caso
Ashland
Ao recorrer ao Sovos VAT Reporting, a Ashland conseguiu a normalização, eficiência, precisão e serviço personalizado em 40 regimes de IVA e dois centros de serviços partilhados.
A Ashland maximiza a eficiência da declaração do IVA com a Sovos
Resumo
Desafios empresariais
- Para processar 40 declarações de IVA na EMEA (região da Europa, Médio Oriente e África), além de relatórios, todos os meses, a abordagem de conformidade da Ashland foi centralizada mas não normalizada, tornando a conformidade demorada e propensa a erros.
- A empresa recorreu a dois centros de serviços partilhados e precisava de uma solução de IVA para normalizar a conformidade e melhorar a eficiência.
Solução
- A Ashland implementou a solução Sovos VAT Reporting para responder a estes desafios e prestar apoio personalizado.
Desde então, a Ashland também implementou as soluções Sovos SAF-T e Spain SII para manter um processo de cumprimento centralizado e eficiente.
Resultados
- Com a Sovos, a Ashland conseguiu a normalização, eficiência e precisão, permitindo que a sua equipa se concentrasse nas análises e nas melhorias do processo.
- O tempo necessário para preparar um reembolso do IVA diminuiu, em média, de 30 a 50%.
- A Ashland mantém uma conformidade consistente em todos os países em que opera.
A empresa
Ashland Global Holdings Inc. (NYSE: ASH) é uma importante empresa global de produtos químicos especializados que atende clientes numa vasta gama de mercados de consumo e industriais, incluindo adesivos, revestimentos arquitetónicos, automóvel, construção, energia, de alimentação e bebidas, de cosmética e farmacêutica. A Ashland emprega aproximadamente 6.500 funcionários apaixonados e perseverantes em resolver problemas, desde cientistas e investigadores químicos de renome a engenheiros e operadores de produção talentosos. Todos eles se esforçam por desenvolver soluções inovadoras, práticas e elegantes para problemas complexos de clientes em mais de 100 países.
O desafio
Com 40 registos de IVA em toda a EMEA região e dois centros de serviços partilhados em locais diferentes, a abordagem da Ashland às devoluções e declarações de IVA não foi normalizada. Cada contabilista tinha uma abordagem individualizada para reconciliações e preparação de declarações, o que dificultava a revisão e validação das devoluções de uma forma eficiente. Sem um processo normalizado, o cumprimento do IVA era uma iniciativa demorada.
A solução
Para processar 40 declarações de IVA por mês na EMEA região, para além de outras declarações de IVA, a Ashland decidiu transferir os seus processos de conformidade com o IVA para dois centros de serviços partilhados – um na Polónia e outro na Índia. Com esta centralização, a empresa precisava de uma única ferramenta que não só gerasse as devoluções em cada país, mas também permitisse a normalização e precisão.
“Sem um bom software, seria impossível adaptar-nos à rápida mudança das obrigações de declaração do IVA. Não seríamos capazes de cumprir estes novos regulamentos a tempo sem a Sovos.”
Anna Buchnowska
Gerente de IVA na região EMEA, Ashland
Os benefícios
A Ashland cita várias vantagens da normalização resultante da implementação da solução Sovos VAT Reporting, particularmente em termos de eficiência e precisão. Os processos de IVA, incluindo a preparação, reconciliação e produção de declarações, são agora mais eficientes. Isto deixa mais tempo para a equipa fiscal se concentrar na análise real em vez de responder aos auditores e gerir os aspetos técnicos da conformidade (por exemplo, recolha de dados, tabelas de excel, etc.). Isto também facilita ao gestor do IVA a análise e o controlo das declarações.
As declarações de IVA são automatizadas, melhorando a precisão através da redução de erros humanos, permitindo a revisão de várias transações ao mesmo tempo e a auto-auditoria antes de as declarações serem apresentadas. Com a Sovos, a Ashland pôde também ajustar-se rapidamente às novas e crescentes obrigações de declaração do IVA, como o reporting do SAF-T.
No âmbito empresarial, a Ashland tem conseguido aumentar a eficiência e fazer cortes de custos, permitindo à empresa manter e melhorar continuamente o seu nível de conformidade.
Os resultados
Apesar das crescentes complexidades no panorama de conformidade da EMEA região e de um número cada vez maior de requisitos nas declarações, a Ashland é capaz de gerir a declaração do IVA com o mesmo número de funcionários que antes da implementação da Sovos – e fá-lo de forma mais eficiente. O tempo necessário para preparar uma declaração de IVA diminuiu em média 30%-50% com a implementação da Sovos, permitindo à equipa do IVA concentrar-se mais na melhoria das verificações, processos de controlo e análises de conduta. Desde a implementação da Sovos, a Ashland é capaz de identificar quaisquer problemas antes de fazer as declarações e gerir auditorias muito rapidamente, atenuando o risco de sanções com dados claros, acessíveis e verificados.
Porquê a Sovos?
Quando a Ashland considerou as opções para a conformidade com o IVA, procurou empresas de consultoria, além de fornecedores de tecnologia. Com a Sovos, a Ashland obteve a normalização e precisão necessárias. Porém, enquanto estava a determinar o seu parceiro de soluções de IVA, a decisão não foi simplesmente motivada pela tecnologia. A empresa colocou também ênfase no serviço. A Ashland acabou por selecionar a Sovos porque os superiores fiscais estavam convencidos de que iriam obter um serviço forte, feito à medida, muito mais do que os modelos tradicionais de consultoria.
Desde que inicialmente selecionou a Sovos para a sua solução de declaração de IVA, a Ashland expandiu a sua relação para incluir também o cumprimento dos requisitos da SII em Espanha. Uma escolha natural para os requisitos de conformidade emergentes em todo o mundo, a Ashland beneficia da utilização da Sovos para manter uma única solução de conformidade.