O sistema de faturamento eletrônico colombiano está atingindo o nível de maturidade. Desde sua criação em 2018, a Colômbia vem consolidando e expandindo constantemente o mandato para torná-la mais estável, confiável e abrangente.
Como resultado da promulgação da recente Resolução 000013/2021, a administração tributária colombiana (DIAN) expandiu oficialmente o mandato do faturamento eletrônico para incluir também as transações de folha de pagamento. Essa expansão segue o padrão estabelecido pelo México, Brasil e outros países que já expandiram o mandato de faturamento eletrônico também para transações de folha de pagamento.
O Documento de Suporte para Folha de Pagamento Eletrônica é conhecido localmente na Colômbia como Documento Soporte de Nomina Electronica ou também simplesmente como Nomina Electronica. É um novo documento digital destinado a apoiar e validar os custos e deduções relacionados à folha de pagamento do imposto de renda e dos créditos de IVA (se aplicável) quando as empresas fazem pagamentos resultantes de relações trabalhistas, legais e outros tipos similares de relações (pensões).
Em termos simples, as transações de custos de mão de obra devem ser relatadas sob este novo sistema digital para que sejam válidas. Isso ocorre sempre que os empregadores fazem pagamentos de salários, salários, reembolsos, pensões, etc.
Quem é obrigado a cumprir o mandato da folha de pagamento eletrônica?
Os empregadores que pagam salários sob uma relação de trabalho, onde os pagamentos são relatados como despesas para fins de imposto de renda ou como impostos dedutíveis do IVA, precisam cumprir. No entanto, existem exceções importantes derivadas dessa estrutura legal. Por exemplo, cargos públicos, entidades sem fins lucrativos ou contribuintes sob o regime simplificado não são atualmente obrigados a cumprir. Consequentemente, eles não precisam usar esses pagamentos para deduções de imposto de renda ou IVA.
Cronograma de implantação
O DIAN estabeleceu um cronograma de implementação com base no número de funcionários que o contribuinte tem na folha de pagamento. Existem quatro etapas ou grupos sujeitos aos seguintes prazos:
| Grupo | Prazo para iniciar a geração e envio do documento | Número de funcionários | |
| De | Até | ||
| 1 | 1 de setembro de 2021 | Mais de 250 funcionários101 | |
| 2 | 1 de outubro de 2021 | 101 | 250 |
| 3 | 1 de novembro de 2021 | 11 | 100 |
| 4 | 1 de dezembro de 2021 | 1 | 10 |
Prazo para remessa
Como o Nomina Electronica deve ser reportado mensalmente, os pagamentos de cada mês devem ser informados até o 10º dia do mês seguinte, como resultado. As notas de ajuste devem ser reportadas dentro do mesmo prazo, uma vez feitas pelo empregador.
Elementos de relatório do mandato da folha de pagamento eletrônica
Há dois tipos básicos de relatórios que fazem parte desse mandato: o Documento de Apoio da folha de pagamento eletrônica e, quando necessário, a Nota de Ajuste.
Documento de suporte da folha de pagamento eletrônica ou Nomina Electronica
Este documento eletrônico contém as informações que sustentam os pagamentos feitos aos empregados como salários e outras compensações, deduções e a diferença entre eles feita pelo empregador, conforme relatado na folha de pagamento. O empregador deve então gerar e transmitir o documento à DIAN usando o formato XML estabelecido na documentação técnica incluída no regulamento 000037/2021.
Notas de ajuste
Neste mandato, não há notas de crédito como as conhecemos no sistema de fatura eletrônica da Colômbia. No entanto, quando um empregador precisa fazer correções no Documento de Apoio da Folha de Pagamento Eletrônica informado à DIAN, ele pode emitir o que conhecemos como Notas de Ajuste (ou Notas de Ajuste), onde o empregador poderá corrigir qualquer valor previamente informado à DIAN por meio da Nomina Electronica.
Conteúdo e estrutura dos relatórios
Os empregadores devem enviar relatórios individualizados à DIAN para cada beneficiário que recebe pagamentos dos empregadores. Como resultado, o relatório exige o fornecimento de algumas informações obrigatórias para a validação da DIAN. Isso inclui a identificação adequada do próprio relatório, do denunciante, além dos funcionários, salários ou outros pagamentos, funcionários, data, numeração, software, etc.
Outro elemento informativo obrigatório que vale a pena mencionar é o CUNE ou Código Único de Documento Eletrônico de Apoio à Folha de Pagamento. Esse é um identificador exclusivo para cada Documento Eletrônico de Suporte à Folha de Pagamento. Isso permitirá a identificação exata de cada relatório ou das Notas de Ajuste emitidas após ele. No entanto, existem algumas informações opcionais adicionais que podem ser fornecidas dependendo das necessidades ou da conveniência do empregador que faz a denúncia.
Do ponto de vista técnico, nem o Documento de Suporte da Folha de Pagamento Eletrônica nem as Notas de Ajuste são baseados na estrutura UBL 2.1 usada na Colômbia para a fatura eletrônica. Isso ocorre porque o padrão UBL não inclui módulos para transações ou relatórios de folha de pagamento. Portanto, a DIAN baseou sua arquitetura em um padrão XML diferente. Cada relatório exige uma assinatura digital. Para isso, o contribuinte pode usar o mesmo certificado digital usado para assinar notas fiscais eletrônicas.
Geração, transmissão e validação
Os regulamentos atuais não exigem que a Nomina Electronica ou as Notas de Ajuste sejam geradas por uma solução de software específica ou por um fornecedor de software autorizado pela DIAN. Os contribuintes têm a opção de gerar o relatório usando sua própria solução. Essa é uma solução de mercado ou uma solução que o DIAN fornecerá para pequenos contribuintes. No entanto, todos os laudos devem seguir rigorosamente a documentação técnica emitida pela DIAN dentro da Resolução 000037/2021. A remessa desses documentos é eletrônica, usando os serviços web especificados pela DIAN.
Depois de fazer a transmissão, o DIAN valida o documento. Em seguida, eles reportarão a resposta da solicitação correspondente ao contribuinte, indicando sua aceitação e validação. Somente então, os valores informados no documento da folha de pagamento serão despesas válidas para a dedução.
Penalidades e sanções
O não cumprimento da folha de pagamento eletrônica na Colômbia estará sujeito às mesmas multas e penalidades estabelecidas pelo não cumprimento do mandato de faturamento eletrônico, conforme definido no art. 652-1 do Código Tributário da Colômbia (Estatuto Tributario). Mas a implicação mais importante da não conformidade é que qualquer pagamento não declarado pelo empregador não será permitido como despesa para fins de imposto de renda ou IVA, quando aplicável.
Tome uma atitude
Fale com nossos especialistas sobre suas exigências fiscais na Colômbia e mantenha-se atualizado com as mudanças no cenário de conformidade com o IVA baixando VAT Trends: Toward Continuous Transaction Controls.
