O eInvoicing obrigatório na Costa Rica está se tornando realidade em 2018. Inicialmente voltado para os provedores de serviços, a Costa Rica está lançando o requisito para outras empresas ainda este ano, e elas devem se preparar agora para a mudança de processos e operações.
Resumo da Lei
No final de 2017, a Costa Rica anunciou o eInvoicing obrigatório para provedores de serviços e ampliou a exigência para todos os contribuintes em março de 2018. Atualmente, a obrigatoriedade inclui quatro tipos de documentos:
- Faturas (para transações B2B)
- Recibos (para transações B2C)
- Notas de credito
- Notas de débito eletrônico
O que isso significa?
Os contribuintes da Costa Rica devem emitir faturas eletrônicas e têm duas opções:
- Usar um fornecedor de software (para aqueles que emitem um grande número de faturas diariamente e/ou para aqueles que precisam de uma solução integrada e automatizada).
- Usar o software fornecido pela administração fiscal (disponível para aqueles que emitem um pequeno número de faturas e não exigem integração e automação – majoritariamente pequenos contribuintes).
Os contribuintes obrigados a emitir faturas eletrônicas são proibidos de emitir faturas padrão em papel; todas as faturas devem ser emitidas seguindo o formato XML estabelecido pela administração fiscal e apresentadas em tempo real para a validação correspondente.
Quem deve cumprir as normas?
Todos os contribuintes que pagam IVA na Costa Rica devem emitir e apresentar faturas eletrônicas, com exceção das do regime simplificado.
Os regulamentos atuais da Costa Rica permitem à administração fiscal ampliar os requisitos a qualquer momento. De fato, esperamos um mandato que exija eReceipts para varejistas no segundo semestre de 2018.
Quando começa a vigorar?
Os prestadores de serviços da Costa Rica devem começar a emitir e apresentar faturas eletrônicas à administração fiscal de acordo com os seguintes prazos:
- 15 de janeiro de 2018: serviços relacionados a saúde e medicina
- 1° de fevereiro de 2018: serviços de contabilidade
- 1° de março de 2018: serviços jurídicos
- 2 de abril de 2018: software e serviços relacionados à Informática
- 1° de maio de 2018: serviços diversos
- 1° de setembro de 2018: IDs fiscais que terminam em 1, 2 ou 3
- 1° de outubro de 2018: IDs fiscais que terminam em 4, 5 ou 6
- Novembro de 2018: IDs fiscais que terminam em 0, 7, 8 ou 9
É importante observar que as empresas consideradas grandes contribuintes, que costumavam ser incluídas no sistema por meio de uma resolução pessoal, agora precisam cumprir de acordo com o cronograma acima – dispensando a necessidade de notificações individuais.
O que é exigido?
A autoridade fiscal da Costa Rica emitiu três conjuntos de regulamentos que regem o eInvoicing. Conjuntamente, eles exigem que os contribuintes emitam faturas eletrônicas em XML que incluam as seguintes informações:
- Identificação do contribuinte ou declarante: nomes legais e comerciais completos, número ou identificação fiscal, endereço físico e email
- O nome do tipo de documento, que deve incluir a palavra eletrônico: fatura eletrônica, bilhete eletrônico, nota de crédito eletrônica ou nota de débito eletrônico.
- Numeração consecutiva
- Data e hora de publicação do documento eletrônico
- Condições de venda ou serviço: crédito, dinheiro, seção, consignação, arrendamento com opção de compra, arrendamento na função financeira ou qualquer outra condição consignada na fatura
- Formas de pagamento: cartão de crédito, dinheiro, cheque, transferência – depósito bancário, cobrado por terceiros ou qualquer outra condição indicada na fatura
- Detalhe da mercadoria ou serviço fornecido: quantidade enviada, preço unitário, unidade de medida, código do produto, descrição do produto ou serviço e valor da transação
- Descontos concedidos, com indicação de sua natureza e valores
- O valor dos bens e serviços prestados, separando tributados dos isentos
Esses dados e muitos outros devem ser incluídos em cada XML e todos os campos devem ser incluídos, independentemente de serem usados ou não. Para uma lista completa de informações necessárias, consulte o guia de implementação de eInvoicing da Costa Rica ou fale conosco .
Os clientes dos contribuintes obrigados a faturar eletronicamente podem obter uma versão impressa da fatura ou uma versão XML dela. No entanto, uma vez emitida e apresentada a fatura eletrônica, o sistema atual não permite que as empresas a revoguem, mesmo se a transação for cancelada. Em vez disso, os contribuintes devem emitir notas de débito e crédito, para que o documento original seja mantido com seu número inicial atribuído pela administração fiscal. A administração fiscal pode permitir ocasionalmente que os contribuintes emitam faturas em papel em situações em que é impossível emitir a fatura eletrônica no modo de contingência.
Os contribuintes devem manter registros de faturas eletrônicas por um período não inferior a cinco anos. Esta obrigatoriedade se aplica a faturas eletrônicas e impressas e suas notas de débito e crédito.
Como cumprir as normas?
As empresas obrigadas a cumprir com o eInvoicing na Costa Rica devem avaliar como abordarão a conformidade, observando o fato de que as novas regras de faturamento provavelmente mudarão com o tempo. Como o eInvoicing se tornou cada vez mais predominante em todo o mundo, eles também devem considerar onde mais o eInvoicing é necessário e para onde ele pode se expandir. Baixe o nosso checklist para escolha correta do parceiro de conformidade para mais considerações.
Quais são as multas por não conformidade?
Existem várias sanções aplicáveis aos contribuintes que não cumprem a obrigatoriedade, que variam dependendo da gravidade da infração. Aqueles que não estiverem em conformidade estarão sujeitos a multas que variam de 2 a 100 salários básicos (1 salário básico = US$ 762), ou até 2% do valor de uma fatura não informada. No total, as multas podem chegar a US$ 76.287. Além disso, a administração fiscal possui autoridade para fechar empresas que estejam consistentemente em desconformidade.
O que as empresas precisam fazer agora?
As empresas da Costa Rica devem primeiro determinar seus prazos de conformidade e, em seguida, se as ferramentas fornecidas pelas autoridades fiscais são suficientes. Aquelas com um grande volume de faturas ou necessidade de integração e automação devem escolher a melhor solução de eInvoicing para atender às suas necessidades.
Os contribuintes também devem permanecer alerta e cientes de que a qualquer momento o Ministério das Finanças da Costa Rica pode mudar e adicionar novos requisitos ao processo de eInvoicing.
Tome uma atitude
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