La factura electrónica está asociada a las grandes empresas, a las que facturan anualmente más de cuatro millones de pesos. Sin embargo, este esquema fiscal es muy atractivo para muchas otras personas físicas y morales que ven una gran oportunidad de modernizarse y que ya han adoptado el sistema de CFDI o CFD para las relaciones comerciales con sus proveedores y clientes.

Los freelancers son uno de los grupos de usuarios más importantes de las facturas electrónicas, tal y como señala CNN Expansión. La imposición legal fue solo para determinadas empresas. Entonces, ¿por qué cambiarse? La respuesta la encontramos en sus beneficios.

Los trabajadores por cuenta propia ven diferentes ventajas. Por un lado, las que son propias de la factura electrónica, como hemos visto ya: velocidad, reducción de tiempos y costos o la posibilidad de acceder a ellas desde cualquier punto en el que tengamos Internet.

Los freelancers han visto que la adquisición de los Comprobantes Fiscales Digitales permite afianzar sus relaciones comerciales, especialmente con las grandes empresas. Este es un plus que no tienen precisamente las sociedades que facturan más de cuatro millones de pesos por año.

Este tipo de corporaciones requieren trabajar con facturas electrónicas, por lo que si queremos hacer negocios con ellas, debemos cumplir con este requisito. Utilizar los CFDI y los CFD permite abrirse a un campo de clientes impensado para aquellos que se quedan al otro lado de la brecha tecnológica.

Los CFDI, por tanto, nos permiten tener una ventaja competitiva frente a aquellos freelancers que emiten facturas en papel.

Se habla mucho de la factura electrónica en términos económicos. Lo que va a ahorrar, la optimización de los procesos internos o la transparencia económica de las administraciones públicas y privadas. Pero además, los Comprobantes Fiscales Digitales de Internet (CFDI) adicionan un valor fundamental: la confianza.

Los sistemas de facturación electrónica permiten que se conecte a dos usuarios que no se conocen entre ellos. Es decir, podemos ir continuamente a un proveedor, pero también a uno nuevo. En muchos casos, esto provoca recelo: ¿Y si nos engañan? ¿Y si mis facturas no son correctas? Hay corporaciones que evitan migrar de proveedores por el miedo a que el servicio falle. Esta incertidumbre se evita con los sistemas digitales.

La facturación electrónica permite que los procesos sean seguros y que la conexión entre personas físicas o jurídicas, sean legales. En los CFDI, todos participan en la aprobación del registro del intercambio de bienes y servicios.

Uno de los requisitos de la factura electrónica es la firma digital, que permite certificar la autoría de las personas que se encuentran detrás de la compraventa. La firma electrónica no se puede falsificar y está cifrada. Además la información digital está mejor protegida, ya que se encripta, incrementando la privacidad de las personas. Esto permite a las empresas y personas físicas, entre otras cosas, no desvelar su información privada y evitar casos de espionaje industrial.

Se habla mucho sobre los beneficios de los CFDI frente a la factura ordinaria de papel. Más allá del ahorro que representan, en este post abordaremos otras de sus ventajas, tanto tangibles como intangibles. Como veremos a continuación, el esquema electrónico tiene por objeto simplificar los trámites a la par que mejorar el servicio a los clientes y también, el ahorro de dinero para las empresas. Esto es especialmente importante en las pymes, donde un ahorro se puede convertir en una inversión que le ayude a dar el salto a una mejora cualitativa.

El primer coste de ahorro claro que existe es por la no adquisición de papel y tinta. Esto parece de poco valor; sin embargo, si multiplicamos por un año todo el material adquirido, veremos que no se trata de una cifra menor.

El otro elemento tangible es el espacio. Si una oficina dispone de 90 m2 y una gran parte es ocupada por los archivos de facturas, se ahorrarán varios metros gracias al uso de CFDI.

Pero además, existen otros beneficios intangibles en la facturación electrónica. El primero de ellos es el tiempo de búsqueda. Usando los algoritmos boleanos, podemos encontrar en nuestra base de datos, rápidamente el elemento que necesitamos. Sin embargo, una factura en papel requiere de una inversión de tiempo para la búsqueda, minutos que sumados, por un año, son muchos.

También hay que contar los gastos de logística. Por ejemplo, el transporte de los documentos de un lugar a otro. Al tener acceso a Internet, el CFDI se puede enviar por el Clouding, correo electrónico u otros medios digitales. Si está en papel, por fuerza tendremos que utilizar a una persona y perder su fuerza productiva y el dinero del transporte.

La factura electrónica también favorece la eliminación de los roces entre empresas y proveedores.  El motivo es que el CFDI no se puede falsificar, por lo que se evitarán los intentos de fraude fiscal que pueden perjudicar a su empresa y que suponen un gasto extra en despachos de abogados especialistas en estos temas.

EL SAT permitirá incorporar a la factura electrónica la identificación de vehículos de personas físicas integrantes de coordinado. Esto se permitirá siempre y cuando se cumpla la Ley del Impuesto sobre la Renta según el séptimo párrafo y artículo 83. Este complemento ha sido bautizado como Persona Física integrante de Coordinado “PFIC” y se puede incorporar tanto al CFD como al CFDI.

Las normas que rigen este nuevo complemento son siete: no puede incorporar el carácter | (“pipe”) ya que es utilizado como control en la cadena original; la cadena original, junto al complemento, deben integrarse a la cadena original del comprobante, tal como señala la Resolución Miscelánea Fiscal en el anexo 20.

A la hora de incorporar los datos habrá que obviar el atributo. Por ejemplo, si tenemos una versión “1.0” deberemos tener |1.0| y
no|version 1.0|. A la hora de escribir la información también es importante que cada dato individual sea separado por un | (“pipe”).

El quinto punto es que los espacios en blanco de la cadena original deberán seguir las siguientes instrucciones:
a. Remplazar todos los tabuladores, retornos de carro y saltos de línea por espacios en blanco
b. Eliminar cualquier carácter en blanco al principio y al final de cada separador | (“pipe” sencillo)
c. Sustituir toda secuencia de caracteres en blanco intermedias por un único carácter en blanco

En el sexto punto, el SAT hace hincapié en que si no existen datos opcionales, no aparecerán ni tendrán delimitador.

Por último, el estándar de codificación que deben llevar es el UTF-8.

El código fuente de este complemento es:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:pfic="http://www.sat.gob.mx/pfic" targetNamespace="http://www.sat.gob.mx/pfic" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified">
<xs:element name="PFintegranteCoordinado">
<xs:annotation>
<xs:documentation> Este complemento permite incorporar a un Comprobante Fiscal Digital (CFD) o a un Comprobante Fiscal Digital a través de Internet (CFDI) los datos de identificación del vehículo que corresponda a personas físicas integrantes de coordinados, que opten por pagar el impuesto individualmente de conformidad con lo establecido por el artículo 83, séptimo párrafo de la Ley del Impuesto sobre la Renta.</xs:documentation>
</xs:annotation><xs:complexType>
<xs:attribute name="version" use="required" fixed="1.0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Atributo requerido con valor prefijado a 1.0 que indica la versión del estándar bajo el que se encuentra expresado el complemento.</xs:documentation>        </xs:annotation>
</xs:attribute><xs:attribute name="ClaveVehicular" use="required">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Atributo requerido para precisar Clave vehicular que corresponda a la versión del vehículo enajenado.</xs:documentation>
</xs:annotation><xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:minLength value="1"/><xs:whiteSpace value="collapse"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:attribute><xs:attribute name="Placa" use="required">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Atributo requerido para señalar la placa o número de folio delpermiso del vehículo quecorresponda.</xs:documentation>
</xs:annotation><xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:string">
<xs:minLength value="1"/><xs:whiteSpace value="collapse"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:attribute><xs:attribute name="RFCPF" type="pfic:t_RFC" use="optional">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Atributo opcional para precisar el RFC de la persona físicaintegrante de coordinados, que opte por pagar el impuesto individualmente.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:attribute>
</xs:complexType>
</xs:element><xs:simpleType name="t_RFC">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Tipo definido para expresar claves del Registro Federal de Contribuyentes</xs:documentation>
</xs:annotation><xs:restriction base="xs:string">
<xs:minLength value="12"/><xs:maxLength value="13"/>
<xs:whiteSpace value="collapse"/><xs:pattern value="[A-Z,Ñ,&amp;]{3,4}[0-9]{2}[0-1][0-9][0-3][0-9][A-Z,0-9]?[A-Z,0-9]?[0-9,A-Z]?"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType></xs:schema>

La factura electrónica, también conocida como Comprobante Fiscal Digital (CFD) y Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), tiene varios beneficios: de acuerdo al SAT, se ha comprobado que las empresas que ya emiten comprobantes digitales ahorran cerca de 80% en costos de operación, impresión y almacenamiento de las facturas. Para las empresas es importante agilizar sus procesos comerciales de modo de brindar un mejor servicio e incrementar su productividad, ahorrar y resolver de manera más rápida las necesidades de los clientes.

Entre los beneficios más específicos de la factura electrónica, destacan:

Si decide empezar a emitir facturas firmadas electrónicamente para luego ampliar su sistema de acuerdo a la cantidad de operaciones que realiza al mes, sería recomendable contratar un programa de firma electrónica y un certificado expedido por un prestador de servicios de certificación. De esta manera, aunque realice una inversión extra, podrá mejorar el sistema de expedición masiva de facturas electrónicas, notando de mejor manera los beneficios de la facturación electrónica.

Las ventajas que brinda la factura electrónica son muchas. Sin embargo, el principal objetivo del cambio de sistema es garantizar la seguridad en la expedición de facturas y permitir que los pagos de impuestos sean más confiables. Colateralmente, los beneficios se extienden. Una vez realizado el cambio, sus datos fiscales nunca estarán tan protegidos como con la factura electrónica.

¿Quiénes pueden o deben emitir una factura electrónica?

Podrán optar por emitir factura electrónica:

A partir de 2011, los profesionistas y quienes desarrollen una actividad comercial independiente deben emitir una factura electrónica cuando sus operaciones superen los dos mil pesos. No hay prórroga para cambiarse al sistema de facturación electrónica; sin embargo, es importante señalar que el Código Fiscal de La Federación (CFF) estableció un proceso de transición que permite que las facturas tradicionales sean válidas hasta expirar su vigencia. El Artículo 10 Transitorio, párrafo II, del CFF, dice:

“Los contribuyentes que a la fecha de entrada en vigor de la reforma al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, tengan comprobantes impresos en establecimientos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, podrán continuar utilizándolos hasta que se agote su vigencia (…).”

El proceso de transición para hacer el cambio a factura electrónica durará hasta dos años. Las facturas tradicionales impresas en papel seguirán siendo válidas; sin embargo, a partir de 2011 ya no se podrá acudir con un impresor, por lo que si ya no tiene facturas impresas deberá cambiar al sistema de factura electrónica.

 

Es curioso, pero la factura electrónica realmente tiene más de 40 años en el mercado. La diferencia es que hace cuatro décadas, esta estaba enfocada en comunidades de comercio electrónico B2B muy específicas. Hoy en día, se ha propagado a todos los tipos de usuario que gozan de actividades comerciales.

Un poco de historia

Los primeros estándares de la factura electrónica consistían en lo que se conoce hoy como el EDI (Electronic Data Interchange). Estos intercambios de documentos electrónicos fueron promovidos por empresas como General Electric y AT&T, el resultado de estas dos iniciativas dio como resultado a empresas líderes de B2B en el mundo, GXS y Sterling Commerce (Sterling Commerce fue recientemente adquirido por IBM). La cantidad de infraestructura que se requería para implementar una comunidad B2B con EDI era muy alta, ya que no existía el Internet como lo conocemos hoy. Redes específicas como el X.12 se tuvieron que montar entre clientes ancla y todos sus proveedores. Esta inversión la podían hacer muy pocas empresas.

Con el tiempo se fueron desarrollando estándares para el EDI, tal como el EDIFACT y el EDI X.12 (en Europa y Estados Unidos, respectivamente). En los 90, Naciones Unidas intentó desarrollar un nuevo estándar basado en XML, llamado ebXML, pero su penetración fue limitada, porque muchas empresas no quisieron cambiar e invertir en un nuevo estándar, aunque fuera superior. Estos estándares contemplaban la estructura de los documentos de comercio electrónico y los datos que deberían contener. Dentro de ellos se encontraba la factura electrónica. Otros documentos involucrados en el proceso de compra y venta, y que fueron definidos como parte de los estándares, fueron órdenes de compra y notificaciones de embarque, entre otros.

Entran las autoridades

Estas comunidades de comercio electrónico, al expandir y salir de Estados Unidos y Europa, querían aprovechar las mismas ventajas de ahorros de costos y eficiencia que tenían en sus países de origen. Sin embargo, encontraron que las leyes de otras naciones no permitían que los documentos fiscales se manejaran de forma electrónica y empezaron a promover el uso de estas nuevas tecnologías. En México, por ejemplo, una de las empresas que más impulsó el uso de la factura electrónica fue Wal-Mart.

Muy pronto las autoridades, tal como el SAT en México, se dieron cuenta de que para ellos y el país la facturación electrónica también tenía muchos beneficios, sobre todo en términos de eficiencia en la recaudación de impuestos. Además, la economía de forma agregada estaría operando de una manera más eficiente, lo que podría traer beneficios en competitividad, atracción de inversión extranjera, transparencia y tecnologías verdes, entre otros. Es aquí cuando las autoridades se pusieron de acuerdo y publicaron leyes y reglas para permitir el uso de la factura electrónica.

Beneficio para todos los contribuyentes

Las primeras empresas en adoptar la factura electrónica, naturalmente, fueron aquellas que tenían esquemas similares en otros países. Empresas del sector retail (cadenas comerciales), automotriz y farmacéutica, entre otras, empezaron a exigir de sus proveedores el uso de la factura electrónica, entre otros documentos. Estas cadenas de suministro empezaron a enviar y a recibir Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), además de incorporar otros documentos en el proceso.

El SAT empezó a obligar a que todos los contribuyentes empezaran a emitir y recibir facturas electrónicas. Empresas que tradicionalmente no estaban heredando mejores prácticas de otros países, empezaron también a intercambiar facturas electrónicas.

Beneficios

Separación de tipo de soluciones de factura electrónica

Ahora, el mercado se divide en la oferta de dos tipos de soluciones de factura electrónica:

Por ejemplo, si usted es proveedor de Wal-Mart de México, tendrá que enviar su factura electrónica (CFD o CFDI) de una manera muy específica: con una Addenda en EDIFACT, en donde se deben incorporar datos de documentos complementarios, tal como la orden de compra correspondiente, número de proveedor GLN, envío de CFD o CFDI por AS/2, entre otros. Es un proceso algo complejo que requiere de proveedores de nicho para que se implemente la solución de forma exitosa, no solamente para probar el flujo completo con su cliente, sino también para integrar el proceso de envío y recepción de factura electrónica con sistemas internos, tal como los ERPs.

En cambio, si es una persona física o empresa dedicada a vender servicios, tal como un médico, dentista, agente de seguros, empresa de diseño gráfico, empresa de limpieza, despacho legal, etc., es muy probable que el esquema de factura electrónica sea más simple. No hay tantos requisitos complementarios para poder generar o recibir la factura electrónica. Los proveedores de estos nichos se enfocan más en temas de usabilidad de la interfaz de la aplicación, administración simple de reglas de envío y recepción, entre otros.

Es posible que una empresa venda las dos soluciones generales de factura electrónica. Si la suya es una empresa de una comunidad de comercio electrónico específico, asegúrese de que el proveedor que esté evaluando tenga experiencia con otros proveedores en el sector. Si es una empresa de servicios, solicite una demostración de la aplicación o una cuenta demo gratuita, para ver si la experiencia de usuario cumple con sus expectativas.