México CFDI e Contabilidad Electronica (eAccounting) – o básico explicado

Scott Lewin
agosto 23, 2016

CFDI, que significa Comprobantes Fiscal Digital por Internet, é o esquema de cobrança eletrônica definido pelo código tributário federal mexicano. É obrigatório para empresas que fazem negócios no México desde 2011. O objetivo do CFDI é aumentar a visibilidade dos passivos fiscais das empresas, para que o governo possa garantir o recebimento de pagamentos precisos, e isso surtiu efeito. As auditorias baseadas na legislação resultaram em um aumento de 34% na cobrança do IVA em um único trimestre.

Abaixo estão os conceitos básicos que você precisa para entender o CFDI no México:

  1. Obtenha um Registro Federal del Contribuyente RFC (Número de Identificação Fiscal do México).
  2. Com a RFC, solicite o FIEL (Firma Electronica Avanzada). Ele se baseia na PKI (Infra-estrutura de Chave Pública) para identificar e verificar as informações sobre um contribuinte perante o SAT (Autoridades Fiscais do México).
  3. Com o FIEL, solicite o CSD (Certificado Sello Digital) para ser usado com os fluxos de processo CFDI.
  4. Tenha um provedor de soluções capaz de mapear suas faturas proprietárias no XML v3.2 definido pelo Anexo 20 ( o SAT está atualmente trabalhando no CFDI v3.3 ) do código tributário mexicano Miscelania Fiscal. Esse é, de longe, o problema mais subestimado das faturas de CFDI, pois nenhum sistema de contabilidade de clientes está configurado da mesma forma. Além disso, suas solicitações específicas do cliente também podem criar um pesadelo de integração para forçar seus dados ao padrão do governo (não apenas uma vez, mas em todas as diferentes variações que você tem em seus negócios e todas as diferentes variações solicitadas pelos seus clientes).
  5. Identifique quais dados necessários estão faltando no seu ERP – por exemplo, existem alguns elementos de dados que são exigidos pela autoridade tributária do México, mas que não são capturados no SAP. Entenda o que está faltando e determine como você fornecerá essas informações ao governo.
  6. Aplique uma assinatura digital conhecida como sello no CSD.
  7. Valide a sintaxe XML para obter o “Timbre Fiscal” ou selo do governo.
  8. Você deve armazenar o “Timbre Fiscal” no back-end do seu sistema de contabilidade.
  9. Você deve imprimir a fatura, que agora inclui o “Timbre Fiscal”. Coloque uma cópia no caminhão no momento do envio – semelhante ao modelo da Nota Fiscal do Brasil.
  10. Por lei, você deve disponibilizar o XML assinado para seus clientes finais.
  11. A maioria das empresas envia a fatura XML assinada e a geração do arquivo em PDF para o cliente por email, mas existem outros canais, como comunicações B2B ou upload para um portal do cliente.
  12. Essas faturas devem ser armazenadas por um período mínimo de 5 anos.
  13. Se você precisar alterar a fatura, primeiro cancele a fatura original com o governo e gere uma nova; caso contrário, você continuará preso às implicações fiscais da fatura mais antiga.
  14. Observação: clientes grandes podem tornar o processo mais complexo ao solicitar informações sobre “Adendos”. Um Adendo é um espaço específico dentro do XML do governo onde você pode colocar informações específicas. Por exemplo, uma empresa como o Wal-Mart pode querer que o fornecedor coloque o número do pedido nos Adendos, para agilizar o processo de contas a pagar. O governo não se importa com essas informações, mas os requisitos do cliente podem tornar todo o processo muito mais complexo quando um cliente solicita muitas informações adicionais na impressão em PDF que são específicas para eles.
  15. Como comprador, quando você recebe a fatura XML, as leis ditam que você precisa validar que o XML é autêntico e registrado no SAT e arquivar esse XML por 5 anos. Este será o documento fundamental se houver uma auditoria.
  16. Entenda que esse processo evoluirá com o tempo, portanto, tenha uma forte estratégia e processo de gerenciamento de mudanças em vigor.

Além da fatura eletrônica, o SAT determinou a contabilidade eletrônica em 2015, exigindo que as empresas enviassem seu plano de contas, balancetes e lançamentos contábeis.

Abaixo estão os conceitos básicos que você precisa para entender a contabilidade eletrônica no México:

  1. O plano de contas é enviado uma vez e depois novamente toda vez que é modificado. Isso requer um processo de mapeamento do seu plano de contas no SAP com as especificações SAT.
  2. O balancete é enviado mensalmente, o mais tardar no terceiro dia após o segundo mês. Ele deve ser enviado no nível da conta principal e no nível da conta secundária. Essa é uma extração para cada conta única por período, mostrando o saldo inicial, o movimento da conta e o saldo final.
  3. As publicações no diário (Polizas) são obrigatórias e devem ser enviadas mediante solicitação do governo ou se você solicitar um reembolso ou compensação de impostos.
  4. Todas as informações são enviadas pelo “buzon tributario” (caixa de correio fiscal) e cada documento deve ser assinado com a assinatura eletrônica da sua empresa (FIEL). Clique aqui para entender os problemas escondidos nos relatórios de contas eletrônicas do México.
  5. Todos os UUIDs (códigos identificadores exclusivos) precisam ser incluídos em todas as transações fiscais em gastos (relatórios de despesas) e “nomina” (folha de pagamento). Essa é a parte mais difícil da contabilidade eletrônica, porque essas transações podem ter muitos XMLs associados a um único documento SAP.

O governo mexicano criou um ambiente no qual tudo está vinculado a um XML e UUID – toda compra, toda nota de crédito/débito, todo lançamento no diário e todo relatório de IVA. Caso algum link da cadeia esteja ausente ou se houver algum erro a qualquer momento, uma auditoria eletrônica é inevitável. Correspondências e validações internas garantem que quaisquer links ausentes e erros sejam identificados e resolvidos antes de se tornarem um risco de auditoria.

Para saber mais sobre os requisitos de faturamento eletrônico e eAccounting do México, faça o download do Mexico CFDI e-Invoicing 101.

Nota do editor: este post foi publicado originalmente em junho de 2013 e foi completamente reformulado e atualizado para fornecer as informações mais exatas e atuais aos nossos leitores.  

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Scott Lewin

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