No primeiro blog de nossa série, apresentamos o conceito SAP Clean Core e o quanto está sendo feito sobre seu impacto nos negócios, especificamente a capacidade de personalizar um ERP para atender às necessidades operacionais.
Na segunda parte, abordamos como as empresas podem usar os princípios do SAP Clean Core para criar um sistema que melhor suporte seus objetivos de negócios e impacte positivamente seu gerenciamento tributário e de conformidade.
Em nossa terceira edição desta série, gostaria de falar sobre o caminho de sua empresa para o Clean Core e o que isso significa para seus programas e iniciativas fiscais e de conformidade.
Conforme descrito em nossos dois primeiros posts, o alinhamento com o Clean Core traz várias vantagens significativas para as empresas, incluindo torná-las mais ágeis, eficientes e econômicas. É uma medida que eu encorajaria qualquer empresa que usa o SAP a considerar mais cedo ou mais tarde.
Com qualquer atualização, migração ou mudança de plataforma em grande escala, preparar sua empresa para o Clean Core é um processo que exige planejamento avançado, uma estratégia sólida e a adesão dos níveis mais altos da organização para ser executado com eficiência.
Ao avaliar a prontidão de sua empresa para se adaptar ao Clean Core, é importante entender as metas de curto e longo prazo do projeto e delinear as ações específicas que você precisará realizar para chegar lá. Minha recomendação é determinar qual é seu objetivo final e, a partir daí, trabalhar de trás para frente. Isso ajudará a garantir que nenhuma etapa importante seja perdida no processo de planejamento.
Com um projeto desse tamanho e escopo, também é fundamental detalhar quais partes do projeto serão atribuídas a quais departamentos e determinar um método de supervisão para garantir que todas as áreas da empresa estejam progredindo e cumprindo os prazos associados.
Quando você está lidando com organizações grandes e multifacetadas, não é incomum que os departamentos se movam em ritmos diferentes. É aqui que a adesão dos executivos se torna fundamental, pois garante que o projeto continue sendo uma prioridade organizacional.
Não há duas organizações exatamente iguais em termos de composição e infraestrutura. Portanto, você precisará realizar uma autoavaliação de onde está antes de determinar qual trajetória de transformação faz mais sentido para sua empresa.
É importante perceber que uma jornada de transformação do ERP é um compromisso que exigirá mudanças. Avaliar o apetite de sua organização por mudanças e o ritmo em que essas mudanças podem ser implementadas são fatores críticos de sucesso.
Para organizações com a capacidade e o desejo de avançar mais rapidamente, elas acelerarão o tempo de modernização e estarão em condições de colher os benefícios mais rapidamente. No entanto, alerto que avançar mais rápido do que sua organização pode suportar de forma realista também pode ter consequências graves, o que torna sua avaliação inicial uma parte muito importante de sua jornada de transformação.
Adotar os princípios do Clean Core pode garantir que as funções e decisões fiscais e de conformidade críticas não sejam mais orientadas por personalizações complexas e muitas vezes difíceis de manter nas principais funções do ERP. A mudança para uma infraestrutura com complexidade reduzida permitirá que sua organização integre com mais facilidade soluções tributárias específicas que são automatizadas e mantidas por terceiros. Essa é uma questão de grande importância, pois governos e autoridades fiscais de todo o mundo embarcam em sua própria jornada tecnológica e implementam sistemas que são muito mais complexos do que as gerações anteriores.
Muitos países adotaram a digitalização completa da conformidade tributária, que exige dados transacionais em tempo real e transparência total em seus processos de transação de ponta a ponta. Atender a esses requisitos pode ser o fator determinante em sua capacidade de conduzir negócios em determinadas regiões. O alinhamento com o Clean Core é uma etapa importante para permitir que sua tecnologia reaja às mudanças nas condições regulatórias com mais rapidez e eficiência.
Esse tipo de projeto de transformação deve sempre ser apoiado e alinhado com uma estratégia de negócios sólida. Ter um critério definido do que você está tentando alcançar e como medirá a eficácia deve ser estabelecido com antecedência. E a conformidade fiscal global deve ser um elemento fundamental de qualquer evento de transformação.
Os impostos e a conformidade são um ótimo lugar para começar sua jornada para começar a liberar todo o poder de alinhar os princípios do Clean Core com as melhores soluções tributárias da categoria.
Para obter mais orientações sobre sua jornada, baixe nosso eBook gratuito sobre transformação de ERP.
No primeiro blog de nossa série, apresentamos o conceitoSAP Clean Core e o quanto está sendo feito sobre seu impacto nos negócios, especificamente a capacidade de personalizar um ERP para atender às necessidades operacionais .
Na segunda parte, gostaria de abordar como as empresas podem usar os princípios do SAP Clean Core para criar um sistema que melhor apoie seus objetivos de negócios e tenha um impacto positivo na gestão tributária e de conformidade .
Em um artigo publicado na Forbes no ano passado intituladoSAP: Por que o software moderno precisa de um “núcleo limpo”, o autor argumenta, corretamente, na minha opinião, que a maneira antiga de adicionar funcionalidade personalizando o núcleo muitas vezes se tornou excessivamente complexa, complicada e cara. Ele explica como foi desenvolvido um novo modelo que dissocia dois componentes: um focado na previsibilidade e outro na exploração. Esse modelo de evolução é conhecido como “TI bimodal ”.
Agora, TI bimodal não é um termo novo. Deacordo com a TechTarget, foi cunhado pela Gartner em 2014 e foi o assunto de um relatório do Gartner em abril de 2015 intitulado ” Como alcançar a agilidade empresarial com uma capacidade bimodal, ” pelos analistas Simon Mingay e Mary Mesaglio .
Então, por que a aula de história sobre o assunto? Acho importante estabelecer o fato de que a personalização excessiva das plataformas de tecnologia não é uma preocupação nova. Já existe há algum tempo, mas o que mudou foi o ambiente ao seu redor.
Hoje, as economias digitais estão se movendo em um ritmo em que os métodos e contramedidas tradicionais não são mais eficazes. Os ambientes atuais exigem mais estrutura, padronização e flexibilidade para que possam reagir rapidamente quando solicitados.
Na última década, vimos uma explosão nas principais áreas do setor de tecnologia, o que torna a agilidade fundamental. Seja na preparação para ataques cibernéticos ou na capacidade de analisar dados rapidamente para aproveitar as oportunidades de negócios, a agilidade é uma ferramenta essencial em seu arsenal e os métodos antigos simplesmente não são suficientes.
As economias digitais atuais estão exigindo a adoção rápida de novas tecnologias. Uma etapa crucial para acompanhar essas mudanças é adotar tecnologias conectadas ágeis e essenciais para os negócios que se alinhem aos princípios do
SAP Clean Core.
A adoção de uma solução de conformidade global que se alinhe aos princípios do Clean Core se tornará fundamental para garantir que você possa acompanhar o ritmo da digitalização à medida que ela continua evoluindo.
Talvez não haja outro segmento de negócios que tenha sentido mais o impacto da tecnologia em escala global do que a área de impostos e conformidade. O investimento pesado das autoridades fiscais do governo na última década mudou completamente o processo de cobrança e remessa de obrigações fiscais.
Em um esforço para fechar ou eliminar lacunas fiscais, acabaram ou logo desapareceram os dias de coletar e analisar dados fiscais e remetê-los após o fato. Hoje, tudo gira em torno da análise em tempo real em todo o espectro da transação. Isso requer o uso de plataformas fiscais automatizadas que possam se adaptar rapidamente às mudanças nos ambientes regulatórios, garantindo a conformidade em todas as transações.
Com a aplicação dos princípios do Clean Core, as empresas agora podem conectar plataformas de conformidade dedicadas e altamente funcionais às suas pilhas de tecnologia sem a necessidade de personalizar seu ambiente SAP principal. Isso elimina a necessidade de longos ciclos de teste, personalização e muitas das atualizações manuais do processo que, de outra forma, seriam necessárias.
Fique ligado na próxima parte desta série, na qual nos aprofundaremos em como o Clean Core afeta processos tributários específicos. Os próximos segmentos abrangerão:
Parte III: O caminho da sua empresa para o Clean Core
Parte IV: Benefícios do Clean Core e desempenho comercial
Parte V: Eliminando a dependência fiscal da TI
Muito está sendo dito sobre a introdução do conceito “Clean Core”da SAP e como ele afetará a capacidade de uma empresa de personalizar seu ERP para atender às necessidades exclusivas de sua operação. Neste primeiro blog de uma série que aborda a questão do Clean Core, eu gostaria de me concentrar na realidade do que é, por que é importante e o raciocínio por trás disso .
A SAP define “Clean Core” como um método de integrar e estender sistemas de forma compatível com a nuvem, garantindo a governança sobre dados mestres e processos de negócios. Em termos mais simples, a mudança para o SAP Clean Core ajuda a proteger a integridade da plataforma SAP ao limitar a extensão da personalização. E por um bom motivo.
Como fornecedor de software, você não pode perder o controle de seu próprio código porque está permitindo que muita personalização e código adicional sejam adicionados por seus clientes e/ou seus consultores. Essas personalizações geralmente se destinam a casos de uso muito específicos que podem afetar apenas um pequeno número de clientes. Uma arquitetura “Clean Core” protege a plataforma SAP e seus clientes ao limitar essaspersonalizações excessivas.
Quando uma plataforma se torna excessivamente personalizada, a SAP, proprietária da plataforma, precisa implantar uma quantidade enorme de recursos de desenvolvimento e suporte para garantir que eles estejam contabilizando todas as mudanças e capturando feedback do campo.
Isso geralmente exige que o proprietário da plataforma esteja em um estado perpétuo de desenvolvimento de patches de código de hot fix para reparar “falhas” no sistema causadas pela personalização excessiva. Embora os clientes só precisassem implementar os patches de código relevantes para eles, a SAP ainda estava empenhada em desenvolver milhares desses patches. O custo e os recursos de fazer isso estavam crescendo exponencialmente e precisavam ser controlados.
Como qualquer pessoa que tenha trabalhado na área de TI ou com ela por algum período de tempo pode atestar, os ambientes mais complicados são aqueles em que há muita personalização. No início da Tecnologia da Informação, foi o Velho Oeste, onde, com base no conhecimento e na experiência de seu arquiteto, é como a rede de sua empresa seria construída.
Então, felizmente, plataformas e padrões entraram em discussão e as empresas puderam construir ambientes que lhes permitiram operacionalizar novos recursos rapidamente, ao mesmo tempo em que reduziram os custos e reduziram as dependências nos departamentos de TI. A posição que a SAP está assumindo aqui, e com a qual eu concordo, é que o núcleo limpo será a próxima etapa para tornar seu ambiente mais produtivo e eficiente.
Uma das implicações mais significativas do Clean Core está na conformidade fiscal. O Clean Core abre novas possibilidades para as empresas empregarem tecnologia tributária personalizada fora de seus ambientes SAP tradicionais. Em vez de tentar criar uma codificação complexa para lidar com regras tributárias cada vez mais complexas em seus ERPs, eles podem integrar mecanismos fiscais dedicados que são automatizados e atualizados perfeitamente para ambientes regulatórios em constante mudança.
O SAP Clean Core oferece às empresas a oportunidade de simplificar seus ambientes de TI, reduzir a personalização e melhorar a estabilidade do sistema. As implicações do Clean Core nos impostos são especialmente promissoras, pois as empresas agora podem aproveitar a tecnologia tributária especializada que se integra perfeitamente aos sistemas SAP, garantindo a conformidade sem maior complexidade.
Fique ligado na próxima parte desta série, na qual nos aprofundaremos em como o Clean Core afeta processos tributários específicos. Os próximos segmentos abrangerão:
Parte II: A necessidade de um núcleo
limpo Parte III: O caminho da sua empresa para o Clean
Core Parte IV: Benefícios do Clean Core e desempenho comercial
Parte V: Eliminando a dependência fiscal da TI
O novo mandato de faturamento eletrônico da Colômbia serve como outro lembrete para o SAP de que a conformidade deve estar no centro dos esforços de transformação digital e das migrações para o SAP S/4HANA.
O país da América do Sul, seguindo o exemplo dos vizinhos latino-americanos Brasil e México, está passando de um modelo de relatório de faturamento eletrônico para um modelo de compensação. Efetivamente, isso significa que a autoridade fiscal colombiana, o DIAN, precisará validar uma fatura antes que um fornecedor a envie a um cliente. As empresas devem usar o protocolo XML UBL 2.1 para transmitir faturas para validação. Sem a validação do DIAN, o fornecedor não pode cobrar o comprador das mercadorias e o comprador não pode receber uma remessa, impactando os processos de negócios de CR, CP e logística.
Anteriormente, a Colômbia empregava um modelo de relatório de faturamento eletrônico, com o DIAN validando faturas dentro de 24 horas após a transação. O novo mandato, programado para ser implementado gradualmente por um ano a partir de 1º de agosto, terá um efeito profundo nas empresas que fazem negócios na Colômbia. As empresas que atualmente fazem cobranças eletronicamente precisarão entrar em operação até 2 de novembro. As lojas que usam o SAP com operações no país precisarão garantir que seus sistemas de contas a receber (CR) e contas a pagar (CP) funcionem com o SAP para facilitar a compensação do faturamento eletrônico em tempo real.
Isso não é necessariamente uma conversa simples. Nos últimos anos, as empresas começaram a se distanciar dos processos baseados em papel para adotar diferentes tipos de sistemas eletrônicos para automatizar e otimizar suas transações de compra e venda com fornecedores e compradores, o que significa que as decisões sobre conformidade fiscal com faturamento eletrônico precisam envolver muitas partes interessadas dentro de uma empresa. Além dos sistemas ERP, softwares de gerenciamento de transações comerciais, como sistemas de compra-pagamento (P2P) ou order-to-cash (O2C), podem gerar faturas que precisam ser integradas para aprovações em tempo real pela plataforma da administração tributária.
Frequentemente, nessas situações, as lojas que usam o SAP acabam pressionando vários fornecedores de software e de serviços na nuvem, paralelamente envolvidos no fluxo de faturamento de ponta a ponta, o que pode levar à duplicação perigosa do processo de conformidade fiscal e até à não conformidade.
Em uma escala mais ampla, o novo mandato colombiano expõe os desafios de manter a conformidade ao migrar para o SAP S/4HANA e, especificamente, para o sistema financeiro central projetado para consolidar informações financeiras. Um sistema SAP projetado para fornecer uma fonte única de dados financeiros há muito procurada é praticamente inútil se não conseguir acompanhar as mudanças globais na conformidade de faturamento eletrônico, como na do mandato da Colômbia. E, como a Colômbia novamente demonstra, essas mudanças acontecem rapidamente e sem avisos prévios em todo o mundo.
A tentação das lojas que usam o SAP tem sido tentar resolver os problemas de conformidade país a país, mas essa é uma receita para o fracasso. O custo para construir, monitorar e manter sistemas desiguais é extremamente alto, e ter um sistema separado em cada país serve apenas para colocar um obstáculo na consolidação de dados que, supostamente, é o grande avanço do SAP S/4HANA.
O que os clientes da SAP precisam é de uma solução que possa facilitar a conformidade contínua em todo o mundo, trabalhando automaticamente as alterações de mandato país a país em um único sistema. Sem conformidade, o faturamento eletrônico está fadado ao fracasso, e o faturamento eletrônico não pode falhar quando literalmente se torna a força vital de um negócio, permitindo que uma empresa cobre clientes e receba remessas. O novo mandato da Colômbia não será o último nesse país e certamente não será o último no mundo. Mais mudanças estão chegando e as lojas que usam o SAP precisam estar preparadas.
Saiba mais sobre a integração da Sovos com o SAP para conformidade com faturamento eletrônico.
Com os requisitos obrigatórios de faturamento eletrônico e validação de relatórios fiscais na América Latina, as implementações de SAP nessa região são muito mais complexas do que em outras partes do mundo. Aqui, examinamos os 10 maiores desafios para a implementação do SAP na América Latina:
A consistência entre faturas transacionais e relatórios de contabilidade é essencial. Qualquer discrepância, mesmo que seja pequena, aciona auditorias e multas, por isso é tão importante manter a conformidade no SAP.
Cada país tem requisitos diferentes, que devem ser refletidos na sua implementação de ERP. Por exemplo, o Chile não permite pontos decimais e, no Brasil e no México, os relatórios se baseiam no ano calendário, não no ano fiscal.
Em muitos países, a capacidade de envio está vinculada ao faturamento eletrônico. É necessário ter sistemas de contingência adequados para garantir que a empresa continue funcionando bem em caso de problemas.
Os processos e requisitos de dados do governo podem dificultar o faturamento. Muitos países exigem processos específicos para cancelamentos e créditos, além de exigir determinados campos e formatos.
Os processos internos de recebimento devem incluir a verificação da ordem de compra, da fatura e dos materiais recebidos. No entanto, essa é uma oportunidade de automatizar processos e reduzir os custos de recebimento, eliminando a entrada de dados com um processo simples de digitalização e clique.
A fatura em XML aprovada pelo governo é a única registrada. Não use PDFs para os pagamentos, pois o formato XML é a versão usada pelo governo para definir a responsabilidade fiscal.
Fazer o VAT reporting com precisão é um processo, não é algo que possa ser resolvido com notas de OSS. Por exemplo, o relatório polizas do México exige que cada contracheque, despesa, etc. seja vinculado a uma entrada no registro, uma prática que não é comum em muitos departamentos de contabilidade.
O SAP não oferece soluções de conformidade padrão na América Latina, e as soluções locais e de terceiros não utilizam o SAP como sistema de registro. Dessa forma, as empresas precisam fazer várias ligações de suporte em caso de problemas.
Em menos de dois anos, sete países da América Latina implementaram requisitos de faturamento eletrônico e validação de relatórios, e essas regras impactam cada vez mais processos de negócios, ou seja, é necessário atualizar o tempo todo.
Muitas empresas subestimam o suporte necessário para manter a conformidade interna: pode ser necessário dedicar até 11 funcionários em período integral para manter a conformidade, ajustar os processos, verificar a precisão e resolver problemas.
Apesar desses desafios, é essencial que a conformidade seja totalmente gerenciada no ERP, pois hospedar dados e relatórios em outros lugares só aumenta os desafios, provocando discrepâncias e erros que acionam auditorias e multas. Por isso, a escolha da solução de conformidade correta é uma decisão tão importante.
A Sovos oferece a primeira solução completa para a tributação moderna, ideal para manter a sua empresa na liderança. Com mais de duas décadas de experiência com SAP, a Sovos desenvolveu soluções para garantir que os impostos não atrapalhem as iniciativas de ERP.
Em 2 de maio de 2017, realizamos um seminário on-line intitulado “Lições do SAT do México aprendidas com o Complemento de Pagos” e gostaríamos de compartilhar com você algumas das perguntas mais frequentes sobre o próximo mandato do México.
O requisito Complemento de Pagos se tornou obrigatário recentemente pelas autoridades fiscais do México, exigindo que as empresas gerem um recibo de pagamento (um complemento de pago) toda vez que receberem pagamentos parciais do cliente. Isso ajudará a autoridade tributária do México a rastrear melhor os pagamentos e a responsabilidade tributária.
P: Quanto tempo leva para emitir o recibo de pagamento depois que o pagamento de uma fatura é recebido?
R: Quando os dados estiverem disponíveis, o recibo poderá ser gerado com base nos processos de negócios, sejam eles de lote ou de função manual.
P: Você usa a solução IDOC para o SAP?
R: Sim, os dados são extraídos do SAP via IDOC e enviados ao conector REAL-TIME para processar os dados.
P: Qual é a data do lançamento do Complemento de Pagos?
R: A partir de 1º de dezembro de 2017, todos os contribuintes deverão cumprir a CFDI versão 3.3 e o Complemento de Pagos. O processo é opcional para empresas a partir de 1º de julho de 2017.
P: Como funciona o cancelamento do recibo de pagamento?
R: De acordo com o novo regulamento, o contribuinte não pode cancelar nenhum ingresso CFDI quando houver pagamentos (pagos ) associados ao CFDI original. No entanto, você pode cancelar um recibo de pagamento, mas ele deve ser substituído por um novo.
Saiba mais em: https://www.sat.gob.mx/consultas/92764/comprobante-de-recepcion-de-pagos
P: Se a empresa permitir um desconto para o pagamento, como ele seria reconhecido pelo governo? A fatura é de US$ 1.000, mas recebi US$ 900, onde a empresa permitiu um desconto de US$ 100.
R: Você precisará gerar uma nota de crédito para registrar o desconto fornecido ao cliente fazendo referência ao documento original. Em seguida, crie uma nota de recebimento para registrar os US$ 900.
P: Isso é necessário apenas para pagamentos parciais ou para todos os pagamentos, mesmo que o pagamento seja integral?
R: O único cenário em que você não precisa do Complemento de Pago é quando recebe o pagamento integral ao mesmo tempo em que gera o CFDI.
Saiba mais em: https://www.sat.gob.mx/consultas/92764/comprobante-de-recepcion-de-pagos
P: Qual é o prazo para a implementação da sua solução?
R: Geralmente, dependendo dos cenários de negócios, pode levar de 8 a 10 semanas.
P: Estamos usando nossa própria solução CFDI, seria possível comprar apenas a solução "Complemento de Pagos” da Sovos?
R: Sim, desde que os dados CFDI existam para fins de correspondência no SAP.
P: Preciso gerar dois Complemento de Pagos referenciando a mesma fatura (talvez em dois períodos diferentes)?
R: Sim, você precisará fazer referência ao CFDI original em todos os Complemento de Pagos gerados.
P: Como você aciona a mensagem de Complemento de Pagos no SAP?
R: Nosso processo é baseado em um documento de compensação. Acessando nosso Tcode, você verá todos os documentos disponíveis para serem postados, manualmente ou em lote.
P: Você precisa fornecer uma cópia do recibo de pagamento para seu cliente?
R: Sim, você precisará fornecer a emissão do governo para o cliente.
P: Quando os pagamentos são maiores ou menores que o valor do CFDI, como se faz o ajuste? É comum que nossos clientes estrangeiros apliquem taxas automaticamente por diferença no preço, qualidade ou informações ausentes.
R: Você deve ajustar através de uma nota de crédito ou débito com base no valor correto.
P: O que é Metodo de Pago?
R: É a forma como a operação é realizada, ou seja, em “integralmente” ou “parcialmente”.
P: O que é Forma de Pago?
R: É a forma como o pagamento foi feito para as operações – dinheiro, cheque, cartão de crédito, transferência eletrônica etc.
P: como o Complemento de Pagos funciona para pagamentos parciais?
R: Você emitirá um CFDI para o valor total da operação no momento em que é executado e o metodo de pago deve ser PEP (pago inicial y parcialidades) ou PPD (pago en parcialidades o diferido).
Posteriormente, você pode emitir um CFDI para cada um dos pagamentos recebidos, nos quais deve ser observado:
O valor do pagamento será aplicado proporcionalmente aos itens incluídos no voucher emitido para o valor total da operação.
A Sovos oferece a única solução nativa SAP de ponta a ponta para CFDI v3.3 e Complemento de Pagos, que permite às empresas manter uma fonte centralizada de autoridade no SAP.
Entre em contato hoje mesmo para saber como podemos ajudá-lo a reduzir os riscos associados a esses novos requisitos no México, mantendo o SAP como o principal sistema de registro.
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