Série Expert Parte II: Novas Funções para as TI no Despertar da Expansão dos Mandatos Globais

Parte II da V – Oscar Caicedo, vice-presidente de gestão de produtos para o IVA Américas, Sovos

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As leis de facturação electrónica mandatadas pelo governo estão a fazer o seu caminho em quase todas as regiões do globo, trazendo mandatos e expectativas mais rigorosas para as empresas. Inseridos em todos os aspectos da sua operação, os governos são agora uma influência omnipresente na sua pilha de dados, revendo cada transacção em tempo real à medida que atravessa a sua rede. A monitorização em tempo real também trouxe uma aplicação em tempo real que pode variar em severidade desde multas significativas até ao encerramento completo do seu negócio. Tudo isto criou uma nova realidade para os líderes de TI que precisam de uma estratégia para lidar com estas mudanças globais. Pedimos ao nosso vice-presidente de gestão de produtos para o IVA, Oscar Caicedo, para oferecer a sua orientação sobre como isto irá afectar os departamentos de TI e como eles se podem preparar melhor.

P: Com as autoridades governamentais agora nos dados das empresas e exigindo relatórios reais ou quase em tempo real, que impacto terá isto nos departamentos de TI?

OC: Para mim, isto divide-se em quatro categorias distintas:

1. Arquitectura do Processo Comercial – À medida que as entidades reguladoras se tornam mais avançadas, é importante olhar para o processo comercial funcional global, e não apenas para o mecanismo técnico a relatar. Muitos processos de negócio foram solidificados muito antes das capacidades actuais estarem prontamente disponíveis. É importante revisitar o processo empresarial para poder determinar o melhor caminho técnico a seguir.

2. Fonte da Verdade – Com o ambiente complexo que os departamentos de TI devem navegar, você precisa de redefinir as expectativas dos dados/fonte de verdade do processo. Os ecossistemas do sistema de back-end não foram construídos tendo em mente as actuais necessidades de conformidade/regulamentação. Em mercados maduros, onde os governos continuam a avançar com as capacidades técnicas, é fundamental ter uma estratégia clara de protecção contra os riscos da fonte da verdade. Caso contrário, as entidades reguladoras locais tendem a tornar-se a derradeira fonte de verdade.

3. Agregação/Reconciliação de Dados – A falta de clareza sobre a fonte da verdade para cada processo de negócio funcional pode levar a grandes riscos. O registo de dados em tempo real junto dos reguladores locais foi o desafio inicial. O desafio actual é assegurar que todos os sistemas envolvidos sejam mantidos em sincronia e estejam sempre totalmente harmonizados. Os departamentos de TI devem reconhecer que é agora uma obrigação para navegar no ambiente actual.

4. Dados Mestres – Dados em sistemas back-end já eram suficientemente complicados para suportar de uma forma centralizada. Uma vez introduzidas as necessidades regulamentares em tempo real, a questão dos dados ficou exponencialmente maior. Estruturas de dados, bibliotecas de dados e programas de extracção são todas tentativas para resolver o problema, mas normalmente estas tentativas falham devido a lacunas na compreensão do que é obrigatório vs. opcional. Uma orientação clara sobre as necessidades locais é fundamental antes de decidir sobre uma estratégia técnica.

P: Para cumprir os mandatos do governo e assegurar a continuidade das operações sem interrupções, o que deve ser priorizado pelas TI? Que abordagem recomendaria?

OC: Eu daria prioridade a um claro entendimento regulamentar dos mercados/geografias em que opera. Isto parece óbvio, mas nem sempre é o caso. Noventa e nove por cento das vezes quando falo com uma grande organização multinacional, elas não são claras sobre as necessidades do mercado local. Os esforços para centralizar ou adoptar uma abordagem coesa falham porque os principais decisores de TI não compreenderam o regulamento.

Além disso, você precisa de se concentrar nos processos empresariais e nos requisitos de dados para os tornar bem sucedidos e resolver o problema de ponta a ponta. O desafio não termina com o registo de dados. O problema termina quando você tem a visibilidade, manutenção, apoio, reconciliação e inteligência adequadas para estar completamente preparado.

Não corra riscos. O ambiente regulador é muito dinâmico, por isso é importante assegurar o teste adequado de todos os cenários empresariais necessários para operar. A falta de scripts de teste claros pode levar a surpresas em ambientes de produção, o que pode ter grandes implicações para a operação.

Finalmente, consolidar o máximo possível. Isto significa simplificar os pontos finais, protocolos de comunicação, estruturas de dados, etc. Isto irá permitir uma forma mais eficiente de gerir os processos mandatados nas diferentes jurisdições.

Muita coisa mudou no mundo da facturação electrónica mandatada pelo governo. O investimento contínuo em tecnologia por parte das autoridades governamentais colocou os reguladores na posição de exigir maior transparência, juntamente com relatórios mais detalhados e em tempo real. Para satisfazer estas exigências, as empresas estão à procura das suas organizações de TI. A boa notícia é que você não precisa de ir sozinho. Sovos tem a perícia para guiá-lo através desta evolução global com base na nossa experiência de trabalho com muitas das marcas líderes mundiais.