A administração fiscal da Colômbia (DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) promulgou a Resolução 000072 em 29/12/2017, que estabelece a primeira onda de contribuintes que terá que emitir as notas fiscais pelo meio eletrônico (facturas eletrónicas) na Colômbia.

Esta resolução é bem diferente do rascunho original publicado pela DIAN em novembro de 2017, para consulta pública. Nesse projeto original, os contribuintes que estariam obrigados a faturar por meio eletrônico seriam todos aqueles classificados como grandes contribuintes, de acordo com a Resolução 000076 de 2016.

No entanto, de acordo com a nova resolução, os contribuintes que devem cumprir com a obrigação de emitir as notas por meio eletrônico na Colômbia e enviá-las a DIAN, inclui aqueles que solicitaram faixas de numeração (Folios) para suas notas fiscais eletrônicas e as emitiam nos últimos cinco anos pelo modelo anterior, conforme o Decreto 1929, de 2007.

Grupo 1: 29 de junho de 2018 – Empresas que solicitaram faixas de numeração (Folios) para a nota fiscal eletrônica nos últimos cinco anos e faturam menos de 3 milhões de notas fiscais por mês.

Grupo 2: 29 de setembro de 2018 – Empresas que solicitaram intervalos de numeração (Folios) para a nota fiscal eletrônica nos últimos cinco anos e geram mais de 3 milhões de notas fiscais por mês.

Grupo 3: 1º de janeiro de 2019 – Todos os contribuintes que declaram e pagam o IVA (Imposto sobre o Valor Agregado) na Colômbia.

É importante sinalizar que dentro de algumas semanas, a DIAN também publicará a resolução em que será exigida as notas fiscais eletrônicas para os grandes contribuintes, conforme já definido.

Recomendamos a todas as empresas com operações na Colômbia que entrem em contato com as equipes locais, para compreenderem em qual grupo estão inseridas e como devem se preparar. As companhias precisam agir agora, uma vez que a Colômbia apressou a obrigatoriedade ao selecionar o primeiro grupo de empresas a faturar eletronicamente a partir de 29 de junho de 2018.

Mesmo que sua empresa não esteja incluída nessa primeira onda ou grupo, você deve começar agora, já que mais de 3.600 empresas que declaram o IVA na Colômbia são obrigadas a faturar eletronicamente a partir de 01/01/2019. Assim, todas as companhias precisam implementar a nova tecnologia ou atualizar as soluções existentes no decorrer de 2018.

Qualquer empresa com operações na América Latina está bem familiarizada com as dificuldades
envolvidas nas Leis para faturamento e notas fiscais eletrônicas, e das normas envolvendo os impostos. Desde mudanças constantes na legislação até interrupções de negócios e penalidades financeiras, os desafios de seguir as normas fiscais na região latino-americana são profundos e continuam se agravando a cada nova regulamentação.

– Compliance reativo: Esta abordagem envolve respostas ágeis a todos as novas regulamentações e as alterações súbitas, e assim, corrigir as dificuldades que apareçam. As empresas perdem as vantagens oriundas do compliance quando aplicam este método; e são muitas vezes forçadas a despender uma quantia elevada de dinheiro, além de capital humano, para se manterem em conformidade com as normas.

– Compliance Inteligente: Esta é uma abordagem proativa de compliance, que apresenta maior eficiência, precisão aprimorada e informações mais centralizadas. Em última análise, as empresas que alavancam este método reduzem tanto os riscos como os encargos associados ao compliance.

O Compliance Inteligente incorpora dois componentes como principais: centralização e automação.

Centralização
Conformidade com as Leis, livre de erros, começa – e termina – dentro de seu ERP (software de gestão). Ter um sistema centralizado de registros, garante a existência de uma única fonte verdadeira para todas as faturas e relatórios contábeis. Isto equivale a uma forte trilha de auditoria no caso de uma investigação do governo – cada vez mais crítico, tendo em conta a tendência para auditoria em tempo real. Esta abordagem também garante visibilidade e transparência, por conta de não admitir espaço para a manipulação de dados ou discrepâncias dentro de um hub centralizado, garantindo a conformidade.

No entanto, os ERPs sozinhos, não são páreos para as complexidades do compliance na América Latina.
Fazendo com que seja importante encontrar uma solução que funcione em seus sistemas existentes que não mantenham nenhum dado externamente. Utilizar uma abordagem centralizada dentro de seu ERP resulta em atualizações simplificadas no caso de mudanças regulatórias, exigindo assim, uma quantidade menor de recursos e sem a necessidade de “apagar incêndio”.

Automação
Uma estratégia centralizada, quando aliada à padronização necessária para cumprir os rígidos requisitos das faturas eletrônicas da América Latina, pode representar maior automação nas empresas. Por exemplo, a padronização das faturas eletrônicas em tempo real facilita gerar relatórios fiscais automaticamente – assim como os detalhes podem ser automaticamente preenchidos a partir dessas faturas dentro do formulário mais comumente preferido pelo governo. Da mesma forma, uma vez que a prevenção de erros é um componente essencial para um compliance efetivo, validações automáticas podem ser criadas com o intuito de garantir que todas as ordens de compra, faturas, recibos de mercadorias e declarações de impostos sejam correspondentes. Isso não apenas reduz os erros, mas também elimina a inserção manual de dados, permitindo que a equipe interna fique concentrada em iniciativas mais lucrativas para a empresa.

Para obter uma visão mais completa sobre como alcançar o Compliance Inteligente, incluindo exemplos de empresas com estratégias mais modernas, como Brown-Forman e Philips, faça o download do nosso guia detalhado para Compliance:

A Royal Philips faz atualização para SaaS com a Sovos

estudo de caso

Royal Philips

A Royal Philips eliminou a manutenção manual desnecessária da infraestrutura e melhorou o processo de geração de relatórios implementando a solução Sovos para validação de relatórios empresarias para o governo.

Resumo

Desafios do Negócio

A Philips tinha mais de 140 sistemas preexistentes, o que criou uma enorme sobrecarga de suporte e utilizou recursos internos substanciais.
A plataforma local existente da empresa aguardava uma atualização significativa para o processamento iminente de NF-e.

Solução

A geração de relatórios empresarias para o governo da Sovos substituiu a solução local defasada, eliminando a necessidade de manter manualmente os requisitos de infraestrutura.

Benefícios

A Philips observou uma redução de 80% nos custos de manutenção e um aumento de 25% na produtividade dos funcionários.
A empresa também usufruiu da automação em seus processos de validação de relatórios, reduzindo os recursos internos necessários dedicados à geração de relatórios.

A Empresa

A Royal Philips da Holanda se concentra em melhorar a vida das pessoas por meio de inovações significativas nos segmentos de saúde, estilo de vida do consumidor e iluminação. Sediada em Amsterdã, a empresa é líder em cuidados cardíacos, tratamentos intensivos e cuidados de saúde domiciliar; soluções de iluminação energeticamente eficientes e novas aplicações de iluminação; produtos para barbear e higiene para homens; e saúde bucal.

O Desafio

A arquitetura global e o departamento de TI da Philips são dedicados a fornecer serviços de inovação e suporte a várias unidades de negócios em todo o Brasil. No entanto, sua tecnologia já estava mostrando sinais de obsolescência e criando uma sobrecarga de suporte, já que os mais de 140 sistemas preexistentes da Philips exigiam mão de obra extensiva para concluir a manutenção anual de rotina. O problema foi agravado ainda mais quando o sistema local atual da Philips exigiu uma atualização.

A Solução

A Philips precisava atualizar substancialmente seu sistema existente para emitir faturas eletrônicas (NF-e) e manter sua infraestrutura intacta, ou encontrar uma solução SaaS que pudesse executar os processos necessários com mais eficiência. A empresa analisou o mercado e percebeu que precisava se desprender de suas práticas ultrapassadas.

“Nosso maior desafio foi que a Philips tivesse uma arquitetura e estratégia globais de TI baseadas em nossa plataforma de ERP … a equipe internacional
não apenas aprovou a adoção do sistema [Sovos];
a solução se tornou parte da estratégia geral da arquitetura”.

Alexander Quinze

CIO, Diretor de Informação e Chefe de Excelência Operacional na Royal Philips

Os benefícios

Ao implementar a solução de validação de relatórios empresarias para o governo da Sovos, a Phlips teve uma redução de 80% nos custos de manutenção, uma vez que não era mais responsável pelo gerenciamento da infraestrutura. A empresa também conseguiu liberar recursos internos do tedioso processo de validação de relatórios.

Os Resultados

Devido à disponibilidade e confiabilidade da plataforma Sovos, a Philips alcançou um aumento de 25% na produtividade entre os funcionários em todas as unidades de negócios da multinacional brasileira. O processo de migração correu tranquilamente e não causou impacto nas rotinas diárias dos usuários, e as operações em andamento têm o apoio uma equipe de suporte empresarial sob um Contrato de Nível de Serviço (SLA) de 99,9%.

Graças à natureza inédita do produto, a equipe de TI corporativo da Philips auditou extensivamente a solução da Sovos. Após a avaliação, as equipes exigiram apenas uma pequena alteração na arquitetura final, devido a um requisito de segurança específico da empresa. A implementação bem-sucedida no Brasil abriu oportunidades para a Philips implantar a solução em outros países da América Latina onde opera.

Por que a Sovos?

Após um processo de seleção competitivo, que incluiu quatro fornecedores diferentes, a Philips escolheu a plataforma regional Sovos para validação de relatórios empresarias para o governo A empresa encontrou alívio na capacidade da Sovos de automatizar seus processos de validação de relatórios e eliminar a necessidade de executar manualmente a manutenção em um sistema complexo.

O projeto foi dividido em duas fases: a emissão da NF-e foi a primeira prioridade, ao passo que a implementação em toda a organização ocorreu gradualmente ao longo de três meses.

1^o de novembro é um dia memorável para grande parte da América Latina, comemorado principalmente no México, mas também em muitas outras culturas. O público participa de rituais milenares, que homenageiam as vidas de pessoas queridas que partiram. No entanto, no mundo dos negócios da América Latina, especialmente no Chile, o dia 1^o de novembro ficou na lembrança por motivos normativos.

Resumindo, as faturas eletrônicas deixaram de ser apenas recomendadas e passaram a ser obrigatórias.

No Chile, o processo de faturamento em papel foi encerrado no primeiro dia de novembro para todas as empresas com receita anual superior a 100.000 UF (~US$ 4,2 milhões). Dessa forma, todas as grandes empresas que faturavam da maneira antiga passaram para o formato eletrônico.

Houve vários comunicados adiando essa obrigação para pequenas empresas, especialmente em zonas rurais, mas as multinacionais não devem ignorar a realidade que precisarão encarar nos próximos meses. As corporações devem ficar atentas à possibilidade de que essas normas passem a ser ainda mais rígidas, pois se aprendemos alguma coisa sobre a América Latina é que as autoridades fiscais estão sempre ampliando as políticas tributárias e a obrigação de faturamento eletrônico, com foco nas maiores fontes de receita: as corporações multinacionais.

Essas são apenas algumas regras e normas para as quais você precisa se preparar com a nova exigência de faturamento eletrônico em vigor para multinacionais no Chile.

Colômbia obriga as primeiras empresas a emitirem suas notas fiscais pelo meio eletrônico.