La contabilidad electrónica es el primer paso para entrar al mercado global digital de manera eficiente. No solo le permite mantenerse al día en sus contribuciones fiscales; también le ayuda a conocer de primera mano todo lo relacionado con el mundo de Internet, el medio que está moviendo las economías de todo el mundo. ¿Está listo para aprender a llevar su propia contabilidad electrónica?
Llevar la contabilidad electrónica es sencillo si se siguen al pie de la letra los pasos necesarios. Aprendidos estos, es muy fácil que se vuelva un experto. ¿Qué se necesita para iniciar con la contabilidad electrónica?:
Al llevar su contabilidad de forma electrónica mediante estos servidores -más conocidos como PAC- debe aprender a utilizar su plataforma para emitir sus comprobantes fiscales digitales. Existen muchas empresas disponibles. Revise el costo, los planes que ofrecen y chequee especialmente que aseguren la seguridad y confidencialidad de sus documentos.
El comercio electrónico es de las pocas industrias que está creciendo por encima del 30% en todo el mundo, motivo por el que cada día tiene más adeptos a nivel mundial. Pero en México, con una amplia brecha tecnológica, todavía existe miedo a comercializar online.
Esta herramienta, sin embargo, puede ampliar enormemente el alcance de su negocio.
Llega su primer proveedor importante y comienza a ver a un buen cliente que puede catapultar su negocio. De pronto le pide que le facture y usted no sabe emitir facturas electrónicas. Para saber cómo proceder, esta guía le permitirá perderá el miedo a la facturación electrónica.
Primero tiene que darse de alta en el régimen fiscal que le corresponda, para así ofrecer facturas electrónicas que contengan el sello digital del SAT y le ayuden a deducir o acreditar impuestos.
Sin importar que sea trabajador independiente (freelance) o una PYME (pequeña y mediana empresa), al facturar electrónicamente podrá recibir o generar pagos de una forma sencilla y económica a través de Internet. Ya no dependerá de los libretos, ya que usted mismo podrá emitir CFDI, esté donde esté.
Al facturar electrónicamente, rápidamente se dará cuenta que sus procesos administrativos serán más simples; ayudará a que los clientes lo perciban como un trabajador más profesional o como una PYME seria y comprometida con sus clientes.
Lo más importante para cumplir esta misión con éxito, es que contrate un PAC adecuado a sus necesidades.
Entre las ventajas que tiene facturar electrónicamente destaca el hecho de que puede emitir sus CFDI en cualquier momento, pues el servicio está disponible las 24 horas, todo el año. Siempre podrá decir que sí a todos sus clientes.
Como trabajador independiente, al emitir facturas electrónicas tendrá la oportunidad de decir que sí a esos clientes que desconfían del trabajo informal, y como PYME, ayudará a proyectar mayor soporte en infraestructura y una imagen profesional de excelencia, sin que le implique costos adicionales.
La elección de un buen Proveedor Autorizado Certificado (PAC) al momento de la facturación electrónica marcará la diferencia. Indague qué le ofrecen, evalúe costos y beneficios, y especialmente, verifique que le ofrezcan confiabilidad en el servicio y en su información. Tanto usted como sus clientes saldrán beneficiados.
Actualmente, todas las empresas en México deben emitir CFDI. Lo mismo ocurre con las personas físicas: a partir del 1 de abril, todos entran dentro del régimen CDFI. El CFDI (o Comprobante Fiscal Digital por Internet) no es más que una factura electrónica en Internet que representa en formato digital la factura impresa y cuya validez requiere que se cumplan los requisitos ante el SAT. A continuación veremos algunos detalles sobre los aspectos mas relevantes que debe conocer sobre las facturas electrónicas.
Evadir no es una posibilidad en el nuevo régimen fiscal en México; por lo tanto, la mejor manera de avanzar en nuestro negocio o proyecto es optar por las facturas electrónicas en línea. A través de las facturas electrónicas podrá tener absoluto control de su negocio y al mismo tiempo, podrá cumplir con los requerimientos establecidos por el SAT (Servicio de Administración Tributaria). A través de las facturas electrónicas tendrá la capacidad —en una simple facturación— de expedir, recibir, validar y mantener un registro histórico de sus facturas electrónicas y CDFI. En otras palabras, este documento digital tendrá la capacidad de verificar electrónicamente que se haya producido una venta o transacción.
¿Es beneficioso o perjudicial que la mayoría de los contribuyentes tengan que emitir CFDI? Si bien en un comienzo este requerimiento puede demandar un esfuerzo adicional, formar parte de este régimen ayuda a que la devolución de impuestos a los contribuyentes sea mucho mas ágil. Esto sin tomar en cuenta lo que el Estado percibe y la reducción de costos que esto le representa.
Al seleccionar una compañía que responda eficientemente a nuestras necesidades debemos evaluar cómo integrar el mejor sistema de facturación electrónica para nuestro negocio al mejor precio disponible. En el mercado mexicano hay muchas empresas consultoras que entran dentro de la categoría PAC –o Proveedores Autorizados de Certificación— empresas que poseen licencia para proveer la plataforma tecnológica y todos los elementos necesarios para que pueda operar de la forma más adecuada posible.
Según el INEGI, en México existen mas de 5.1 millones de empresas, representadas en más de un 90% por el sector de las mipymes, pero solo operan unos 70 proveedores autorizados (PAC). La confiabilidad de un servicio de este tipo parte de la legalidad, es decir, debe ser un proveedor autorizado. Es fundamental evitar cualquier tipo de intermediación que la ley no apruebe.
Es una gran ventaja poseer un sistema eficiente tanto para emitir, como para recibir facturas electrónicas. Desde hace un buen tiempo se han ido incorporando nuevos proveedores con servicios innovadores que le permiten a las diversas entidades reducir sus costos de operación y obtener un significativo beneficio. No obstante, al seleccionar un PAC para la gestión de nuestras facturas electrónicas, es muy importante comparar algunos servicios similares, evaluar las ventajas y desventajas en las condiciones que nos ofrecen y de esta manera tomar la decisión más acertada.
CFDI: Son las siglas de la facturación electrónica, que nos indican 4 características beneficiosas de su formato:
Comprobante: Como indica su nombre, permite confirmar que se ha producido algo. En el caso de los CFDI, lo que verifica el documento digital es que ha habido un proceso de compraventa. Justifica ante el sistema de administración fiscal que realmente se efectuó el proceso y que se pagaron los impuestos designados por la autoridad hacendaria. Este comprobante sirve para establecer qué se compró o vendió y deducir impuestos en determinados casos. También sirve para que los empleados puedan demostrar a los empleadores los viáticos de un viaje de negocio.
Fiscal: Señala que el comprobante se encuentra en el marco de normas y reglamentaciones hacendísticas; por tanto, debe ajustarse a la legislación aplicable. Por ejemplo, las facturas electrónicas deben estar certificadas por un PAC, para que tengan valor. Otro ejemplo de lo que supone el adjetivo fiscal en el CFDI es que deben indicar la fecha de la transacción y enviarse en tiempo y forma al SAT. Por tanto, hay que estar atento a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), que anualmente anuncia el SAT y en la que la factura electrónica tiene protagonismo.
Digital: Señala que los comprobantes fiscales, las dos definiciones anteriores, están creadas en un sistema binario. Esto permite que se manipule una gran cantidad de información de manera más rápida. Al estar almacenadas en el disco duro de una computadora, podemos hacer una búsqueda de una factura o de un archivo; encontrar un documento en segundos indicando su nombre, fecha o alguna característica. Sin embargo, en el almacenamiento físico, tardaríamos horas en buscar un archivo. Por último, el que sea digital le permite ser reproducible y recuperable, aunque esté dañado.
Por Internet: Si bien existen Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), desde 2010 ya nadie puede adherir a este sistema. Las empresas que se encuentran emitiendo CFD tienen su propio sistema de facturación. Al contrario, al utilizar CFDI, debemos buscar un PAC, descentralizando la facturación, con lo que ahorramos dinero (en términos de seguridad informática o en actualización de software, por ejemplo). Con un PAC la comunicación y envío de información es más simple; podemos enviar una factura electrónica digitalmente, como si fuera un correo electrónico. Podemos emitir CFDI desde nuestro celular en un restaurante o en una venta hecha fuera de nuestras oficinas. En cualquier lugar, más rápido y sin tener que llevar encima folios físicos.
El comercio moderno ha incluido al evolucionar el uso de tecnología para facilitar las comunicaciones entre terceros. La tecnología aplicada al comercio electrónico tiene varias aristas; sin embargo, en este artículo nos enfocaremos en la facturación electrónica, en cómo optimiza los procesos, la regulación a la que se somete y qué se necesita para comenzar a emitir facturas electrónicas.
La facturación electrónica brinda grandes beneficios, ya que reduce tiempos y costos, brinda seguridad y calidad de servicio. La reducción de costos al usar facturación electrónica pasa, entre otros factores, por la supresión de uso de papel y tinta, la eliminación de gastos de envío y de espacio físico para almacenaje y el más importante: permite un mejor manejo de errores.
Otro beneficio tangible de la facturación electrónica es el ahorro de tiempo, gracias a procesos administrativos más rápidos, agilidad para localizar información, cobranza e integración con otras aplicaciones para comunicación en tiempo real, entre otros. Además, permite reducir la falsificación o suplantación de identidad, aumenta la fiabilidad de datos, minimiza la pérdida de información y el extravío de documentos.
El organismo que se encarga de regular la facturación electrónica en México es el SAT (Por sus siglas en español, Servicio de Administración Tributaria). Este tiene cuatro roles principales ante los contribuyentes, en lo que se refiere a la factura electrónica:
La facturación electrónica es un mecanismo que nos ayuda a reducir costos, tiempos y representa mucho ahorro. En la actualidad en México se cuenta con todos los mecanismos necesarios para que los contribuyentes puedan emitir facturas electrónicas de una forma fácil y rápida. Nuestra plataforma de facturación electrónica de Grupo Advantage puede ser su mejor aliado para cumplir con la regulación y su estrategia de ahorro y reducción de costos.
Hemos visto las 4 primeras preguntas, y sus correspondientes respuestas sobre la factura electrónica. Cuestiones básicas como qué es, qué elementos la componen, cómo y dónde se obtiene la firma digital y si la facturación electrónica es obligatoria. Seguimos con esta serie y le invitamos a que nos envíe sus dudas acerca de este sistema de comprobantes fiscales validados por el SAT.
La respuesta es sí. Aquellos que por ley todavía no tienen que facturar electrónicamente, como la gran mayoría de las micro y pequeñas empresas, pueden utilizar la factura electrónica y aprovecharse de sus ventajas competitivas: más barata, más rápida, sin intermediarios como mensajeros y eliminando el gasto en archivos para guardar los comprobantes fiscales.
Una vez que facturemos digitalmente no hay vuelta atrás; tarde o temprano todos deberán emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
Para emitir facturas electrónicas hay que obtener la firma digital y el certificado digital. Además se debe escoger a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) aceptado por el SAT para validar facturas electrónicas. Puede revisar el listado de PAC autorizados por el SAT en su página web. Recuerde que si su factura no es legal, tendrá problemas con el Servicio de Administración Tributaria, que castiga con penas económicas y de prisión.
El SAT señala los siguientes requerimientos para que una factura electrónica sea legal:
Los requisitos que deben reunir las facturas electrónicas (CFDI) son:
Además debe contener los siguientes datos:
Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado “Addenda”, que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta “addenda” debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) y se le hubiera asignado el folio.
Asimismo, se deben cumplir las especificaciones técnicas establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal y su Anexo 20, a saber:
Contemplar las reglas para la generación del sello digital de las facturas electrónicas (CFDI).
La factura electrónica sigue lenta, pero firmemente, introduciéndose en el sistema tributario mexicano. Desde el 1 de enero de 2011, la facturación digital comenzó a convivir con el sistema tradicional de papel, para facilitar la transición a los miles de empresas que operan en el país. Desde arriba abajo, y potenciando las facturas electrónicas de las empresas privadas, se comenzó a estandarizar este sistema que ya usarán el 85% de los contribuyentes de la república en 2014. Sin embargo, son muchos aún los usuarios que tienen dudas acerca de este sistema. Aquí develaremos las 10 claves más importantes.
La factura electrónica es un documento digital, como un archivo de Word, una tabla de Excel o una imagen de Photoshop. Es decir, se puede imprimir y tener en un soporte físico, aunque el original es el documento XML. Como un comprobante de papel, contiene movimientos de compra y venta y tiene valor legal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para ello, debe contar con un certificado electrónico y la firma digital.
Como la factura electrónica, la firma digital tiene su origen en la grafía a mano, es decir, tiene una vinculación legal de aprobación con el firmante. La tecnología permite hoy que exista la firma digital, una combinación de algoritmos que imposibilita la falsificación. Los documentos electrónicos que van acompañados de la firma digital son totalmente válidos, por lo que debemos extremar precauciones y no compartirla jamás con nadie para evitar eventuales problemas legales.
Para obtener la factura electrónica hay que tener antes la firma digital, la que se debe gestionar con el SAT.
La facturación electrónica es obligatoria desde el 1 de enero de 2011 para aquellas empresas con una facturación superior a los 4 millones de pesos anuales, aunque el período de transición para ellas se extendió 24 meses. A partir del 1 de enero de 2014 se reduce el mínimo de facturación anual a 250 mil pesos, por lo que serán más las empresas que deben emitir facturas electrónicas. Hay que recordar que el objetivo es que México esté 100% digitalizado, por lo que habrá luego un período en el que se vuelvan a bajar los requisitos económicos de facturación anual para sumar a pequeñas y microempresas.
Cabe destacar que al ser un sistema de arriba hacia abajo, las grandes empresas, que están obligadas a facturar electrónicamente, solo pueden hacer negocios con las pymes que tienen ya el sistema digitalizado, por lo cual es imperativo encontrar socios que cumplan con los requisitos a tiempo.
Los usuarios de facturas electrónicas tienen diferentes necesidades, dependiendo del rubro en el que participan, y de si necesitan emitir o recibir facturas electrónicas. Si bien muchos de los que reciben los comprobantes fiscales digitales por Internet son personas físicas que no necesitan más que el documento impreso o el que se reciben vía email, las personas morales suelen tener otras necesidades que se solucionan a través de integrar CFDI con flujos de proceso.
La generación de los documentos debe hacerse de manera confiable. Hay empresas que comercian al por menor y presentan a sus clientes las facturas a través del email o de su portal web.
Sin embargo, entre empresas que mueven grandes ventas, necesitan una mejor documentación de sus movimientos, no solo para el Servicio de Administración Tributaria (SAT) -que exige los mismos datos que a las compras menores- sino también, para la propia logística de las empresas.
En este caso surgen las Addendas. Se genera un CFDI que contiene diferentes datos que requeridos por las corporaciones, desde el número de producto comprado, a la fecha, el nombre del cliente y del vendedor, así como otros datos necesarios para lograr un mayor control de las actividades de las empresas.
Un servicio de facturación electrónica también puede crear canales específicos y no solo un portal web o email para el envío de facturas electrónicas. El objetivo final es optimizar la comunicación entre proveedores y clientes.
Se debe contar con una recepción confiable y automatizada, dos de los valores que promueve la factura electrónica, eliminando la actividad manual, más lenta y con más probabilidades de fallas.
Además es importante que la recepción incorpore la sincronización de la información, incluyendo la referida a los catálogos, los clientes y los proveedores.
Aquí radica la importancia de la integración de la emisión y la recepción de las facturas electrónicas.
La ventanilla única está permitiendo mejorar las condiciones laborales de miles de mexicanos dedicados a la importación y exportación. En nuevo Laredo, Tamaulipas, 11 mil cargueros pasan cada día por la frontera. Estos transportistas han visto mayor agilidad en sus visitas a las aduanas. “Se ha estado trabajando bien, la Ventanilla Única nos permite ir directamente a la Aduana sin papel”, señaló José Guadalupe Bautista Montoya, Vicepresidente de la Confederación de Agentes Aduanales para La Verdad de Tamaulipas.
Los beneficios que se obtienen gracias a la Ventanilla Única son varios, pero todos tienen en común la mejora de la eficiencia y eficacia de los procesos en las aduanas.
Los documentos digitalizados deben cumplir con determinados requisitos. El primero de ellos es su formato: debe ser PDF. Asimismo, debe estar en una resolución de 300 puntos por pulgada sin OCR aplicado, sin hojas en blanco y en escala de grises a 8 bits de profundidad. El número de páginas no está limitado, pero deben enviarse como un archivo. A cambio recibiremos un E-Document. Los archivos se pueden cargar desde la web de la Ventanilla Única, que tiene un apartado de digitalización.
El mismo documento digitalizado puede ligarse a diferentes operaciones, por lo que no hay que volver a pasarlo del documento físico al digital.