La industria de seguros en México es vital para la estabilidad financiera de millones de personas y empresas. En el mundo de las aseguradoras en México, la gestión eficiente de los procesos fiscales es esencial para mantener el cumplimiento normativo y el buen funcionamiento de la empresa. Uno de los aspectos clave de esta gestión es la facturación, un proceso que puede volverse riesgoso si se hace de manera manual. En este artículo, exploramos cómo la facturación automatizada puede simplificar algunos procesos de las aseguradoras en México al mismo tiempo que cumplen con los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Cumplimiento normativo: El SAT en México establece regulaciones estrictas para la emisión de facturas electrónicas. Con una solución de facturación en la nube, las aseguradoras pueden garantizar que sus documentos cumplan con todas las normativas vigentes, evitando posibles sanciones y multas.
Ahorro de tiempo: La facturación con ayuda de tecnología elimina la necesidad de crear facturas manualmente, lo que ahorra tiempo significativo. Esto permite a las aseguradoras centrarse en actividades más estratégicas y productivas.
Reducción de errores: Los errores humanos son comunes en la facturación manual, lo que puede generar problemas con clientes y el SAT. Una solución en la nube reduce estos errores al automatizar los cálculos y la emisión de facturas.
Acceso Remoto: Con la facturación automatizada basada en la nube, el personal de las aseguradoras puede acceder y generar facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Almacenamiento seguro: La nube proporciona un lugar seguro para almacenar todas las facturas electrónicas, lo que facilita la recuperación de documentos en caso de auditoría o revisiones con clientes.
La facturación automatizada, respaldada por un software en la nube, se ha convertido en una herramienta esencial para las aseguradoras en México que facilita la gestión de procesos fiscales, mejora la eficiencia operativa y ayuda a asegurar el cumplimiento normativo, especialmente en un entorno regulado por el SAT.
Al adoptar estas soluciones tecnológicas, las aseguradoras pueden centrarse en brindar un mejor servicio a sus clientes y optimizar su rendimiento financiero, mientras mantienen una operación fiscal sólida y libre de errores. En un mundo empresarial cada vez más digital, la facturación automatizada es la clave para el éxito de las aseguradoras en México.
Si su empresa aseguradora necesita potenciar el cumplimiento normativo fiscal le ofrecemos innovadoras soluciones tecnológicas para cumplir con las normas de impuestos de manera global. Estamos para servirle.
Para 2024, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) se embarca en un intenso plan de fiscalización, con la meta de mantener una recaudación histórica que ascendió a los 4 billones 517 mil 730 millones de pesos en el 2023.
El denominado Plan Maestro 2024 no solo pretende superar los desafíos financieros, sino que representa un paso decidido hacia la modernización y eficiencia en la fiscalización.
En 2023, el SAT logró la fiscalización de más de 4 billones de pesos. El Plan Maestro se propone fortalecer la fiscalización en esquemas de fideicomisos y empresas de intermediación crediticia.
Estos esquemas de fiscalización del SAT se extenderán a plataformas tecnológicas, de comercio y cobros electrónicos. Además, se intensificarán las operaciones de comercio exterior y los operativos de combate al contrabando.
Este enfoque estratégico del SAT aborda la fiscalización de una amplia gama de sectores económicos, asegurando que ningún área quede sin examen detallado.
Por este motivo, la fiscalización del SAT se enfocará en los siguientes sectores:
El Plan Maestro del SAT no solo apunta a la fiscalización, sino también a la mejora de la atención al contribuyente. Busca optimizar los más de 35 trámites que se realizan de manera presencial, asegurando que las solicitudes de citas se atiendan dentro de los primeros 10 días hábiles.
Para ampliar aún más la cobertura de servicios, el SAT abrirá nuevas oficinas de atención en los cinco estados con mayor demanda. Estas se sumarán a las 157 ya existentes en el país. Además, se reforzará el programa de Oficina Móvil en las 32 entidades del país, acercando los servicios a lugares remotos y brindando atención prioritaria a comunidades vulnerables.
En el ámbito jurídico, el SAT establecerá un incremento significativo de su presencia ante los órganos jurisdiccionales.
A través de acciones de litigio, el SAT defenderá el interés fiscal, cerrando brechas y asegurando una aplicación más efectiva de las regulaciones tributarias.
Tecnología de vanguardia y fiscalización: La revolución de la inteligencia artificial
En el epicentro del plan del SAT se encuentra la aplicación de tecnologías de vanguardia, especialmente la Inteligencia Artificial (IA).
La implementación de modelos de analítica de grafos y machine learning tiene la intención de clasificar a los contribuyentes de riesgo.
Este enfoque innovador del SAT no solo identificará redes complejas de elusión y evasión fiscal, sino que también apuntará a detectar inconsistencias en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), especialmente asociadas al contrabando y empresas fachada.
El Plan Maestro 2024 del SAT es una hoja de ruta integral que combina tecnología avanzada con estrategias específicas de fiscalización para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Para el Gobierno Federal, las acciones del SAT no solo reflejan un compromiso con la modernización de la gestión tributaria, sino también la determinación de mejorar la fiscalización sin recurrir a la creación de nuevos impuestos o al aumento de los ya existentes.
El énfasis en la eficiencia, la cobertura ampliada de servicios y la presencia jurídica reforzada subraya el compromiso del SAT con la equidad y la transparencia en la fiscalización.
El SAT emitió la Resolución Miscelánea Fiscal 2024, como lo hace cada año, en la cual se establecen reglas y ajustes para diversas disposiciones fiscales. Tratándose en materia de CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet), la Resolución Miscelánea Fiscal 2024 establece, entre los cambios más importantes, lo siguiente:
Regla 2.7.1.27. Se llevaron a cabo algunas modificaciones para la clave de integración vehicular. Para los CFDI que expidan los fabricantes, ensambladores, comercializadores e importadores de automóviles en forma definitiva, cuyo destino sea permanecer en territorio nacional para su circulación o comercialización, deberán contener el número de identificación vehicular y la clave vehicular que corresponda al automóvil.
Regla 2.7.1.47. La Resolución Miscelánea Fiscal 2024 establece que el plazo para la cancelación de los CFDI que emitan los contribuyentes por el ejercicio 2023, será el 1 de abril de 2024 para personas morales y el 30 de abril de 2024 para personas físicas.
En caso de que se realice la cancelación de los CFDI fuera del plazo, los contribuyentes podrían ser acreedores de multas de entre el 5 y 10% del monto de cada comprobante fiscal cancelado.
Regla 2.7.2.8. La Resolución Miscelánea Fiscal 2024 incorpora como obligación de los proveedores de certificación de CFDI el resguardar por un término de tres meses las listas LCO (lista de contribuyentes obligados) y LRFC (lista de contribuyentes inscritos no cancelados en el Registro Federal de Contribuyentes).
Regla 2.7.5.6. Los contribuyentes que durante el ejercicio fiscal 2023 hayan emitido CFDI de nómina que contengan errores u omisiones en su llenado o en su versión podrán, por única ocasión, corregir estos, siempre y cuando el nuevo comprobante que se elabore se emita a más tardar el 29 de febrero de 2024 y se cancelen los comprobantes que sustituyen.
El CFDI de nómina que se emita en atención a esta facilidad se considerará emitido en el ejercicio fiscal 2023, siempre y cuando refleje como fecha de pago el día correspondiente a 2023 en que se realizó el pago asociado al comprobante.
Regla 3.13.33. La Resolución Miscelánea Fiscal 2024 define que el plazo para que los contribuyentes que tributen en el RESICO puedan cancelar los CFDI globales que emitan será, a más tardar, en el mes en el cual deban presentar la declaración anual del ISR correspondiente al ejercicio fiscal en el cual se expidió el comprobante.
Regla 2.7.7.2.9. Los contribuyentes que realicen operaciones de logística inversa en autotransporte, la cual consiste en transportar bienes o mercancías al regreso de sus puntos de origen, ya sea por los procesos de retorno de inventario o devoluciones, deberán expedir un CFDI de tipo ingreso o traslado, según corresponda con complemento Carta Porte, cumpliendo con los requisitos establecidos en el instructivo de llenado de dicho complemento. Dicho CFDI, además de amparar el traslado de los bienes o mercancías desde el punto de origen, servirá para amparar el traslado de los bienes o mercancías en aquellos casos en que exista una devolución, no se entregaron o se entregaron parcialmente al destinatario durante el trayecto que ampara el origen y destino mencionado en el citado complemento, siempre y cuando la mercancía que se retorna corresponda al mismo tipo y la cantidad sea igual o menor a la señalada en el complemento referido.
Para el caso de aquellos contribuyentes que presten el servicio de paquetería y mensajería, no será necesario relacionar los números de guía de los paquetes que recolecten o devuelvan.
En el competitivo sector de la manufactura en México resulta indispensable que las empresas cuenten con soluciones y estrategias eficaces de cumplimiento tributario para evitar multas del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
El SAT tiene la autoridad para imponer multas durante sus facultades de comprobación o dentro de un proceso de solicitud de devolución cuando detecta la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que no cumplen con los requisitos fiscales establecidos.
De acuerdo con la Resolución Miscelánea Fiscal para 2023, estas multas pueden oscilar entre $19,700 y $112,650 pesos, y en casos de reincidencia, las autoridades fiscales pueden clausurar preventivamente el establecimiento del contribuyente por un período de tres a quince días.
Adicionalmente, se emiten multas de $400 a $600 pesos por cada comprobante fiscal que se emita sin contar con los complementos determinados por las reglas de carácter general establecidas por el SAT.
En situaciones extremas, donde se compruebe un daño fiscal federal, la emisión de un CFDI que no cumple con los requisitos establecidos en los Artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación se considera equiparable al delito de defraudación fiscal.
El sector de la manufactura en México se enfrenta diariamente a diversos factores que pueden influir en sus responsabilidades tributarias y obligaciones de declaración. Todo cuenta, desde el equipo utilizado para producir bienes, hasta la materia prima utilizada, la ubicación de los almacenes y los métodos de envío. Cada uno de estos factores desempeña un papel crucial en el cumplimiento tributario.
Además, se añade la complejidad de gestionar inventarios y vender en varias jurisdicciones fiscales con regulaciones cambiantes y distintas. Esto puede sobrecargar rápidamente los procesos de administración de impuestos en el sector de la manufactura.
Sovos no solo ofrece tecnología avanzada, sino también el respaldo de expertos en cumplimiento regulatorio para garantizar el éxito del sector manufactura en este entorno fiscal en constante cambio.
Lo invitamos a ponerse en contacto con alguno de nuestros asesores para desarrollar una estrategia de cumplimiento tributario que mejor le funcione a su empresa para eludir multas del SAT.
El uso de la factura electrónica ha traído múltiples beneficios para las empresas que van más allá de la agilidad en la emisión de estos comprobantes de pago y la eliminación del papel.
El impacto del uso de la factura electrónica se presenta de manera positiva en la operatividad de las empresas, gestión de cumplimiento, optimización del trabajo de los equipos, e incluso impulsa el crecimiento de los negocios.
Sovos, con sus soluciones para cumplimiento tributario, ha logrado grandes resultados en la desafiante tarea de la implementación de nuevas regulaciones para el uso de la facturación electrónica en los diferentes países de Latinoamérica, que representan buenas prácticas para inspirar a las empresas que están en la búsqueda de optimizar sus procesos administrativos. Te las explicamos a continuación.
Como resultado de estas buenas prácticas del uso de la facturación electrónica, las compañías pueden enfocarse en sus funciones centrales del negocio, como las cuentas por cobrar y pagar, mejoras en logística, atención al cliente, y estrategias de crecimiento.
Bajo el avance tecnológico, y con el afán de obtener reducción de riesgos, se han creado software especializados que minimizan errores y agilizan procesos. En el mundo corporativo y empresarial, la emisión de facturas es una actividad esencial, pero, a menudo, propensa a errores que pueden desencadenar problemas operativos, administrativos y fiscales.
A grandes rasgos, un software de este tipo se encarga de automatizar procesos, ayudando al cumplimiento de normas y eliminando errores humanos. A continuación, se enlistan una serie de beneficios específicos.
La protección y seguridad de los datos es primordial en cualquier proceso empresarial. En particular, un software de facturación masiva debe contar con sistemas de encriptado, medidas de seguridad y almacenamiento avanzados para proteger los datos sensibles, tanto de clientes como de la empresa.
Al reducir vulneraciones de seguridad y garantizando la integridad de la información, se logra la reducción de riesgos durante el proceso completo de facturación. El software de facturación masiva debe ofrecer funciones eficientes de almacenamiento, búsqueda de datos, acceso y filtrado de información. Además, estos sistemas organizados y centralizados de gestión permiten procesos eficientes ante auditorías o consultas posteriores.
Un software de facturación masiva tiene procesos automatizados de creación, aprobación, cancelación y emisión de facturas que llevan al ahorro de tiempo, así como a la reducción de riesgos y errores humanos, como la captura de datos incorrectos o cálculos erróneos. El software de facturación masiva garantiza la precisión y coherencia en las facturas emitidas, lo que disminuye consecuencias negativas para la empresa como retrasos en los pagos, discrepancias en los registros contables y relaciones tensas con clientes o equipo interno.
El cumplimiento normativo de las empresas es fundamental para permanecer en regla ante las disposiciones de los gobiernos. El incumplimiento de leyes fiscales y contables puede dar lugar a graves multas y provocar consecuencias severas. El software de facturación masiva elegido deberá cumplir con los requisitos legales y fiscales vigentes para evitar riesgos financieros y normativos.
En conclusión, un software de facturación masiva es una herramienta eficaz para las empresas que buscan reducción de riesgos en sus procesos de verificación, timbrado, cancelación, aprobación y emisión de facturas, al mismo tiempo que permiten tener un vasto almacenamiento de información bajo reglas de seguridad eficientes.
Al usar un software confiable, las empresas pueden optimizar operaciones financieras y aumentar su productividad, obteniendo reducción de riesgos a corto, mediano y largo plazo.
La adopción del software de facturación masiva de Sovos representa una valiosa inversión para las empresas, pues el servicio incluye la actualización constante de los cambios en leyes y regulaciones, lo que garantiza el cumplimiento de estándares y requisitos correspondientes al mismo tiempo que encripta la información para proteger la confidencialidad de los datos. La adopción del software de facturación masiva de Sovos representa una valiosa inversión para las empresas, pues el servicio incluye la actualización continua de los cambios en leyes y regulaciones, lo que garantiza el cumplimiento de estándares y requisitos correspondientes al mismo tiempo que encripta la información para proteger la confidencialidad de los datos.
El Servicio de Administración Tributaria de México (SAT) publicó nuevos ajustes a la versión 3.0 del complemento Carta Porte en su portal institucional. Dicha publicación está fechada el 25 de septiembre de 2023.
Es importante recordar que el uso de la versión 2.0 de la Carta Porte se hizo obligatorio a partir del 1 de enero de 2022, conforme a la Cuarta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal de 2021.
No obstante, la autoridad estableció un periodo de gracia que va del 1 de enero al 31 de diciembre de 2023 para emitir correctamente dicho complemento, sin sanciones ni multas en caso de incumplir con algún requisito.
Entre los principales ajustes podemos ver la incorporación de siete catálogos:
Para operaciones de comercio exterior se Incorporaron campos como:
La sección Pedimento fue reemplazada por Documento de Aduana y sus respectivos campos fueron incorporados para identificar tipo de documento, RFC del importador, e identificación del documento aduanero, entre otros.
A esta versión 3.0 se introduce un nuevo código de barras bidimensional, que acompañará a la representación impresa de la Carta Porte.
| Estándar de Carta Porte (pdf) |
| Esquema de Carta Porte (xsd) |
| Secuencia de cadena original Carta Porte (xslt) |
| Matriz de errores (xls) |
| Esquema de los catálogos (xsd) |
Es importante hacer notar que la autoridad aún no se ha pronunciado sobre la coexistencia de ambas versiones, ni se cuenta aún con la Guía de llenado actualizada de dicho complemento, por lo que se debe estar atentos a dichas regulaciones.
En un esfuerzo por contribuir con el combate al robo de mercancías y la evasión fiscal, más de 94 mil contribuyentes, principalmente transportistas, han tomado la iniciativa de tramitar el complemento Carta Porte, a pesar de la prórroga otorgada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Según el reporte más reciente del SAT, se han emitido un total de 509 millones 651 mil 690 facturas con el complemento Carta Porte, en su versión 2.0, desde el inicio de su vigencia en 2022.
Esto representa un avance en el fortalecimiento del esquema de traslado de mercancías, la regularización de operaciones comerciales relacionadas con el transporte y el impulso al comercio formal en el país.
El complemento Carta Porte es un comprobante fiscal diseñado para acompañar las operaciones de traslado de bienes o mercancías vía terrestre, marítima, aérea o ferroviaria.
Este complemento es esencial para acreditar la legalidad y trazabilidad de los traslados en territorio nacional, y proporciona detalles sobre los bienes transportados, ubicaciones de origen, puntos intermedios, destinos y el medio por el que se transportan, incluyendo el traslado de hidrocarburos y petrolíferos.
Desde su implementación, se ha convertido en un instrumento clave para el sector logístico y para garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales y aduaneras.
La prórroga otorgada por el SAT ha permitido a los contribuyentes adecuar sus sistemas y procesos para la emisión del complemento Carta Porte. Con la última prórroga anunciada el 16 de julio, el plazo para cumplir con la exigencia del folio fiscal de la factura electrónica con complemento Carta Porte se amplía hasta el 31 de diciembre de 2023.
Durante este periodo, no se aplicarán sanciones a aquellos contribuyentes que emitan CFDIs con la nueva versión del complemento Carta Porte sin la totalidad de los requisitos establecidos en los instructivos publicados en el portal del SAT. Además, la transmisión del CFDI al Sistema Electrónico Aduanero será exigible a partir del 1 de enero de 2024.
Para el cumplimiento de las obligaciones relativas a controles volumétricos, se prorroga la presentación de un solo certificado de la correcta operación y funcionamiento de los programas informáticos durante 2022 y 2023.
La implementación del complemento Carta Porte representa un paso importante para combatir el contrabando y reforzar los actos de fiscalización y control en la entrada y salida de mercancías del país.
Al exigir el cumplimiento de esta obligación, las autoridades buscan regularizar las operaciones comerciales y proporcionar elementos que permitan verificar y acreditar la legal estancia o tenencia de las mercancías durante su traslado. Esto contribuye a un comercio formal más sólido y justo, combatiendo la informalidad y el contrabando que afecta al sector.
La exigibilidad de la generación del complemento Carta Porte aplica a aquellos contribuyentes dedicados al transporte de bienes o mercancías por autotransporte federal, marítimo, aéreo o ferroviario. Su implementación es esencial para garantizar la legalidad y trazabilidad de los traslados, así como para evitar posibles sanciones una vez que concluya la prórroga.
“Una vez que haya vencido la prórroga, el 1 de enero de 2024, los transportistas que incumplan con los lineamientos establecidos podrían enfrentar multas, incluso ubicarse en hipótesis de tipo penal como el contrabando, por lo que es importante que las empresas del sector logístico implementen sistemas de facturación que cuenten con las actualizaciones necesarias para la emisión de CFDIs con complemento Carta Porte”, señaló María del Carmen Aguilar, Regulatory Counsel LATAM de Sovos.
El SAT ha informado que, por cada factura electrónica de tipo ingreso o traslado sin complemento Carta Porte, se comete una infracción que resulta de una sanción que va desde los $400 a los $600 pesos por cada comprobante fiscal emitido sin el complemento.
Además, en caso de no expedir, no entregar o no poner a disposición de los clientes la factura electrónica con el complemento Carta Porte, se podrán aplicar sanciones que van desde $19,700 a $112,650 pesos. En caso de reincidencia, las autoridades fiscales podrán, adicionalmente, clausurar preventivamente el establecimiento del contribuyente por un plazo de tres a quince días.
Los contribuyentes que deseen saber más sobre la prórroga otorgada por el SAT para la aplicación obligatoria del complemento Carta Porte pueden consultar el comunicado oficial publicado en el sitio web de la dependencia federal.
Para obtener información sobre sistemas de expedición de CFDI con complemento Carta Porte, pueden visitar nuestro sitio web.
En un entorno empresarial cada vez más rivalizante, mantener una gestión eficiente de la facturación masiva se ha convertido en una ventaja competitiva para las empresas mexicanas.
Sin duda, una de las obligaciones fiscales más importantes es la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Sin las herramientas tecnológicas de facturación masiva adecuadas, su llenado puede requerir de tiempo y recursos considerables.
Adicionalmente, desde que se instituyó la versión 4.0 de la facturación electrónica se introducen nuevos requisitos que los contribuyentes deben tener en cuenta en la emisión de CFDI.
Entre estos requisitos se encuentran cambios en el registro del impuesto, la declaración de descuentos y la inclusión de nuevos campos de información, como el Registro Federal de Contribuyentes y el uso del código postal.
Cumplir con estos requisitos es fundamental para evitar sanciones fiscales y garantizar un proceso de facturación adecuado.
Al utilizar soluciones tecnológicas eficientes, las empresas pueden generar facturas electrónicas en grandes cantidades de manera automatizada, ahorrando tiempo y recursos valiosos.
De esta manera, la facturación masiva simplifica el proceso de emisión de CFDI y permite a las empresas enfocarse en actividades estratégicas para impulsar su crecimiento.
La facturación masiva de Sovos ofrece a las empresas la posibilidad de emitir miles de CFDI de manera rápida y eficiente, lo que se traduce en ahorro de tiempo y recursos valiosos.
Además, la automatización reduce la posibilidad de errores humanos, como la omisión de información o datos incorrectos, lo que evita rechazos por parte de los clientes o la autoridad fiscal.
La tecnología basada en la nube ofrece a los usuarios la capacidad de validar y verificar el estado de los documentos y recibos de los proveedores, así como gestionar las cancelaciones y otras funciones.
Gracias a que la validación se ajusta a las normas del Anexo 20, el estado del SAT y la validación del RFC, los usuarios pueden estar seguros de que a través de la facturación masiva se cumplen todos los requisitos reglamentarios.
Estas soluciones de emisión de CFDI también ofrecen diversas opciones de integración tanto para clientes como para proveedores.
Algunas de las características y beneficios clave de la solución de facturación masiva de Sovos son:
La solución tecnológica escalable se adapta a las necesidades de las empresas, sin importar su tamaño o industria. Las empresas pueden aumentar o reducir la cantidad de facturas emitidas de acuerdo con su crecimiento o demanda, lo que les otorga flexibilidad operativa y agilidad en su operación comercial.
Esta capacidad de adaptación en la emisión de CFDI es especialmente valiosa en un entorno empresarial dinámico y en constante evolución.
La relación con los clientes también se ve beneficiada gracias a la facturación masiva de Sovos. Los CFDI generados por esta plataforma suelen tener un formato estandarizado y profesional, lo que facilita la comprensión y el procesamiento de las facturas por parte de los clientes.
Esto no solo agiliza los procesos de cobranza y contabilidad, sino que también contribuye a una mejor relación comercial con los clientes, fortaleciendo la confianza y la satisfacción del cliente.
Optimiza tu facturación electrónica y mejora la eficiencia de tu empresa hoy mismo. Descubre cómo las soluciones de facturación masiva en Sovos México pueden simplificar y agilizar tu proceso de emisión de CFDI, garantizando el cumplimiento normativo y brindando una ventaja competitiva en el mercado.
En el ámbito empresarial, la agilidad y eficiencia en la elaboración de contratos son aspectos cruciales, y la NOM 151 permite marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento al respaldar las firmas digitales.
Tradicionalmente, el proceso de elaboración y firma de contratos puede ser largo y tedioso, involucrando la impresión, envío físico, firmas manuscritas y el almacenamiento en archivos físicos.
Sin embargo, en la era digital, la tecnología ofrece soluciones innovadoras para acelerar este proceso y hacerlo más eficiente. Una de las herramientas clave en este sentido es la firma digital respaldada por la Norma Oficial Mexicana 151 (NOM 151) con capacidad de envío instantáneo y de fácil acceso a archivos.
La NOM 151 es una regulación técnica del Código de Comercio en México que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos en soporte físico, incluyendo contratos y convenios.
Para cumplir con estos requisitos, se requiere una constancia de conservación emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado, que incluye una estampa de tiempo que indica la fecha y hora de generación del documento, tal y como establece la NOM 151.
La implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151 ha sido promovida y adoptada por diversas instituciones y empresas en México. Un ejemplo destacado es Petróleos Mexicanos (Pemex), la empresa líder en el sector energético del país.
A partir de 2022, Pemex decretó como obligatoria la firma electrónica en contratos de abastecimiento, arrendamientos, obras y servicios, con el objetivo de agilizar la formalización de estos contratos y promover la transparencia, la rendición de cuentas, la integridad operativa y la eficiencia administrativa.
Para facilitar la implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151, se requiere de una empresa proveedora de soluciones tecnológicas certificada por la Secretaría de Economía.
Sovos ofrece una solución que garantiza la validez y autenticidad de las firmas mediante una verificación previa de la identidad de los firmantes, brindando un alto grado de certeza en la seguridad y confidencialidad de los documentos.
El espaldado por la NOM 151 no solo facilita la legalización de documentos electrónicos, sino que también incluye un repositorio en línea para almacenar los documentos de manera segura.
Entre las ventajas que brinda se encuentran:
Lo anterior permite un seguimiento eficiente de los contratos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivado, simplificando la gestión documental y asegurando el cumplimiento de la NOM 151.
La implementación de la firma digital en México, avalada por la NOM 151 y la gestión digital de documentos ofrecen una serie de beneficios significativos para las empresas. En primer lugar, brindan un respaldo confiable de la información, ya que los documentos digitales son almacenados de forma segura y protegidos contra pérdidas o daños físicos. En segundo lugar, garantizan la protección de datos confidenciales, evitando el acceso no autorizado y asegurando la confidencialidad de los contratos.
De igual forma, permite la reducción de tiempos de búsqueda de documentos. Con la gestión digital, los contratos pueden ser fácilmente encontrados, eliminando la necesidad de buscar en archivadores físicos y ahorrando tiempo valioso en el proceso.
Asimismo, la implementación de la firma digital respaldada por la NOM 151 y la gestión digital de documentos proporcionan una mayor agilidad en el trabajo cotidiano. Los procesos se simplifican, ya que los documentos pueden ser enviados y firmados de manera remota.
Por último, la firma digital y la gestión digital de documentos brindan certeza jurídica a las empresas. Estos documentos tienen la misma validez legal que los documentos físicos firmados de forma tradicional, al apegarse a los lineamientos de la NOM 151.
Además, su trazabilidad completa asegura que cualquier cambio o modificación sea registrado y pueda ser rastreado, lo que proporciona un respaldo legal sólido en caso de disputas o conflictos.
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