La transformación digital de los procesos es una tendencia que toma fuerza en América Latina. Esta digitalización, acelerada por los cambios que están demandando las administraciones tributarias en la región, abarca un amplio espectro de tareas propias de cada compañía, y uno de los elementos centrales tiene que ver con los procesos de firma de documentos. Perú no está ajeno a esta tendencia, y la firma digital es un mecanismo ampliamente utilizado en el país para simplificar los trámites que requieren ser visados por los participantes de un convenio.
En esa línea, Sovos organizó un conversatorio para abordar el status de la firma en el país, analizar el marco legal que la sustenta y compartir experiencias donde sus soluciones de firma y gestión documental digital han facilitado estos procedimientos.
La norma peruana 27.269, que regula la mecánica de firmas digitales y electrónicas, establece que estas firmas tienen exactamente la misma validez y eficacia jurídica que las tradicionales manuscritas. Esto ha permitido avanzar en la automatización y digitalización del flujo de procesos documentales que antes se manejaban a mano, con la misma validez legal del papel. De hecho, en caso de cuestionamientos de dicha validez, la norma prevé mecanismos para que estos puedan ser auditados, validados y sustentados frente a un eventual litigio.
La norma también exige mecanismos que verifiquen la identidad de las personas que están celebrando un contrato o firmando un documento, y de las empresas que los custodian, requiere que aseguren la integridad de los documentos, es decir, que no puedan ser modificados en el tiempo.
Una plataforma diseñada para simplificar los procesos
En este orden de ideas, Sovos cuenta con una plataforma de gestión documental digital que permite, ya sea a través de la web, de APIs que pueden integrarse a cualquier ERP o sistema del cliente, o desde el móvil, realizar todos los procesos de firma que se requieran. Para esto, previo a un proyecto de implementación e integración, se definen y configuran los flujos de firma y los tipos de documentos que se van a utilizar.
La plataforma permite seleccionar el tipo de documento, notificar vía correo a los firmantes que hay un documento pendiente -al que se puede acceder vía web o celular- y ofrece distintas alternativas de firma, incluyendo el propio pin del gestor y procesos biométricos dactilares o faciales. Una vez firmado, se agrega al documento un time stamp, un ladrillo de firma que contiene la información básica de la persona que firmó, el tipo de firma, la fecha y la hora. Se suma además un código de auditoría único, que permite hacer toda la traza del proceso de firma y de generación de verificación del operador.
Experiencias de implementación
Contar con procesos de verificación de identidad que otorguen un alto nivel de certeza a la firma de documentos asegura mayores eficiencias en los procesos de negocios. Uno de los casos compartidos en el conversatorio trató de una empresa de telecomunicaciones que necesitaba reducir los tiempos en los procesos de venta de planes telefónicos, que podían fácilmente extenderse hasta por 30 días. Para resolver esta problemática se implementó la verificación dactilar como mecanismo de validación, lo que permitía contrastar la huella contra el registro nacional de identidad. Si la respuesta era exitosa, el proceso de venta continuaba hasta la firma digital de los documentos, acortando significativamente los tiempos para el cliente.
Aplicaciones similares se pueden desarrollar para industrias como los servicios financieros, retail, educación, salud, manufactura y construcción, entre otras, para la firma de contratos de distintas índoles, con altos niveles de seguridad, al verificar la identidad de los firmantes contra las bases de datos de las entidades pertinentes en el país, para luego realizar las firmas desde cualquier lugar geográfico.
Para esto, en el Perú Sovos está certificado como emisor de certificados digitales, lo que implica que cuenta con una serie de mecanismos de certificación en integración con las entidades pertinentes del país para dar cumplimiento a las normativas, garantizando la validez legal y ayudando a que estos procesos internos de la compañía se vuelvan digitales, asegurando al mismo tiempo la continuidad operacional de las compañías de la mano de una buena experiencia para el usuario, para lo cual se han desarrollado estándares de implementación bastante robustos que procuran mitigar cualquier riesgo relacionado.
