CFDI e contabilità elettronica (Contabilidad Electronica) in Messico: informazioni di base

CFDI, che sta per Comprobantes Fiscal Digital por Internet, è il sistema di fatturazione elettronica definito dal codice fiscale federale messicano, obbligatorio per le aziende che fanno affari in Messico dal 2011. L’obiettivo del CFDI è una maggiore visibilità sui debiti d’imposta delle aziende, in modo che il governo possa essere certo di ricevere pagamenti precisi. Il sistema ha funzionato: gli audit basati su questa legislazione hanno comportato un aumento delle riscossioni IVA del 34 % in un solo trimestre.

Di seguito sono riportate le basi per comprendere il funzionamento del CFDI in Messico:

1. Prima di tutto è necessario ottenere un Registro Federal del Contribuyente RFC (codice fiscale messicano).
2. Una volta ottenuto il RFC, richiedere la FIEL (Firma Electronica Avanzada), basata su un’infrastruttura a chiave pubblica (PKI), per identificare e verificare i dati relativi ai contribuenti presso le autorità fiscali messicane (SAT).
3. Ottenuta la FIEL, richiedere il CSD (Certificado Sello Digital) da utilizzare con i flussi della procedura CFDI.
4. Cercare un fornitore di soluzioni in grado di mappare le fatture proprietarie in XML v3.2, come definito dall’Anexo 20 (la SAT sta lavorando al CFDI v3.3) del codice fiscale messicano Miscelania Fiscal. Di fatto, si tratta del problema di gran lunga più sottovalutato delle fatture CFDI, poiché non esistono due sistemi di contabilità dei clienti configurati allo stesso modo. Inoltre, le richieste specifiche dei clienti possono diventare un incubo a livello di integrazioni necessarie per far rientrare i dati negli standard governativi (e non solo una volta, ma per tutte le diverse varianti dell’attività e delle richieste presentate dai clienti).
5. Identificare i dati necessari che ancora mancano nell’ERP, poiché per esempio ci sono elementi di dati richiesti dalle autorità fiscali messicane che non vengono acquisiti in SAP. Bisogna quindi individuare ciò che manca e decidere come si intende fornire queste informazioni alle autorità governative.
6. Applicare una firma digitale nota come “sello” con il CSD.
7. Convalidare la sintassi XML per ottenere il “Timbre Fiscal”, ossia il sigillo governativo.
8. Il “Timbre Fiscal” va memorizzato nel proprio sistema contabile di back-end.
9. Dopodiché bisogna stampare la fattura, che adesso includerà il “Timbre Fiscal”. In caso di spedizione, fornire una copia del documento da portare a bordo del veicolo, sul modello della Nota Fiscal brasiliana.
10. Per legge, l’XML firmato deve essere messo a disposizione dei clienti finali.
11. La maggior parte delle aziende invia la fattura firmata in XML e il rendering in PDF al cliente via e-mail, ma esistono anche altri canali, come la comunicazione B2B o il caricamento su un portale clienti.
12. Le fatture in oggetto vanno conservate per almeno 5 anni.
13. Per modificare una fattura, bisogna prima eliminare l’originale presso il governo e poi generarne una nuova: altrimenti, ci si troverà a dover comunque adempiere alle implicazioni fiscali sulla prima fattura.
14. Nota: i clienti più grossi possono rendere la procedura più complessa richiedendo informazioni di tipo “Addenda”. Un Addenda è lo spazio dedicato a informazioni specifiche all’interno di un XML governativo. Per esempio, un’azienda come Walmart potrebbe richiedere al fornitore di inserirvi il numero d’ordine, per accelerare le procedure legate ai relativi conti. Il governo non tiene conto di queste informazioni, ma se un cliente chiede molti dati aggiuntivi sulla stampa PDF che lo riguarda la procedura può diventare molto più complessa.
15. Secondo le disposizioni della legge, quando un cliente riceve una fattura XML deve verificare che l’XML sia autentico e registrato presso la SAT e deve salvarlo nell’archivio per 5 anni, poiché si tratta di un documento fondamentale in caso di audit.
16. La procedura è destinata a evolvere nel tempo, per cui è bene stabilire una solida strategia e una buona procedura di gestione dei cambiamenti.

Oltre alle fatture elettroniche, nel 2015 la SAT ha reso obbligatoria anche la contabilità elettronica, imponendo alle aziende di presentare piano contabile, bilanci di verifica e voci di registro.

Di seguito sono riportate le basi per comprendere il funzionamento della fatturazione elettronica in Messico:

1. Il piano contabile va inviato una prima volta e poi di nuovo, ogni volta che viene modificato. Per farlo, è necessario mappare il piano contabile in SAP secondo le specifiche SAT.
2. Il bilancio di verifica va inviato su base mensile, entro e non oltre il terzo giorno del mese successivo. L’invio deve avvenire a livello sia di conto principale sia di conto secondario. In questo modo si ottiene un estratto conto che mostra saldo iniziale, movimenti e saldo finale di ogni conto.
3. Le voci di registro (Polizas) sono obbligatorie e vanno inviate su richiesta del governo quando si domanda un risarcimento o rimborso fiscale.
4. Tutte le informazioni vengono inviate tramite il “buzon tributario” e ciascun documento va firmato con la firma elettronica (FIEL) della propria azienda. Fai clic qui per comprendere i problemi nascosti della rendicontazione elettronica in Messico.
5. Per tutte le transazioni fiscali in “gastos” (tasse) e “nomina” (buste paga) bisogna includere gli UUID (codici identificativi univoci). Si tratta della parte più complessa della contabilità elettronica, perché questo tipo di transazioni può prevedere più XML associati a un singolo documento SAP.

Il governo messicano ha creato un ambiente in cui tutto è legato a XML e UUID: ogni acquisto, ogni nota di credito/debito, ogni voce di registro e ogni dichiarazione IVA. Qualora venisse riscontrata la mancanza di un collegamento in questa catena o un qualche tipo di errore, si avrà inevitabilmente un audit elettronico. Abbinamenti e convalide integrati fanno sì che eventuali collegamenti mancanti o errori vengano identificati e risolti prima di costituire un rischio di audit.

Per maggiori informazioni sui requisiti di fatturazione elettronica e contabilità elettronica in Messico, scarica Mexico CFDI e-Invoicing 101.

Nota del redattore: questo post, originariamente pubblicato nel giugno del 2013, è stato completamente rinnovato e aggiornato per fornire informazioni più aggiornate e precise ai nostri lettori.