Es curioso, pero la factura electrónica realmente tiene más de 40 años en el mercado. La diferencia es que hace cuatro décadas, esta estaba enfocada en comunidades de comercio electrónico B2B muy específicas. Hoy en día, se ha propagado a todos los tipos de usuario que gozan de actividades comerciales.
Un poco de historia
Los primeros estándares de la factura electrónica consistían en lo que se conoce hoy como el EDI (Electronic Data Interchange). Estos intercambios de documentos electrónicos fueron promovidos por empresas como General Electric y AT&T, el resultado de estas dos iniciativas dio como resultado a empresas líderes de B2B en el mundo, GXS y Sterling Commerce (Sterling Commerce fue recientemente adquirido por IBM). La cantidad de infraestructura que se requería para implementar una comunidad B2B con EDI era muy alta, ya que no existía el Internet como lo conocemos hoy. Redes específicas como el X.12 se tuvieron que montar entre clientes ancla y todos sus proveedores. Esta inversión la podían hacer muy pocas empresas.
Con el tiempo se fueron desarrollando estándares para el EDI, tal como el EDIFACT y el EDI X.12 (en Europa y Estados Unidos, respectivamente). En los 90, Naciones Unidas intentó desarrollar un nuevo estándar basado en XML, llamado ebXML, pero su penetración fue limitada, porque muchas empresas no quisieron cambiar e invertir en un nuevo estándar, aunque fuera superior. Estos estándares contemplaban la estructura de los documentos de comercio electrónico y los datos que deberían contener. Dentro de ellos se encontraba la factura electrónica. Otros documentos involucrados en el proceso de compra y venta, y que fueron definidos como parte de los estándares, fueron órdenes de compra y notificaciones de embarque, entre otros.
Entran las autoridades
Estas comunidades de comercio electrónico, al expandir y salir de Estados Unidos y Europa, querían aprovechar las mismas ventajas de ahorros de costos y eficiencia que tenían en sus países de origen. Sin embargo, encontraron que las leyes de otras naciones no permitían que los documentos fiscales se manejaran de forma electrónica y empezaron a promover el uso de estas nuevas tecnologías. En México, por ejemplo, una de las empresas que más impulsó el uso de la factura electrónica fue Wal-Mart.
Muy pronto las autoridades, tal como el SAT en México, se dieron cuenta de que para ellos y el país la facturación electrónica también tenía muchos beneficios, sobre todo en términos de eficiencia en la recaudación de impuestos. Además, la economía de forma agregada estaría operando de una manera más eficiente, lo que podría traer beneficios en competitividad, atracción de inversión extranjera, transparencia y tecnologías verdes, entre otros. Es aquí cuando las autoridades se pusieron de acuerdo y publicaron leyes y reglas para permitir el uso de la factura electrónica.
Beneficio para todos los contribuyentes
Las primeras empresas en adoptar la factura electrónica, naturalmente, fueron aquellas que tenían esquemas similares en otros países. Empresas del sector retail (cadenas comerciales), automotriz y farmacéutica, entre otras, empezaron a exigir de sus proveedores el uso de la factura electrónica, entre otros documentos. Estas cadenas de suministro empezaron a enviar y a recibir Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), además de incorporar otros documentos en el proceso.
El SAT empezó a obligar a que todos los contribuyentes empezaran a emitir y recibir facturas electrónicas. Empresas que tradicionalmente no estaban heredando mejores prácticas de otros países, empezaron también a intercambiar facturas electrónicas.
Beneficios
- Se aceleran las cuentas por cobrar. Si su cliente recibe la factura electrónica más rápido, usted también recibirá su dinero de igual forma.
- Ahorro en administración de documentos. La impresión, envío y resguardo de documentos basados en papel tiene un costo. Los ahorros de migrar a la factura electrónica casi siempre son sustanciales.
- Herramienta de promoción ágil. Si está enviando su factura electrónica a un cliente, ¿por qué no promocionar sus servicios? Siempre es más fácil venderle a un cliente cautivo que a uno nuevo. La factura electrónica o estado de cuenta electrónico permite la administración de mensajes a la medida y en tiempo real, aprovechando mejor el enlace con su socio de negocios.
Separación de tipo de soluciones de factura electrónica
Ahora, el mercado se divide en la oferta de dos tipos de soluciones de factura electrónica:
- Soluciones para personas físicas o empresas de servicios que solamente necesitan enviar y recibir la factura electrónica a su cliente o proveedor, respectivamente.
- Soluciones para cadenas de suministro que requieren de estándares específicos de factura electrónica, servicios de envío, Addendas específicas, servicios de integración y documentos electrónicos adicionales para cerrar el flujo compra / venta.
Por ejemplo, si usted es proveedor de Wal-Mart de México, tendrá que enviar su factura electrónica (CFD o CFDI) de una manera muy específica: con una Addenda en EDIFACT, en donde se deben incorporar datos de documentos complementarios, tal como la orden de compra correspondiente, número de proveedor GLN, envío de CFD o CFDI por AS/2, entre otros. Es un proceso algo complejo que requiere de proveedores de nicho para que se implemente la solución de forma exitosa, no solamente para probar el flujo completo con su cliente, sino también para integrar el proceso de envío y recepción de factura electrónica con sistemas internos, tal como los ERPs.
En cambio, si es una persona física o empresa dedicada a vender servicios, tal como un médico, dentista, agente de seguros, empresa de diseño gráfico, empresa de limpieza, despacho legal, etc., es muy probable que el esquema de factura electrónica sea más simple. No hay tantos requisitos complementarios para poder generar o recibir la factura electrónica. Los proveedores de estos nichos se enfocan más en temas de usabilidad de la interfaz de la aplicación, administración simple de reglas de envío y recepción, entre otros.
Es posible que una empresa venda las dos soluciones generales de factura electrónica. Si la suya es una empresa de una comunidad de comercio electrónico específico, asegúrese de que el proveedor que esté evaluando tenga experiencia con otros proveedores en el sector. Si es una empresa de servicios, solicite una demostración de la aplicación o una cuenta demo gratuita, para ver si la experiencia de usuario cumple con sus expectativas.
