A medida que las autoridades tributarias en América Latina, y ahora en Europa, adoptan nuevas iniciativas de facturación y contabilidad electrónicas, las empresas son cada vez más conscientes de que SAP no está preparado para dar soporte a las necesidades únicas que se presentan de país en país.

Ante este desafío, algunas empresas optan por gestionar el cumplimiento internamente o migrarlo fuera de SAP. Ambas opciones son costosas, tardan mucho tiempo y pueden llevar a errores. La gestión del cumplimiento a nivel interno puede requerir hasta quince recursos equivalentes a tiempo completo, quienes deben enfrentar y hacerse cargo de los constantes cambios inesperados en las regulaciones. No obstante, migrar el cumplimiento fuera de SAP puede exponer a su empresa a errores y discrepancias que resultan en auditorías, sanciones y multas costosas.

La facturación electrónica en SAP no es tan sencilla como se cree

La combinación de SAP con las nuevas reglas de cumplimiento tributario crea una serie de desafíos para las empresas en Latinoamérica:

1. Gestión constante del cambio: si hay algo constante en relación con las normas de cumplimiento tributario, es el cambio. Desde una importante nueva legislación hasta pequeños cambios en un campo, las empresas deben ser capaces de anticiparse y adaptarse rápidamente sin interrumpir sus operaciones y evitando el riesgo de incumplimiento.
2. Procesos internos: el cumplimiento suele requerir cambios en los procesos, procedimientos y tecnologías utilizados por las empresas multinacionales. En Latinoamérica, por ejemplo, la logística podría verse impactada debido a que muchos países actualmente exigen la factura electrónica como documento de conocimiento de embarque, la cual deberá emitirse antes de despachar los productos.
3. Automatización necesaria: los requisitos de estandarización en América Latina y Europa están diseñados para eliminar errores y discrepancias en los datos. Los antiguos informes en papel y los procedimientos manuales deberán automatizarse para estar en cumplimiento.

Mejores prácticas para la implementación de SAP en Latinoamérica

En vez de tratar de desarrollar el conocimiento experto en cumplimiento a nivel interno o migrar estas responsabilidades fuera de SAP, las empresas necesitan una solución inteligente que mantenga a SAP como fuente principal de información y con la flexibilidad necesaria para adaptarse al ritmo continuo de transformación. Los Centros de Excelencia de SAP (COEs, por sus siglas en inglés), están sumándose a este modelo de implementación a fin de gestionar las exigencias de los gobiernos locales tales como la Nota Fiscal en Brasil, el DTE en Chile, el CDFI en México, la eFactura en Argentina y la FE en Colombia.

En SAP, las empresas pueden:

• Administrar las configuraciones únicass de su sistema SAP
• Proteger el sistema SAP centralizado de actualizaciones forzadas generadas por cambios anunciados por el gobierno.
• Aliviar la carga del COE de SAP al tratar de entender, interpretar e implementar los cambios locales en el sistema SAP corporativo.
• Gestionar las contingencias para asegurar el proceso de despacho a clientes y el cierre de sus libros.

Asimismo, esta solución inteligente basada en la nube proporciona:

• Economías de escala para el financiamiento, soporte y monitoreo de conexiones a los servicios web gubernamentales.
• Una fuente única de soporte, ya sea a un equipo local que necesita asistencia en su idioma nativo o bien al equipo global de SAP, el cual puede preferir el idioma inglés.
• Análisis regulatorio que garantiza el cumplimiento manteniéndose actualizado con los requisitos locales de cada país. Esto elimina las situaciones inesperadas que se asocian con la gestión interna del cambio.
• Conectividad en cada país para que usted pueda cumplir con los requisitos obligatorios en Brasil, México, Argentina, Chile, Colombia y países europeos a través de un único proveedor.