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SAF-T: Uma introdução à norma internacional

Compreender a norma flexível adotada pela Áustria, França, Lituânia, Luxemburgo, Noruega, Portugal e Roménia

SAF-T (Standard Audit File for Tax) é uma norma internacional para a declaração eletrónica de dados contabilísticos de organizações para uma autoridade tributária nacional ou auditores externos, utilizada pelas administrações fiscais para recolher dados granulares de empresas, quer a pedido quer periodicamente.

A norma SAF-T foi adotada na maioria dos países europeus, aliviando a necessidade de as autoridades fiscais visitarem fisicamente as empresas para extrair e rever dados empresariais muito abrangentes.

Este e-book inclui:

  • O que é a SAF-T? – uma análise da norma e das suas origens
  • Uma abordagem mais profunda do formato SAF-T – os conjuntos de dados atuais e os requisitos de dados
  • Os desafios da SAF-T para as empresas – a flexibilidade e a utilização mais ampla da norma
  • O futuro da SAF-T – o que se segue?
  • Como é que a Sovos pode ajudar

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Entre os países que introduziram legislação para aplicar os requisitos SAF-T incluem-se a Áustria, França, Lituânia, Luxemburgo, Noruega, Polónia, Portugal e Roménia. Os requisitos SAF-T continuam a ser adotados em vários Estados-Membros da UE e países de outras regiões estão a considerar ativamente a sua introdução.

A mais recente norma SAF-T inclui contabilidade, contas a receber, contas a pagar, ativos fixos e conjuntos de dados de inventário. Na maioria dos casos, as autoridades solicitam um ficheiro de texto sobre uma estrutura XML.

A orientação SAF-T é flexível, permitindo aos governos adaptar livremente a SAF-T aos seus sistemas de declaração de impostos e auditoria, realizar auditorias ou como base para o pré-preenchimento de declarações fiscais periódicas, tais como declarações de IVA ou declarações de inventário.

Este e-book discute a introdução da SAF-T em 2005 e como a norma tem evoluído desde então, bem como os desafios da SAF-T tanto para as empresas como para os governos.

Como a Sovos pode ajudar com a conformidade SAF-T

A Sovos ajuda os clientes a gerir os seus requisitos SAF-T em várias jurisdições através de soluções de software que automatizam os processos para extrair os dados necessários, mapear com precisão os dados para as estruturas SAF-T nos formatos legais mais recentes e realizar uma análise profunda sobre a saída de SAF-T gerada.

A Sovos oferece segurança com uma estratégia para o futuro para enfrentar as obrigações de conformidade em todos os mercados, uma vez que os regulamentos do IVA evoluem para uma comunicação eletrónica contínua e outros controlos de transações contínuas que exigem dados cada vez mais granulares. A solução da Sovos para SAF-T combina extração, análise e geração, oferecendo aos nossos clientes a segurança de que precisam.

Experimente o processamento de ponta a ponta, para ter paz de espírito em relação à conformidade, com a Sovos.

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Simplificação do IVA europeu com o IOSS

O Pacote do IVA para o comércio eletrónico da UE entrou em vigor a 1 de julho de 2021. E, com ele, a necessidade de mudanças operacionais, perturbações nos negócios e muita complexidade contabilística.

Um componente chave do pacote é o balcão único para as importações (IOSS, Import One Stop Shop). É uma nova forma de as empresas cumprirem as suas obrigações de IVA da UE quando efetuam transações transfronteiriças. 

Neste e-book explicamos os conceitos-chave do IOSS e os casos de uso comum para que possa compreender melhor e tirar partido do IOSS e como o aplica ao seu negócio.

O IOSS é expansivo, complicado e reescreve as regras para as empresas que vendem para e dentro da Europa. Este e-book tem como objetivo simplificar-lhe tudo isto. Abordamos:

  • As noções básicas
  • Requisitos de intermediação
  • Considerações fundamentais para o seu negócio
  • Como assegurar a conformidade com o IOSS
  • Como podemos ajudar

Obtenha o e-book

Passamos bastante tempo em cada um destes tópicos para que se sinta confiante em compreender se o IOSS é a opção certa para o seu negócio.

O nosso e-book começa com uma cartilha fácil de entender sobre o IOSS. Isto inclui como o IOSS funciona, as suas muitas regras e o que tem acontecido. O e-book também explica melhor os requisitos de intermediação do IOSS, bem como a sua finalidade e quando pode ser utilizado.

Saiba mais sobre o processo de registo no balcão único para as importações, incluindo os seus efeitos sobre:

  • Experiência do cliente
  • Registo do IVA
  • Simplificação do IVA
  • Conservação de registos
  • Recolha de dados e faturação
  • Planeamento de contingência
  • Questões comerciais

Respondemos a algumas perguntas importantes que deve considerar sobre o registo no IOSS:

  1. Será necessário nomear um intermediário?

  2. Como irá nomear um?

  3. Como é que se vai preparar para o registo no balcão único? Vai fazer isso pessoalmente ou procurar ajuda?

  4. Como irá apresentar as declarações mensais e pagar o IVA ou utilizar um parceiro?

  5. Como pode garantir que os dados de registo estão no formato correto e atualizados?

  6. Como irá responder às auditorias das autoridades tributárias?

Qualquer que seja a sua eventual decisão em relação ao balcão único, o nosso e-book irá ajudar a tomar uma decisão informada para o bem do seu negócio.

Paz de espírito em relação à conformidade com o serviços de gestão de IVA completo e global

Quaisquer que sejam as suas implicações em termos de IVA, a Sovos tem a competência para ajudar a navegar nos seus eventos globais e nas complexidades das obrigações transfronteiriças em matéria de IVA.

Os Sovos VAT Managed Services aliviam a sua carga de trabalho relativa à conformidade, ao mesmo tempo que atenuam os riscos onde quer que exerça a atividade atualmente. Além disso, asseguramos que estará a postos para lidar com os requisitos do IVA nos mercados que pretende liderar amanhã.

Relatório sobre a paisagem de mercado

Sovos nomeado Líder no “IDC MarketScape for Worldwide SaaS and Cloud VAT Software”

Relatório sobre a paisagem de mercado

Sovos nomeado Líder no “IDC MarketScape for Worldwide SaaS and Cloud VAT Software”

Citando múltiplas referências de clientes, a IDC identificou a capacidade da Sovos com facturação electrónica obrigatória como um benefício importante.

“Sovos combina a perícia local com uma experiência global do cliente em todo o seu conjunto de soluções de conformidade. São uma escolha forte para empresas de qualquer dimensão que procuram software e serviços de impostos na nuvem para satisfazer as exigências de conformidade e regulamentares em qualquer lugar onde façam negócios”. – Kevin Permenter, director de investigação da IDC

Descarregar o IDC MarketScape para Imposto sobre o Valor Acrescentado

Como esperado, a autoridade tributária portuguesa publicou novas informações sobre a regulamentação das faturas. As notícias das últimas semanas sobre o adiamento dos requisitos estabelecidos durante a mini reforma da faturação eletrónica nacional e a retirada da obrigação de uma empresa comunicar um conjunto de informações à autoridade tributária, culminaram na regulamentação há muito esperada sobre o número de identificação único e os códigos QR.

Já em 2019, o Decreto-Lei 28/2019 introduziu o número de identificação único e o código QR como conteúdo obrigatório da fatura. Previa-se que entrasse em vigor a 1 de janeiro de 2020, mas faltavam os detalhes sobre o que constitui esse número de identificação único e o conteúdo dos códigos QR. Contudo, o governo português publicou agora uma Portaria que regulamenta com mais pormenor ambos os requisitos.

Um novo código de validação

Nos termos da Portaria 195/2020, a partir de 1 de janeiro de 2021, as empresas que emitem faturas ao abrigo da lei portuguesa devem comunicar as séries utilizadas nas faturas à autoridade tributária portuguesa, antes da sua aplicação. Após a comunicação das séries, a autoridade tributária emite um código de validação para cada série de números comunicados.

Este código de validação é posteriormente utilizado como parte do número de identificação único que foi designado por ATCUD. O ATCUD contém o código de validação da série e um número sequencial dentro da série, no formato «ATCUD: Código de Validação – Número sequencial». O ATCUD deve ser incluído em todas as faturas imediatamente antes do código QR e deve ser legível em todas as páginas da fatura.

Para obter um código de validação, os contribuintes devem comunicar os seguintes dados à autoridade tributária portuguesa:

  1. O identificador da série do documento;
  2. O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas na estrutura de dados SAF-T (PT);
  3. O início da numeração sequencial a utilizar na série;
  4. A data prevista para o contribuinte começar a utilizar a série para a qual é necessário o código de validação;

Uma vez aprovado, a autoridade tributária cria um código de validação com um comprimento mínimo de oito caracteres.

De acordo com a Portaria, o número sequencial que também faz parte do ATCUD é uma referência obtida a partir de um campo específico da versão portuguesa do ficheiro SAF-T.

Embora a Portaria pretendesse introduzir detalhes do código QR, afirma que as especificações técnicas serão publicadas no website da AT. No entanto, a Portaria diz que um código QR deve ser incluído em todas as faturas e documentos emitidos por software certificado. Indica também que o código QR deve ser incluído no corpo da fatura (na primeira ou última página) e ser legível. As especificações técnicas do código QR estão disponíveis no website da AT.

A Portaria da semana passada não altera o âmbito das empresas que necessitam de utilizar software certificado para emitir faturas, nem altera os requisitos de certificação. Contudo, os contribuintes portugueses devem, mais uma vez, adaptar os seus atuais processos empresariais e de conformidade e estão sob pressão para alterar os seus sistemas antes da data limite de 1 de janeiro de 2021.

Tome medidas

Para se manter a par da evolução do panorama do cumprimento do IVA, transfira Trends: Continuous Global VAT Compliance e siga-nos no LinkedIn e Twitter para acompanhar as notícias regulamentares e outras atualizações.

Para além das implicações delineadas no nosso último blogue, o Decreto-Lei 28/2019 tem impacto em áreas para além da faturação, introduzindo modificações tanto no arquivamento como na comunicação de dados fiscais.

Arquivamento eletrónico obrigatório

Uma novidade do Decreto-Lei é a introdução explícita de uma obrigação de arquivamento de faturas eletrónicas em formato eletrónico que, por sua vez, promove ainda mais a adoção de formatos eletrónicos. Portugal escolheu um sistema fechado em que, por lei, a fatura deve permanecer no mesmo formato em que foi emitida. Isto significa que mesmo as empresas que não estejam envolvidas na faturação eletrónica, mas que recebam uma fatura eletrónica de um fornecedor, terão de adquirir e manter um arquivo eletrónico. A alternativa seria rejeitar a fatura e solicitar uma versão impressa. Para arquivamento, a lei não permite que o formato da fatura seja alterado.

A lei também estabelece requisitos em matéria de arquivamento:

É obrigatório que os contribuintes comuniquem à autoridade tributária a localização do arquivo eletrónico. Todos os contribuintes devem cumprir as regras de transição do Decreto-Lei no prazo de 30 dias a partir da sua entrada em vigor – ou seja, até 17 de março de 2019.

Alterações no ficheiro SAF-T (PT)

Para além das regras de arquivamento eletrónico, foram introduzidas alterações à comunicação de dados de faturas à autoridade tributária através de ficheiros SAFT-T (PT), modificando as disposições estabelecidas no Decreto -Lei n.º 198/2012 relativamente ao momento de arquivamento do ficheiro SAFT-T (PT). Até agora, os contribuintes podiam arquivar o ficheiro SAF-T para cumprir as obrigações de declaração até ao dia 25 do mês seguinte à emissão da fatura.

Um tempo reduzido para a comunicação entra em vigor de acordo com o seguinte calendário:

Os contribuintes podem ainda optar por comunicar em tempo real através da integração do webservice em vez de carregar o ficheiro SAF-T (PT). O Decreto-Lei reforçou esta opção, uma vez que os contribuintes que optem por comunicar desta forma não são obrigados a imprimir faturas emitidas B2C, a menos que tal seja explicitamente solicitado pelo comprador e desde que cumpram o requisito de inserir o código único da fatura na fatura e utilizem software de faturação certificado.

Tome medidas

Para ler mais sobre o que acreditamos que o futuro nos reserva, transfira Trends: e-invoicing compliance e junte-se ao nosso grupo no LinkedIn para se manter a par das notícias regulamentares e outras atualizações.

A Sun Chemical consolida a sua obrigação fiscal global com a Sovos

Estudo de caso

Sun Chemical

A Sovos simplificouo reporting multinacional da Sun Chemical, permitindo à empresa consolidar os seus esforços de conformidade.

Resumo

Desafios empresariais

  • A Sun Chemical procurou encontrar a solução certa para minimizar o impacto da mudança de mandatos em operações comerciais 24 horas por dia, 7 dias por semana.

  • A empresa precisava de resolver a barreira linguística entre as equipas locais e técnicas.

Solução

  • A Sun Chemical precisava de uma plataforma que pudesse consolidar os seus esforços de conformidade em todos os seus mercados latino-americanos.

Benefícios

  • A solução regional Sovos Business to Government minimiza atrasos e interrupções de negócios para operações 24 horas por dia, 7 dias por semana.

  • Oferece assistência local em espanhol, inglês, e português, eliminando a questão da barreira linguística.

  • Sem a constante necessidade de monitorização legislativa, a equipa da Sun Chemical pode concentrar-se na inovação.

A Empresa

A Sun Chemical é o maior produtor mundial de tintas de impressão e pigmentos. Com mais de 3,5 mil milhões de dólares em vendas anuais, a empresa é um fornecedor líder de materiais de embalagem, publicação, revestimentos, plásticos, cosmética e outros mercados industriais em 56 países. A Sun Chemical opera 24 horas por dia, sete dias por semana, e tem centenas de fornecedores e parceiros multinacionais de todo o mundo.

O desafio

A Sun Chemical não se pode dar ao luxo de sofrer interrupções comerciais ou problemas de expedição devido ao seu horário de funcionamento. O seu processo de faturação eletrónica deve ser contínuo ao longo de todo o processo, incluindo configuração SAP, desempenho do middleware, ligações ao servidor de conformidade da autoridade local e impressão.

Devido aos mandatos de faturação eletrónica na América Latina, a Sun Chemical enfrentou o desafio de realizar revisões constantes da legislação para determinar novos requisitos que precisavam de ser convertidos no sistema. A barreira linguística também constituía um desafio. Com os requisitos técnicos a serem comunicados nos idiomas locais, foi necessária fluência para compreender os mandatos e para converter as alterações no sistema. Para as partes sem um elevado nível de proficiência técnica no idioma local, isto provocou atrasos e confusão, contribuindo para reduzir a eficiência.

A solução

Com base nas necessidades individuais de conformidade, a Sun Chemical optou inicialmente por implementar soluções diferentes em cada país. Na Argentina, selecionou a solução regional Sovos Business to Government Reporting para manter a sua plataforma de conformidade. No Chile e no México, selecionou dois fornecedores locais separados com dois modelos diferentes, e no México, implementou uma solução interna.

“A mudança está a acontecer, mas vamos resolvê-la automaticamente com a solução [Sovos]. Converter um requisito legal num idioma local num plano de configuração é muito complexo, pelo que o serviço de atualizações automáticas à nova legislação foi para nós um claro ponto-chave de ajuda.”

Aldo Magenes

SAPAnalyst, Sun Chemical

Os benefícios

As métricas mostraram uma grande vantagem de apoio à produção na Argentina, onde a Sun Chemical tinha implementado a plataforma regional Sovos Business to Government Reporting. A empresa optou por expandir a sua parceria com a Sovos para cobrir também as suas operações no Chile, México e Brasil.

Porquê a Sovos?

A Sun Chemical avaliou cada uma das suas quatro soluções latino-americanas de faturação eletrónica com uma série de análises que medem o custo e os benefícios. Os líderes da empresa sabiam que o tempo da equipa interna era melhor gasto na inovação e na melhoria das relações comerciais e com os clientes, pelo que procuravam a solução que minimizasse atrasos e perturbações e que mantivesse a equipa concentrada no mais importante.

Os resultados

Com assistência local em inglês, português e espanhol, a plataforma regional Sovos Business to Government Reporting ajudou a Sun Chemical a isolar os seus problemas de conformidade e a concentrar-se na condução de resultados comerciais. A solução da Sovos aliviou a necessidade de monitorizar cada alteração e traduzir cada uma dessas alterações em planos de configuração do sistema, poupando à equipa tempo valioso e reduzindo o risco de sanções.

A Ashland maximiza a eficiência da declaração do IVA com a Sovos

Estudos de caso

Ashland

Ao recorrer ao Sovos VAT Reporting, a Ashland conseguiu a normalização, eficiência, precisão e serviço personalizado em 40 regimes de IVA e dois centros de serviços partilhados.

Resumo

Desafios empresariais

  • Para processar 40 declarações de IVA na EMEA (região da Europa, Médio Oriente e África), além de relatórios, todos os meses, a abordagem de conformidade da Ashland foi centralizada mas não normalizada, tornando a conformidade demorada e propensa a erros.
  • A empresa recorreu a dois centros de serviços partilhados e precisava de uma solução de IVA para normalizar a conformidade e melhorar a eficiência.

Solução

  • A Ashland implementou a solução Sovos VAT Reporting para responder a estes desafios e prestar apoio personalizado.
  • Desde então, a Ashland também implementou as soluções Sovos SAF-T e Spain SII para manter um processo de cumprimento centralizado e eficiente.

Resultados

  • Com a Sovos, a Ashland conseguiu a normalização, eficiência e precisão, permitindo que a sua equipa se concentrasse nas análises e nas melhorias do processo.
  • O tempo necessário para preparar um reembolso do IVA diminuiu, em média, de 30 a 50%.
  • A Ashland mantém uma conformidade consistente em todos os países em que opera.

A empresa

Ashland Global Holdings Inc. (NYSE: ASH) é uma importante empresa global de produtos químicos especializados que atende clientes numa vasta gama de mercados de consumo e industriais, incluindo adesivos, revestimentos arquitetónicos, automóvel, construção, energia, de alimentação e bebidas, de cosmética e farmacêutica. A Ashland emprega aproximadamente 6.500 funcionários apaixonados e perseverantes em resolver problemas, desde cientistas e investigadores químicos de renome a engenheiros e operadores de produção talentosos. Todos eles se esforçam por desenvolver soluções inovadoras, práticas e elegantes para problemas complexos de clientes em mais de 100 países.

O desafio

Com 40 registos de IVA em toda a EMEA região e dois centros de serviços partilhados em locais diferentes, a abordagem da Ashland às devoluções e declarações de IVA não foi normalizada. Cada contabilista tinha uma abordagem individualizada para reconciliações e preparação de declarações, o que dificultava a revisão e validação das devoluções de uma forma eficiente. Sem um processo normalizado, o cumprimento do IVA era uma iniciativa demorada.

A solução

Para processar 40 declarações de IVA por mês na EMEA região, para além de outras declarações de IVA, a Ashland decidiu transferir os seus processos de conformidade com o IVA para dois centros de serviços partilhados – um na Polónia e outro na Índia. Com esta centralização, a empresa precisava de uma única ferramenta que não só gerasse as devoluções em cada país, mas também permitisse a normalização e precisão.

“Sem um bom software, seria impossível adaptar-nos à rápida mudança das obrigações de declaração do IVA. Não seríamos capazes de cumprir estes novos regulamentos a tempo sem a Sovos.”

Anna Buchnowska

Gerente de IVA na região EMEA, Ashland

Os benefícios

A Ashland cita várias vantagens da normalização resultante da implementação da solução Sovos VAT Reporting, particularmente em termos de eficiência e precisão. Os processos de IVA, incluindo a preparação, reconciliação e produção de declarações, são agora mais eficientes. Isto deixa mais tempo para a equipa fiscal se concentrar na análise real em vez de responder aos auditores e gerir os aspetos técnicos da conformidade (por exemplo, recolha de dados, tabelas de excel, etc.). Isto também facilita ao gestor do IVA a análise e o controlo das declarações.

As declarações de IVA são automatizadas, melhorando a precisão através da redução de erros humanos, permitindo a revisão de várias transações ao mesmo tempo e a auto-auditoria antes de as declarações serem apresentadas. Com a Sovos, a Ashland pôde também ajustar-se rapidamente às novas e crescentes obrigações de declaração do IVA, como o reporting do SAF-T.

No âmbito empresarial, a Ashland tem conseguido aumentar a eficiência e fazer cortes de custos, permitindo à empresa manter e melhorar continuamente o seu nível de conformidade.

Os resultados

Apesar das crescentes complexidades no panorama de conformidade da EMEA região e de um número cada vez maior de requisitos nas declarações, a Ashland é capaz de gerir a declaração do IVA com o mesmo número de funcionários que antes da implementação da Sovos – e fá-lo de forma mais eficiente. O tempo necessário para preparar uma declaração de IVA diminuiu em média 30%-50% com a implementação da Sovos, permitindo à equipa do IVA concentrar-se mais na melhoria das verificações, processos de controlo e análises de conduta. Desde a implementação da Sovos, a Ashland é capaz de identificar quaisquer problemas antes de fazer as declarações e gerir auditorias muito rapidamente, atenuando o risco de sanções com dados claros, acessíveis e verificados.

Porquê a Sovos?

Quando a Ashland considerou as opções para a conformidade com o IVA, procurou empresas de consultoria, além de fornecedores de tecnologia. Com a Sovos, a Ashland obteve a normalização e precisão necessárias. Porém, enquanto estava a determinar o seu parceiro de soluções de IVA, a decisão não foi simplesmente motivada pela tecnologia. A empresa colocou também ênfase no serviço. A Ashland acabou por selecionar a Sovos porque os superiores fiscais estavam convencidos de que iriam obter um serviço forte, feito à medida, muito mais do que os modelos tradicionais de consultoria.

Desde que inicialmente selecionou a Sovos para a sua solução de declaração de IVA, a Ashland expandiu a sua relação para incluir também o cumprimento dos requisitos da SII em Espanha. Uma escolha natural para os requisitos de conformidade emergentes em todo o mundo, a Ashland beneficia da utilização da Sovos para manter uma única solução de conformidade.

A Brown Forman adota a alteração dos regulamentos de faturação eletrónica com a Sovos

Estudo de caso

Brown Forman

A solução de conformidade de faturação eletrónica da Sovos permitiu à Brown-Forman aliviar o ónus de conformidade da sua equipa de TI.

Resumo

Desafios empresariais

  • Estratégia de crescimento dificultada por regulamentos complexos

  • Processos e respostas em tempo real exigidos por mandatos com impacto nas operações comerciais

  • Recursos limitados de TI para monitorizar e implementar os requisitos

Solução

A Brown Forman selecionou a plataforma regional de declarações Business to Government da Sovos:

  • Brazil Nota Fiscal
  • CFDI no México
  • eContabilidad no México

Benefícios

  • Integração perfeita com SA

  • A monitorização e o apoio constantes resultaram em zero interrupções dos negócios

  • Possibilidade de reafetar recursos às funções centrais da empresa

  • Necessidade de atualizações SAP em curso e encargos de TI eliminados

A Empresa

A Brown-Forman é uma das 10 maiores empresas de bebidas espirituosas do mundo e distribui os seus produtos em mais de 160 países. Com sede em Louisville, Kentucky, com escritórios em todo o mundo, a Brown-Forman fabrica marcas icónicas como Jack Daniels, Southern Comfort e Woodford Reserve.

O Desafio

A expansão internacional tem sido parte integrante do sucesso da Brown-Forman, mas esta estratégia de crescimento é muito mais exigente para a sua equipa de TI. Os sistemas SAP da empresa precisavam de cumprir a legislação financeira em constante mudança em todo o mundo, e os mandatos de faturação eletrónica ameaçavam exceder a largura de banda da equipa de TI da Brown-Forman. Esta era uma preocupação especial no Brasil e no México, onde a empresa opera em nove instalações e os regulamentos mudam frequentemente.

Exigindo processos e respostas em tempo real, qualquer supervisão de faturação eletrónica nestes países afetaria tanto as equipas financeiras como as da cadeia de fornecimento, e poderia ter um impacto significativo nas operações comerciais.

A solução

Com recursos informáticos internos limitados para monitorizar e implementar os requisitos fiscais de cada país, a Brown-Forman precisava de uma solução que a ajudasse a adaptar-se ao panorama em constante mudança da América Latina e também a integrar-se na sua instância global única de SAP ERP.

Dado o vasto âmbito das suas operações na América Latina, a Brown-Forman percebeu que precisava de um especialista específico no assunto. Além disso, a empresa precisava de uma estrutura de custos previsível durante a sua forte expansão.

“Uma vez que a Sovos fornece as atualizações da rede, bem como as configurações SAP ERP, conseguimos trabalhar com um único fornecedor em vários países e gerir com confiança as alterações à legislação da Nota Fiscal do Brasil e do CFDI do México.”

Randy Isdahl

Diretor de Arquitetura de Processos SAP na Brown-Forman

Os Benefícios

A Sovos fornece à Brown-Forman monitorização e assistência constantes, assegurando que não haja interrupções nos negócios relacionadas com a conformidade. Além disso, a solução da Sovos integra-se perfeitamente nos sistemas existentes na Brown-Forman, permitindo à empresa gerir a conformidade em vários países diretamente no sistema SAP interno.

Os Resultados

Após adotar a solução de conformidade da faturação eletrónica da Sovos, a Brown-Forman foi capaz de redistribuir recursos para funções centrais do negócio, como as contas a receber e contas a pagar, e concentrar-se nas melhorias da cadeia de fornecimento e logística. Além disso, a parceria eliminou a necessidade de constantes atualizações SAP e reduziu a carga de trabalho no departamento de TI devido à constante mudança dos regulamentos de faturação eletrónica.

Porquê a Sovos?

A Brown-Forman selecionou as soluções regionais Sovos eInvoice e eAccounting para simplificar os seus esforços de conformidade no Brasil e no México. A empresa procurou uma solução que a pudesse ajudar a reduzir os investimentos em capital de recursos humanos e tecnologia, e a plataforma SaaS da Sovos permitiu-lhe alcançar esse objetivo.

A W.R. Grace elimina o ónus da manutenção do ERP com a Sovos

Estudo de caso

W.R. Grace & Co.

A Sovos aliviou a W.R. Grace & Co. do ónus da gestão interna de mudanças e da manutenção SAP, permitindo à empresa concentrar-se nas suas iniciativas de expansão global.

Resumo

Desafios empresariais

  • Multiplicidade de soluções no local

  • Dificuldade de assistência devido à falta de conhecimento no assunto

  • Atualizações não orçamentadas para SAP resultantes de alterações dos requisitos de cada país

Solução

A W.R. Grace selecionou a plataforma regional Sovos Business to Government Reporting para gerir a conformidade:

  • Nota Fiscal no Brasil
  • eContabilidad no México

Benefícios

  • Plataforma regional que funciona perfeitamente com SAP

  • A alteração dos regulamentos pode ser implementada sem perturbação dos negócios

  • Um sistema de registo significa que não existem inconsistências nas declarações ao governo

A Empresa

A W.R. Grace & Co é líder mundial em produtos químicos e materiais, oferecendo produtos, tecnologias e serviços inovadores que melhoram os produtos e processos dos seus parceiros clientes em mais de 150 países em todo o mundo. A Grace emprega aproximadamente 6.500 pessoas em mais de 40 países.

O Desafio

A W.R. Grace teve de analisar cuidadosamente como estava a gerir o complexo e exigente panorama de conformidade na América Latina. Cada país latino-americano onde a Grace estava a fazer negócios tinha anteriormente implementado um mandato diferente de faturação eletrónica no local. Estes vários requisitos e as frequentes mudanças no panorama de conformidade estavam a provocar diversos problemas empresariais em toda a organização, incluindo:

  • Uma necessidade de corrigir cada solução por alterações constantes na regulamentação B2G
  • Falta de conhecimento do processo local e da solução de faturação eletrónica individual
  • Esforços não orçamentados e não planeados para atualizar o SAP com cada mudança de país

A Solução

Em última análise, o impacto desta complexa infraestrutura tecnológica estava a resultar em custos de manutenção mais elevados e numa maior exposição a encerramentos de empresas no caso de qualquer uma das suas soluções de faturação eletrónica descer, levando a empresa a procurar uma solução regional em toda a América Latina. Um dos principais requisitos da Grace era uma plataforma regional que funcionasse sem problemas com o SAP ERP.

“Selecionámos a [Sovos] porque eles fornecem uma plataforma única para lidar com os nossos requisitos regionais, incluindo a Nota Fiscal do Brasil e o CFDI do México. As suas soluções são especificamente concebidas para multinacionais que gerem um panorama global de ERP SAP.”

Srini Vanga

Diretor de Aplicações Empresariais, WR Grace & Co.

Os Resultados

O poder de integração no local com a nuvem elimina o ónus de gerir internamente as modificações e manutenção do SAP. O benefício adicional do SAP ser agora o sistema de registo para as declarações feitas ao governo reduz drasticamente os riscos e custos do cumprimento dos regulamentos locais em toda a América Latina.

Com o ónus diário do cumprimento em toda a América Latina resolvido, a Grace pode agora concentrar os seus recursos internos na inovação global em vez de mudanças regionais constantes no SAP.

Porquê a Sovos?

A W.R. Grace avaliou as suas opções e acabou por selecionar a plataforma regional Sovos Business to Government Reporting para ajudar na regulamentação da faturação eletrónica, começando pelo México e o Brasil.

A plataforma Sovos Cloud oferece um panorama simplificado de conformidade para a Grace, permitindo que as alterações aos regulamentos sejam implementadas mais rapidamente, com o mínimo de perturbações nos negócios. A assistência diária ao processo e a integração governamental no SAP elimina a necessidade de atribuir recursos para monitorizar e responder proativamente às alterações regulamentares de cada país.

A Royal Philips atualiza-se para SaaS com a Sovos

Estudo de caso

Royal Philips

A Royal Philips eliminou a manutenção manual desnecessária da infraestrutura e melhorou o seu processo de reporting ao implementar a solução B2G da Sovos.

Resumo

Desafios Empresariais

  • A Philips tinha mais de 140 sistemas herdados, que criavam uma enorme sobrecarga de assistência e utilizavam recursos internos substanciais.

  • A plataforma existente da empresa no local tinha prevista uma atualização significativa para processar a iminente NF-e.

Solução

  • A solução Sovos Business to Government Reporting substituiu o sistema obsoleto no local, eliminando a necessidade de manter manualmente os requisitos de infraestruturas.

Benefícios

  • A Philips registou uma redução de 80% nos custos de manutenção e um aumento de 25% na produtividade dos funcionários.

  • A empresa também beneficiou de automatização nos seus processos de reporting, reduzindo os recursos internos necessários dedicados ao mesmo.

A Empresa

A Royal Philips dos Países Baixos concentra-se em melhorar a vida das pessoas através de uma inovação significativa nos segmentos dos cuidados de saúde, eletrónica de consumo e pequenos eletrodomésticos, e iluminação. Com sede em Amesterdão, a empresa é líder nos cuidados cardíacos, cuidados intensivos e cuidados domiciliários; soluções de iluminação energeticamente eficientes e novas aplicações de iluminação; barbear e cuidados de beleza masculinos; e cuidados de saúde oral.

O Desafio

O departamento de arquitetura global da Philips e TI dedica-se a fornecer inovação e serviços de assistência a várias unidades de negócio em todo o Brasil. No entanto, a sua tecnologia já estava a dar sinais de obsolescência e a criar um fardo de assistência, uma vez que os mais de 140 sistemas herdados da Philips exigiam ampla mão-de-obra para realizar a manutenção anual de rotina. O problema foi ainda agravado quando o sistema da Philips então existente no local exigiu uma atualização.

A Solução

A Philips precisava de atualizar substancialmente o seu sistema existente para emitir faturas eletrónicas (NF-e) e manter a sua infraestrutura intacta, ou encontrar uma solução SaaS que pudesse executar os processos necessários de forma mais eficiente. A empresa analisou o mercado e apercebeu-se da necessidade de se afastar das suas práticas desatualizadas.

“O nosso maior desafio era que a Philips tinha uma arquitetura e estratégia global de TI baseada na nossa plataforma ERP… A equipa internacional​ ​não só aprovou a adoção do sistema [Sovos];​ ​a solução passou a fazer parte da estratégia global de arquitetura.”

Alexander Quinze

Diretor de Informação e de Excelência Operacional na Royal Philips

Os Benefícios

Ao implementar a solução Sovos Business to Government Reporting, a Phlips viu uma redução de 80% nos custos de manutenção, uma vez que já não era responsável pela gestão de infraestruturas. A empresa conseguiu também libertar recursos internos do tedioso processo de reporting.

Os Resultados

A Philips conseguiu um aumento de 25% na produtividade entre os funcionários de todas as unidades de negócio da multinacional brasileira, devido à disponibilidade e fiabilidade da plataforma Sovos. O processo de migração foi simples e não teve impacto nas rotinas diárias dos utilizadores, e as operações em curso são apoiadas por uma equipa de apoio empresarial com um Contrato de Nível de Serviço (SLA) de 99,9 por cento.

Dada a natureza sem precedentes do produto, a equipa de TI corporativa da Philips auditou extensivamente a solução da Sovos. As equipas apenas exigiram uma pequena mudança na arquitetura final, devido a um requisito de segurança específico da empresa, no rescaldo da avaliação. A implementação bem-sucedida no Brasil abriu oportunidades para a Philips implantar a solução noutros países da América Latina onde opera.

Porquê a Sovos?

Após um processo de seleção competitivo que incluiu quatro vendedores diferentes, a Philips escolheu a plataforma regional Sovos Business to Government Reporting. A empresa ficou satisfeita com a capacidade da Sovos de automatizar os seus processos de elaboração de declarações e eliminar a sua necessidade de efetuar manualmente a manutenção num sistema complexo.

O projeto foi dividido em duas fases: A emissão da NF-e foi a primeira prioridade, ao passo que a implementação em toda a organização ocorreu gradualmente ao longo de três meses.