El sistema de facturación electrónica colombiano está llegando al nivel de madurez. Desde su creación en 2018, Colombia vino consolidando y ampliando progresivamente el mandato para hacerlo más estable, confiable e integral.
A raíz de la promulgación de la reciente Resolución 000013/2021, la Dirección de Impuestos Internos de Colombia (DIAN), amplió oficialmente el mandato de facturación electrónica para incluir también las transacciones de nómina. Esta expansión sigue el patrón establecido por México, Brasil y otros países que ya ampliaron el mandato de facturación electrónica también a las transacciones de nómina.
El Documento Soporte de Nómina Electrónica se conoce localmente en Colombia como Documento Soporte de Nómina Electrónica o también simplemente como Nómina Electrónica. Es un nuevo documento digital destinado a soportar y validar los costos relacionados con la nómina y las deducciones del impuesto sobre la renta y los créditos del IVA (en su caso) cuando las compañías hagan pagos derivados de relaciones laborales, legales y otras de carácter similar (pensiones).
En términos simples, las transacciones de costos laborales deben reportar bajo este nuevo sistema digital para que sean válidas. Esto ocurre cuando los empleadores realizan pagos de salarios, sueldos, reembolsos, pensiones, etc.
¿Quién está obligado a cumplir con el mandato de nómina electrónica?
Los empleadores que pagan salarios bajo una relación laboral, donde los pagos se informan como gastos para efectos del impuesto sobre la renta o como impuestos deducibles para el IVA, deben cumplir. Sin embargo, existen importantes excepciones derivadas de ese marco legal. Por ejemplo, las oficinas públicas, las entidades sin fines de lucro o los contribuyentes acogidos al régimen simplificado actualmente no están obligados a cumplir. En consecuencia, no necesitan emplear dichos pagos para deducir el impuesto sobre la renta o el IVA.
Calendario de despliegue
La DIAN estableció un cronograma de implementación con base en el número de empleados que tenga el contribuyente en su nómina. Hay cuatro etapas o grupos sujetos a los siguientes plazos:
| Grupo | Fecha límite para iniciar la generación y remisión del documento | Número de empleados | |
| De | Arriba a | ||
| 1 | 1 de septiembre de 2021 | Más de 250 empleados101 | |
| 2 | 1 de octubre de 2021 | 101 | 250 |
| 3 | 1 de noviembre de 2021 | 11 | 100 |
| 4 | 1 de diciembre de 2021 | 1 | 10 |
Fecha límite para el envío de remesas
Como la Nomina Electronica debe informar mensualmente, los pagos de cada mes deben informar antes del día 10 del mes siguiente. Las notas de ajuste deberán ser informadas dentro del mismo plazo, una vez hechas por el empleador.
Elementos de información del mandato de nómina electrónica
Existen dos tipos básicos de reportes que forman parte de este mandato: el Documento Soporte de la nómina electrónica y -cuando sea necesario- la Nota de Ajuste.
Documento Soporte de Nómina Electrónica o Nomina Electronica
Este documento electrónico contiene la información que sustenta los pagos hechos a los trabajadores por concepto de salarios y otras compensaciones, las deducciones y la diferencia entre ellas hechas por el patrón, según consta en la nómina. El empleador deberá luego generar y transmitir el documento a la DIAN empleando el formato XML establecido en la documentación técnica incluida en la norma 000037/2021.
Notas de ajuste
En este mandato no existen notas de crédito como las conocemos en el sistema de factura electrónica de Colombia. Sin embargo, cuando un empleador necesita realizar correcciones al Documento Soporte de Nómina Electrónica reportado a la DIAN, puede emitir lo que conocemos como Notas de Ajuste en donde el empleador podrá corregir cualquier valor previamente reportado a la DIAN a través de la Nómina Electrónica.
Contenido y estructura de los reportes
Los empleadores deberán presentar a la DIAN reportes individualizados por cada beneficiario que reciba pagos de los empleadores. En consecuencia, el reporte requiere el aporte de cierta información obligatoria para que la DIAN la valide. Esto incluye la identificación adecuada del reporte en sí, la parte informante, además de los empleados, los salarios u otros pagos a los empleados, la fecha, la numeración, el software, etc.
Otro elemento de información obligatorio que vale la pena mencionar es el CUNE o Código Único del Documento Soporte de Nómina Electrónica. Este es un identificador único para cada Documento de Soporte de Nómina Electrónica. Permitirá la identificación exacta de cada reporte o de las Notas de Ajuste emitidas con posterioridad al mismo. Sin embargo, existe información opcional adicional que se puede proporcionar dependiendo de las necesidades o conveniencia del empleador que realiza el reporte.
Desde un punto de vista técnico, ni el Documento Soporte de la Nómina Electrónica ni las Notas de Ajuste están basados en la estructura UBL 2.1 empleada en Colombia para la factura electrónica. Esto se debe a que el estándar UBL no incluye módulos para transacciones o reportes de nómina. Por ello, la DIAN basó su arquitectura en un estándar XML diferente. Cada reporte requiere una firma digital. Para ello, el contribuyente podrá emplear el mismo certificado digital que emplea para firmar las facturas electrónicas.
Generación, transmisión y validación
La normativa vigente no exige que la Nomina Electronica ni las Notas de Ajuste sean generadas por una solución de software particular o por un proveedor de software autorizado por la DIAN. Los contribuyentes tienen la opción de generar el reporte empleando su propia solución. Esa es una solución de mercado o una solución que va a dar la DIAN para los pequeños contribuyentes. Sin embargo, todos los reportes deberán apegar estrictamente a la documentación técnica emitida por la DIAN mediante la Resolución 000037/2021. La remisión de dichos documentos se realiza de forma electrónica, empleando los servicios sitio web que especifique la DIAN.
Luego de realizada la transmisión, la DIAN valida el documento. Posteriormente informarán al contribuyente la respuesta de la solicitud correspondiente, indicando su aceptación y validación. Sólo entonces, los importes reportados en el documento de nómina serán gastos válidos para la deducción.
Sanciones y penalizaciones
El incumplimiento de la nómina electrónica en Colombia estará sujeto a las mismas multas y sanciones establecido para el incumplimiento del mandato de facturación electrónica, definido en el Art. 652-1 del Código Tributario de Colombia (Estatuto Tributario). Pero la participación más importante del incumplimiento es que cualquier pago no reportado por el empleador, no será permitido como gasto para efectos del impuesto sobre la renta o del IVA cuando corresponda.
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