Cómo la mejora del proceso de recepción de facturas electrónicas puede ayudar a las empresas a optimizar el flujo de caja

Andrés Camacho
febrero 24, 2020

Desde sus orígenes en América Latina, hace 15 años, la facturación electrónica está evolucionando y extendiéndose rápidamente por todo el mundo. En 2019, solo en Latinoamérica se realizaron 32 ajustes o actualizaciones a las regulaciones de facturación electrónica y otros tres países implementaron nuevos mandatos. Con naciones como India, Grecia e Italia implementando mandatos en línea (o preparándose para hacerlo) la facturación electrónica sigue planteando un gran desafío para las multinacionales.

Un nuevo enfoque en los procesos de recepción de facturas electrónicas

En su mayoría, las empresas se han centrado en adaptar procesos clave, incluyendo nómina, documentos de entrega y la gestión de facturas de exportación, entre otros, a la emisión de facturas electrónicas. Pero la recepción de facturas es también una tarea crítica para las grandes compañías, y, por tanto, no pueden descuidarla. Incorporar procesos de cuentas por pagar (AP) para la recepción de facturas electrónicas es fundamental, tanto para mantener relaciones sólidas con los partners de negocios, como para cuidar el cumplimiento.

El proceso de recepción de facturas electrónicas presenta a las empresas multinacionales complejos desafíos operativos, incluyendo el manejo de facturas en papel de pequeños proveedores, la necesidad de desarrollar un proceso de validación fiscal para la facturación electrónica y de reducir el tiempo de conciliación para aprobar o rechazar facturas, y considerar también las regulaciones de factorización electrónica para pequeñas y medianas empresas. La incapacidad para abordar esos problemas puede traducirse en problemas de liquidez y en un flujo de caja impredecible, y dañar la relación con los proveedores.

Cómo pueden las empresas responder a los cambios en el proceso de recepción de facturas electrónicas

En un proceso de recepción tradicional, hoy desactualizado, una factura en papel debía abrirse paso a través de un laberinto burocrático que podía requerir de 35 a 60 días para completarse y que consideraba una serie de puntos de verificación, documentos a conciliar y procesos de aprobación. En el proceso antiguo, las compañías tenían problemas con el flujo de efectivo porque les era difícil pronosticar las obligaciones de las cuentas por pagar (AP). Los atrasos en los pagos solían dañar, además, las relaciones con sus proveedores.

La recepción de facturas electrónicas exige a las empresas desarrollar nuevos métodos para procesar las facturas y actualizar sus sistemas ERP con información precisa y actualizada para efectos de planificación y pronóstico.

Estas son las opciones básicas de que disponen las empresas para incorporar la recepción de facturas electrónicas en los procesos ERP:

  1. Mantener los procesos existentes. Este método aumentará el tiempo, trabajo y los recursos necesarios para cumplir con los mandatos.
  2. Personalizar el ERP agregando código desarrollado a la medida, con el objetivo de lograr mantener el ritmo de las regulaciones en empresas individuales alrededor del mundo. Este enfoque requiere determinar la funcionalidad deseada y luego contratar desarrolladores, consultores y expertos locales para llevar a cabo un proyecto masivo. Este trabajo personalizado puede requerir de 9 a 18 meses para completarse, tras los cuales recién pueden realizarse las primeras pruebas del sistema. En ese momento, es muy probable que las regulaciones en todo el mundo hayan cambiado, haciendo que el sistema quede obsoleto antes de su debut.
  3. Conectar y extender el sistema ERP utilizando la nube y/o extractores nativos. Este enfoque permite a las empresas mantenerse al día con los requisitos de facturación electrónica en todo el mundo a medida que evolucionan y cambian. También protege a las compañías multinacionales de invertir una gran cantidad de tiempo y recursos en un proyecto que finalmente producirá un sistema obsoleto. Con el método de conectar y extender, las empresas pueden adelantarse a los cambios en los mandatos y ejecutar con eficacia la conciliación de datos y la gestión de proveedores.

 

Aunque, en gran medida, la facturación electrónica tiene que ver con poner en orden los procesos de cuentas por cobrar (AR) y de emisión de facturas, las multinacionales ignoran, bajo su propio riesgo, los procesos de cuentas por pagar (AP) y de recepción de facturas electrónicas.

Las opciones para ordenar los procesos de recepción son claras.

Si bien mantener los procesos existentes es insostenible (además de posiblemente ilegal) y personalizar los sistemas ERP es una opción costosa que puede fallar; conectar y extender el ERP es un método rentable para evitar problemas de flujo de efectivo, mantener en buen pie las relaciones con los proveedores y, en última instancia, evitar multas y sanciones en los distintos países del mundo.

 

Suscríbase para más información

Manténgase actualizado con las últimas noticias relacionadas a los impuestos y el cumplimiento de la normativa tributaria que pueden impactar los procesos y las operaciones de su empresa.

AUTOR

Andrés Camacho

Andrés Camacho es Strategy Program Manager en Sovos. En su cargo, Andrés es el responsable de conocer cada mercado donde Sovos tiene clientes, específicamente en Latinoamérica y Europa, y de desarrollar la estrategia para la producción de soluciones de cumplimiento. Andrés se unió a Sovos cuando en 2016 la compañía adquirió Invoiceware International. En esta última se desempeñaba como Product Manager y estaba a cargo de gestionar el desarrollo de los productos de facturación electrónica de la compañía.
Compartir esta publicacion

Digitalización de procesos empresariales Latinoamérica SSA
June 2, 2022
Utilización de Report Portal para monitoreo de pruebas funcionales

Conversemos de DevSecOps En esta nueva sección de nuestro blog compartiremos la visión y experiencia de nuestro equipo de expertos en el ámbito del desarrollo de software y las tecnologías de información en general, quienes tocarán distintos temas relacionados con las tecnologías y metodologías utilizadas por Sovos para crear e implementar un mejor software, y […]

Gerente técnico de cuentas Latinoamérica
May 25, 2022
Un gestor clave para llevar los servicios a otro nivel

Gerente técnico de cuentas (TAM) Un gestor clave para llevar los servicios a otro nivel La figura del Technical Account Manager o gerente técnico de cuentas (TAM), es un recurso que ofrece una línea de comunicación constante con los clientes, y que mantiene visibilidad completa de sus procesos de negocios para ayudar en la resolución […]

Latinoamérica Servicios extendidos
May 25, 2022
Servicios extendidos y eficiencia operacional

Las empresas -especialmente aquellas de gran tamaño y complejidad- enfrentan cada vez mayores desafíos para mantener sus operaciones saludables, en un escenario en el que las administraciones tributarias imponen vertiginosos y cada vez más demandantes cambios regulatorios para tener mayor control sobre sus transacciones en tiempo real. Generar la información requerida por las entidades gubernamentales […]

Gestor documental digital Latinoamérica
May 25, 2022
El camino más eficiente hacia los procesos 0% papel

Subirse al barco de la transformación digital puede ser una experiencia compleja para muchas compañías, especialmente aquellas que aún acostumbran a llevar la mayor parte de sus procesos a través de documentos físicos. El SII ha impulsado la innovación tecnológica al hacer obligatorio el cumplimiento tributario en línea, pero hay una amplia gama de áreas […]

Cumplimiento Fiscal Latinoamérica
May 25, 2022
Colombia extiende plazo para implementación de documento soporte

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) anunció mediante la Resolución 000448 de 29 de abril de 2022 que ha decidido posponer la obligatoriedad de la entrada en vigencia del documento soporte o equivalente hasta el 1 de agosto de 2022. Este documento soporta la compra de un bien o la prestación de un […]