Tecnología Point of Sales de Sovos:
La facturación electrónica en América Latina ha ido cobrando cada vez más protagonismo, y Colombia no se queda atrás. Impulsada por la DIAN para modernizar el sistema tributario del país, aumentar el control sobre las transacciones comerciales de las empresas y reducir la evasión, este modelo inició en el país en 2015, a partir de un primer decreto que estableció un régimen obligatorio de facturación electrónica.
En el tiempo, la administración tributaria ha emanado otros mandatos para ir agregando nuevos contribuyentes y condiciones a esta modalidad, avanzando así en la eliminación de los procesos en papel.
Adicionalmente, la DIAN ha ido normando algunos de los documentos equivalentes a la factura electrónica. Particular relevancia para la industria del retail tienen los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS), que dieron inicio en la década de 1970 a través de los códigos de barra, las interfases gráficas en los 80 y luego se incorporaron a la transformación online -con el inicio de las transacciones en línea- a partir de 1990.
EL POS es una tecnología sumamente dinámica, que se adapta a los requerimientos del mercado, y a través de la cual la DIAN apunta a eficientizar los procesos de verificación y validación de comprobantes, incrementar la recaudación de impuestos y formalizar los procesos de negocios. Este comprobante electrónico B2C resguarda las operaciones de las entidades del retail y al mismo tiempo mejora la experiencia del consumidor, que está optando, cada vez más, por realizar compras en línea o de manera móvil, y requiere contar con un recibo electrónico que respalde sus transacciones.
Los desafíos y el partner tecnológico adecuado
La implementación de este sistema, que dentro de pocos meses pasará a ser obligatorio para la industria del retail, es un gran desafío para las compañías colombianas, que deben seleccionar un proveedor tecnológico que pueda proporcionar soluciones que soporten grandes volúmenes de documentos, aseguren la continuidad operacional y la seguridad de la información y cumplan con las normativas vigentes.
Esto es particularmente relevante para compañías que deben desplegar miles de puntos de ventas y que generan decenas de miles de documentos al día, pues si no cuentan con la infraestructura, seguridad y experiencia necesarias y falla el facturador, corren el riesgo de perder cientos y hasta miles de ventas.
La elección del proveedor adecuado es crítica para implementar este sistema en tiempo y forma. Este debe ser capaz de proporcionar soluciones que cuenten con monitoreo de conexión con la entidad tributaria y procesos alternativos frente a contingencias que puedan interrumpir las validaciones de transacciones, y que respondan eficazmente ante eventos especiales, como los recientes “Días sin IVA” implementados por la DIAN.
Las empresas del retail deben abordar este requerimiento con el suficiente tiempo como para realizar las pruebas necesarias para certificar que el sistema funcione adecuadamente. Hay varios factores a considerar durante la implementación; entre ellos, verificar que el ancho de banda es suficiente como para soportar la operación en todas las tiendas a lo largo del país y corroborar que los POS envíen la información correctamente, entre otros.
Una implementación exitosa del sistema POS proporciona varios beneficios a las compañías; no solo permite mantener una coherencia entre la información del ERP y la presentada a la entidad fiscal, lo que asegura que los informes de impuestos que se entregan a la administración tributaria estén correctos; además facilita el ordenar las cuadraturas gracias al recibo electrónico.
En este sentido, Sovos cuenta con la experiencia y madurez suficiente como para garantizar una implementación adecuada tras haber pasado por este proceso exitosamente en Chile, uno de los países más adelantados en el uso de la facturación electrónica, y que hizo obligatorio el uso de recibos electrónicos a principios de 2021. La solución POS provista por Sovos optimiza todo tipo de operaciones y procesos comerciales, brindando a los consumidores el respaldo de sus compras, con la validez que requiere la entidad tributaria.
