Al tener bajo nuestra dirección una empresa o comercio, surgen diversas obligaciones fiscales con las que debemos cumplir en tiempo y forma. En este ámbito, es común que comencemos a escuchar el término factura electrónica. Lo mismo ocurre si somos prestadores de un servicio de facturación electrónica; debemos manejar toda la información relevante al respecto para brindar un servicio de excelencia.

En esta línea, el SAT está constantemente emitiendo información que especifica los parámetros a cubrir para que el proceso se realice correcta y oportunamente. En este artículo desarrollamos la mecánica de esta obligación, para que pueda cumplir de la mejor manera al realizar sus próximas declaraciones fiscales, utilizando una plataforma y asesoría de clase mundial.

Como Proveedor Autorizado de Certificación, ofrecemos una plataforma que lo asesora 24/7. Si desea conocer la calidad de nuestro servicio, le brindamos un periodo de prueba gratuito de 30 días, donde contará con todas las herramientas necesarias para estar en cumplimiento al gestionar y crear comprobantes fiscales.

Un estudio realizado por expertos en materia fiscal en México nos ubicó entre los primeros lugares en lo que se refiere a plataformas para llevar a cabo los trámites correspondientes al envío, comunicación y coordinación de facturas electrónicas con el SAT.

Proceso de facturación electrónica:

• Lo primordial para la emisión de CFDI es contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) vigente.
• De igual forma, se requiere contar con el Certificado para uso de Sellos Digitales.
• Una vez obtenido esto, se tramitarán distintos elementos para que usted pueda ser capaz de gestionar correctamente los documentos que se generen, ya sea a través del SAT o de la plataforma que desee.
• Si bien estos procesos no son complejos, requerirán dedicación de tiempo y recursos.

Nuestra compañía puede hacerse cargo de todos los trámites requeridos, para liberar a sus recursos de tareas administrativas alejadas del core de su negocio. Usted solo tendrá que llenar los campos correspondientes a la información de la factura electrónica que desee emitir. Esto debido a que al ser un PAC del SAT, usted cumplirá con todos los requerimientos que por ley quedan estipulados en los libros del SAT, entre otros:

• Cuenta con Timbrado: Lo cual hace que la factura contenga un folio que garantice su manejo, control, consulta, cancelación, etc.
• Cuenta con un Archivo: Lo cual le permitirá que durante el proceso de facturación electrónica, usted pueda consultar el estado de los CFDI, cancelarlos o imprimirlos.
• Uso de Sello Digital: El uso de este elemento valida el comprobante fiscal.
• Asesoría: Nuestro personal de soporte le ayudará a resolver cualquier duda en tiempo real, ya sea a través de chat o mail.
• Accesibilidad: Tanto en el costo como la logística, nuestros servicios le permitirán contar con accesibilidad y disponibilidad desde donde esté, con solo disponer de acceso a Internet, beneficiando así el proceso de facturación electrónica, ya sea en auditorías, tiempos, etc.

Royal Philips actualiza su plataforma a SaaS con Sovos

CASO DE ÉXITO

Royal Philips

Royal Philips eliminó el innecesario mantenimiento manual de la infraestructura y mejoró su proceso de presentación de informes al implementar la solución de Sovos para gestionar los informes entre empresas y gobiernos (B2G).

Resumen

Desafíos comerciales

• Philips contaba con más de 140 sistemas heredados, lo que generaba una enorme carga al departamento de soporte y requería el uso de cuantiosos recursos internos.
• La plataforma local existente de la compañía debía someterse a una actualización significativa para poder enfrentar el inminente procesamiento de las Notas Fiscales electrónicas (NF-e).

Solución

• La plataforma de Sovos para la presentación de informes B2G reemplazó la solución local obsoleta, eliminando la necesidad de mantener manualmente los requerimientos de infraestructura.

Beneficios

• Philips logró una reducción de un 80% en los costos de mantenimiento y un aumento del 25% en la productividad de sus empleados.
• La compañía también experimentó la automatización de sus procesos de presentación de informes, reduciendo los recursos internos que se destinaban a estos.

La empresa

Royal Philips se dedica a mejorar la vida de las personas a través de innovaciones prácticas para los segmentos de salud, estilo de vida del consumidor e iluminación. Con sede en Ámsterdam, Holanda, la compañía es líder en soluciones para la atención cardíaca, cuidados intensivos y salud en el hogar; soluciones de iluminación energéticamente eficientes y nuevas aplicaciones de iluminación; además de productos de afeitado y cuidado personal masculino; e higiene oral.

El desafío

El departamento global de arquitectura e informática de Philips se dedica a prestar servicios de innovación y soporte a diferentes unidades de negocio en todo Brasil. Sin embargo, su tecnología ya mostraba signos de obsolescencia y generaba una carga al área de soporte debido a que sus más de 140 sistemas heredados exigían amplia mano de obra para completar el mantenimiento de rutina anual. El problema se agravó aún más cuando el sistema local de Philips de aquel entonces requirió una actualización.

La solución

Philips necesitaba actualizar de manera importante su sistema existente para poder emitir emitir facturas electrónicas (NF-e) y mantener intacta su infraestructura, o buscar una solución SaaS que pudiese realizar los procesos necesarios de manera más eficiente. La compañía analizó el mercado y comprendió que necesitaba terminar con sus prácticas obsoletas.

“Nuestro mayor desafío era que Philips contaba con una arquitectura y estrategia de TI global basada en nuestra plataforma ERP… el equipo internacional no sólo aprobó la adopción del sistema [Sovos], sino que, además, la solución pasó a formar parte de la estrategia general de arquitectura.”

Alexander Quinze

CIO y líder de excelencia operacional en Royal Philips

Los beneficios

Al implementar la solución de Sovos para la presentación de informes B2G, Philips logró una reducción de un 80% en los costos de mantenimiento tras eliminar sus responsabilidades de gestión de la infraestructura. La compañía también pudo liberar recursos internos que anteriormente destinaba al tedioso proceso de presentación de informes.

Los resultados

Philips ha logrado un aumento del 25% en la productividad de sus empleados en todas las unidades de negocio de la multinacional brasileña gracias a la disponibilidad y confiabilidad de la plataforma Sovos. El proceso de migración no registró incidentes ni generó impacto alguno en las rutinas diarias de los usuarios, y la continuidad de sus operaciones está respaldada por un equipo de soporte empresarial mediante un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) de 99,9 por ciento.

Dadas las características sin precedentes del producto, el equipo de TI corporativo de Philips realizó una amplia auditoría a la solución de Sovos. Los equipos sólo requirieron un pequeño cambio en la arquitectura final posterior a la evaluación, el cual se debió a un requisito de seguridad específico de la compañía. La implementación exitosa en Brasil ha abierto oportunidades para que Philips implemente la solución en otros países latinoamericanos en los que opera.

¿Por qué Sovos?

Tras un proceso de selección competitivo que incluyó a cuatro proveedores diferentes, Philips escogió la plataforma regional de Sovos para la presentación de informes B2G. La compañía encontró la tranquilidad que buscaba gracias a la capacidad de Sovos de automatizar sus procesos de presentación de informes y eliminar su necesidad de realizar manualmente el mantenimiento en un sistema complejo.

El proyecto se dividió en dos etapas: la emisión de NF-e fue la principal prioridad, mientras que la implementación en toda la organización se produjo gradualmente en un período de tres meses.

NextBrown-Forman se adhiere a las cambiantes normas de facturación electrónica con SovosNext

La adopción y aplicación de la contabilidad electrónica en las empresas es un requisito obligatorio para cumplir con los estatutos que el SAT solicita, y que permite tener un mejor rendimiento de las cuentas, tiempo y gestión.

Implementar el proceso puede tener complejidades. A continuación le presentamos las 10 preguntas más frecuentes sobre la contabilidad electrónica, con el fin de brindarle una guía para garantizar el correcto y óptimo uso de esta herramienta.

1. ¿Cuál es el procedimiento de envío?

Lo primero será contar con: firma electrónica avanzada (FIEL) vigente; tener los archivos correspondientes en XML y comprimidos en ZIP; contar con acceso a Internet para realizar el proceso. Cumplidos estos puntos, se dirigirá a la página del SAT, seleccionará Buzón Tributario y dentro del mismo, el apartado de contabilidad electrónica. Se autentificará con su FIEL o nombre de usuario y contraseña. Llenará los campos que se le soliciten correspondientes a la información que compartirá y esperará el proceso para obtener su acuse y validación, o en su defecto el fallo negativo.

2. ¿Quiénes no tienen la obligación de llevar la contabilidad electrónica?

• Las personas físicas que no excedan los dos millones de pesos y utilicen la herramienta “Mis cuentas” del SAT.
• Las personas registradas en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
• Sindicatos, obreros y organismos que formen parte de ellos.
• Entidades, federación, municipio e institución que entreguen por ley sus importes al Gobierno Federal.

3. ¿Cuesta mucho la implementación de la contabilidad electrónica?

Hay opciones en el mercado que pueden ir desde los 300 pesos mensuales. Asimismo, si usted ya tiene un programa que la maneje, solo es necesario actualizarla o activarla mediante algún pago dentro del mismo.

4. ¿A qué niveles debe enviarse la información correspondiente al Catálogo de Ventas y Balanza de Comprobación?

Se recomienda que se envíe a los niveles de Cuenta y Subcuenta.

5. ¡No! Me equivoqué en el proceso ¿Se entregan archivos adicionales en caso de equivocaciones?

Efectivamente, la herramienta utilizada tiene la posibilidad de sustituir los archivos enviados sin un límite estipulado, aunque se aconseja que realice el proceso tranquila y correctamente.

6. ¿Cuál es el idioma en que debo realizar el proceso?

La plataforma solicita que el llenado de información sea en español.

7. ¿Qué tipos de acuse recibiré y cómo puedo recuperar el número de acuses en caso de que los haya perdido por motivos de fuerza mayor?

Recibirá un acuse de validación o de fallo negativo y en caso de perderlos, dentro de la plataforma usted podrá encontrar un área de consulta de sus números de acuse.

8. ¿Cómo nombrar los archivos a entregar?

• El RFC (Personas morales 12 posiciones y Personas físicas 13 posiciones)
• Año de la información enviada
• Mes de la información enviada
• Aclaración de los identificadores: Pólizas (PL); Catálogo de cuentas (CT); Balanza de comprobación complementaria (BC), Balanza de comprobación normal (BN)
• Archivo convertido a XML (.xml)
• Compresión ZIP

9. ¿A través de qué herramienta enviaremos la contabilidad electrónica?

El envío de la información se realizará a través del Buzón Tributario del portal del SAT, mismo en el que encontraremos un apartado correspondiente a este elemento.

10. ¿Cuáles son las multas por no cumplir?

Aquellos que por obligación deben llevar su contabilidad electrónica y no lo hagan, podrán recibir multas que van desde los 260 pesos hasta los 48,440 pesos. Si el incumplimiento sigue, se puede llegar a la clausura del establecimiento.

Con estas 10 preguntas frecuentes sobre contabilidad electrónica esperemos ponga en práctica este innovador procedimiento para su empresa.

En materia de facturación electrónica, la emisión de CFDI en línea es obligatoria.

El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es el documento oficial para comprobar transacciones entres dos partes, sean personas físicas o morales en México. El formato obtenido de la emisión de un CFDI consta de dos partes, XML y PDF, que garantizan su integridad, autenticidad y originalidad. Además es verificable en caso de dudas o correcciones.

En materia de CFDIs en línea, los expertos afirman que más complementos serán añadidos este año, los cuales darán un giro a la industria. Dichos valores a agregar tienen que ver con nómina y retenciones o información de pagos. También se esperan cambios en los estatutos existentes respecto a los campos a llenar, y la eliminación de algunos de ellos.

Sean cuales sean estos cambios, es importante tener en claro que la facilidad para aplicarlos dependerá del asesoramiento oportuno que reciba por parte de su proveedor. Solo así podrá   realizar su CFDI en línea, cumpliendo con los estatutos que dicta el SAT, timbrando el documento y enviándolo de manera correcta y oportuna.

Ventajas de realizar CFDIs en línea

1. Disminución de costos, tanto en producción, administración y almacenamiento, como en el manejo de estas.
2. Manejo de tecnología para liberar el trabajo manual.
3. Seguridad en el proceso, al ser realizado bajo los estatutos, eliminando el riesgo de sanciones, reprendas o multas.
4. Validez en licencias, funcionalidad con los sistemas operativos, respaldo de antivirus y firewall para eliminar cualquier amenaza o vulnerabilidad.
5. Asesoría siempre disponible, realizada por personal altamente capacitado para resolver cualquier situación.
6. Prevención de pérdidas, gestión y manejo de archivos y disponibilidad de consulta a través de distintos protocolos de búsqueda.
7. Aprovechamiento en la economía que facilitan los PAC, pues tienen distintos programas y paquetes que se ajustan a las necesidades del cliente.
8. Contienen las 4 garantías que debe contemplar una CFDI y la validez y respaldo oficial de un sistema coordinado con el SAT.
9. Respecto a las auditorías, tiene la capacidad de facilitar el proceso en un 70%, pues la accesibilidad y disponibilidad de los documentos elimina el tiempo de búsqueda y gestión.
10. Su manejo a través de un portal facilita la inmediatez de las correcciones. Asimismo, en caso de error, el mismo sistema de archivo lo guarda en un lugar de retención, especifica la razón y la forma de arreglarlo.
11. Su empresa será reconocida como socialmente responsable al cumplir con los requisitos estipulados por ley.
12. Proporciona asesoramiento para enfrentar el proceso.

Dentro del sistema actual de declaración fiscal, la factura electrónica es el “nuevo” método, obligatorio desde el año 2014. ¿Sabe cómo generar una factura electrónica o aún tiene dudas?

La factura electrónica es la nueva modalidad del documento realizado anteriormente en papel, el cual ya no debería utilizar. Al facturar electrónicamente, está desarrollando el mismo fundamento, ya que se utiliza para declarar el costo de servicios y extraer los impuestos y cargos que como persona física debe pagar.

Una vez que opte por poner en práctica el desarrollo de este tipo de declaración, atenderá a las disposiciones legales que le corresponden, y que le permitirán de igual modo, aún sin un documento físico, cumplir con los estatutos que debe contemplar, incluyendo autenticidad, veracidad, originalidad, integridad y tiempos.

La factura electrónica se caracteriza por su validez legal, su fácil manejo, control y rastreo, tanto de las partes involucradas en su emisión y recepción, como de la autoridad fiscal.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

La implementación de la factura electrónica es una obligación que debe atender de inmediato, pues el SAT, entidad que rige las declaraciones fiscales del país, podría de lo contrario generar multas y sanciones. Para hacer una factura electrónica se aconseja afiliarse u obtener los servicios que presta la plataforma de un PAC, ya que en ella, se engloban todos los parámetros necesarios y se cubren las necesidades correspondientes con la asesoría profesional y dedicada que busca. Asimismo, contiene las especificaciones de una manera sencilla y fácil de comprender, así como el contacto con algún asesor disponible cuando lo solicite.

Para facturar electrónicamente, primero debe darse de alta en Hacienda, según el caso que su situación presente. Esto quiere decir que, antes de nada, debe aclarar si es persona física o moral y obtener su RFC.

Una vez hecho esto, el SAT pone a su disposición su plataforma para que realice la solicitud correspondiente y obtenga los archivos que requiera. Lo siguiente será desarrollar la Firma Electrónica, la cual también se explica en el portal del SAT y con ella ingresar a los portales que la entidad ofrece según el requerimiento que solicite.

¿Ya tengo mi FIEL, ¿qué sigue?

Debe ir al apartado “Firma Electrónica Avanzada – Comprobantes Digitales” del portal del SAT, el que contiene un vínculo que lo dirigirá a un lugar donde ingresará los archivos que generó anteriormente y la contraseña. Luego obtendrá un certificado que debe resguardar, pues ese certificado será la pieza vital para emitir facturas.

Ahora, a través de nuestra barra de navegación o dando clic al vínculo anterior, podrá comenzar a navegar a través del sitio para la generación de facturas electrónicas.

Generar una factura electrónica

Nuestro sitio ofrece a quienes solicitan sus servicios un portal en el cual podrán navegar de una manera ágil y sencilla, pues cada sección está dividida según la necesidad que desee cubrir. En primer plano y de inicio, el portal le ofrece crear una cuenta gratis por un tiempo determinado, en el cual podrá desarrollar las habilidades necesarias para comprender ampliamente el sistema. De la misma manera, contamos con asesores que podrán apoyarle en todo momento.

Estos son los pasos que deberá seguir para generar una factura electrónica:

• En el apartado de Inicio, le aparecerá el estatus y las facturas electrónicas que ha enviado o que por alguna razón no se han podido completar, con los motivos claramente especificados.
• Una vez que quiera generar una factura electrónica deberá ir al apartado donde dice “Emitir”, y a continuación en el vínculo que se despliega “CFDI”.
• Lo que le aparecerá a continuación es un recuadro en el cual deberá ingresar los datos que corresponden al llenado de la factura electrónica: RFC, Nombre, Dirección, Código Postal, Estado, País, Referencia y otra información necesaria para realizar el trámite.
• Una vez hecho eso, debe dar clic en “Ver Resumen” y verá un pequeño recuadro en la esquina inferior derecha de su pantalla. Lo siguiente será revisar los datos para terminar el proceso.
• Una vez hecho lo anterior y llenado correctamente los datos que se le soliciten, se generará el documento. Ya formando parte de nuestra comunidad, gozará de grandes beneficios para su empresa, como ahorros en tiempo y costos. Además tendrá la opción de archivo electrónico disponible las 24 horas, los 7 días de la semana.

Uno de los factores clave para el desarrollo de un negocio es estar al día con los deberes y aspectos fiscales, ya que ignorarlos puede provocar desequilibrios por las actualizaciones, recargos y multas generadas. Además, procurar la legalidad en los procesos internos y externos mejora las posibilidades de mantener e incrementar la productividad de nuestra organización, haciéndola más competitiva.

Para muchos empresarios, estar al corriente con el fisco puede parecer una tarea complicada; sin embargo, actualmente, la mayoría de los trámites se realiza de forma electrónica, lo que permite ahorrar tiempo, disminuir costos, llevar un buen control financiero y tener acceso a los beneficios que la tecnología otorga.

En general, estos son los requerimientos que se deben tomar en cuenta al abrir un negocio para estar alineado con la legislación fiscal vigente:

– Darse de alta en el SAT: la primera obligación fiscal es inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y mantener actualizados sus datos.

– Presentar declaraciones: mensualmente debe presentar la declaración de Impuesto Sobre la Renta (ISR), la de Impuesto al Valor Agregado (IVA), la de retenciones de IVA e ISR, la de Información de Operaciones con Terceros (DIOT), la de impuestos locales y anualmente, las declaraciones de IVA e ISR y la Informativa Múltiple (DIM).

– Facturar electrónicamente: todos los contribuyentes están obligados a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) para realizar las deducciones correspondientes, por lo que las facturas en papel ya no son válidas. Para expedir CFDI necesita su Firma Electrónica (FIEL), el Certificado de Sello Digital (CSD) y una solución tecnológica que automatice la generación, envío y almacenamiento de las facturas electrónicas.

– Emitir recibos de nómina electrónicos: todas las empresas que pagan sueldos, salarios e ingresos asimilados a sus trabajadores, deben expedir CFDI por los pagos que realicen.

– Llevar contabilidad electrónica: enviar su información contable al SAT por medios electrónicos, es decir, debe generar los archivos tipo XML de la balanza de comprobación, catálogo de cuentas, pólizas y auxiliares de cuenta para entregarlos a la autoridad fiscal a través de su página de Internet en los tiempos establecidos.

– Recuerde que cumplir con sus obligaciones frente al fisco le permitirá demostrar la solidez de su compañía, conocer la situación financiera de su empresa en cualquier momento para tomar decisiones oportunas, y, lo más importante: tener en orden su situación fiscal le permitirá enfocarse en su principal objetivo, que es hacer que su negocio funcione y crezca.

La contabilidad electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT. Para dar cumplimiento formal a este ingreso, se envía únicamente la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación. Hace pocos años, entró en vigor el uso obligatorio de la facturación electrónica para las personas morales, luego las personas físicas y finalmente, exigieron a todos el timbrado de las facturas, lo que implica enviar al SAT copia de dichos documentos. Es la traducción de una parte de la información contable a archivos en formato XML, para que puedan ser revisados por la autoridad.

Esto nace a partir de la necesidad de un mayor control y debido a las carencias actuales de recursos humanos. La información contable en formato electrónico (XML), así como cuentas y balanza de los contribuyentes. Adicionalmente, se pidió asociar dentro de las pólizas la información de los CFDI de ingresos y gastos, detallando la forma de pago y cobro de estos, con el objetivo de tener una imagen más clara de la salud fiscal de los contribuyentes.

Los contribuyentes deben revisar los catálogos contables y asegurarse de cumplir con la estructura solicitada por el SAT para evitar que haya interpretaciones equivocadas de la información contable. También se deben depurar los saldos de cuentas en función de la nueva estructura y pedir a los contadores que cambien su forma de contabilizar. Este método debe ser aplicado por todos aquellos contribuyentes del sector financiero, personas morales y físicas con ingresos mayores a cuatro millones de pesos. Deben enviar la información del catálogo de cuentas con código agrupador y la balanza de comprobación correspondiente a los meses que deban declarar. Los contribuyentes que utilicen el buzón tributario deben, de manera previa, haber confirmado su correo electrónico. Es recomendable revisar los archivos en el validador de forma y sintaxis disponible en el Portal del SAT, así como verificar que esté vigente la firma electrónica.

Nuestra compañía cuenta con una plataforma plenamente preparada para emitir, gestionar, controlar y validar con el SAT los CFDI, lo que reduce enormemente la presión vinculada a sus ejercicios fiscales.

Al iniciar su recorrido por la plataforma, aparecerá una pantalla con las siguientes pestañas:

• Inicio:Ahí se mostrará la información de los CFDI emitidos recientemente.
• Búsqueda:Con esta pestaña, podrá ingresar datos de los CDFI que ha emitido e identificarlos rápidamente de acuerdo a distintos parámetros como fecha, RFC, razón, etc.
• Emisión: Pestaña donde podrá realizar la emisión de sus CFDI.
• Mi cuenta: En este apartado podrá editar la información personal de su cuenta y hacer los cambios necesarios a la misma.
• Ayuda: Podrá recibir soporte para resolver cualquier duda. En la pestaña de Soporte, podrá chatear o comunicarse vía correo con uno de sus asesores para recibir información clara que le permita resolver consultas.

Al ser una plataforma que trabaja en Internet bajo un esquema WEB, se obedecen principios de seguridad base, tales como:

• Acceso vía autenticación de usuario y password.
• Canal de acceso HTTPS.
• Cierre automático de sesión tras 20 minutos de inactividad.
• Inicio único de sesión.
• Manejo de cookies sin información sensible.

Pruebe nuestra plataforma de emisión de CFDI. Los primeros 30 días dispone de un trial totalmente gratis.
Solicitar información

Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) puede solicitar ante el SAT la autorización para ofrecer el servicio de emisión de CFDI por medio del adquiriente de bienes o servicios.

Los PAC podrán operar como PSECFDI para emitir el CFDI; luego será timbrado, se validará el CFDI, asignará folio fiscal y sellará digitalmente con el certificado de sello digital del SAT generado para dicho efecto.

¿Qué requisitos deben cumplir los PAC para ser PSECFDI?

Para que un PAC pueda operar como PSECFDI debe:

• Ser PAC de CFDI, con autorización vigente.
• Solicitar al SAT el Certificado Especial de Sello Digital (CESD), que será de uso exclusivo para la expedición de CFDI a través de adquirentes de bienes o servicios a personas físicas.
• Validar que el CESD -que será con el que se selle el documento- haya estado vigente al momento de generar el CFDI y no haya sido cancelado, además de verificar que el sello digital corresponda al documento que se está certificando.
• Proporcionar al SAT acceso a una herramienta de monitoreo que permita conocer como mínimo lo siguiente:
  • Número total y acumulado de CFDI emitidos.
  • Número total y acumulado de contribuyentes emisores de CFDI.
  • Número total de adquirentes que solicitan la emisión de CFDI.

• Validar a través de la página de Internet del SAT que la clave en el RFC del enajenante o prestador de servicios se encuentre inscrita efectivamente ante el RFC.
• Poner a disposición de los contribuyentes que adquieran productos o usen o gocen temporalmente bienes inmuebles, los medios para que éstos, puedan consultar y descargar los CFDI emitidos, así como la representación impresa de los mismos.

¿Quiénes pueden expedir CFDI a través de un PSECFDI?

Quienes pueden hacer uso de los PAC – PSECFDI para emitir CFDI son contribuyentes que necesiten:

• Comprobación de erogaciones en la compra de productos del sector primario: personas a quienes enajenen sus productos, siempre que se trate de la primera enajenación de los siguientes bienes:
  • Leche en estado natural.
  • Frutas, verduras y legumbres.
  • Granos y semillas.
  • Pescados o mariscos.
  • Desperdicios animales o vegetales.
  • Otros productos del campo no elaborados ni procesados.
• Comprobación de erogaciones y retenciones en el otorgamiento del uso o goce temporal de inmuebles.
• Comprobación de erogaciones en la compra de productos del sector minero.
• Comprobación de erogaciones en la compra de vehículos usados.
• Comprobación de erogaciones y retenciones en la recolección de desperdicios y materiales de la industria del reciclaje.

¿Qué se necesita para expedir CFDI con sujetos del Sector Primario?

Deberán verificar que las personas físicas a quienes les realizan las adquisiciones se encuentren inscritas en el RFC. En caso contrario, deberán proporcionar al SAT los datos necesarios para la inscripción en el RFC de dichas personas físicas; además deberá proporcionarle al proveedor autorizado lo siguiente:

• Del enajenante o arrendador:
  • Nombre, RFC y domicilio.
  • Lugar y fecha de la operación.
  • Cantidad, unidad y descripción del producto.
  • Precio unitario.
  • Total de la operación.
• Del adquirente:
  • Clave del RFC.

El PSECFDI solicita al SAT aprobación para la emisión de cada una de las facturas electrónicas que solicita. En caso de rechazo, es posible que el RFC tenga obligaciones adicionales o distintas a las de este sector y por ende, no es sujeto de esta facilidad.

Solemos criticar al sistema encargado de regir el cobro de impuestos. Sin embargo, aunque nos genere un costo, tiene también efectos positivos; al aplicarlo, entramos en un proceso de contribución-retribución. Como contribuyente, puede apoyarse en la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon), la que, por ejemplo, recientemente consideró violatoria la modificación a la ley que establece un tope a las deducciones personales.

Aquí le presentamos los 10 derechos a los que tiene acceso al pagar impuestos:

1.- Derecho a la información y asistencia

La autoridad tributaria debe proporcionar al contribuyente la información suficiente respecto de su situación fiscal en las diferentes etapas de su relación con la autoridad. De igual forma, está obligada a publicar periódicamente instructivos de fácil comprensión y a entregar la certificación y copia de las declaraciones presentadas en un procedimiento, así como a acceder a los registros y documentos que forman parte del expediente abierto a su nombre.

2.- Derecho a ser escuchado

El contribuyente podrá presentar, libremente y sin represalias, las pruebas que le respalden de surgir cualquier malentendido, así como quejas, observaciones o dudas.

3.- Derecho de petición

El contribuyente podrá obtener la certificación de los trámites que realice.

4.- Derecho a la confidencialidad y protección de datos

La autoridad deberá mantener confidenciales y resguardados en todo momento los datos del contribuyente.

5.- Derecho a la autocorrección fiscal

El contribuyente puede autocorregirse en las distintas contribuciones que sean objeto de revisión con la presentación de la declaración normal o complementaria que corresponda, a partir del inicio de las facultades de comprobación y hasta antes de que la autoridad tributaria le noti­fique la resolución determinante de las contribuciones omitidas.

6.- Derecho a no pagar más contribuciones de lo debido

El monto que pagará el contribuyente será el que le corresponda e indique la autoridad a partir de lo que genere.

7.- Derecho de acceso a la justicia fiscal

El acceso efectivo a la justicia fiscal requiere que las personas conozcan sus derechos y los mecanismos disponibles para exigirlos.

8.- Derecho a la presunción de buena fe

El contribuyente tiene derecho a que todas las actuaciones que realice se presuman de buena fe; por tanto, corresponde a la autoridad tributaria acreditar la existencia de cualquier circunstancia agravante en la comisión de infracciones fiscales.

9.- Derecho a una administración ágil y eficiente

Este derecho del contribuyente implica tres obligaciones para la autoridad tributaria. La primera es facilitar en todo momento al contribuyente el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. La segunda es que las actuaciones de la autoridad tributaria -en donde intervenga el contribuyente- se lleven a cabo de la forma en que resulte menos gravosa para éste. Por último, la administración tributaria debe fomentar el principio de simplifi­cación en la política, legislación y gestión tributaria.

10.- Derecho a un trato respetuoso

El trato entre ambas partes debe regirse por el respeto y una actitud servicial, siempre buscando un común acuerdo y cubriendo las necesidades que se presenten.

Si necesita asesoría de la Prodecon puede consultar aquí dónde está la delegación más cercana; comunicarse al 01 (55)12 05 9000 en el Distrito Federal o desde el resto del país al 01 800 611 0190 en horario de atención al público (lunes a viernes de 09:00 a 17:00 horas).

A raíz de la implementación y generalización de la factura electrónica en México, ha surgido mucha información errónea que genera confusión en los usuarios que deben aplicarla. Por esta razón, hemos creado una lista de los 10 mitos sobre la facturación electrónica, que le invitamos a leer y compartir:

Mitos sobre la facturación electrónica

1. El único mecanismo para generar facturas electrónicas para personas físicas y RIF es a través de “Mis Cuentas” del SAT

FALSO. Ya que a través de portales y mecanismos provistos por terceros también se puede llevar a cabo sin necesidad de ingresar a la página del SAT. Existe una lista autorizada de PACs, de entre los cuales es posible escoger al proveedor de comprobantes fiscales que más se adapte a las necesidades puntuales.

2. Es necesario ir al SAT para realizar los trámites de alta

FALSO. Ya sea que se utilicen los sistemas propios del SAT o de terceros (PAC), el trámite para facturar electrónicamente puede realizarse online.

3. Solo mi contador puede realizar los trámites o asignarme un sistema

FALSO. Si bien es cierto por lo general, los trámites a realizar en la página del SAT no son simples, los proveedores de sistemas de facturación electrónica cuentan con asesores e instructivos donde se explica paso a paso el procedimiento, para que la operación pueda ser llevada a cabo por el mismo interesado.

4. Las facturas en papel ya no sirven

CIERTO. Las facturas en papel dejaron de ser válidas desde abril del 2014, por lo que para emitir una factura, es imprescindible hacerlo a través de un PAC o a través del sistema Mis Cuentas del SAT.

5. Una factura electrónica no puede imprimirse

FALSO. Las facturas electrónicas pueden imprimirse en una hoja simple A4 y entregarse en papel, pero hay que recordar que la factura impresa (PDF) es solo una representación del verdadero documento valido, el XML, por lo que debe cerciorarse de recibir ambos documentos en su correo electrónico para hacerlos válidos ante el SAT.

6. Las facturas electrónicas deben imprimirse para su resguardo

MITO. No es necesario imprimir. Las facturas electrónicas, ya sean generadas o recibidas, se resguardan en formatos específicos establecidos por el SAT. Los PAC, por lo general, solucionan este problema por defecto para sus clientes emisores o receptores.

7. Si la factura no viene en PDF no tiene valor legal o no es electrónica

FALSO. La factura electrónica se conforma como tal, independientemente del formato en que se publique o distribuya. Una factura electrónica no es más que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que comprende de dos partes, un PDF y un XML que contiene la cadena de datos requeridos por el SAT.

8. Solo puedo utilizar un sistema de facturación electrónica

FALSO. Es posible utilizar cuantos sistemas se desee y cuantos proveedores existan; cada uno dependerá de un único punto de venta paralelo a los demás. Esto aplica para el caso en que, por ejemplo, un cliente le solicite a su proveedor la utilización de un sistema en particular para la generación o presentación de facturas, ya que le genera beneficios en cuanto al acceso de los datos, canales de recepción, archivado, etc.

9. Debo cambiar mi sistema de gestión dependiendo de qué sistema de facturación electrónica utilice

MITO. Los sistemas de gestión, por lo general, proveen de mecanismos de facturación electrónica, pero en caso de que no, éstos pueden articularse con una interfaz simple.

10. Debo saber mucho de sistemas para poder facturar electrónicamente

MITO. El SAT habilitó WebServices que permiten a empresas desarrolladoras de productos y sistemas y algunas otras, generar soluciones intuitivas para usuarios “no expertos”.

Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) mexicanas, grandes impulsoras de la economía suelen no contar con las mismas posibilidades de las grandes empresas en varios aspectos, por lo que buscan apoyo y respaldo de mecanismos que protejan sus intereses. Uno de ellos es la facturación electrónica (CDFI), que puede brindar varios beneficios a los emprendedores en búsqueda de estabilidad para sus negocios.

Los sistemas de factura electrónica ayudan a agilizar aspectos administrativos como el rastreo eficiente de facturas; posibilitan el ahorro de espacio, incrementan la seguridad de los archivos al realizarse las operaciones en tiempo real -evitando adulteraciones a la información- optimizan los cobros y ahorran tiempo. Todos estos factores contribuyen a aprovechar de mejor manera los recursos. Vicente Milán, empresario, afirma:

El Estado, sin quererlo, ha ayudado a las pymes a modernizar este tipo de dispositivos, al migrar parte importante de sus contratos y servicios […] o adoptar herramientas como la factura electrónica.

Para llevar a cabo este proceso de forma exitosa se debe buscar la opción que mejor se ajuste tanto a lo que la empresa genera, como a las cantidades que se emitirán mensualmente. Además es importante recordar que existen tipos de facturas gratuitas.

Desde que el proceso de facturación electrónica entró en vigor en México, se han instaurado distintas herramientas para facilitar la aplicación de este sistema, que buscan, principalmente, facilitar la comunicación de los contribuyentes con la entidad encargada de realizar las revisiones de los CFDI. En esa línea, el SAT creó el apartado de Buzón Tributario, que permite que las partes en cuestión -quien emite y quien recibe- tengan la capacidad de entablar comunicación respecto a dudas, cuestionamientos, aclaraciones y asesoramiento para que el proceso tenga un resultado óptimo.

Creada como herramienta de servicio para las personas -físicas o morales- que actúan como contribuyentes, el buzón es un apartado mediante el cual la dependencia podrá enviar notificaciones electrónicas a las personas que con él contribuyen enviando las declaraciones fiscales correspondientes. Por ley, queda estipulado que quienes estén registrados en el Registro Federal de Contribuyentes, RFC, tienen derecho a la asignación de dicha herramienta para recibir comunicados y notificaciones electrónicas, contando de esta manera con un medio más confiable y ágil para entablar comunicación con el SAT.

1. El apartado se encuentra dentro de la página gob.mx, al dar clic y desglosar el área de “Trámites”. Una vez hecho esto, se deberá seleccionar la opción en cuestión, la cual aparecerá en la parte izquierda del menú.
2. Para acceder se cuenta con dos opciones. La primera es ingresando el RFC y contraseña, presionando luego la opción “enviar”.
3. La segunda es a través del FIEL (Firma Electrónica Avanzada). Para esto se deben ingresar los datos solicitados en pantalla, llenando los campos para el registro. Los datos solicitados incluyen el certificado (cer); la llave privada (key); la contraseña de clave privada y el RFC, el cual se llenará de forma automática. Luego se debe escoger la opción “enviar”.
4. Si usted ingresa por primera vez, le aparecerá una pantalla para que registre al menos un correo electrónico donde recibir la información. Si desea validar más correos, dará clic en la opción “agregar correo”, o en su defecto -si no lo desea- dará clic en “continuar”. Después de ello se le solicitará que llene campos que validen su información, incluyendo la FIEL, certificado, clave privada y contraseña de esta. Una vez ingresados los datos, dará clic en “firmar” y esperará que a su correo llegue el mensaje para autentificar la dada de alta en el sistema. Una vez hecho esto, obtendrá el servicio.

A través del Buzón Tributario, la autoridad fiscal podrá notificarle cualquier tipo de aclaración respecto a su estado actual en lo referente a citatorios, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y resolución administrativa, donde usted tendrá la capacidad de mediar o generar una defensa a su situación mediante los estatutos que fungen a su favor.

Además, con el Buzón Tributario usted podrá:

• Recibir mensajes en su correo electrónico o teléfono o dispositivo móvil. El sistema le notificará que existe un nuevo documento electrónico para atender en su Buzón Tributario.
• Verificar que el trámite administrativo que le ha sido notificado electrónicamente es oficialmente emitido por el SAT y validado con la Firma Electrónica Avanzada por un funcionario de la entidad.
• Disminuir los costos de traslado y los tiempos de espera.
• Recibir avisos e información correspondiente a beneficios y facilidades fiscales.

La contabilidad electrónica es el primer paso para entrar al mercado global digital de manera eficiente. No solo le permite mantenerse al día en sus contribuciones fiscales; también le ayuda a conocer de primera mano todo lo relacionado con el mundo de Internet, el medio que está moviendo las economías de todo el mundo. ¿Está listo para aprender a llevar su propia contabilidad electrónica?

Llevar la contabilidad electrónica es sencillo si se siguen al pie de la letra los pasos necesarios. Aprendidos estos, es muy fácil que se vuelva un experto. ¿Qué se necesita para iniciar con la contabilidad electrónica?:

Iniciar la contabilidad electrónica

• Inscribirse en el SAT, ya sea como persona física con actividad empresarial o moral. Depende de usted y de la estructura de su empresa decidir qué es lo que más le conviene.
• Una vez dado de alta, debe solicitar la firma electrónica avanzada o FIEL.
• Solicitar vía la página del SAT el certificado de sello digital.
• Buscar servidores que ofrezcan CFDI mediante paquetes que permitan llevar la contabilidad electrónica vía un programa en línea al que pueda acceder desde su computadora en cualquier lugar en el que se encuentre.

Al llevar su contabilidad de forma electrónica mediante estos servidores -más conocidos como PAC- debe aprender a utilizar su plataforma para emitir sus comprobantes fiscales digitales. Existen muchas empresas disponibles. Revise el costo, los planes que ofrecen y chequee especialmente que aseguren la seguridad y confidencialidad de sus documentos.

El comercio electrónico es de las pocas industrias que está creciendo por encima del 30% en todo el mundo, motivo por el que cada día tiene más adeptos a nivel mundial. Pero en México, con una amplia brecha tecnológica, todavía existe miedo a comercializar online.

Esta herramienta, sin embargo, puede ampliar enormemente el alcance de su negocio.

10 mitos del comercio electrónico

1. En el comercio electrónico todo es tecnología. Es verdad que necesita asesorarse muy bien en cuanto a la tecnología de punta y lo que necesita saber para manejarla, y para esto puede contratar a un experto, pero todo lo demás es igual que en el comercio tradicional.
2. Es verdad que en Internet abundan los fraudes y mentiras. Para evitar fallas de seguridad, utilice certificados SSL.
3. Puede tener ventas globales y llegar a cualquier parte del mundo. Pero es mejor definir un mercado objetivo; la logística internacional sin un plan de negocios puede llevarlo a la quiebra.
4. Use cualquier plataforma, lo importante es el producto. Mentira, una buena página de internet le ayuda a hacer más llamativo su catálogo, a atraer más clientes potenciales. No desdeñe a sus compradores ni a su negocio.
5. Las cosas se venden solas en internet. En el comercio electrónico es mucho más importante el servicio al cliente, tiene que hacerlos sentir especiales.
6. Es caro crear una tienda de comercio electrónico. Los costos de operación suelen ser más baratos porque puede hacerlo desde casa. Es cuestión de planificar bien los gastos.
7. Si vende barato, le compran. Puede ser que sea así, pero debe tener un buen equipo que le acompañe en las ventas, en las entregas de paquetería. Un producto roto por mala entrega puede arruinar su reputación.
8. El comercio electrónico solo es un soporte de mi tienda. Puede tomarlo como quiera, pero si no le interesa vender más y llegar a más clientes, entonces mejor quédese en su local.
9. El comercio electrónico no necesita experiencia. Necesita capacitarse y juntarse con expertos. Tiene que aprender a tener una visión empresarial a futuro, es su dinero el que puede o no crecer.
10. Sólo las empresas grandes venden por internet. Usted es el único que pone límites, es cuestión de planeación y de metas a mediano plazo. Las PYMES tienen gran potencial en el comercio electrónico.

Llega su primer proveedor importante y comienza a ver a un buen cliente que puede catapultar su negocio. De pronto le pide que le facture y usted no sabe emitir facturas electrónicas. Para saber cómo proceder, esta guía le permitirá perderá el miedo a la facturación electrónica.

Primero tiene que darse de alta en el régimen fiscal que le corresponda, para así ofrecer facturas electrónicas que contengan el sello digital del SAT y le ayuden a deducir o acreditar impuestos.

Sin importar que sea trabajador independiente (freelance) o una PYME (pequeña y mediana empresa), al facturar electrónicamente podrá recibir o generar pagos de una forma sencilla y económica a través de Internet. Ya no dependerá de los libretos, ya que usted mismo podrá emitir CFDI, esté donde esté.

Beneficios de la facturación electrónica

Al facturar electrónicamente, rápidamente se dará cuenta que sus procesos administrativos serán más simples; ayudará a que los clientes lo perciban como un trabajador más profesional o como una PYME seria y comprometida con sus clientes.

Lo más importante para cumplir esta misión con éxito, es que contrate un PAC adecuado a sus necesidades.

Entre las ventajas que tiene facturar electrónicamente destaca el hecho de que puede emitir sus CFDI en cualquier momento, pues el servicio está disponible las 24 horas, todo el año. Siempre podrá decir que sí a todos sus clientes.

Como trabajador independiente, al emitir facturas electrónicas tendrá la oportunidad de decir que sí a esos clientes que desconfían del trabajo informal, y como PYME, ayudará a proyectar mayor soporte en infraestructura y una imagen profesional de excelencia, sin que le implique costos adicionales.

La elección de un buen Proveedor Autorizado Certificado (PAC) al momento de la facturación electrónica marcará la diferencia. Indague qué le ofrecen, evalúe costos y beneficios, y especialmente, verifique que le ofrezcan confiabilidad en el servicio y en su información. Tanto usted como sus clientes saldrán beneficiados.

Actualmente, todas las empresas en México deben emitir CFDI. Lo mismo ocurre con las personas físicas: a partir del 1 de abril, todos entran dentro del régimen CDFI. El CFDI (o Comprobante Fiscal Digital por Internet) no es más que una factura electrónica en Internet que representa en formato digital la factura impresa y cuya validez requiere que se cumplan los requisitos ante el SAT. A continuación veremos algunos detalles sobre los aspectos mas relevantes que debe conocer sobre las facturas electrónicas.

¿Cómo funcionan las facturas electrónicas?

Evadir no es una posibilidad en el nuevo régimen fiscal en México; por lo tanto, la mejor manera de avanzar en nuestro negocio o proyecto es optar por las facturas electrónicas en línea. A través de las facturas electrónicas podrá tener absoluto control de su negocio y al mismo tiempo, podrá cumplir con los requerimientos establecidos por el SAT (Servicio de Administración Tributaria).  A través de las facturas electrónicas tendrá la capacidad —en una simple facturación— de expedir, recibir, validar y mantener un registro histórico de sus facturas electrónicas y CDFI. En otras palabras, este documento digital tendrá la capacidad de verificar electrónicamente que se haya producido una venta o transacción.

¿Es beneficioso o perjudicial que la mayoría de los contribuyentes tengan que emitir CFDI? Si bien en un comienzo este requerimiento puede demandar un esfuerzo adicional, formar parte de este régimen ayuda a que la devolución de impuestos a los contribuyentes sea mucho mas ágil. Esto sin tomar en cuenta lo que el Estado percibe y la reducción de costos que esto le representa.

Seleccionando un PAC confiable

Al seleccionar una compañía que responda eficientemente a nuestras necesidades debemos evaluar cómo integrar el mejor sistema de facturación electrónica para nuestro negocio al mejor precio disponible. En el mercado mexicano hay muchas empresas consultoras que entran dentro de la categoría PAC –o Proveedores Autorizados de Certificación— empresas que poseen licencia para proveer la plataforma tecnológica y todos los elementos necesarios para que pueda operar de la forma más adecuada posible.

Según el INEGI, en México existen mas de 5.1 millones de empresas, representadas en más de un 90% por el sector de las mipymes, pero solo operan unos 70 proveedores autorizados (PAC). La confiabilidad de un servicio de este tipo parte de la legalidad, es decir, debe ser un proveedor autorizado. Es fundamental evitar cualquier tipo de intermediación que la ley no apruebe.

Conclusión

Es una gran ventaja poseer un sistema eficiente tanto para emitir, como para recibir facturas electrónicas. Desde hace un buen tiempo se han ido incorporando nuevos proveedores con servicios innovadores que le permiten a las diversas entidades reducir sus costos de operación y obtener un significativo beneficio. No obstante, al seleccionar un PAC para la gestión de nuestras facturas electrónicas, es muy importante comparar algunos servicios similares, evaluar las ventajas y desventajas en las condiciones que nos ofrecen y de esta manera tomar la decisión más acertada.