En el ámbito empresarial, la agilidad y eficiencia en la elaboración de contratos son aspectos cruciales, y la NOM 151 permite marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento al respaldar las firmas digitales.
Tradicionalmente, el proceso de elaboración y firma de contratos puede ser largo y tedioso, involucrando la impresión, envío físico, firmas manuscritas y el almacenamiento en archivos físicos.
Sin embargo, en la era digital, la tecnología ofrece soluciones innovadoras para acelerar este proceso y hacerlo más eficiente. Una de las herramientas clave en este sentido es la firma digital respaldada por la Norma Oficial Mexicana 151 (NOM 151) con capacidad de envío instantáneo y de fácil acceso a archivos.
La NOM 151 es una regulación técnica del Código de Comercio en México que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos en soporte físico, incluyendo contratos y convenios.
Para cumplir con estos requisitos, se requiere una constancia de conservación emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado, que incluye una estampa de tiempo que indica la fecha y hora de generación del documento, tal y como establece la NOM 151.
La implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151 ha sido promovida y adoptada por diversas instituciones y empresas en México. Un ejemplo destacado es Petróleos Mexicanos (Pemex), la empresa líder en el sector energético del país.
A partir de 2022, Pemex decretó como obligatoria la firma electrónica en contratos de abastecimiento, arrendamientos, obras y servicios, con el objetivo de agilizar la formalización de estos contratos y promover la transparencia, la rendición de cuentas, la integridad operativa y la eficiencia administrativa.
Para facilitar la implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151, se requiere de una empresa proveedora de soluciones tecnológicas certificada por la Secretaría de Economía.
Sovos ofrece una solución que garantiza la validez y autenticidad de las firmas mediante una verificación previa de la identidad de los firmantes, brindando un alto grado de certeza en la seguridad y confidencialidad de los documentos.
El espaldado por la NOM 151 no solo facilita la legalización de documentos electrónicos, sino que también incluye un repositorio en línea para almacenar los documentos de manera segura.
Entre las ventajas que brinda se encuentran:
Lo anterior permite un seguimiento eficiente de los contratos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivado, simplificando la gestión documental y asegurando el cumplimiento de la NOM 151.
La implementación de la firma digital en México, avalada por la NOM 151 y la gestión digital de documentos ofrecen una serie de beneficios significativos para las empresas. En primer lugar, brindan un respaldo confiable de la información, ya que los documentos digitales son almacenados de forma segura y protegidos contra pérdidas o daños físicos. En segundo lugar, garantizan la protección de datos confidenciales, evitando el acceso no autorizado y asegurando la confidencialidad de los contratos.
De igual forma, permite la reducción de tiempos de búsqueda de documentos. Con la gestión digital, los contratos pueden ser fácilmente encontrados, eliminando la necesidad de buscar en archivadores físicos y ahorrando tiempo valioso en el proceso.
Asimismo, la implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151 y la gestión digital de documentos proporcionan una mayor agilidad en el trabajo cotidiano. Los procesos se simplifican, ya que los documentos pueden ser enviados y firmados de manera remota.
Por último, la firma digital y la gestión digital de documentos brindan certeza jurídica a las empresas. Estos documentos tienen la misma validez legal que los documentos físicos firmados de forma tradicional, al apegarse a los lineamientos de la NOM 151.
Además, su trazabilidad completa asegura que cualquier cambio o modificación sea registrado y pueda ser rastreado, lo que proporciona un respaldo legal sólido en caso de disputas o conflictos.
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Ante el auge de la era digital, las empresas buscan constantemente mejorar su eficiencia operativa y los sistemas ERP han sido una herramienta importante gracias a la agilidad y capacidad de toma de decisiones de manera sistematizada y segura que representan para las organizaciones mundiales. Los sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales, por sus siglas en inglés) han ganado terreno y su presencia en la nube ha revolucionado la manera en la que las empresas gestionan sus procesos administrativos; brindando beneficios y garantizando altos niveles de seguridad, mucho más cuando se trata de facturación electrónica y digitalización de documentos.
En la búsqueda de alternativas que proporcionen los niveles más altos de seguridad, menores costos y mayor eficiencia, las empresas están prefiriendo los mejores sistemas ERP en la nube que cumplan con estos requisitos y que, al mismo tiempo, les permitan diversificar las cargas de trabajo, tener un mejor rendimiento, agilidad, flexibilidad, seguridad y escalabilidad. *
La posibilidad de acceso a la información y funcionalidades desde cualquier lugar y en cualquier momento son algunas s de las principales características de los sistemas ERP; esto significa que de manera remota, y con ayuda de una conexión a Internet, se obtiene gran flexibilidad de trabajo, lo que aumenta la productividad e inmediatez de decisiones en momentos clave sin interrumpir las operaciones de las empresas, sobre todo para aquellas que realizan miles de transacciones por minuto.
Los sistemas ERP en la nube ofrecen una gran escalabilidad; esto significa que hay posibilidad de adaptar las capacidades de los sistemas ERP dependiendo de las necesidades de la empresa. A medida que la organización crece y evoluciona, el software se podrá ajustar para satisfacer las necesidades futuras y requisitos sin la necesidad de hacer inversiones fuertes en infraestructura adicional.
Los proveedores de sistemas ERP buscan cumplir con la demanda de regulaciones de los países donde prestan servicios. Esto se logra gracias a la instalación de procesos efectivos de información normativa, permitiendo una operación eficiente, rentable y legal.
La principal diferencia de un ERP tradicional radica en el costo de hardware, licencias de software, mantenimiento y cambios de programación manual. Los sistemas ERP en la nube permiten tener una inversión constante que se ve reflejada en reducción de costos, un mejor control de gastos a largo plazo y con seguridad aplicada a procesos automatizados.
Cuando los sistemas ERP se encuentran en la nube las actualizaciones de software y el mantenimiento de la infraestructura se hacen de manera global y por parte del proveedor del servicio, permitiendo a todos los beneficiados el uso inmediato de la plataforma sin ver interrumpidas sus actividades. Esto elimina la carga de trabajo, los tiempos de reacción y los costos asociados a la gestión de actualizaciones manuales y locales.
Con el objetivo de prevenir y prever ante desastres locales o parciales, los sistemas ERP en la nube buscan recopilar y encriptar los datos de las transacciones empresariales que provienen de diversas regiones de una organización, eliminan los datos duplicados y proporcionan integridad de estos a través de una plataforma de alta seguridad para que los usuarios de la organización tengan acceso al servicio e información de manera constante.
En Sovos México sabemos que con la masificación de las aplicaciones digitales y la exposición de la información personal en Internet y la protección de la identidad digital es una necesidad básica que las empresas, industrias y proveedores deben ofrecer.
Los servicios de confianza de Sovos protegen la información, las personas y las transacciones en cualquier momento y lugar. **
Sigue nuestro blog para obtener más información de sistemas ERP para facturación electrónica.
* https://sovos.com/es/blog/iva/enfoque-nube-hibrida-adaptable/
** https://sovos.com/es/iva/servicios-de-confianza/
La facturación electrónica y el cálculo de la PTU, o la Participación de los Trabajadores en las Utilidades, son dos aspectos relacionados con la gestión financiera y laboral en México.
La participación de los trabajadores en la PTU es un derecho constitucional en el país, y el monto, correspondiente al 10% de las utilidades acumuladas obtenidas por la empresa en el ejercicio inmediato anterior, debe pagarse dentro de los 60 días naturales después de la presentación de la declaración anual.
El monto final correspondiente a cada trabajador es proporcional a los días trabajados y al sueldo percibido durante el año.
La facturación electrónica juega un papel importante para mejorar la transparencia y precisión en el cálculo de la PTU, al proporcionar un registro digital de las transacciones y facilitar la detección de malas prácticas empresariales, garantizando un cálculo más justo y adecuado de las utilidades para los trabajadores. De esta forma no solo impacta al cumplimiento de la norma, sino al beneficio de la comunidad.
La facturación electrónica brinda a las autoridades mayores herramientas para poder detectar malas prácticas por parte de las empresas, que en algunas ocasiones buscan mecanismos para reducir el monto a repartir entre sus trabajadores. Algunas de las más comunes son:
Las nuevas disposiciones en material fiscal han mejorado la transparencia y precisión de muchos procesos de cumplimiento, al proporcionar un registro digital y en tiempo real de las transacciones, ayudando a que las empresas crezcan y las comunidades prosperen.
Referencia
Guada, L. (2023) Reparto de utilidades – PTU 2022: Cálculo y pago, Sobre Facturación Electrónica CFDI según el modelo del SAT en México. Available at: Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU)(Accessed: 17 May 2023).
El viernes 31 de marzo de 2023 concluye el periodo de gracia otorgado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México en la Resolución Miscelánea Fiscal 2023 (RMF). Los contribuyentes deberán migrar a la versión 4.0 del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), el esquema de facturación electrónica.
Entre los formatos de documentos que ya no serán aceptados una vez concluido el periodo de gracia se encuentran:
Así termina la transición entre versiones para México en materia de facturación electrónica.
Está transición implica que los Proveedores de Servicios de Certificación de CFDI Autorizados (PSCCFDI) deben actualizar sus mecanismos de integración para mantenerse en cumplimiento, y a la vez, los contribuyentes deberán alinear sus tecnologías con los cambios que su PSCCFDI le notifique.
La autoridad tiene la facultad de imponer multas al ejercer sus facultades de comprobación o dentro de un proceso de solicitud de devolución cuando descubra la expedición de CFDI que no cumplan con los requisitos señalados en las disposiciones fiscales.
Dichas multas van desde los $19,700.00MXN ($1000.00 USD aprox.) a $112,650.00MXN ($5500.00 USD aprox.), y en caso de reincidencia, las autoridades fiscales podrán clausurar preventivamente el establecimiento del contribuyente por un plazo de tres a quince días.
Asimismo se emitirán multas de $400.00MXN ($20.00 USD aprox.) a $600.00MXN ($30.00 USD aprox.) por cada comprobante fiscal que se emita y no cuente con los complementos que se determinen mediante las reglas de carácter general, que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria.
En casos extremos donde se compruebe un daño al fisco federal se considera equiparable al delito de defraudación fiscal el hecho de darle efectos fiscales a los CFDI cuando no reúnan los requisitos de los Artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF).
A unos días de volverse la versión 4.0 del CFDI la única forma de facturar, la autoridad actualizó, entre otros, los siguientes documentos:
En consideración con lo anterior, las empresas deberán tener en cuenta estos cambios y cómo aplicarlos para garantizar el cumplimiento continuo durante la transición al CFDI 4.0.
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CFDI, que significa Comprobante Fiscal Digital por Internet, es el esquema de facturación electrónica definido por el código fiscal federal mexicano. Es obligatorio para las empresas que hacen negocios en México desde 2011.
El CFDI tiene como objetivo aumentar la visibilidad de las obligaciones fiscales de las empresas para que el gobierno pueda asegurarse de que está recibiendo los pagos correctamente. Ha tenido éxito, ya que las auditorías basadas en la legislación han revelado un aumento del 34% del IVA recaudado en un solo trimestre.
La legislación fiscal mexicana exige información adicional cuando las empresas realizan determinadas transacciones. Esta información adicional se adjunta en los “complementos”, correspondientes al CFDI principal.
Existen más de 30 “complementos” del CFDI, cada uno con sus propios componentes y requisitos esenciales. También hay un proceso de validación y un proceso de cancelación a seguir y una amplia gama de sanciones por incumplimiento.
Lea nuestra guía de facturación electrónica en México para obtener más información y garantizar el cumplimiento de este complejo panorama del IVA.
El 27 de diciembre de 2022, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2023. Anualmente la Resolución establece reglas y ajustes para el CFDI, un componente clave del sistema de facturación electrónica de México.
La RMF entró en vigor el 1 de enero de 2023.
Entre las reglas más importantes está la ampliación del periodo de gracia para expedir ciertos documentos. La disposición establece que se amplía hasta el 31 de marzo de 2023, la posibilidad de continuar emitiendo los siguientes documentos:
También es aplicable a los complementos y complementos concepto correspondientes.
La RMF 2023 señala que las cancelaciones de CFDI no pueden hacerse después del mes en que se debe presentar la declaración anual del ISR (impuesto sobre la renta). Esto es en abril para personas físicas y en marzo para personas morales.
La resolución también establece que las correcciones al CFDI de nómina sólo podrán hacerse una vez y a más tardar el 28 de febrero de 2023.
Los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar controles volumétricos de hidrocarburos y petrolíferos podrán seguir emitiendo un CFDI diario, semanal o mensual por todas las operaciones que realicen con el público, hasta el 31 de diciembre de 2023.
También se establece que el complemento “Hidrocarburos y Petrolíferos” en el CFDI será obligatorio 30 días después de que el SAT lo publique en su página de Internet.
La RMF señala que hasta el 31 de julio de 2023 no se impondrán multas y no se considerará bajo el delito de contrabando si el complemento Carta Porte no cuenta con todos los requisitos señalados en la Guía de llenado del CFDI.
Para acreditar el transporte de bienes o mercancías, los intermediarios o transportistas ahora deben expedir el CFDI tipo ingreso con el complemento Carta Porte en lugar del CFDI tipo Traslado.
Los contribuyentes que se dediquen al autotransporte de servicios dedicados están sujetos a reglas adicionales. Quienes presten el servicio a un solo cliente o contratista mediante la asignación específica de unidades vehiculares podrán expedir el CFDI de ingreso para cubrir la totalidad del servicio prestado sin el complemento Carta Porte.
En estos casos, el cliente o contratante deberá expedir el CFDI de transporte. Esto incluye el complemento Carta Porte por cada viaje, el cual debe estar relacionado con el CFDI ingreso emitido por su transportista.
Además, se establecen regulaciones adicionales sobre la emisión de CFDI relacionados con servicios de fletamento a casco desnudo, por tiempo determinado, por viaje y en ferry.
La RMF incluye información sobre el complemento de Identificación de Recursos y Minuta de Gastos por Cuenta de Terceros, esto será obligatorio 30 días después de que la autoridad fiscal lo publique en su página web.
Parte V de V – Christiaan Van Der Valk, vicepresidente de estrategia y regulación, Sovos
Clic aquí para leer la parte IV de la serie.
Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, trayendo consigo mandatos y expectativas más estrictas para las empresas. Insertos en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos, que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo la aplicación de la ley en tiempo real, que puede variar en severidad desde multas significativas, hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los líderes de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Pedimos a nuestro vicepresidente de estrategia y normativa, Christiaan Van Der Valk, que nos oriente sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
CV: La digitalización del IVA y otros impuestos amplía considerablemente el alcance de los sistemas financieros y transaccionales, que deben cumplir con requisitos específicos -y siempre cambiantes- del gobierno. Este fenómeno de ampliación y descentralización del cumplimiento de los impuestos en el panorama de sistemas y procesos de una empresa se produce al mismo tiempo que un mayor número de estas aplicaciones (para la automatización de las cuentas por pagar, el EDI, las adquisiciones, la automatización de la cadena de suministro, la gestión de los viajes y los gastos, la gestión del pedido al cobro, la gestión de las comunicaciones con los clientes, etc.) se utilizan en régimen SaaS en modo multiusuario.
Esto le obliga a hacer un balance de las aplicaciones que pueden entrar en el ámbito de aplicación de los requisitos del IVA en todas las jurisdicciones pertinentes, y a revisar los contratos con los proveedores para garantizar la claridad en cuanto a la responsabilidad del cumplimiento. Es posible que también haya que revisar las prácticas de contratación para conceder licencias a esas aplicaciones externas, a fin de garantizar una contratación adecuada en torno al cumplimiento de las normas fiscales desde el principio.
P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
CV: Un factor clave del éxito es el grado en que TI e impuestos pueden formar un equipo para afectar al cambio en la organización. La respuesta por defecto a los cambios en los impuestos indirectos será considerarlos como algo evolutivo y que se resuelve mejor en las filiales locales. Sin embargo, la introducción de los CTC supone un cambio de paradigma y una de las consecuencias es que resolver estos retos de forma descentralizada puede ser perjudicial para el potencial de transformación digital de una empresa. Las tecnologías de la información y la fiscalidad deben colaborar estrechamente para concienciar a todas las partes interesadas de la empresa y del país sobre la importancia de una respuesta coordinada y estratégica a este profundo cambio. No se puede subestimar el papel de los tecnólogos fiscales especializados en estos retos interdisciplinarios.
Muchas cosas han cambiado en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con informes más detallados y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tiene que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, basándose en nuestra experiencia de trabajo con muchas de las principales marcas del mundo.
Parte IV de V – Ryan Ostilly, vicepresidente de producto y estrategia GTM EMEA & APAC, Sovos
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Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, trayendo consigo mandatos y expectativas más estrictas para las empresas. Insertos en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos, que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo la aplicación de la ley en tiempo real, que puede variar en severidad desde multas significativas, hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los líderes de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Pedimos a nuestro vicepresidente de producto y estrategia GTM, Ryan Ostilly, que nos ofrezca su orientación sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
RO: Los equipos de TI tendrán que trabajar duro para garantizar que sus sistemas fiscales transaccionales y financieros principales tengan la capacidad mejorada de extraer, transformar, remitir y consumir datos en tiempo real con todas las jurisdicciones fiscales en toda su huella global, en cumplimiento de una miríada de requisitos legales y de procedimiento en constante cambio. Con la aceleración del ritmo de esta disrupción, los gobiernos están reescribiendo las reglas sobre el control y el compromiso de los contribuyentes, forzando la conexión directa y la intimidad con los propios datos.
Me temo que, en un número creciente de casos, los propietarios de los datos pueden ser departamentos funcionales. El departamento de TI tendrá que evolucionar su papel en esta relación, considerando al gobierno como un socio comercial crítico, con el que deben estar siempre conectados, de forma continua y completa.
P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
RO: En esta era moderna de transformación fiscal iniciada por el gobierno, un departamento de TI exitoso perseguirá una estrategia proactiva que priorice un marco conectado, continuo y completo para los mandatos del gobierno y los Controles Transaccionales Continuos (CTC). Estos tres principios son:
Conectado – Diseñe una estrategia simplificada de integración y de proveedores. Reduzca la exposición a múltiples integraciones y proyectos grandes cuando adopte nuevas jurisdicciones o implemente cambios.
Continuo – Asóciese con expertos en normativa y legislación de forma regular. Revise los próximos mandatos y evalúe el impacto en sus requisitos empresariales actuales y futuros.
Completo – Piense más allá de los aspectos técnicos y los esquemas. Asóciese con expertos en materia fiscal a la hora de traducir y validar los requisitos del mandato, ya que estos resultados definirán la posición financiera y fiscal de su empresa ante las autoridades fiscales en tiempo real.
Muchas cosas han cambiado en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con informes más detallados y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tiene que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, basándose en nuestra experiencia de trabajo con muchas de las principales marcas del mundo.
Parte III de V – Eric Lefebvre, director de tecnología, Sovos
Clic aquí para leer la parte II de la serie.
Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, trayendo consigo mandatos y expectativas más estrictas para las empresas. Insertos en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos, que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo la aplicación de la ley en tiempo real, que puede variar en severidad desde multas significativas, hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los líderes de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Hemos pedido a nuestro director de información, Amit Venugopal, que nos ofrezca su orientación sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
AV: La centralización es la clave, pero hay un proceso que debe seguirse para una correcta ejecución. Al principio, la centralización tiene que empezar con los procesos empresariales, las prácticas, las herramientas y la estandarización de las tecnologías de extracción y envío de datos en toda la organización. A continuación, el departamento de TI tiene que considerar los datos en función de las necesidades basadas en los acuerdos de nivel de servicio. Empezando por:
Datos de entrega:
Una vez que esto se ha consolidado, TI puede centrarse en los datos operativos, que contienen:
Los departamentos de TI deben centrarse en la disponibilidad de los datos añadiendo múltiples fuentes replicadas de los mismos. La localización de los datos es otra necesidad crítica impulsada por los mandatos que, en su mayoría, cambian para mantener los datos locales, como estamos viendo en países como Arabia Saudí y muchas otras naciones de Asia Oriental. Los departamentos de TI tienen que garantizar que se pueda proporcionar almacenamiento de datos por satélite, que son fundamentales para los países con esas especificaciones. La centralización de los procesos y las herramientas para la entrega de datos es el primer paso. Para el segundo paso es necesario dividir los datos, dejando de almacenar los datos durante años en un único almacén de datos, lo que hace imposible moverlos/replicarlos y hacerlos disponibles.
P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
AV: A medida que las organizaciones dan el paso a un enfoque centralizado, deben ser conscientes de que el radio de acción de un “fallo” afecta a más de un país. Para combatirlo, las organizaciones de TI deben contar con procedimientos y planes sólidos que ayuden tanto a evitar estas situaciones como a limitar rápidamente los daños si se produce un problema. Yo lo veo como tres áreas de enfoque distintas:
Procedimientos de control de cambios. Refuerce los controles de impacto no solo para cambios de código o actualizaciones operativas; incluya también los cambios normativos y de configuración.
Procedimientos de prueba. Aléjese de las pruebas de alcance exclusivamente regional e incorpore pruebas sintéticas globales de punta a punta, empezando por el servicio en el borde hasta todos los servidores backend y de vuelta.
Gestión de incidencias. Pase de la monitorización del backend a una vista de panel único de monitoreo y averías centralizada, con el apoyo de un centro de operaciones global en un modelo al estilo “follow the sun”.
Muchas cosas han cambiado en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia, junto con informes más detallados y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que usted no tiene que hacer esto solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, basándose en nuestra experiencia de trabajo con muchas de las principales marcas del mundo.
Parte II de V – Oscar Caicedo, vicepresidente de gestión de productos para VAT Americas, Sovos
Clic aquí para leer la parte I de la serie.
Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, trayendo consigo mandatos y expectativas más estrictas para las empresas. Insertos en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos, que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo la aplicación de la ley en tiempo real, que puede variar en severidad desde multas significativas, hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los líderes de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales.
Pedimos a nuestro vicepresidente de gestión de productos para el IVA, Oscar Caicedo, que nos ofrezca su orientación sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI, y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
OC: Para mí, esto se divide en cuatro categorías distintas:
P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
OC: Yo daría prioridad a un claro conocimiento normativo de los mercados/geografías en los que se opera. Esto parece obvio, pero no siempre es así. El 99% de las veces que hablo con una gran organización multinacional, no tienen claras las necesidades del mercado local. Los esfuerzos por centralizar o adoptar un enfoque cohesivo fracasan porque los principales responsables de la toma de decisiones en materia de TI no entendieron la normativa.
Además, debe centrarse en los procesos empresariales y en los requisitos de los datos para que tengan éxito y resolver el problema de principio a fin. El reto no termina con el registro de datos. El problema termina cuando se dispone de la visibilidad, el mantenimiento, el apoyo, la conciliación y la inteligencia adecuados para estar totalmente preparado.
No se arriesgue. El entorno normativo es muy dinámico, por lo que es importante garantizar la comprobación adecuada de todos los escenarios empresariales necesarios para operar. No tener unos guiones de prueba claros puede dar lugar a sorpresas en los entornos de producción, lo que puede acarrear grandes implicaciones para la operación.
Por último, consolide todo lo posible. Esto significa simplificar los puntos finales, los protocolos de comunicación, las estructuras de datos, etc. Esto permitirá una gestión más eficaz de los procesos obligatorios en las diferentes jurisdicciones.
Muchas cosas han cambiado en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia junto con informes más detallados y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que no tiene que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, basándose en nuestra experiencia de trabajo con muchas de las principales marcas del mundo.
Parte I de V – Steve Sprague, principal oferente comercial, Sovos
Las leyes de facturación electrónica exigidas por los gobiernos se están abriendo paso en casi todas las regiones del mundo, trayendo consigo mandatos y expectativas más estrictas para las empresas. Insertos en todos los aspectos de su operación, los gobiernos son ahora una influencia omnipresente en su pila de datos, que revisa cada transacción en tiempo real mientras atraviesa su red. La supervisión en tiempo real también ha traído consigo la aplicación de la ley en tiempo real, que puede variar en severidad desde multas significativas hasta el cierre completo de su negocio. Todo esto ha creado una nueva realidad para los líderes de TI, que necesitan una estrategia para hacer frente a estos cambios globales. Le pedimos a nuestro director de estrategia, Steve Sprague, que nos oriente sobre cómo afectará esto a los departamentos de TI y cómo pueden prepararse mejor.
P: Ahora que las autoridades gubernamentales están en los datos de las empresas y exigen informes en tiempo real o casi real, ¿qué impacto tendrá esto en los departamentos de TI?
SS: Los CIO tienen que tomar una decisión: ¿se adaptan a estos cambios y adoptan un enfoque centralizado de sus datos, sistemas, procesos de negocio y aplicaciones, o utilizan una plataforma descentralizada en la que se deja a cada país tomar sus propias decisiones? Más del 95% de las empresas han aplicado un enfoque descentralizado a medida que estos mandatos han ido creciendo país a país. Sin embargo, a medida que América Latina ha pasado de solo tres países que instituían estos mandatos en 2014 a más de 14 países que los implementan ahora, y con otros 30 países de todo el mundo que están iniciando el proceso de implementación de regímenes similares -incluyendo economías de toda Asia y Europa, como Francia y Alemania- un enfoque descentralizado conduce a varios problemas a largo plazo, entre ellos:
– Visibilidad limitada fuera del país
– Múltiples herramientas y proveedores en diferentes países
– Procesos desarticulados centrados únicamente en el cumplimiento de las obligaciones locales
– Foco en la resolución del “problema más inmediato ” en lugar de mirar el panorama general
– Funciones y responsabilidades mal definidas
– Enfoque inconsistente para la implementación de países adicionales
P: Para cumplir con los mandatos del gobierno y garantizar que las operaciones continúen sin interrupción, ¿qué debe priorizar TI? ¿Qué enfoque recomendaría?
SS: TI debería centrarse en el objetivo final: implementar un enfoque centralizado de estas leyes obligatorias de facturación electrónica exigidos por el gobierno para garantizar un enfoque globalmente coherente de todas las declaraciones tributarias digitales. Habrá una reducción de costos al consolidar el número de proveedores y herramientas, y el riesgo se mitigará aún más gracias a una mayor estandarización y visibilidad. No puedo recalcar lo suficiente la importancia de las sinergias de implementación a medida que los requisitos aumentan y se expanden. Esto solo va a ser más complejo a medida que pase el tiempo. La claridad de las funciones y responsabilidades es el otro beneficio para los equipos de TI, ya que este enfoque conducirá a áreas de enfoque claramente definidas para el equipo. Por último, la alineación de los análisis a través de un centro de datos será ahora posible, proporcionando un panel de control centralizado para sus operaciones globales.
Muchas cosas han cambiado en el mundo de la facturación electrónica exigida por los gobiernos. La continua inversión en tecnología por parte de las autoridades gubernamentales ha puesto a los reguladores en posición de exigir una mayor transparencia, junto con informes más detallados y en tiempo real. Para satisfacer estas demandas, las empresas recurren a sus organizaciones de TI. La buena noticia es que usted no tiene que hacerlo solo. Sovos cuenta con los conocimientos necesarios para guiarle a través de esta evolución global, basándose en nuestra experiencia de trabajo con muchas de las principales marcas del mundo.