Come prepararsi a un audit IVA

I nostri articoli precedenti hanno riguardato le tendenze di audit che abbiamo notato in Sovos e le cause comuni di un audit IVA. Questo articolo illustra le migliori pratiche per prepararsi a un audit IVA.

Ogni Paese e giurisdizione può avere leggi e requisiti diversi in merito al processo di verifica dell’IVA. Le autorità fiscali possono effettuare verifiche di persona o per corrispondenza, spesso nel caso di imprese non stabilite nel Paese in questione.

Un’azienda può essere sottoposta a un controllo casuale o perché l’autorità fiscale ha motivo di ritenere che ci sia un problema con la dichiarazione IVA dell’azienda.

In generale, le autorità utilizzano audit e ispezioni per verificare l’accuratezza delle dichiarazioni dei contribuenti, identificare possibili errori o pagamenti insufficienti e approvare i rimborsi.

Come abbiamo discusso nel nostro precedente articolo, per capire come prepararsi al meglio a una verifica IVA, è essenziale identificare il motivo per cui la verifica è stata avviata.

Quali sono gli elementi necessari per un audit IVA?

Sebbene siano disponibili liste di controllo specifiche a seconda del Paese in cui si svolge l’audit, ci sono diverse azioni che un’azienda può svolgere per prepararsi a un audit IVA. La più importante è quella di raccogliere in anticipo documenti e risposte. Le voci più frequentemente richieste durante un audit includono:

• Registri IVA contenenti i dettagli delle operazioni segnalate
• Copie relative di fatture in entrata e in uscita e pro-forma per la circolazione intracomunitaria di merci proprie
• Prova del trasporto della merce: In particolare, per le spedizioni intracomunitarie è necessario fornire due elementi indipendenti che dimostrino il diritto di applicare l’aliquota dello 0% (ad esempio, lettere di vettura CMR firmate, polizze di carico, fatture del vettore, polizze assicurative, ricevute di magazzino, prove di pagamento per il trasporto della merce, ecc.)
• Prova di pagamento delle transazioni segnalate, con particolare attenzione al pagamento delle fatture di acquisto e al rimborso delle note di credito emesse a clienti e committenti.
• Contratti con i fornitori
• Descrizione delle attività commerciali e del flusso di merci

È importante che le registrazioni dei documenti sopra elencati, ove applicabili, siano conservate in linea con i requisiti locali di conservazione dei documenti. La necessità di preparare questi documenti in anticipo e la capacità di produrli rapidamente diventa essenziale quando un’azienda deve, ad esempio, richiedere il rimborso di crediti IVA, presentare una cancellazione o ha, in generale, qualsiasi ragione di aspettarsi l’avvio di un audit.

Le autorità possono avviare un controllo incrociato delle attività con i clienti e i fornitori dell’azienda, che sarà avviato parallelamente all’audit per verificare che le informazioni fornite da entrambe le parti siano coerenti. Pertanto, si raccomanda di informare i fornitori di qualsiasi audit in corso, di comunicare eventuali domande o di chiarire le questioni in sospeso. Se, ad esempio, risulta necessaria una correzione delle fatture, queste dovrebbero essere finalizzate già in vista dell’audit IVA.

Le autorità fiscali possono imporre scadenze molto brevi e rigide una volta avviata una verifica. Anche se è possibile richiedere una proroga, non è detto che venga concessa. In alcune circostanze, le autorità possono imporre sanzioni per le risposte tardive. Fornire una serie di documenti chiari e comprensibili alle richieste dell’ufficio delle imposte è essenziale per evitare qualsiasi effetto negativo.

Perché ha senso pianificare in anticipo

I vantaggi di prepararsi a un audit IVA possono essere riassunti come segue:

• Ridurre al minimo le risorse necessarie per raccogliere i documenti necessari una volta avviato l’audit.
• Completamento più rapido dell’audit, evitando la necessità di richiedere proroghe e ritardi nel rimborso dell’IVA, se applicabile.
• Capacità di identificare, correggere e divulgare volontariamente qualsiasi errore che possa emergere dall’esame preliminare dei documenti raccolti prima dell’inizio dell’audit.
• Riduzione delle sanzioni potenziali

Sia che un’azienda decida di gestire l’audit internamente o di richiedere il supporto di un consulente esterno, è essenziale considerare le conseguenze dell’audit, soprattutto se sono in gioco importi elevati di IVA da recuperare. In caso di audit, l’obiettivo principale dovrebbe essere quello di risolverlo con successo e rapidità, limitando il più possibile l’impatto negativo sull’azienda.