Explicação da Faturação Eletrónica da Peppol: O que é e como funciona
A adoção global da faturação eletrónica está a acelerar. Os governos de todo o mundo estão a pressionar para adotar a fatura eletrónica para transformar digitalmente os seus sistemas nacionais e, muitas vezes, para colmatar a lacuna do IVA.
Embora muitos países tenham introduzido o seu próprio mandato de faturação eletrónica para digitalizar os controlos fiscais, os requisitos e sistemas implementados por cada país muitas vezes não conseguem alinhar-se uns com os outros. Isto torna complexo para as organizações multinacionais cumprir as suas obrigações de faturação eletrónica.
Para aumentar a interoperabilidade, os países da Ásia e da Europa estão a adotar a Peppol, um quadro estabelecido para simplificar a interoperabilidade da fatura eletrónica e outros documentos de aquisição. Mas o que é exatamente? Este blog tem toda a informação de que precisa.
O que é a Peppol?
A Peppol começou em 2008 como um esforço para uniformizar os contratos públicos nos governos de toda a União Europeia. É uma estrutura composta por especificações que permitem a contratação eletrónica transfronteiriça e um método de envio de faturas aos clientes. A Peppol integra processos de negócio normalizando a forma como as informações são estruturadas e trocadas.
Nos últimos anos, a Peppol expandiu as suas competências para incluir a APAC. Singapura foi o primeiro país asiático a estabelecer uma autoridade da Peppol. Para além de estar estabelecido na Europa, inclui também a Austrália, o Japão, a Malásia e a Nova Zelândia.
O que significa?
Peppol é a abreviação de Pan-European Public Procurement On-Line, uma vez que era inicialmente uma iniciativa europeia.
Embora o recebimento de faturas eletrónicas tenha sido mandatado por lei para todas as entidades do setor público na UE desde abril de 2020, sendo a Peppol uma das opções escolhidas por muitos países para implementar tal obrigação, e o nome da Peppol deriva do seu serviço europeu, o padrão está agora a ser adotado fora da união. A Malásia e Singapura são dois países não europeus que abraçaram a Peppol nos últimos anos, por exemplo.
Como funciona a Peppol?
Embora tenhamos deixado claro que a Peppol é um padrão à escala da UE para o intercâmbio de documentos eletrónicos como faturas eletrónicas, isso não explica como realmente funciona.
A União Europeia estabeleceu normas para as faturas eletrónicas. Estes documentos devem cumprir as especificações exigidas e, na maioria dos casos, ser enviados através da sua rede. A maioria das entidades do setor público na UE é obrigada a poder receber essas faturas, criando um método uniforme e universal de faturação de transações B2G em toda a região.
Vale a pena notar que, embora o setor público seja obrigado a receber essas faturas em alguns casos, elas também podem ser enviadas a empresas para transações B2B. A Peppol permite a troca eletrónica eficiente de faturas eletrónicas, ordens de compra e outros documentos comerciais, quer seja uma empresa privada ou uma organização pública.
As faturas da Peppol são enviadas ao destinatário através de um Ponto de Acesso Peppol. Isto liga-se à rede Peppol e vem de um fornecedor de serviços aprovado, permitindo às empresas trocar documentos eletronicamente com outras organizações com um ponto de acesso.
A Peppol liga organizações através de uma rede de prestadores de serviços acreditados pela Peppol, removendo as barreiras ao comércio eletrónico criadas por redes fechadas de “três cantos”.
O que é uma autoridade da Peppol?
Para garantir que os Pontos de Acesso acima mencionados seguem as regras e regulamentos estabelecidos, tem autoridades oficiais. Também estão em vigor para “definir requisitos nacionais para o design e conteúdo dos documentos da Peppol”, de acordo com a própria PEPPOL.
Existem atualmente 17 autoridades da Peppol em vigor, todas elas são organismos nacionais — excepto um. A OpenPeppol é a única autoridade que não está ligada a um país, uma vez que serve como a Autoridade oficial da Peppol em jurisdições onde não existe autoridade.
Porquê usá-lo?
A sua implementação generalizada torna-o uma opção apelativa para muitos. Considerando a variedade de abordagens à faturação eletrónica entre os países, o apelo à Peppol é a normalização e interoperabilidade do intercâmbio global de documentos eletrónicos.
Ter uma coleção de padrões comuns para a transferência de documentos eletrónicos para todos os países em que uma organização conduz negócios torna o processo mais simples — reduzindo assim a possibilidade de erros.
Padronizar a forma como as informações são estruturadas e trocadas torna-as mais seguras. Assim como faturas e ordens de compra, a Peppol tem o potencial de automatizar a troca de qualquer tipo de documento comercial, entre qualquer organização, em qualquer lugar do mundo.
Que países utilizam a Peppol?
A Peppol tem atualmente 37 países membros, 29 dos quais estão na Europa.
Fora da Europa, os países que implementaram os padrões da Peppol incluem:
- Austrália
- Japão
- Malásia
- Nova Zelândia
- Singapura
Modelos Peppol Corner
Os modelos de canto são estruturas para transações digitais. Existem várias abordagens, embora a estrutura base da Peppol seja o modelo de 4 cantos
Modelo de 3 cantos para faturação eletrónica
Agora considerado um modelo antigo, o modelo de 3 cantos para faturação eletrónica exigia que os remetentes e receptores se ligassem através de um único fornecedor de serviços. Os compradores muitas vezes decidem qual prestador de serviços usam, o que significa que os fornecedores tinham de usar vários sistemas entre os seus clientes.
Modelo de 4 cantos para faturação eletrónica
Uma atualização para a abordagem anterior, o modelo de faturação eletrónica de 4 cantos liga quatro entidades. Os quatro cantos são:
- Remetente
- Ponto de acesso do remetente
- Ponto de acesso do destinatário
- Destinatário
A introdução de Pontos de Acesso protege as transações garantindo que a comunicação dos documentos é enviada e recebida corretamente, usando validação de documentos, procedimentos Know Your Customer (KYC) e muito mais.
Modelo de 5 cantos para CTC
Como visto em Singapura, a Peppol também tem um modelo de 5 cantos. Esta abordagem acrescenta outro canto ao modelo tradicional, sendo a plataforma central da Autoridade Fiscal/Governo. Este quadro também é conhecido como Peppol CTC.
O modelo de 5 cantos permite que as autoridades fiscais recebam acesso quase em tempo real às faturas, garantindo que as informações fiscais são transferidas corretamente.
A critério do governo aplicável, a plataforma central pode validar documentos antes de serem enviados ao destinatário ou permitir que prestadores de serviços certificados os validem, servindo como um repositório para as faturas eletrónicas.
Projecto-piloto Peppol VIDA
Este projeto piloto estabelecido pela OpenPeppol demonstra que a rede e as especificações de faturação eletrónica também podem ser utilizadas para cumprir os requisitos de comunicação digital da proposta VIDA da UE.
O projeto está aberto às Autoridades Fiscais/Administrações da UE, Prestadores de Serviços e utilizadores finais.
A Svos está a participar neste projeto piloto. Somos um membro respeitado, servindo como fornecedor tanto na Malásia como em Singapura.
Saiba mais sobre a adoção da faturação eletrónica e as suas muitas regras e regulamentos no nosso Guia de faturação eletrónica. Para obter ajuda a cumprir os requisitos de faturação eletrónica e outras considerações fiscais, considere a nossa solução Compliance Cloud.
