Más allá de las implicaciones descritas en nuestra última entrada de blog, el decreto ley 28/2019 no solo afecta a la facturación, también presenta modificaciones tanto a la hora de archivar como de declarar los datos fiscales.

Archivo electrónico obligatorio

Una novedad del decreto ley es la introducción explícita de la obligación de archivar las facturas electrónicas en formato electrónico, lo cual promueve aún más la adopción de formatos electrónicos. Portugal ha elegido un sistema cerrado en el que, por ley, la factura debe permanecer en el mismo formato en el que se emitió. Esto significa que incluso las empresas que no realizan facturas electrónicas, pero que sí las reciben de sus proveedores, deberán adquirir y mantener un archivo electrónico. La solución alternativa sería rechazar la factura y solicitar una versión impresa. Para el archivo, la ley no permite modificaciones en el formato de la factura.

La ley también fija los siguientes requisitos de archivo:

Es obligatorio que los contribuyentes informen a la administración tributaria de la ubicación del archivo electrónico. Todos los contribuyentes deben cumplir con las normas de transición del decreto ley en un plazo máximo de 30 días a partir de su entrada en vigor, es decir, antes del 17 de marzo de 2019.

Cambios en la presentación del SAF-T (PT)

Además de las normas de archivo electrónico, se han introducido cambios en la forma de presentar los datos de facturación a la autoridad fiscal a través de archivos SAF-T (PT), modificando las disposiciones establecidas en el decreto ley n.º 198/2012 con respecto al período de presentación del archivo SAF-T (PT). Hasta este momento, los contribuyentes podían presentar el archivo SAF-T para cumplir con las obligaciones de declaración de impuestos hasta el día 25 del mes siguiente al mes de emisión de la factura.

Ahora, entra en vigor un período de presentación de declaraciones más reducido de acuerdo con el siguiente cronograma:

Los contribuyentes aún pueden optar por declarar sus impuestos en tiempo real a través de la integración de servicios web en lugar de cargar el archivo SAF-T (PT).  El decreto ley destaca esta opción de declaración, ya que los contribuyentes que la eligen no están obligados a imprimir las facturas emitidas en operaciones B2C a menos que el comprador lo solicite explícitamente, y siempre en caso de que cumplan los requisitos de insertar el código de factura único y usar software de facturación certificado.

Tome medidas

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Sun Chemical unifica sus obligaciones tributarias a nivel mundial con Sovos

Caso de estudio

Sun Chemical

Sovos logró simplificar las declaraciones multinacionales de Sun Chemical, permitiendo a la empresa consolidar sus actividades de cumplimiento.

Resumen

Desafíos empresariales

  • Sun Chemical buscaba la solución apropiada para minimizar el impacto de los cambios de mandatos en operaciones comerciales las 24 horas del día, 7 días a la semana.

  • La empresa necesitaba eliminar la barrera lingüística entre los equipos locales y técnicos.

Solución

  • Sun Chemical necesitaba una plataforma que unificara sus actividades de cumplimiento en todos sus mercados latinoamericanos.

Beneficios

  • La solución regional Business to Government de Sovos minimiza los retrasos e interrupciones del negocio en operaciones las 24 horas del día, 7 días a la semana.

  • Ofrece asistencia local en español, inglés y portugués, por lo que elimina la barrera lingüística.

  • Al no necesitar un control legislativo constante, Sun Chemical puede dedicarse a innovar.

La empresa

Sun Chemical es el productor de tintas y pigmentos más grande del mundo. Con más de 3500 millones en ventas al año, la empresa es la principal proveedora de materiales de embalaje, publicación, revestimientos, plásticos, cosmética y otros mercados industriales en 56 países. Sun Chemical funciona 24 horas al día, siete días a la semana, y cuenta con cientos de proveedores multinacionales y socios de todo el mundo.

El desafío

Sun Chemical no puede permitirse interrupciones comerciales o problemas de envío debido a sus programas operativos. Su proceso de facturación electrónica debe ser ser fluido de principio a fin, desde la configuración de SAP, pasando por el software intermedio y las conexiones con los servidores de cumplimiento de la autoridad local, hasta la impresión.

Debido a los mandatos de la facturación electrónica en Latinoamérica, Sun Chemical se enfrentaba al problema de tener que revisar la legislación constantemente para determinar los nuevos requisitos que había que introducir en el sistema. La barrera lingüística también era un obstáculo. Se necesitaba un conocimiento del idioma suficiente para comprender los mandatos y para introducir los cambios en el sistema debido a los requisitos técnicos que se comunicaban en los idiomas locales. Cuando no existía un nivel alto del idioma local con conocimientos técnicos, esto ocasionaba retrasos y confusión, lo cual reducía la eficiencia.

La solución

Basándose en sus necesidades de cumplimiento individuales, Sun Chemical optó al principio por implementar soluciones diferentes para cada país. En Argentina, eligieron la solución regional Business to Government Reporting de Sovos para mantener su plataforma de cumplimiento. En Chile y México, eligió dos proveedores locales distintos con dos modelos diferentes, y en México implementó una solución interna.

«Están produciéndose cambios, pero los resolveremos automáticamente con la solución [de Sovos]. Convertir un requisito legal que está en el idioma local en un plan de configuración es muy complejo, por lo que el servicio de actualizaciones automáticas de la legislación vigente fue una ayuda fundamental para nosotros».

Aldo Magenes

Analista SAP, Sun Chemical

Los beneficios

Las métricas mostraron una gran ventaja en soporte de producción en Argentina, donde Sun Chemical había implementado la plataforma regional Sovos Business to Government Reporting. La empresa decidió aumentar su colaboración con Sovos para cubrir sus operaciones en Chile, México y Brasil.

Los resultados

Gracias a la asistencia local en inglés, portugués y español, la plataforma regional Sovos Business to Government Reporting ayudó a Sun Chemical a delimitar sus problemas de cumplimiento y a centrarse en lograr resultados comerciales. La solución de Sovos disminuyó la necesidad de controlar cada cambio y de convertir cada uno de esos cambios en planes de configuración del sistema, lo cual ahorró gran cantidad de tiempo al equipo y redujo el riesgo de penalizaciones.

¿Por qué Sovos?

Sun Chemical evaluó sus cuatro soluciones de cumplimiento de facturación electrónica en mercados latinoamericanos con varios análisis que tenían en cuenta coste y beneficio. La dirección de la empresa era consciente de que el tiempo del equipo interno debía emplearse en innovar y en mejorar el negocio y la relación con los clientes, por lo que buscaban una solución que minimizase los retrasos e interrupciones y dejara que el equipo se centrase en lo más importante.

Brown Forman da la bienvenida a las cambiantes regulaciones de la facturación electrónica con Sovos

Caso de estudio

Brown Forman

La solución de cumplimiento en facturación electrónica de Sovos permitió a Brown-Forman reducir las tareas de cumplimiento de su equipo informático.

Resumen

Desafíos empresariales

  • Estrategias de crecimiento obstaculizadas por regulaciones complejas

  • Procesos en tiempo real y respuestas solicitadas por mandato que afectan a las operaciones comerciales

  • Recursos informáticos limitados para monitorizar e implementar requisitos

Solución

Brown Forman eligió la plataforma regional de declaraciones Business to Government para:

  • Nota Fiscal de Brasil
  • CFDI de México
  • eContabilidad de México

Beneficios

  • Integración fluida con SA

  • Gracias a la monitorización y la asistencia constantes no se producen interrupciones en el negocio

  • Posibilidad de redestinar recursos a funciones esenciales del negocio

  • Eliminación de actualizaciones continuas de SAP y de obstáculos informáticos

La empresa

Brown-Forman es una de las 10 empresas de licores más grandes del mundo y distribuye sus productos en más de 160 países. Con sede en Louisville (Kentucky) y oficinas en todo el mundo, Brown-Forman fabrica marcas icónicas como Jack Daniels, Southern Comfort y Woodford Reserve.

El desafío

La expansión internacional ha sido una parte esencial del éxito de Brown-Forman, pero esta estrategia de crecimiento exigía mucho a su equipo informático. Los sistemas SAP de la empresa tenían que cumplir con una legislación financiera que cambiaba constantemente por todo el mundo, y los mandatos de facturación electrónica amenazaban con superar la capacidad del equipo informático de Brown-Forman. Esto resultaba especialmente preocupante en Brasil y México, donde la empresa cuenta con nueve instalaciones y las regulaciones cambian a menudo.

La facturación electrónica en estos países exigía procesos y respuestas en tiempo real, y cualquier descuido afectaría tanto a las finanzas como a los equipos de cadena de suministro y podría tener un impacto significativo en las operaciones del negocio. 

La solución

Debido a sus limitados recursos informáticos propios para controlar e implementar los requisitos fiscales de cada país, Brown-Forman necesitaba una solución que ayudara a la empresa a adaptarse al cambiante entorno latinoamericano y que se integrara con su instancia única internacional de ERP SAP.

Dado el amplio alcance de sus operaciones en Latinoamérica, Brown-Forman se percató de que necesitaba personal experto en este tema. Además, la empresa necesitaba una estructura de costes predecible durante su gran expansión.

«Sovos nos proporciona las actualizaciones de red y las configuraciones de ERP de SAP, por lo que hemos podido contar con un solo proveedor en varios países y gestionar con toda confianza los cambios en Nota Fiscal de Brasil y en la legislación del CFDI de México».

Randy Isdahl

Director de Arquitectura de procesos SAP de Brown-Forman

Los beneficios

Sovos proporciona a Brown-Forman una monitorización y asistencia constantes para garantizar que no haya interrupciones en el negocio relacionadas con el cumplimiento. Además, la solución de Sovos se integraba sin dificultades con los sistemas existentes de Brown-Forman y permitía a la empresa gestionar el cumplimiento entre varios países directamente desde su sistema SAP interno.

Los resultados

Una vez adoptada la solución de cumplimiento para facturación electrónica de Sovos, Brown-Forman pudo redestinar recursos a funciones esenciales de la empresa, como las cuentas por cobrar y por pagar, y centrarse en mejoras de la cadena de suministro y la logística. Además, la colaboración ha eliminado las actualizaciones de SAP continuas y las dificultades informáticas derivadas de unas regulaciones de facturación electrónica que cambian constantemente.

¿Por qué Sovos?

Brown-Forman eligió las soluciones regionales eInvoice y eAccounting de Sovos para simplificar sus tareas de cumplimiento en Brasil y México. La empresa buscaba una solución que pudiera ayudar a reducir el uso de recursos humanos y las inversiones en tecnología, y la plataforma SaaS de Sovos hizo posible este objetivo.

Con Sovos, W.R. Grace elimina la carga del mantenimiento del ERP

Caso de estudio

W.R. Grace & Co.

Sovos alivió internamente la carga de la gestión de modificaciones y mantenimiento de SAP para W.R. Grace & Co., lo que permitió a la empresa concentrarse en sus iniciativas de expansión global.

Resumen

Desafíos empresariales

  • Múltiples soluciones locales

  • Difíciles de mantener debido a la falta de experiencia en la cuestión

  • Actualizaciones no presupuestadas de SAP como resultado del cambio de los requisitos en el país

Solución

W.R. Grace seleccionó la plataforma regional Declaración B2G de Sovos para gestionar el cumplimiento de:

  • Nota Fiscal de Brasil
  • eContabilidad de México

Beneficios

  • Plataforma regional que se integra perfectamente con SAP.

  • Los cambios en las regulaciones se pueden implementar sin interrumpir los procesos empresariales.

  • Un único sistema de registro, lo que se traduce en ausencia de incoherencias en las declaraciones a la administración.

La empresa

W.R. Grace & Co es un líder mundial en el sector químico y de materiales, que ofrece innovadores productos, tecnologías y servicios que mejoran los productos de los socios de su cliente en más de 150 países de todo el mundo. Grace da empleo a unas 6 500 personas en más de 40 países.

El desafío

W.R. Grace tenía que examinar con atención la gestión del complejo y exigente panorama de cumplimiento en América Latina. Cada uno de los países latinoamericanos en los que Grace tenía negocios había implementado anteriormente un mandato de facturación electrónica in situ distinto. Estos requisitos diversos y los frecuentes cambios en el panorama del cumplimiento tributario estaban causando problemas a muchas empresas de la organización, entre ellos:

  • La necesidad de parchear cada solución debido a los constantes cambios en las regulaciones B2G.
  • La falta de conocimiento del proceso local y de la solución de facturación electrónica individual.
  • Esfuerzos no presupuestados ni planificados para actualizar SAP con cada cambio en cada país.

La solución

En última instancia, el impacto de esta compleja infraestructura tecnológica tenía como resultado un aumento de los costes de mantenimiento y un mayor riesgo de bloqueo de las empresas en caso de caída de alguna de sus soluciones de facturación electrónica, lo que provocó que la empresa buscase una solución regional en América Latina. Uno de los principales requisitos de Grace era una plataforma regional que funcionase sin problemas con el ERP de SAP.

“Elegimos [Sovos] porque ofrece una plataforma única para gestionar nuestros requisitos regionales, incluidos la Nota Fiscal de Brasil y el CFDI de México. Sus soluciones están específicamente adaptadas para empresas multinacionales que gestionan un panorama de ERP de SAP global”.

Srini Vanga

Director de aplicaciones de empresa, W.R. Grace & Co.

Los resultados

El poder de la integración local con la nube elimina la molestia de gestionar internamente las modificaciones y el mantenimiento de SAP. La ventaja adicional de SAP es ahora el sistema de registro para declarar a la administración, que reduce de forma espectacular los riesgos y los costes del cumplimiento de las regulaciones locales en toda América Latina.

Una vez resuelta la carga cotidiana del cumplimiento en toda América Latina, Grace puede ahora concentrarse en la innovación global en lugar de en los constantes cambios regionales en SAP.

¿Por qué Sovos?

W.R. Grace evaluó sus opciones y finalmente eligió la plataforma regional Declaración B2G de Sovos para ayudarle con las regulaciones de la facturación electrónica, empezando por México y Brasil.

La plataforma en la nube de Sovos le ofrece a Grace un panorama de cumplimiento simplificado, que permite implementar los cambios en las regulaciones de forma más rápida, con una interrupción mínima de los procesos de empresa. El soporte en los procesos cotidianos y la integración con la administración dentro de SAP elimina la necesidad de asignar recursos para supervisar y responder de forma proactiva a los cambios en las regulaciones de cada país.

Royal Philips implementa SaaS con Sovos

Caso de estudio

Royal Philips

Royal Philips eliminó el mantenimiento de infraestructura manual innecesaria y mejoró su proceso de declaración tributaria implementando la declaración B2G de Sovos.

Resumen

Retos empresariales

  • Philips tenía más de 140 sistemas heredados que creaban una carga masiva para su mantenimiento y precisaban una cantidad considerable de sus recursos internos.

  • La plataforma existente a nivel local necesitaba una mejora significativa para procesar las imperiosas facturas electrónicas para las transacciones de productos, o NF-e.

Solución

  • La declaración B2G de Sovos sustituyó el sistema obsoleto que tenían a nivel local, eliminando la necesidad de mantener los requisitos de infraestructura de forma manual.

Beneficios

  • Philips experimentó una reducción del 80 % en los costes de mantenimiento y un aumento del 25 % en la productividad de sus empleados.

  • La empresa también disfrutó de la automatización en sus procesos de declaración fiscal, reduciendo la cantidad de recursos internos necesarios dedicados a la declaración.

La empresa

Royal Philips, de los Países Bajos, se centra en mejorar las vidas de la gente a través de una innovación significativa en los sectores de la atención sanitaria, de la iluminación y de los productos de consumo. Con sede en Ámsterdam, la empresa es líder en atención cardiaca, en cuidados intensivos y en atención médica domiciliaria; en soluciones de iluminación eficientes a nivel energético y nuevas aplicaciones de iluminación; en el afeitado, en el cuidado personal masculino y en el cuidado de la salud bucodental.

El desafío

La arquitectura global de Philips y su departamento informático está dedicada a ofrecer innovación y servicios de mantenimiento a varias unidades de negocio en todo Brasil. Sin embargo, su tecnología ya mostraba signos de obsolescencia y estaba creando una gran carga de mantenimiento, puesto que los más de 140 sistemas heredados de Philips requerían una gran cantidad de trabajo para completar el mantenimiento rutinario y anual. El problema se agravó aun más cuando el sistema que tenían implementado entonces a nivel local necesitó una renovación.

La solución

Philips necesitaba renovar a fondo su sistema existente para emitir facturas electrónicas (NF-e) y mantener su infraestructura intacta, o encontrar una solución SaaS que pudiera efectuar los procesos necesarios de manera más eficaz. La empresa analizó el mercado y se dio cuenta de que necesitaba liberarse de sus prácticas obsoletas.

"Nuestro mayor desafío era que Philips tenía una arquitectura informática global y una estrategia basada en nuestra plataforma ERP… El equipo internacional
no solo aprobó la adopción del sistema [de Sovos]:
la solución se convirtió en parte de la estrategia arquitectónica general".

Alexander Quinze

Responsable principal de información y jefe de excelencia operacional en Royal Philips

Los beneficios

Al implementar la declaración B2G de Sovos, Philips experimentó una reducción del 80 % en los costes de mantenimiento, puesto que ya no era responsable del manejo de la infraestructura. La empresa también pudo liberar recursos internos del tedioso proceso de declaración.

Los resultados

Philips ha conseguido un aumento del 25 % en la productividad entre sus empleados de todas las unidades de negocio de esta multinacional brasileña gracias a la disponibilidad y a la fiabilidad de la plataforma de Sovos. El proceso de migración se llevó a cabo sin ningún problema y no tuvo ningún impacto sobre la rutina diaria de sus usuarios. Las operaciones en curso están respaldadas por un equipo de soporte empresarial con un Acuerdo de nivel de servicio (ANS) del 99,9 %.

Dada la naturaleza sin precedentes del producto, el equipo informático corporativo de Philips auditó exhaustivamente la solución de Sovos. Tras la evaluación, los equipos solo requirieron un pequeño cambio en la arquitectura final debido a un requisito de seguridad específico de la empresa. La correcta implementación en Brasil ha creado nuevas oportunidades para que Philips pueda hacer uso de la solución en otros países de Latinoamérica en los que opera.

¿Por qué Sovos?

Después de un competitivo proceso de selección que incluyó a cuatro proveedores diferentes, Philips eligió la plataforma regional de declaración B2G de Sovos. La empresa valoró de forma positiva la habilidad de Sovos para automatizar sus procesos de declaración y para eliminar su necesidad de efectuar un mantenimiento manual en un sistema complejo.

El proyecto estaba dividido en dos fases: la emisión de NF-e era la máxima prioridad, mientras que la implementación en toda la empresa tuvo lugar de forma gradual en el transcurso de tres meses.